Первичные документы по учету заработной платы
Sbertimekpk.ru

Финансовый портал

Первичные документы по учету заработной платы

Первичные документы по учету заработной платы

Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы

В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист). Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.

Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.

Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства. Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса

С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса. Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов. «Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.

Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.

Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.

Если вы передадите кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice , то получите профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, работающего «для галочки». Высокий уровень автоматизации не только минимизирует ручной труд в выполнении типовых задач, но и исключает человеческий фактор, оборачивающийся в самые неподходящие моменты досадными ошибками.

Но самое главное – мы несем финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.

Общие требования к оформлению первичных документов

Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.

Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные. В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.

Оценить сложившиеся риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса.

Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки. В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.
Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.

Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
Срок хранения 75 лет.

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Срок хранения 75 лет.

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
Срок хранения 3 года.

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
Срок хранения 75 лет.

Применяется для оформления и учета отпусков.
Срок хранения 5 лет.

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.

Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
Срок хранения 75 лет.

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

Читать еще:  Договор цессии по ОСАГО: как составить, образец

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
Срок хранения 75 лет.

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

• №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.

Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.

Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.

В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.
Срок хранения 5 лет.

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.
Срок хранения 75 лет.

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

Срок хранения 75 лет.

Срок хранения 75 лет.

Срок хранения – до востребования. Не востребованные – 75 лет.

Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет). Срок действия – до принятия новых Правил..

2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

Срок хранения 75 лет.

3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».

Срок хранения 75 лет.

Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.

В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.

Другие локальные нормативные положения:

разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

Срок хранения – постоянно.

Срок хранения 10 лет.

Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.

Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию.
Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда – 75 лет).

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.
Срок хранения – постоянно.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников – 5 лет.
Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников – 75 лет.

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.
Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.
Срок хранения – постоянно.

Акты о несчастных случаях.
Срок хранения 75 лет.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
Срок хранения 75 лет.

В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.

Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:

В соответствии со ст.90 ТК РФ, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:

Первичные документы по учету заработной платы

Документы по зарплате требуются для документального подтверждения соответствующих расходов, поэтому оформляются они с особой тщательностью. Какие документы обязательно оформлять при расчете заработной платы? Можно ли использовать электронные документы при расчете с сотрудниками и какие именно? Ответим на эти вопросы в статье.

Нормативная база по первичным документам

  • унифицированными формами;
  • самостоятельно разработанными формами с наличием обязательных реквизитов;
  • комбинацией первых двух вариантов.

Принятое решение необходимо закрепить в учетной политике и приложить к ней формы первичных документов, используемых организацией.

Правила составления первичных документов

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной деятельности;
  • величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной деятельности с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление.

Первичные документы по заработной плате могут быть составлены как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Во втором случае они должны быть подписаны электронной цифровой подписью.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

В форму Т-12 вносятся данные о фактически отработанном и неотработанном времени на основании больничных, справок, заявлений, приказов.

На титульном листе указывается наименование организации, дата составления и номер документа, отчетный период и коды для обозначения отработанного и неотработанного времени в таблице учета.

Раздел 1 «Учет рабочего времени» состоит из 17 столбцов и предназначен для отражения информации о явках и неявках на работу за один календарный месяц. Заполняется по каждому работнику: его Ф. И. О., табельный номер, далее по числам месяца в столбцах 4 и 6 в верхней строке указывается код, обозначающий явку на работу или причину неявки, в нижней строке — количество отработанных часов в этот день, сверхурочные часы отмечаются через дробь. Столбцы 5 и 7 предназначены для отражения суммы дней посещений и фактически отработанных часов за каждые полмесяца. В графах отсутствующих чисел месяца проставляют знак «Х».

По правилам можно заполнять клетки как всех дней месяца, так и только дней, отличных от обычного рабочего дня (отпуск, больничный), оставляя клетки обычного рабочего дня пустыми.

Раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» состоит из двух страниц. Третья страница табеля предназначена для отражения каждого вида выплат за месяц по каждому работнику.

Четвертая страница табеля обобщает информацию о явках на работу по организации в целом на каждый день месяца. Скачайте пример заполнения формы Т-12.

Форма Т-13 представляет собой только титульный лист и раздел 1 по учету рабочего времени формы Т-12. Тогда предполагается, что бухгалтер ведет учет зарплаты в других регистрах.

Читать еще:  Учет командировочных расходов: документы, налоговый и бухучет

Платежно-расчетная ведомость

  • расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
  • расчетная ведомость (форма Т-51);
  • платежная ведомость (форма Т-53).

ВАЖНО! Отражать суммы начисленной зарплаты необходимо только в унифицированных формах.

Как видно из названий, форма Т-49 является объединением форм Т-51 и Т-53, поэтому бухгалтер составляет или одну расчетно-платежную ведомость, или расчетную ведомость и платежную ведомость.

Расчетно-платежная ведомость применяется для расчета и выплаты заработной платы наличными из кассы предприятия. Она содержит номер и дату составления, подписи руководителя и главного бухгалтера, общую сумму выплаты всем работникам, а также начальную и конечную даты выдачи заработной платы из кассы — этот срок равен пяти рабочим дням.

Ведомость содержит сведения о табельном номере, должности, тарифной ставке и отработанных часах каждого работника. Бухгалтер вносит в нее все начисленные суммы по всем видам оплат, а также все удержания за тот период, за которой выплачиваются денежные средства работнику. Это может быть либо аванс, либо заработная плата, либо отпускные и так далее.

В конец ведомости вносят сведения о выплаченной и депонированной (если такая есть) сумме, подпись ответственного лица и номер расходного кассового ордера, по которому была произведена выплата.

Крайняя правая колонка заполняется работниками организации, где они ставят свою подпись в подтверждение получения денежных средств из кассы. Неполученные в пятидневный срок суммы депонируются.

Платежная и расчетная ведомости

Если бухгалтер ведет расчет заработной платы в ином регистре, можно составлять лишь платежную ведомость.

В начале платежной ведомости нужно указать дату поступления денежных средств в кассу для выдачи их работникам и дату окончания выдачи.

В платежной ведомости по форме Т-53 отражены суммы выплат каждому работнику, их расписка в получении указанной суммы, а также в конце ведомости — общая выплаченная и депонированная сумма, а также номер расходного кассового ордера на выплату заработной платы, образец по ссылке.

Если бухгалтер использует в своей работе ведомость по форме Т-53, ему необходимо составлять реестр выписанных ведомостей по форме Т-53а, куда вписывается порядковый номер платежной ведомости и выплаченная по ней сумма. Реестр составляется на один календарный год. Здесь пример заполнения ведомости.

Лицевые счета работников

Ежемесячно бухгалтер вносит в лицевой счет данные о количестве отработанного сотрудником времени, о начисленных ему суммах по всем видам выплат, обо всех удержаниях из заработной платы, данные о больничных листах.

В последних столбцах содержатся сведения о конечной сумме к выплате за каждый месяц, а также о задолженности перед работодателем или наоборот, перед работником.

Расчетные листки

Расчетный листок не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать полностью свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листке обязательно должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и так далее. Необходимо указать все удержания: НДФЛ, алименты, штрафы и прочее. В итоге должна получиться сумма к выплате, которую работник и получает на руки вместе с расчетным листком.

Расчетный листок по согласованию с сотрудником может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном, путем пересылки на электронную почту работника.

Зарплатный проект

Чтобы получить заработную плату на банковскую карту, работник должен написать заявление об этом и приложить к нему реквизиты карты для перечисления денежных средств.

Если же организация заключила договор с кредитной организацией о зарплатном проекте, то работник подписывает заявление о выпуске карты в рамках этого проекта или же пишет заявление с приложением реквизитов уже имеющейся у него карты.

В случае если работник не желает получать заработную плату на карту, он не подписывает никаких заявлений и продолжает получать деньги в кассе организации.

Способ получения заработной платы сотрудниками на банковскую карту или в кассе организации должен быть прописан в коллективном, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.

Прочие первичные документы

  • трудовой договор с работником, где в обязательном порядке должны быть прописаны система и размер оплаты труда;
  • приказы о переводе на другую должность или об изменении оклада;
  • заявления и приказы на все виды отпусков, так как время нахождения в отпуске влияет на расчет заработной платы;
  • приказы на выплату премий и бонусов;
  • листки нетрудоспособности;
  • заявления и приказы на командировки;
  • заявления и приказы о приеме на работу и об увольнении, также о выплате компенсаций различного рода при увольнении;
  • прочие документы, имеющие непосредственное отношение к расчету или влияющие на размер заработной платы каждого работника организации.

Первичные документы по учету заработной платы организация имеет право разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы. Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, подписанном ЭЦП. Важно сделать расчет заработной платы верным и максимально прозрачным для работника. Для этого используются подробные формы расчета с учетом всех особенностей условий труда и расчетные листки, выдаваемые работникам, в которых отражены все шаги расчета.

Первичные документы по учету заработной платы

ВИДЫ И ФОРМЫ ОПЛАТЫ ТРУДА

УЧЕТ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

ТЕМА

Основными формами оплаты труда являются повремен­ная, сдельная и аккордная.

Первые два вида оплаты труда имеют свои системы: простая повременная, повременно – премиальная, прямая сдельная, сдельно-премиальная, сдельно-прогрессивная, косвенно-сдельная.

При простой повременной оплате оплата производится за опре­деленное количество отработанного времени независимо от количества выполненных работ.

Заработок рабочего определяют умножением часовой или дневной тарифной ставки его разряда на количество отработанных им часов или дней.

Заработок других кате­горий работников определяют следующим образом:

если эти работники отработали все рабочие дни месяца, то их оплату составят установленные для них оклады; если же они отработали неполное число рабочих дней, то их зара­боток определяют делением установленной ставки на ка­лендарное количество рабочих дней и умножением полу­ченного результата на количество оплачиваемых за счет предприятия рабочих дней.

При повременно-премиальной системе оплаты труда к сумме заработка по тарифу прибавляют премию в опреде­ленном проценте к тарифной ставке или к другому изме­рителю.

Первичными документами по учету труда работ­ников при повременной оплате являются табели.

При прямой сдельной системе оплата труда рабочих осуществляется за число единиц изготовленной ими про­дукции и выполненных работ, исходя из твердых сдельных расценок, установленных с учетом необходимой квали­фикации.

Сдельно-премиальнаясистема оплаты труда ра­бочих предусматривает премирование за перевыполнение норм выработки и достижение определенных качествен­ных показателей (отсутствие брака, рекламации и т.п.).

При сдельно-прогрессивнойсистеме оплата повышается за выработку сверх нормы.

При косвенно-сдельнойсисте­ме оплата труда наладчиков, комплектовщиков, помощ­ников мастеров и других рабочих осуществляется в про­центах к заработку основных рабочих обслуживаемого участка.

Расчет заработка при сдельной оплате труда осущест­вляется по документам о выработке.

Аккордная оплата труда предусматривает определение совокупного заработка за выполнение определенных ста­дий работы или производство определенного объема про­дукции.

Для учета личного состава, начисления и выплат зара­ботной платы используютунифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1:

Перечень форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

Номер формы Наименование формы
1. По учету кадров
ф.№ Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
ф.№ Т-1а Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
ф.№ Т-2 Личная карточка работника
ф.№ Т-2ГС Личная карточка государственного служащего
ф.№ Т-3 Штатное расписание
ф.№ Т-4 Учетная карточка научного, научно – педагогического работника
ф.№ Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
ф.№ Т-5а Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
ф.№ Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
ф.№ Т-6а Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
ф.№ Т-7 График отпусков
ф.№ Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником
ф.№ Т-8а Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками
ф.№ Т-9 Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
ф.№ Т-9а Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
ф.№ Т-10 Командировочное удостоверение
ф.№ Т-10а Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
ф.№ Т-11 Приказ (распоряжение) о поощрении работника
ф.№ Т-11а Приказ (распоряжение) о поощрении работников
2. По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
ф.№ Т-12 Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
ф.№ Т-13 Табель учета использования рабочего времени
ф.№ Т-49 Расчетно – платежная ведомость
ф.№ Т-51 Расчетная ведомость
ф.№ Т-53 Платежная ведомость
ф.№ Т-53а Журнал регистрации платежных ведомостей
ф.№ Т-54 Лицевой счет
ф.№ Т-54а Лицевой счет (свт)
ф.№ Т-60 Записка – расчет о предоставлении отпуска работнику
ф.№ Т-61 Записка – расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником
ф.№ Т-73 Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы

Из перечисленных документов для учета отработанно­го работником времени, выполненных работ, начислен­ной оплаты, удержаний и выданной заработной платы используют табели учета рабочего времени, документы по учету выработки, расчетно-платежные и платежные ведомости.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № T-I2) и Табель учета рабочего времени (форма № Т-13) применяют для осуществления табельного учета, контроля трудовой дисциплины и составления статисти­ческой отчетности по труду. Форма № T-I2 предназначе­на для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 — только для учета ис­пользования рабочего времени. При этом форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.

Читать еще:  Список обязательных кадровых документов на предприятии

Табельный учет охватывает всех работников организа­ции. Сущность такого учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Учет выработки рабочих в организациях осуществля­ют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки приме­няют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.).

Независимо от формы первичные документы содер­жат в себе, как правило, следующие реквизиты (показате­ли): место работы (цех, участок, отделение); время рабо­ты (дата); наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы, та­бельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумму заработной платы ра­бочих; шифры учета затрат, на которые относится начис­ленная заработная плата; количество нормо-часов по вы­полненной работе.

Оформленные первичные документы по учету выра­ботки и выполненных работ вместе со всеми дополни­тельными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

Для определения суммы заработной платы, подлежа­щей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты произ­водят обычно в Расчетно-платежнои ведомости (ф. № 49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

В ряде организаций (особенно крупных) вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные ведомости (ф. № Т-5!) и платежные ведомости (ф. № Т-53). В расчетной ведомости содержатся все рас­четы по определению сумм заработной платы, подлежа­щих выплате работникам. Платежную ведомость исполь­зуют лишь для выплаты заработной платы.

Расчетно-платежные ведомости или замещающие их расчетные и платежные ведомости применяют для расче­тов с работниками за целый месяц. Аванс за первую по­ловину месяца обычно выдают по платежным ведомос­тям. Сумму аванса, как правило, определяют из расчета 40% заработка по тарифным ставкам или окладам с уче­том отработанных работниками дней.

Заработную плату выдают из кассы в течение трех дней, По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает от­метку «Депонировано», составляет реестр невыданной заработной платы и в конце ведомости указывает факти­чески выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы не выплаченной в срок зара­ботной платы по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет.

На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (ф. № КО-2), номер и дата ко­торого проставляются на последней странице ведомости.

Выплаты, не совпадающие со временем выдачи зара­ботной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый расчет по заработной плате».

В организации на каждого работника открывают лице­вые счета (ф. № Т-54 и Т-54а), в которых записывают не­обходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчи­тать средний заработок за любой период времени.

Особенности и порядок документального оформления оплаты труда

Статья рассказывает, как происходит документальное оформление оплаты труда, разъясняет нюансы составления расчетной документации.

Документы для расчета и выплаты вознаграждения

Несколько видов ведомостей может использовать предприятие. Важно правильно отразить их использование в учетной политике. Расчетные ведомости по форме Т-51 используется для начисления заработной платы.

5 сведений, которые отражаются в ведомости:

  • имя, фамилия, отчество работника;
  • табельный номер;
  • специальность;
  • размер заработной платы;
  • количество отработанного времени согласно табелю учета.

Также пишется, какое вознаграждение начислено, сколько из него удерживается. Указывается сумма, причитающаяся специалисту. Проведение расчетов по оплате труда заверяется подписью бухгалтера компании.

Важно! В небольших фирмах зачастую начисляет и выплачивает зарплату один и тот же человек, поэтому имеет смысл объединить документы по учету труда одной ведомостью. Используется форма Т-49.

Первичные документы также подписывает ответственный сотрудник.

Как отражаются операции выдачи и начисления вознаграждения

Используется счет 70. Там пишутся расходы по оплате труда специалистов. Начисления пишутся по Кредиту, а выплата и удержания по Дебету счета.

Порядок начисления вознаграждения

Начислять денежные суммы необходимо с первого до последнего числа месяца. Причем начисления производятся, даже если специалист проработал один день. Расчет премий производится согласно локальным актам, принятым на предприятии. Пособия выдаются. Когда сотрудник получает на них право.

Документы для выдачи зарплаты

Бухгалтер отвечает за документальное оформление начисленной оплаты труда. Когда деньги выдаются на руки, используется ведомость по форме Т-53. Зачастую средства перечисляются на банковские карты.

В день выдачи вознаграждения ведомость передается кассиру. Не позднее пяти дней ведомость закрывается. Локальные акты утверждают, в какие дни платится зарплата. После того, как будет закончено оформление, ведомость передается бухгалтеру.

Срок хранения платежной документации достаточно длительный. Пятьдесят лет следует хранить документацию по личному составу. Срок утвержден ст. 22.1 Закона «Об архивном деле».

Основные документы для бухгалтерского учета

Для бухгалтерского учета значение имеют несколько документов. Документальное оформление расходов на оплату труда подразумевает корректное оформление количества отработанных часов и начисленной зарплаты.

Таблица основных документов для оплаты труда

Название Тонкости составления Лицо, ответственное за составление
Табель, где учитывается рабочее время Используется форма Т-13.Табель оформляется структурным подразделением. Дважды в месяц табель следует передать бухгалтеру. Табель передается перед выплатой аванса и зарплаты. Табель выполняется в виде таблицы, позволяет осуществлять контроль над количеством времени, отработанным каждым специалистом. Ответственность за оформление несет руководитель структурного подразделения или бухгалтер.
Документы при сдельном характере трудовой деятельности Используется наряд, маршрутные листы, а также иные справки. Следует указывать данные, позволяющие определить характер выполняемой деятельности. Пишутся часы работы, количество изготовленной продукции, характер трудовой деятельности, размер вознаграждения, заработанного каждым специалистом. Оплачивается только фактически выполненные обязанности. Составлением занимается непосредственный руководитель подразделения. Далее документ передается на подпись директору, затем в бухгалтерию.
Расчетная и платежная ведомость Заполняется форма Т-51 для расчетного документа. Для платежной ведомости подходит форма Т-49. Пишется информация о специалистах, номер по табелю, размер удержаний и сумм, причитающихся к выплате. Ведет ведомость сотрудник бухгалтерии. Подпись под документом ставит главный бухгалтер и руководитель фирмы.

Подписание и заверка документов осуществляется до выдачи заработной платы сотрудникам.

Достоверную информацию о том, какие выплаты были начислены работнику, отражает лицевой счет. Счет отрывается одновременно с устройством специалиста на должность. Документ является основанием для составления расчетных ведомостей.

Также лицевой счет служит основанием для сбора информации в пенсионный фонд и службу занятости. Счет включает персональные сведения о специалисте, номера свидетельств.

Алгоритм выплаты заработной платы

Начисление и выплата заработной платы – это дело ответственное. Но во многих выплату и документальное оформление операций по оплате труда осуществляет один человек. Необходимо корректно оформить ведомости и табели, чтобы избежать претензий со стороны инспекторов по труду.

Расчеты по заработной плате производятся согласно главе 21 Трудового кодекса.

  1. Проанализировать информацию, которую включают документы по учету заработной платы.
  2. Сделать расчет выплат для сотрудников, работающих по трудовым и гражданско-правовым договорам.
  3. Рассчитать и удержать налог на доходы физических лиц согласно главе 23 НК РФ,
  4. Произвести начисление страховых взносов.
  5. Сделать документальное оформление учета с использованием унифицированных форм.

Важно корректно оформить первичные документы, поскольку именно они служат основанием для выплат. Бланки ведомостей и другой документации утверждены Госкомстатом. Постановление №1 датировано январем 2004 г.

Зачем нужны первичные документы

Каждый документ выполняет свою функцию и является частью делопроизводства.

2 функции табеля учета рабочего времени:

  • отразить количество часов, отработанных каждым специалистом;
  • обосновать расходы на выплату вознаграждений.

Предприятия, которые используют электронные системы опознавания времени прибытия и убытия на работу сотрудников, используют форму Т-13.

Пять лет хранятся эти документы по учету труда и его оплаты. На вредных производствах время хранения увеличивается до семидесяти пяти лет.

6 правил работы с платежными документами:

  1. Когда выплата вознаграждения производится на банковские карты служащих, использовать расчетный бланк.
  2. При использовании бланка Т-49 иные формы не использовать.
  3. Хранить ведомости следует пять лет. При отсутствии лицевых счетов время хранения увеличивается до семидесяти пяти лет.
  4. Журнал регистрации платежных ведомостей вести для отражения сведений о выплатах, сделанных работникам на протяжении года.
  5. Для расчетов с отпускниками использовать специальную расписку-отчет.
  6. Акты приемки применять для фиксации работ, выполненных по срочным договорам. Производить расчеты следует на основании этих актов.

Также компания может утвердить свои формы учета, где происходит фиксация выплаченной зарплаты и другой информации.

Как правильно разработать документацию на предприятии

Компания может разработать свои формы, главное включить все необходимые реквизиты.

6 основных реквизитов документов:

  • дата составления;
  • название формы;
  • наименование фирмы;
  • смысл совершаемой операции;
  • оплата за совершение действий;
  • подписи.

Помимо утвержденных форм организация ведет другие документы. Регулирование осуществляется Трудовым кодексом, Законом «О персональных данных». Ведение трудовых книжек также подчиняется определенным правилам. По охране труда принимаются специальные инструкции.

Ответственность за нарушения

Санкции для сотрудников устанавливаются ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Должностных лиц штрафуют на сумму от одной до пяти тысяч. Взыскания для компаний составляют сумму от тридцати до пятидесяти тысяч.

Деятельность фирмы может быть остановлена на срок до девяноста суток.

Нельзя распространять конфиденциальную информацию о работниках. Нарушителей штрафуют и привлекают к дисциплинарной ответственности.

Инспекторы по труду могут проводить плановые и внеплановые проверки. Работники обращаются за защитой своих прав к инспекторам и в прокуратуру.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector