На какие документы можно ставить факсимильную подпись
Sbertimekpk.ru

Финансовый портал

На какие документы можно ставить факсимильную подпись

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

  • Почетных листах и грамотах.
  • Страховых (медицинских) полисах.
  • Служебных и наградных удостоверениях.
  • Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
  • Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
  • Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
  • Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

  • Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
  • Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
  • Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
  • Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
  • Заявления граждан и организаций.
  • Векселя.
  • Налоговые декларации.
  • Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.

На каких первичных учетных документах можно ставить факсимиле руководителя?

По общему правилу в соответствии с пунктом 2 статьи 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Читать еще:  Договор на аутсорсинг бухгалтерских услуг: образец

Бухгалтерский учет

В настоящее время в области бухгалтерского учета действует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ).

В соответствии с требованиями статьи 9 Закона № 402-ФЗ все факты хозяйственной деятельности организации должны быть оформлены первичными документами.

Обратите внимание, в связи с вступлением с 1 января 2013 года в силу Закона № 402-ФЗ Минфин России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 разъясняет:

«Исходя из части 4 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ, первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ, руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта».

Согласно пункту 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ обязательными реквизитами первичных документов являются, в том числе подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Из буквального прочтения требований Закона № 402-ФЗ, указанных выше, право на использование в первичных учетных документах факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления, прямо не указано (говоря иными словами – запрещено).

В настоящее время арбитражная практика, основанная на положениях Закона № 402-ФЗ в части использования факсимильного воспроизведения подписи лиц на первичных учетных документах не сформирована.

Обращаем внимание, до вступления в силу Закона № 402-ФЗ (в период действия Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») Минфин России официально разъяснял:

  • · законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур (письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404).
  • · факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (письмо Минфина России от 15.03.2010 № 03-02-08/13).

Налоговый учет

В настоящее время в Налоговом Кодексе Российской Федерации не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи.

  • · ВАС РФ в Постановление от 27.09.2011 № 4134/11 указал, что положения статьи 169 НК РФ не предусматривают возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры.
  • · Минфин России в письме от 01.06.2010 № 03-07-09/33 разъясняет, что в НК РФ не предусмотрено использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью.
  • · УФНС по г. Москве в письме от 25.01.2008 № 20-12/05968 разъясняет, что факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.

ВАС РФ в Определении от 26.08.2013 № ВАС-10799/13 по делу № А19-11729/2012 указал, что законодательство РФ в области бухгалтерского и налогового учета не позволяет оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи лиц, уполномоченных на их подписание.

Отметим также, что в настоящее время в Трудовом Кодексе Российской Федерации отсутствует прямое упоминание о праве на использование факсимильного воспроизведения подписи лиц при оформлении документации.

Можно ли применять электронную цифровую подпись и факсимильную подпись при оформлении бухгалтерских документов?

Возможно ли применять электронную цифровую подпись и факсимильную подпись при оформлении бухгалтерских документов? Каков порядок применения?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Применение электронной цифровой подписи при оформлении бухгалтерских документов (первичных документов, счетов-фактур) предусмотрено нормами действующего законодательства в порядке, рассмотренном ниже.

Также законодательством допускается применение факсимильной подписи при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) при соблюдении определённых условий (рассмотрено ниже).

Обоснование вывода:

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

В настоящее время отношения в области использования электронных подписей (далее – ЭП) при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, а также во всех случаях, установленных федеральными законами, регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон N 63-ФЗ).

На основании п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ под ЭП понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию.

Соответственно, ЭП в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ подписываются только документы, оформленные в электронном виде.

При составлении двустороннего (многостороннего) первичного учетного документа в электронной форме его необходимо подписать ЭП обеих (всех) сторон сделки, что, в свою очередь, подразумевает наличие ЭП для каждого из участников электронного взаимодействия (письмо Минфина России от 20.08.2015 N 03-03-06/2/48232). При этом замена подписи одной из сторон на собственноручную не соответствует законодательству (письмо ФНС России от 23.04.2018 N ЕД-4-15/7760).

Нормами ст. 5 Закона N 63-ФЗ установлены виды ЭП: простая ЭП (п. 2 ст. 5 Закона N 63-ФЗ) и усиленная ЭП, которая может быть: неквалифицированной ЭП (п. 3 ст. 5 Закона N 63-ФЗ) и квалифицированной ЭП (п. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Согласно п. 1 ст. 4 Закона N 63-ФЗ по общему правилу вид используемой ЭП определяется участниками электронного документооборота по собственному усмотрению.

При этом необходимо учитывать следующее. На основании п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ законодательством ограничена сфера применения простой и неквалифицированной ЭП, в силу которого документ, подписанный ими, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

В силу п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ применение квалифицированной ЭП ограничено требованием законодательства о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Нормами НК РФ предусмотрено, что при оформлении электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в т.ч. при сдаче налоговой отчетности) применяется только квалифицированная ЭП.

При оформлении первичных учетных документов в электронном виде организации и индивидуальные предприниматели вправе использовать любой вид ЭП, поскольку согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ виды ЭП, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны устанавливаться федеральными стандартами бухгалтерского учета, но ввиду отсутствия такого стандарта при оформлении первичных документов (в т.ч. товарных накладных) стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и/или усиленную неквалифицированную ЭП, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ (смотрите также письмо Минфина России от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456).

Более подробно о порядке применения видов ЭЦП при подписании документов бухгалтерского и налогового учета предлагаем ознакомиться в материале: Энциклопедия решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения (смотрите таблицу).

Факсимильная подпись (факсимиле)

Действующее законодательство допускает использование факсимиле в деятельности хозяйствующих субъектов в случаях, установленных законом и/или предусмотренных соглашением сторон.

Читать еще:  Прием сотрудника для ИП какие документы оформить

В таком случае, по нашему мнению, в товарных накладных (товарно-транспортных накладных) также может быть использовано факсимиле.

Аналогичной позиции придерживаются и суды. В Постановлении Второго ААС от 30.11.2015 N 02АП-9319/2015 был сделан вывод о том, что если товарная накладная содержит факсимиле подписи о получении покупателем товара, скрепленное печатью общества, то это подтверждает полномочия названного лица на получение товара от имени общества и свидетельствует о получении товара организацией. Суд также указал, что отсутствие в письменном договоре ссылки на возможность применения факсимиле или заключение между сторонами соответствующего соглашения в письменной форме не может являться формальным основанием для признания договора поставки незаключенным, не имеющим юридической силы.

В Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 01.03.2012 по делу N А82-3735/2011 указывается, что условия подписанного между сторонами договора и действующее законодательство не запрещают подписывать документы с помощью факсимиле.

Аналогичный вывод был сделан в Постановлении ФАС Центрального округа от 06.03.2014 по делу N А09-1662/2013, в котором поставка оборудования подтверждалась товарной накладной, которая была подписана факсимиле, без замечаний. Суд установил, что практика использования ответчиком факсимиле при оформлении документов, в том числе накладных и актов выполненных работ, подтверждается договором, товарной накладной и актом на выполнение работ, оказание услуг к нему.

Вместе с тем в постановлении ФАС Поволжского округа от 19.02.2010 по делу N А72-10043/2009 суд пришел к противоположному выводу, установив, что представленные в подтверждение факта выполнения работ и передачи их результата акт и накладная содержат в себе факсимильный оттиск подписи неуполномоченного лица. При этом отмечено, что в материалах дела отсутствуют доказательства того, что сторонами заключались какие-либо письменные соглашения об использовании при совершении сделки, в том числе при оформлении распорядительных писем, факсимильного воспроизведения подписи директора ответчика. Не содержит подобного условия и заключенный сторонами договор.

Таким образом, полагаем, что порядок применения факсимиле при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) целесообразно установить в локальном акте организации. Также необходимо предусмотреть возможность использования факсимиле непосредственно в условиях договора при осуществлении взаимодействия с контрагентами.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

– Энциклопедия решений. Факсимильная подпись на счетах-фактурах.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Галимарданова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

11 октября 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Законна ли факсимильная подпись на документах

Автор: Оксана Кофтова, юрисконсульт. Дата публикации: 20 ноября 2012 .

Не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи, поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит.

Статья опубликована в журнале “Бухгалтерские вести” №32 за август 2012 года

Редко в какой организации не используют факсимиле. С одной стороны, это облегчает и ускоряет работу – руководитель может быстрее справиться с горой накопившихся бумаг или вообще освободить себя от утомительного занятия ставить резолюции, вручив факсимиле своему заместителю. С другой стороны, не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи и поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит, и что по этому поводу думают в Министерстве финансов и арбитражных судах.

Упоминание о факсимиле можно найти в п. 2 ст. 160 Гражданского Кодекса РФ, где сказано, что использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. То есть использование факсимильного воспроизведения личной подписи допускается при наличии между контрагентами соответствующей договоренности – письменного соглашения.

Представительство в арбитражном суде

Взыскание задолженности, оспаривание решений государственных органов, защита интересов бизнеса в судах всех инстанций

Такого же мнения придерживаются и налоговые органы, но подчеркивают, что на платежных документах и документах, имеющих финансовые последствия, использовать факсимиле недопустимо:

«В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия» (Письмо ФНС от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ “Об использовании факсимиле подписи”).

«Пунктом 6 статьи 169 Кодекса установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. При этом данная статья Кодекса не представляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно вышеуказанной норме Кодекса не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.

В связи с изложенным налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации» (Письмо ФНС от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11)

Минфин также против использования факсимиле на налоговых декларациях, первичных документах и счетах-фактурах (Письмо Минфина РФ от 1 июня 2010 г. N 03-07-09/33).

Позиция Минфина и налоговых органов, по нашему мнению, вполне обоснована, так как к вопросам налогового учета не могут применяться положения гражданского законодательства, в частности ст. 160 ГК РФ, а Налоговый Кодекс РФ использование факсимиле подписи не предусматривает.

Cудебная практика относительно факсимильной подписи

Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.

Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.

Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)

Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)

Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.

Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.

Читать еще:  Договор о материальной ответственности за транспортное средство

Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).

Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.

Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.

Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно. Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).

Можно ли применять электронную цифровую подпись и факсимильную подпись при оформлении бухгалтерских документов?

Возможно ли применять электронную цифровую подпись и факсимильную подпись при оформлении бухгалтерских документов? Каков порядок применения?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Применение электронной цифровой подписи при оформлении бухгалтерских документов (первичных документов, счетов-фактур) предусмотрено нормами действующего законодательства в порядке, рассмотренном ниже.

Также законодательством допускается применение факсимильной подписи при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) при соблюдении определённых условий (рассмотрено ниже).

Обоснование вывода:

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

В настоящее время отношения в области использования электронных подписей (далее – ЭП) при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, а также во всех случаях, установленных федеральными законами, регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон N 63-ФЗ).

На основании п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ под ЭП понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию.

Соответственно, ЭП в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ подписываются только документы, оформленные в электронном виде.

При составлении двустороннего (многостороннего) первичного учетного документа в электронной форме его необходимо подписать ЭП обеих (всех) сторон сделки, что, в свою очередь, подразумевает наличие ЭП для каждого из участников электронного взаимодействия (письмо Минфина России от 20.08.2015 N 03-03-06/2/48232). При этом замена подписи одной из сторон на собственноручную не соответствует законодательству (письмо ФНС России от 23.04.2018 N ЕД-4-15/7760).

Нормами ст. 5 Закона N 63-ФЗ установлены виды ЭП: простая ЭП (п. 2 ст. 5 Закона N 63-ФЗ) и усиленная ЭП, которая может быть: неквалифицированной ЭП (п. 3 ст. 5 Закона N 63-ФЗ) и квалифицированной ЭП (п. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Согласно п. 1 ст. 4 Закона N 63-ФЗ по общему правилу вид используемой ЭП определяется участниками электронного документооборота по собственному усмотрению.

При этом необходимо учитывать следующее. На основании п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ законодательством ограничена сфера применения простой и неквалифицированной ЭП, в силу которого документ, подписанный ими, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

В силу п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ применение квалифицированной ЭП ограничено требованием законодательства о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Нормами НК РФ предусмотрено, что при оформлении электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в т.ч. при сдаче налоговой отчетности) применяется только квалифицированная ЭП.

При оформлении первичных учетных документов в электронном виде организации и индивидуальные предприниматели вправе использовать любой вид ЭП, поскольку согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ виды ЭП, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны устанавливаться федеральными стандартами бухгалтерского учета, но ввиду отсутствия такого стандарта при оформлении первичных документов (в т.ч. товарных накладных) стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и/или усиленную неквалифицированную ЭП, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ (смотрите также письмо Минфина России от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456).

Более подробно о порядке применения видов ЭЦП при подписании документов бухгалтерского и налогового учета предлагаем ознакомиться в материале: Энциклопедия решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения (смотрите таблицу).

Факсимильная подпись (факсимиле)

Действующее законодательство допускает использование факсимиле в деятельности хозяйствующих субъектов в случаях, установленных законом и/или предусмотренных соглашением сторон.

В таком случае, по нашему мнению, в товарных накладных (товарно-транспортных накладных) также может быть использовано факсимиле.

Аналогичной позиции придерживаются и суды. В Постановлении Второго ААС от 30.11.2015 N 02АП-9319/2015 был сделан вывод о том, что если товарная накладная содержит факсимиле подписи о получении покупателем товара, скрепленное печатью общества, то это подтверждает полномочия названного лица на получение товара от имени общества и свидетельствует о получении товара организацией. Суд также указал, что отсутствие в письменном договоре ссылки на возможность применения факсимиле или заключение между сторонами соответствующего соглашения в письменной форме не может являться формальным основанием для признания договора поставки незаключенным, не имеющим юридической силы.

В Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 01.03.2012 по делу N А82-3735/2011 указывается, что условия подписанного между сторонами договора и действующее законодательство не запрещают подписывать документы с помощью факсимиле.

Аналогичный вывод был сделан в Постановлении ФАС Центрального округа от 06.03.2014 по делу N А09-1662/2013, в котором поставка оборудования подтверждалась товарной накладной, которая была подписана факсимиле, без замечаний. Суд установил, что практика использования ответчиком факсимиле при оформлении документов, в том числе накладных и актов выполненных работ, подтверждается договором, товарной накладной и актом на выполнение работ, оказание услуг к нему.

Вместе с тем в постановлении ФАС Поволжского округа от 19.02.2010 по делу N А72-10043/2009 суд пришел к противоположному выводу, установив, что представленные в подтверждение факта выполнения работ и передачи их результата акт и накладная содержат в себе факсимильный оттиск подписи неуполномоченного лица. При этом отмечено, что в материалах дела отсутствуют доказательства того, что сторонами заключались какие-либо письменные соглашения об использовании при совершении сделки, в том числе при оформлении распорядительных писем, факсимильного воспроизведения подписи директора ответчика. Не содержит подобного условия и заключенный сторонами договор.

Таким образом, полагаем, что порядок применения факсимиле при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) целесообразно установить в локальном акте организации. Также необходимо предусмотреть возможность использования факсимиле непосредственно в условиях договора при осуществлении взаимодействия с контрагентами.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

– Энциклопедия решений. Факсимильная подпись на счетах-фактурах.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Галимарданова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

11 октября 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector