Основные формы бухгалтерского учета

Формы ведения бухгалтерского учета, их виды и особенности

Понятие «форма бухгалтерского учета», признаки и виды

Ведение бухгалтерского учета в любой организации подразумевает под собой регистрацию хозяйственных процессов в книгах, журналах, карточках различного рода, с занесением в них данных в различной последовательности. В процессе чего на предприятии образуется определенная форма ведения учета.

Форма бухгалтерского учета – это процесс систематической регистрации информации в учетных регистрах аналитического и синтетического учета в определенной последовательности, с использованием конкретных способов занесения данных.

Формы бухгалтерского учета, существующие в настоящее время, отличаются друг от друга набором учетных регистров и связями, существующими между ними.

Характерными всем формам особенностями при этом являются:

• отражение учетной информации методом двойной записи;
• необходимость подтверждения данных первичными документами;
• руководствоваться планом счетов, утвержденным Министерством Финансов РФ.

Каждая организация вправе сама решать какую форму бухгалтерского учета применять, если иное не определено законодательством. В рамках одной организации может использоваться одна форма бухгалтерского учета, которая должна быть закреплена в учетной политике предприятия.

Признаками, определяющими форму учета, являются:

• размер и структура предприятия;
• используемые учетные регистры и связи между ними;
• автоматизация учетных процессов;
• последовательность занесения данных.

Выделяют следующие формы бухгалтерского учета:

• Упрощенная форма ведения учета
  • Простая форма ведения учета
  • Форма ведения учета с применением учетных регистров
• Мемориально-ордерная форма учета
• Журнально-ордерная форма учета
• Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Грамотно выбранная форма является одним из условий результативного ведения бухгалтерского учета на предприятии. Она обеспечивает рациональное отражение информации и позволяет систематизировать ее для целей организации.

Упрощенная форма ведения учета

Данная форма ведения учета рекомендована Приказом Минфина РФ от 21.12.1998 N 64н «О Типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства» для предприятий с простым процессом производства и небольшим количеством учетных операций. Учет средств и источников образования ведется в регистрах бухгалтерского учета по основным счетам. При этом на основании утвержденного Плана счетов на предприятии составляется рабочий план счетов.

Выделяют две формы ведения учета: простая форма и форма ведения учета с применением учетных регистров.

Простая форма ведения учета

Небольшие предприятия, обладающие не более чем тридцатью хозяйственными операциями в месяц, могут вести учет, используя при этом только Книгу учета фактов хозяйственной деятельности. Она выступает в качестве регистра синтетического и аналитического учета. Кроме того, на основании нее можно определить на определенную дату наличие имущества и источников образования и составить бухгалтерскую отчетность. Книга ведется помесячно в разрезе счетов, утвержденных предприятием в рабочем плане счетов.

Кроме книги предприятие должно вести ведомость учета заработной платы, которая содержит в себе расчеты с персоналом по оплате труда, а также расчеты по НДФЛ.

Схема простой формы ведения учета

Форма ведения учета с применением учетных регистров

Малое предприятие для учета финансово-хозяйственных операций может использовать следующие учетные регистры:

1. Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений — форма N В-1;
2. Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям, — форма N В-2;
3. Ведомость учета затрат на производство — форма N В-3;
4. Ведомость учета денежных средств и фондов — форма N В-4;
5. Ведомость учета расчетов и прочих операций — форма N В-5;
6. Ведомость учета реализации — форма N В-6 (оплата);
7. Ведомость учета расчетов и прочих операций — форма N В-6 (отгрузка);
8. Ведомость учета расчетов с поставщиками — форма N В-7;
9. Ведомость учета оплаты труда — форма N В-8;
10. Ведомость (шахматная) — форма N В-9.

Каждая ведомость ведется о одному из бухгалтерских счетов. Сумма хозяйственной операции при этом записывается одновременно в двух ведомостях. Записи ведутся с отражением начального и конечного сальдо, а также оборотов за период.

Схема формы ведения учета с применением учетных регистров

Остатки средств по отдельным ведомостям должны сверяться с данными первичных документов, итоги по ведомостям обобщаются в шахматной ведомости по форме №В-9, далее оформляется оборотная ведомость и бухгалтерский баланс.

Мемориально-ордерная форма учета

Появление мемориально-ордерной формы учета относят к 1928-1930 годам. Ее основой является разделение в ведении систематических и хронологических записей. Данные первичных документов находят отражение в мемориальных ордерах, которые в свою очередь регистрируются в хронологическом порядке в журнале регистрации и осуществляются систематические записи в главной книге.

Однородные первичные документы заносятся в хронологическом порядке в накопительную ведомость, далее на основании таких ведомостей составляется мемориальные ордера, с отражением сумм и проводок. Мемориальные ордера составляются за месяц и ведутся в зависимости от размеров организации главным бухгалтером или бухгалтером. Перечень ордеров утверждает руководитель организации на отчетный год.

Синтетический учет при данной форме ведется в главной книге, аналитический – в каточках или книгах.

Главная книга, ее еще называют контрольно-шахматная ведомость, является основанием для составления оборотной ведомости. Она составляется с разделением на дебетовые и кредитовые операции.

Существует вариант применения данной формы на малых предприятиях, он является более простым и вместо мемориальных ордеров на каждый вид учета составляется ведомость: ведомость учета заработной платы, основных средств и т. д. На их основании составляется шахматная и далее оборотная ведомость.

Схема мемориально-ордерной формы представлена ниже. Пунктирные линии определяют сверку итогов по счетам.

Взятая за основу данной формы итальянская методология обладает следующими достоинствами:

• соблюдение последовательности учета хозяйственных операций;
• отражение большого объема операционной информации позволяет получать детальные сведения в разрезе аналитики, с использованием стандартных форм регистров;
• возможность делегирования оперативной работы менее квалифицированным работникам;
• доступность и простота в использовании учетной техники.

Однако есть и существенные недостатки:

• данная форма рассчитана в большей степени на ручной труд, в связи с чем она мало приспособлена к автоматизации;
• дублирование учетных записей делает данную форму учета трудоемкой, повышается количество ошибок, поиск которых также занимает большое количество времени;
• отсутствие перекрестного ведения аналитического и синтетического учета не позволяет осуществлять контрольную функцию;
• низкая информативность, для проведения детального анализа необходима дополнительная выборка.

Подводя итоги можно говорить о том, что в современных реалиях данная форма больше приемлема на небольших предприятиях с малым оборотом.

Журнально-ордерная форма учета

Появилась в результате преобразования мемориально-ордерной формы учета, при этом название она получила от основного учетного регистра – журнала-ордера.

В журнально-ордерной форме учета используются как правило два учетных регистра:

• журнал-ордер;
• вспомогательная (накопительная) ведомость.

Журнал-ордер – учетный регистр, в котором осуществляются хронологические записи в разрезе синтетического и аналитического учета. Занесение данных осуществляется по мере поступления первичных документов по кредитовому признаку (например, журнал-ордер №1 по счету 50; журнал-ордер №2 по счету 51 «Расчетные счета»).

Вспомогательная (накопительная) ведомость – регистр, функциональным назначением которого является систематизация данных первичных документов по дебетовому признаку (например, ведомость 1 по дебету счета 50 «Касса»).

Все журналы-ордера открываются на месяц отдельно для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов, при этом каждый из них имеет свой постоянный номер. Итоги журналов-ордеров ежемесячно переносятся в главную книгу, которая ведется в течении года.

Главная книга – учетный регистр, отражающий начальные и конечные остатки по синтетическим счетам и обороты в течении отчетного года.

Ниже представлена схема журнально-ордерной формы учета. Пунктирные линии определяют сверку итогов по счетам.

Достоинствами данной формы учета являются:

• имеется основа для разделения труда между учетными работниками;
• процесс составления отчетности является менее трудоемким;
• связь между синтетическим и аналитическим учетом является более существенной.

Недостатки данной формы учета определены в следующем:

• сложность в построение журналов-ордеров;
• значительные затраты ручного труда.

Журнально-ордерная форма ведения учета в настоящее время является наиболее распространённой и эффективной для применения на практике. Именно она чаще всего используется как основа при создании программных продуктов автоматизации бухгалтерского учета.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Одним из наиболее перспективных направлений современного развития бухгалтерского учета является все большее внедрение автоматизированной формы — использование в учетной работе ЭВМ.

Ключевой основой данной формы учета является концепция, построенная на комплексной автоматизации: от первичных документов до формирования отчетности. Сведения носящие справочный характер заносятся один раз в начале работы (справочник номенклатурных групп и т.д.), текущая информация заносится однократно по мере поступления/формирования первичных документов и далее многократно используется. Учетным регистром при этом является любой документ, содержащий в себе хронологическую и систематическую запись.

Особенностями данной формы являются:

• автоматизация учетного процесса (сбор, обработка, передача информации);
• снижение трудоемкости (однократный ввод данных, при многократном использовании);
• группировка оборотов по счетам с использованием двойной записи;
• автоматическое формирование учетных регистров на выходе;
• возможность детализировать данные по запросу пользователей.

В настоящее время существует большой диапазон компьютерных программ, используемых для решения конкретных задач пользователей. Однако программные продукты на базе 1С вывели автоматизацию учета совершенно на новый уровень.

Форма бухгалтерского учета: что нужно знать?

Бухгалтерская деятельность юридических лиц регламентируется Федеральным законом «О бухгалтерском учете», где сформулированы основы ее правильного ведения. Согласно закону, форма бухгалтерского учета – это обработка учетной информации с отражением хозяйственных операций.

Формы бухгалтерского учета и их виды

Существует четыре основных формы бухучета, которые отличаются между собой видами используемых учетных регистров, последовательностью и методами их обработки.

Основные формы бухучета:

1. мемориально-ордерная – занесение информации в главную книгу из мемориальных ордеров;
2. журнально-ордерная – занесение информации в главную книгу из журналов-ордеров;
3. упрощенная – ведение книги учета хозяйственных операций;
4. электронная/автоматизированная – ведение бухгалтерии посредством использования электронных программ.

В список можно также внести и форму бухучета «журнал-главная». Ведут ее только маленькие фирмы узкой специализации с минимальным набором хозяйственных операций. Особенность формы заключается в том, что все регистры, независимо от их типа, объединены в одну книгу. Информация в нее вносятся непосредственно из первичной документации.

Основные отличия форм бухучета:

• типы используемых регистров,
• хронология и систематизация записей,
• последовательность произведения записей,
• степень использования автоматизации.

Все данные, заносимые в формы бухучета, берутся из бухгалтерских регистров, сгруппированные по отдельным счетам. В целях недопущения ошибок в регистрах обязательно должны содержаться следующие реквизиты:

• наименование регистра,
• название юр. лица,
• денежная единица,
• тип группировки объектов бухучета,
• имена должностных лиц, отвечающих за ведение регистров,
• подписи должностных лиц.

Если в форме бухучета была замечена ошибка, допускается возможность ее исправления ответственными должностными лицами. Для этого неправильные сведения перечеркиваются и возле вписываются правильные. Рядом с исправлением ставится ФИО ответственных лиц за их подписью/печатью.