Хранение электронных документов в организации

Особенности хранения документов в электронном архиве

Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

• Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
• Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
• Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
• Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Внутренняя опись электронных документов

Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

1. Организация ежегодной экспертизы ценностей.
2. По итогам экспертизы уничтожаются бумаги с истекшими сроками хранения.
3. Актуальные ЭД включаются в опись и направляются в архив.

Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

Особенности составления описи

Компания должна правильно организовать опись:

• Отдельные описи нужно оформлять для документов, срок хранения которых превышает 10 лет.
• Если документ составляется для электронных дел, графу «срок хранения» добавлять не требуется.
• Опись оформляется в двух экземплярах.
• Если в компании есть только один фонд, не обязательно указывать номер фонда в документе.
• В заголовке прописывается год сдачи ЭД в архив.
• Название структурного подразделения указывается в разделе «Наименование раздела описи».
• Названия разделов и индексы проставляются в соответствии с номенклатурой.
• Опись требуется согласовать с руководителем отдела делопроизводства, а также с экспертной комиссией, если она имеется.
• Вторая часть документа оформляется при приеме-передаче ЭД в архив.
• Порядковый номер описи нужно проставлять в архиве.

Рекомендуется включить в опись число и тип электронных носителей, которые направляются в архив.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

1. Подразделение подготавливает ЭД к передаче в архив, сохраняет их в требуемых форматах.
2. ЭД нужно записать на электронные носители с оформленными обложками.
3. ЭД с большим сроком хранения нужно включить в описи.
4. Опись и приложения к ней направляются в архив в бумажном формате.
5. Архивариус должен просканировать предоставленные носители антивирусной программой.
6. Каждый из файлов проверяется на читабельность.
7. В опись включается запись о приеме-передаче.
8. Документ должен быть подписан архивариусом и сотрудником, который занимался передачей ЭД.

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Требования к документам, отправляемым в архив

Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

• При направлении ЭД в архив нужно конвертировать их в специальный формат. В частности, это формат PDF/A-1.
• Учетной единицей считается контейнер ЭД. Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные.
• Бумаги систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Все это выполняется в структурном подразделении.
• Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе.
• Учитываться должны все электронные документы.
• В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре. Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр нужно отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные.

Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

Особенности хранения ЭД в архиве

При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

• В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
• В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
• Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.

Выдача документов

При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

• Дата предоставления документа.
• Фамилия и инициалы сотрудника, который запросил бумаги.
• Наименование структурного подразделения.
• Учетный номер предоставленного ЭД.

Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

Особенности уничтожения ЭД

Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки. В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем. К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

• С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
• Поиск нужного документа не требует много времени.
• Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
• Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

• Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
• Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
• Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

Как хранить документы в электронном виде?

эксперт в области электронного документооборота Законодательство

Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры требуется хранить четыре года, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 8 п. 1 ст. 23). Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет. Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации». Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов. Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

• в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
• компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
• компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

Пробелы в «Правилах»

Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок. Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности. А одно без другого практически бессмысленно.

Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов. Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет. Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

Как быть?

Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств. При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи. Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян. Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными). Но она крайне низкая.

Резюме

Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок. В ней они защищены троекратных копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре. Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.

Хранение электронных документов в организации

В современном обществе документы все чаще передаются и оформляются в электронном формате. В связи с этим у многих работодателей возникают затруднения с учетом таких документов и с обеспечением связи между электронным и бумажным архивом. В данной статье предлагаем поговорить про хранение электронных документов.

Хранение электронных документов – общие сведения

Документооборот – это движение документов внутри фирмы с момента их формирования (получения) и до окончания исполнения (отправки) (п. 73, 74 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Электронный документооборот – обмен документами с применением автоматизированной информационной системы.

Если информация на цифровом носителе подписана при помощи квалифицированной электронной подписи, такой электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, который был подписан уполномоченным лицом собственноручно (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). И в этом случае электронный документ, подписанный КЭП, может быть применен компанией (ее представителем) в каких угодно правоотношениях в соответствии с действующими законами РФ, за исключением случаев, при которых необходимо формировать документ именно на бумажном носители, регламентированных федеральными законами или нормативными актами.

Электронный документооборот обеспечивается за счет внесения записи о документе с описанием всех существенных параметров, в которую вкладывается отсканированная копия документа или файла.

Программа учета документов служит для обеспечения надежного хранения электронных документов в базе данных в виде записей с предоставлением лицам, имеющим право на доступ к документации, возможности осуществления мгновенного поиска сведений по различным критериям.

Компании имеют право на то, чтобы пользоваться в процессе хозяйственной деятельности электронным хранилищем документов и использовать как бумажные, так и электронные форматы документов. Электронные системы удобны тем, что благодаря им становится возможным облегчить сканирование документов, создать единую базу, автоматически сохранить электронные копии во внутренних базах данных. Такое хранилище предназначено для автоматизации процесса управления делопроизводством и документооборотом на фирме.

Хранение электронных документов – скан-копия или оригинал

Важно! Организации обязаны своими силами обеспечивать хранение документов (данное требование закреплено нормами Налогового кодекса, в частности, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в котором сказано о том, что руководство фирмы должно организовать безопасное хранение данных налогового и бухгалтерского учета, а также иных документов, требуемых для расчета сумм и уплаты налогов – таковыми являются документы, свидетельствующие об уплате налогов, осуществлении затрат и получении доходов – на протяжении 4 лет, если иное не предусмотрено налоговым законодательством).

Экономический субъект обязан хранить на протяжении срока, установленного в соответствии с правилами организации государственного архивного дела (но не менее 5 лет, отсчитываемых с момента окончания отчетного периода):

• первичные документы бухгалтерского учета;
• финансовую отчетность;
• бухгалтерские регистры (см. ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Хранению на протяжении как минимум 5 лет после года, в котором документ в последний раз использовался в целях составления отчетности, подлежат:

• средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов;
• средства, обеспечивающие проверку подлинности электронной подписи;
• стандарты экономического учета;
• документы учетной политики;
• иные документы, имеющие отношение к организации и ведению бухгалтерского учета.

Обратить внимание также следует на текст Письма Минфина РФ от 26.12.2017 № 07-01-09/86857. В нем рассмотрен вопрос хранения документов в налоговом и бухгалтерском учете. Министерство финансов сделало акцент на том, что хранение документации в налоговом учете регулируется Налоговым кодексом РФ, а в бухгалтерском учете – Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Также упоминается о том, что главное – обеспечение компанией полной сохранности документов и их защита от внесения каких-либо изменений. При этом контролирующие органы не делают различий между бумажными и электронными версиями документов.

Министерству финансов было задано 2 вопроса:

1. Можно ли рассматривать первичные документы, сохраненные в электронной форме, в качестве подтверждения произведенных затрат в том случае, если оригиналы документов в бумажном виде были утрачены?
2. Можно ли скан-копию документа, хранящуюся в электронном архиве, считать электронным документом, если речь идет о налоговом учете?

Финансовое ведомство дало следующие пояснения. Расходы предприятия необходимо подтверждать документально (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если опираться на положения Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, электронные документы, которые обращаются в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия (при условии заверения их усиленной неквалифицированной подписью или простой электронной подписью), можно признать равнозначными документу на бумажном носителе (подписанном собственноручной подписью) для целей налогообложения и бухгалтерского учета (в тех случаях, которые установлены соглашением между сторонами). Если сторонами соглашения соблюдаются требования Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, электронный документооборот может быть организован и при оформлении первичных учетных документов (опять же, при условии заверения документов простой и/или усиленной неквалифицированной подписью) (См. Письмо Минфина РФ от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456).

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Хранение электронных документов – факсимильная, электронная копия

Даже если документ в бумажном виде был переведен в электронный формат, такой документ не принимается в качестве электронного. Соответственно, он не может стать оправдательным документом, если речь идет о подтверждении правильности расчета налога на прибыль.

Связано это с тем, что факсимильная, электронная копия или другим способом воспроизведенная подпись начальства при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не признаются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль. См. Письмо Минфина РФ от 13.04.2015 № 03-03-06/20808, Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2012 № А12-13422/2011.

Хранение электронных документов – правила архивации

Предприятиям позволено осуществлять хранение документов и на бумажных носителях, и на цифровых (в электронной форме). В связи с тем, что хранение электронных документов представляется более удобным за счет мгновенного доступа к бумагам и содержащимся в них сведениям, в настоящее время разработано достаточное количество программных систем, позволяющих не только обеспечивать сохранность документов, заверенных квалифицированными электронными подписями, но и сканировать бумажные документы для перевода их в электронный формат. Если руководство компании принимает решение о хранении документации на цифровых носителях, начальству следует ознакомиться со следующими нормативными актами:

• с полным текстом ГОСТа Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 – в нем содержится подробное описание регулирования электронного хранения деловых и других сведений;
• с пунктами 5.7, 5.8, 5.10 и 5.12 данного ГОСТа в частности – в них рассмотрены требования к обеспечению безопасности сведений и защиты информации, правила хранения информации и процедуры создания электронных копий документов.

Если в ходе осуществления деятельности сотрудникам компании необходимо получить заверенную копию документа, которых хранится в электронном виде (допустим, для предъявления данной бумаги в качестве доказательства), электронные системы хранения информации позволяют осуществлять выдачу документов в виде бумажных копий или на электронных носителях. Обычно требуется заверять такие копии как точные копии оригинального документа в соответствии с требованиями, чтобы снизить вероятность их оспаривания или непринятия.

Также в локальных нормативных актах предприятия должно упоминаться о закрепленной на фирме процедуре формирования копий документов – такие инструкции во избежание споров в дальнейшем должны быть в обязательном порядке задокументированы. К примеру, руководство может предусмотреть использование в процессе копирования стандартных копировальных средств и составление письменного подтверждения корректного процесса создания копии.

Важно! Как правило, после того, как копирование проведено, бумажный документ можно уничтожить, но в отдельных ситуациях необходимо позаботиться о сохранении бумажной версии.

Закрепленные на предприятии процедуры обеспечения долгосрочного хранения документов должны учитывать:

• ожидаемый срок службы систем хранения данных;
• регламентированный законом срок хранения документов.

В случае осуществления хранения документов в электронной форме, необходимо также позаботиться о следующих моментах:

1. Всегда существует риск утраты или повреждения всей рабочей копии данных (части копии данных) – на такой случай следует предусмотреть резервное копирование файлов и формирование как минимум 2 актуальных копий.
2. Если произойдет полная утрата исходной системы, на предприятии должны остаться резервные копии, включающие в себя всю взаимосвязанную информацию – так можно будет заново воссоздать законченную систему.
3. В обязательном порядке должно быть организовано защищенное удаленное хранение резервных копий данных.

Законодательные акты по теме

п. 73, 74 ГОСТ Р7.0.8-2013	Понятие документооборота и электронного документооборота
п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ	Об электронной подписи
ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009	Описание регулирования электронного хранения деловой и иной информации

Типичные ошибки

Ошибка: Предприятие осуществляет хранение электронных документов. Руководство полагает, что все бумажные документы после копирования их для хранения в электронном формате можно уничтожить.

Комментарий: В отдельных случаях необходимо обеспечить также хранение бумажной версии документа.

Ошибка: Руководство компании, в которой ведется электронный документооборот, не позаботилось о создании резервной копии данных.

Комментарий: Во избежание утраты важных документов в случае повреждения системы и утраты рабочей копии в обязательном порядке следует организовать резервное копирование данных и взаимосвязанных с ними сведений.

Ответы на распространенные вопросы про хранение электронных документов

Вопрос №1: Каков срок хранения первичных документов на предприятии?

Ответ: ООО и ИП (налогоплательщики и налоговые агенты) должны хранить данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (в т.ч. подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов) в течение 4 лет – именно такой срок корреспондирует периоду, за которых может быть проведена выездная налоговая проверка. См. Письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829. Данный период отсчитывается после отчетного (налогового) периода, в котором документ в последний раз использовался в целях подтверждения произведенных расходов и полученных доходов, начисления и уплаты налога или составления налоговой отчетности.

Вопрос №2: Будет ли принят в целях учета налога на прибыль документ, заверенный факсимильной подписью и переведенный в электронный формат?

Ответ: Нет, поскольку одним из обязательных реквизитов первичного документа является подписи лиц, совершивших сделку и ответственных за ее оформление. Каким-либо образом воспроизведенная подпись руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль компании. Тот факт, что документ был переведен в электронный формат, роли не играет.

Что учесть при создании электронного архива документов

Количество электронных документов растёт, а длительность их использования вынуждает пользователей серьезнее относиться к хранению. Именно поэтому в последние годы всё чаще говорится о создании безбумажных архивов.

Раньше сдача электронного документа (ЭД) в архив ограничивалась тем, что в его реквизитах указывали, к какому делу он относится. Но сами электронные документы продолжали хранить в системе электронного документооборота (СЭД). В архив передавали либо бумажные экземпляры, которые формировали перед подписанием, либо электронные документы на материальных носителях (магнитных/оптических дисках) в сопровождении бумажной описи. То есть архивы продолжали оставаться «материальными», а не электронными.

В этой статье поговорим о другом – создании архивов электронных документов, для которых бумажных экземпляров не существует. И ещё одно условие – на протяжении всего срока хранения нужно обеспечивать сохранность и юридическую значимость оригиналов, переданных в архив.

Чтобы успешно организовать электронный архив, нужно решить организационные и технические вопросы. А для начала изучить два методических момента:

● Что из себя представляет сдача электронного документа в архив?

● Как подготовиться к созданию такого архива?

Требования к архиву электронных документов

Архивисты знакомы с «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утверждены Приказом № 526 от 31.03.2015 г. Минкультуры).

Если рассматривать правила обобщённо, то они говорят о том, что передача ЭД в архив несильно отличается от истории с бумажными документами. И это усыпляет бдительность специалистов. Хотя в реальности это не совсем так! Дело в том, что у электронных и бумажных документов есть большие различия. Главное из них зафиксировано в определении ЭД:

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

То есть информация отделена от носителя, а для ее восприятия человеком требуются специальные технические средства. С этим связаны и основные сложности, которые возникают в процессе хранения ЭД: обеспечение воспроизводимости, юридической значимости и т.д. И это необходимо учитывать при передаче электронных документов в архив. Но не только это…

Сам подход к работе с ЭД отличается от процессов с бумагами. Практически любой официальный документ в организации «проходит» через множество подразделений. При работе с бумажным экземпляром каждое из них может после завершения работы списать копию документа в дело своего подразделения, установив необходимый срок хранения.

В случае если взаимодействие с официальными документами в организации ведется в электронном виде (например, в СЭД), то все пользователи работают с одним ЭД. Копий при этом никто, как правило, не создает. Но когда работы по документу завершены, возникают вопросы: в какое дело списывать ЭД, кто будет являться владельцем этого дела? Эти вопросы необходимо проработать заранее при формировании номенклатуры дел, в которую включаются электронные дела (то есть дела, содержащие ЭД).

Рассмотрим, какие этапы работ нужно будет пройти для организации электронного архива:

● проанализировать виды ЭД и определить, какие информационные системы (ИС) будут являться источниками поступления документов в архив;

● определить, где будут храниться ЭД;

● уточнить момент передачи ЭД в архив;

● зафиксировать формат передачи документов;

● передать ЭД на хранение.

В общем-то, этапы организации хранения бумажных документов и ЭД схожи. Рассмотрим особенности и отличия.

Анализируем виды электронных документов

Первое, с чего нужно начать, – уточнить, какие ЭД создаются в организации, и оценить их количество. Это поможет определить специфические требования, которые нужно предъявить к хранению электронных документов и сформировать с их учётом номенклатуру дел (НД).

Как правило, большинство ЭД составляют документы временного (до 10 лет) срока хранения: служебные записки, первичные учетные и бухгалтерские документы и т.д. Они не подлежат передаче в архив – за хранение отвечают структурные подразделения организации. Но при этом и для них необходимо обеспечить правильное хранение в соответствии с установленными сроками.

Фиксируем системы-источники

Типичная ситуация: в крупной организации используется множество специализированных ИС (СЭД, ERP и т.д.), в которых создаются и обрабатываются документы. Каждая система определяет формат документов (docx, pdf, xml и т.д.), их метаданные, вид используемой электронной подписи (УКЭП, УНЭП, ПЭП) и формат ее хранения. Кроме того, один и тот же документ (или его метаданные) может храниться в нескольких системах.

Например, его могут создать и согласовать в СЭД, после чего информация по нему передается в учетную систему для выполнения бухгалтерской проводки. Другой вариант – изначально созданный в одной ИС первичный учетный документ передается в другую, где на его основании формируется бухгалтерский документ.

Возникает вопрос: «Откуда взять ЭД для передачи в архив?». Другими словами: «Какая система будет являться источником?». Имеет смысл выбрать ту ИС, в которой ЭД появился или сформировался изначально как официальный документ (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Уточняем, где хранить электронные документы

Оперативное хранение ЭД, как правило, осуществляется в той системе, в которой он был создан. Это позволяет быстро обращаться к нему и использовать в оперативной деятельности. Для архивного хранения электронных документов использование оперативных ИС не всегда эффективно, особенно если говорить о долговременном и юридически значимом хранении. Поэтому вопрос «Где будет осуществляться архивное хранение электронных документов?» остается актуальным.

Альтернатива использованию оперативных ИС для хранения – выделение в ИТ-инфраструктуре предприятия отдельной системы архивного хранения документов. Этот вариант интересен по ряду причин:

● можно разгрузить хранилища оперативных ИС;

● получится организовать длительное хранение документов по единым требованиям;

● сокращается стоимость хранения;

● снижаются требования к SLA;

● проще работать архивариусам и делопроизводителям.

Если принимается решение о выделении специализированной системы для хранения ЭД, возникает вопрос передачи документов.

Определяем момент передачи документа в архивную систему

Электронный документ, создаваемый и поступающий в организацию, обрабатываются в одной их информационных систем. С ним идёт активная работа. На данном этапе не только велико количество обращений к ЭД, но и происходит его дополнение метаданными (информацией о подписантах, исполнителях и т.д.).

После завершения работы с документом возникает период, на протяжении которого вероятность и частота обращений к нему остаются высокими – документ остаётся востребованным в оперативной деятельности. Для разных видов документов этот период может различаться. Например, распорядительные документы могут передаваться в архивную систему в конце года, а бухгалтерские – после завершения отчётного периода. Момент передачи ЭД в архивную систему должен определяться типом документа и системой-источником, исходя из особенностей бизнес-процесса, в рамках которого создавался документ.

Определяем формат передачи документов

Выяснив «моменты», когда документы могут быть переданы в архивную систему, нужно ответить вопрос: Какую информацию по ним будем передавать (тело, подписи, метаданные), в каком формате?

В упомянутых выше «Правилах» прописаны следующие требования к составу контейнера электронного документа:

● он сам в исходном формате и информация о его подписании;

● копия документа в специальном формате (например, PDF/A), обеспечивающая возможность его воспроизводимости на протяжении срока его хранения.

Однако остается много вопросов на усмотрение самой организации. Например, какие метаданные передавать по документу? В зависимости от его вида они могут содержать не только реквизиты, но и другую «полезную» информацию, отражающую ход исполнения, согласования документа и т.д..

Формирование дел

Хранение ЭД в системе упрощает решение некоторых задач, для которых ранее использовались дела. В первую очередь это касается поиска документов.

Это не означает, что от дел можно совсем отказаться. Они позволяют группировать документы по критериям, которые сложно сформулировать поисковым запросом. Кроме того, включение ЭД в дело определяет срок его хранения и ответственного за хранение.

Для того чтобы передать электронные документы в архив, их нужно сформировать в дела. В номенклатуре дел отразятся все виды документов, которые есть в организации, в том числе и электронные.

Также потребуется немного пересмотреть подходы к формированию номенклатуры дел. С учётом больших объемов документов, создаваемых в различных системах-источниках, номенклатура должна позволять определять критерии или правила, по которым будут предварительно формироваться дела.

При этом большинство систем организации, например, бухгалтерские и учетные, ничего «не знают» о номенклатуре дел. Возникает вопрос: «Как тогда сформировать дела?»

Возможно два варианта:

1. Списание ЭД в дела в системе-источнике и передача документа в архивную систему вместе с информацией о деле, к которому он относится. Здесь приходится решать проблему с системами-источниками, которые не «знают» о номенклатуре дел.

2. Формирование дел непосредственно в архивной системе и распределение документов в них в момент приёма. Для этого необходимо, чтобы общая номенклатура дел организации была передана в архивную систему. Как правило, источником этого справочника является СЭД.

Процесс перевода дел в архив

Как только дела сформируются, электронные документы можно отправить в архив. Процесс передачи дел в архив в соответствии со всеми правилами можно реализовать как в СЭД, так и в архивной системе – запуском специальных сценариев (в несколько кнопок).

Подведем итоги

Управление бумажным архивом и оперативное хранение электронных документов достаточно давно и успешно реализуется с помощью СЭД. Организация архивного безбумажного хранения, в том числе долговременного, приводит к появлению новых требований, для реализации которых может потребоваться создание специализированной архивной системы. В этом случае СЭД может выступать как источник ЭД и нормативно-справочного аппарата (как источник номенклатуры дел).

Кроме того, для передачи электронных документов в архив организации необходимо решить ряд задач:

● разработка правил и требований, предъявляемых к хранению всех существующих видов ЭД организации. При этом нужно учитывать, что все большее количество документов переводят в электронный вид;

● пересмотр нормативной документации с учетом особенностей ЭД;

● создание внутренних НПА, дополняющих существующую нормативную базу по организации хранения документов.

● определение владельца процесса хранения ЭД и наделение его соответствующими полномочиями;

● обеспечение исполнения разработанных НПА.

● обеспечение комплекса технических и программных средств, необходимых для создания архива. Могут потребоваться значительные аппаратные ресурсы (дисковое пространство, оперативная память и т.д.), а также использование специального ПО, например, TSP-сервер;

● организация передачи ЭД в архив в соответствии с требованиями, определенными архивной системой. Это может потребовать доработки систем-источников.

Следующие шаги возьмёт на себя автоматизированная архивная информационная система. Использование электронного архива позволяет организации:

● ускорить и упростить доступ для сотрудников к документам, находящимся на хранении;

● обеспечить сохранность всех документов организации, в том числе временного, до 10 лет, срока хранения;

● снизить нагрузку на оперативные хранилища, а также стоимость хранения документов за счёт меньших требований к серверному оборудованию и системам хранения по сравнения с требованиями к оперативным системам.

И наконец, не забывайте: архивное хранение электронных документов – это важная для организации задача. Документы являются подтверждением операционной деятельности организации. Поэтому необходимо обеспечить их сохранность и юридическую значимость на протяжении всего срока их хранения.

Автор: Алексей Микрюков, аналитик Directum

Хранение электронных документов

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

«Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях». [8, с.31].

Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль. В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе – это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

• 1. Устойчивого электропитания;
• 2. Резервного копирования;
• 3. Антивирусной защиты;
• 4. Профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования – бумажной или электронной – и определяются специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа «Электронный архив» учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

«Одной из основных проблем, которую необходимо решить при организации долговременного хранения электронных документов, является обеспечение их читаемости на протяжении всего жизненного цикла. Задача это многоплановая: необходимо сделать так, чтобы электронный документ можно было прочитать на той компьютерной системе или устройстве, на которой они первоначально были созданы и/или где они в настоящее время хранятся и/или которая в настоящее время используется для доступа к ним и/или которая будет использована для хранения электронных документов в будущем». [10, с.32-33].

Сохраненная на цифровом носителе информация может со временем стать нечитаемой. К этому может привести несколько причин.

Воздействие плохих условий хранения приводит к физическому износу или порче носителей. Все виды носителей, используемые в настоящее время для хранения электронных документов, чувствительны к воздействию неблагоприятной окружающей среды, – например, к перепадам температуры и влажности. Подобные неблагоприятные условия или повреждают носитель, или ускоряют процесс его «старения» и деградации. Для обеспечения максимального срока службы различных типов цифровых носителей требуются различные уровни контроля параметров окружающей среды в местах хранения.

При использовании некоторых технологий записи информации порча данных возможна вследствие воздействия магнитных полей, пыли и загрязняющих окружающую среду веществ (магнитные носители), в то время как другие виды носителей (оптические) менее подвержены влиянию внешних факторов и менее чувствительны к повреждениям, случающимся вне строго контролируемой среды хранения.

«Моральное устаревание носителей и оборудования, которое происходит в том случае, когда устройство (например, лента или диск) физически несовместимо с имеющимся компьютерным оборудованием (например, приводом для чтения лент или дисков), и, следовательно, информация не может быть прочитана. Моральное устаревание носителей неизбежно, поскольку технологические достижения постоянно изменяют способы физического хранения электронных документов (происходят, например, изменения в технологии записи, в интерфейсах оборудования и программного обеспечения приводов); изменяются конструктивные параметры устройств. Как следствие, со временем более старые носители информации становятся несовместимыми с появившимися позднее носителями и оборудованием». [13, с.120-122].

При использовании некоторых технологий записи информации порча данных возможна вследствие воздействия магнитных полей, пыли и загрязняющих окружающую среду веществ (магнитные носители), в то время как другие виды носителей (оптические) менее подвержены влиянию внешних факторов и менее чувствительны к повреждениям, случающимся вне строго контролируемой среды хранения.

Устаревание форматов документов – электронные документы создаются и используются в различных форматах. Многие из них являются “закрытыми” – либо недоступны их подробные описания, либо их использование может быть затруднено вследствие прав интеллектуальной собственности. Это создает угрозу доступности информации при долговременном хранении, поэтому уже сейчас при передаче электронных документов на длительное хранение из широкого набора форматов, используемых создателями и получателями документов, выбирается небольшое число часто используемых стандартов, подходящих для целей архивного хранения.

Именно поэтому сейчас так популярны открытые форматы, которые позволяют работать с электронными документами даже в отсутствие программного обеспечения, использовавшегося для их создания. Специалисты рекомендуют в случае необходимости сохранения электронных документов в «нестандартном» формате постараться оставить максимально подробное его описание и также само ПО.

Устаревание программного обеспечения. При создании и использовании электронных документов организации и отдельные лица используют широкий набор пакетов программ. Для обеспечения сохранности документов чрезвычайно сложно сделать доступ к соответствующему ПО или поддерживать все эти пакеты в работающем состоянии.

Часть электронных документов может оказаться зависимой от программного обеспечения, – и, соответственно, их можно будет использовать лишь в устаревших информационных системах.

Таким образом, документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях. Главная особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Также необходимо своевременно обновлять ПО, использовать открытые форматы электронных документов, обеспечивать надёжную защиту, чтобы избежать проблем с воспроизведением документов в дальнейшем.