Порядок исправления бухгалтерских документов
Sbertimekpk.ru

Финансовый портал

Порядок исправления бухгалтерских документов

Порядок внесения исправлений в первичные документы

Торба Анастасия Васильевна

В документе ошибка, которую нужно исправить. Как это сделать?

В п. 7 ст. 9 федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.11.2011 г. (далее закон «О бухгалтерском учете», федеральный закон № 402-ФЗ) указаны принципы внесения исправлений:

– обязательно указание даты внесения исправления

– необходимо присутствие подписей лиц, составивших документ, в который вносится исправление, а также фамилий и инициалов этих лиц.

Вместе с тем конкретный способ внесения исправления в законе «О бухгалтерском учете» не регламентирован.

Четкий порядок прописан в Положении, утвержденном Министерством финансов СССР 29.07.1983 № 105 «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете». (Далее – Положение № 105). Данное Положение действует в части, не противоречащей Федеральному закону N 402-ФЗ (Информация N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-фз “О бухгалтерском учете”, Минфин России).

Порядок следующий: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Но в случае большого числа изменений исправление способом, предусмотренным Положением N 105 приведет к тому, что не возможно будет идентифицировать текст и суммы.

Кроме того, зачеркивание может привлечь повышенное внимание налоговых инспекторов, возможно они захотят посмотреть как выглядит этот же документ у контрагента в рамках «встречной» проверки. (ст. 93.1 «Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках» НК РФ).

Поэтому у такого способа есть свои минусы.

Если провести аналогию со счетами-фактурами, то до вступления в силу Постановления от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Постановление 1137), ранее действующее Постановление Правительства № 914 от 02.12.2000 г. «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» предусматривало возможность внесения исправления следующим способом: заверение подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления.

Но ныне действующее Постановление № 1137 предусматривает совершенно другой способ внесения исправления – составление исправленного счета-фактуры: выставляется новый (исправленный) экземпляр, в строке 1а которого указываются порядковый номер и дата внесения изменений ( п. 7 Правил заполнения счета-фактуры (Приложение 1 к Постановлению 1137)).

Решая вопрос о том, как же все-таки вносить исправления в документы, необходимо рассмотреть Письмо ФНС от 17 октября 2014 г. N ММВ-20-15/86@ «О корректировке универсального передаточного документа».

В Приложении 7 к этому письму ФНС подробно раскрыла порядок внесения исправлений в связи с обнаружением ошибок в форме универсального передаточного документа (далее – УПД).

ФНС отмечает, что конкретного способа внесения исправлений нормы Закона N 402-ФЗ не содержат. На основании чего ФНС приходит к выводу, что любой способ исправления данных первичного учетного документа (при соблюдении принципов, изложенных в законе 402-ФЗ) может считаться соответствующим законодательству Российской Федерации о бухгалтерском учете.

В частности, согласно мнения Федеральной налоговой службы:

– при ошибке, препятствующей налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг, имущественных прав), наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога в УПД со статусом «1» – рекомендуется составить новый исправленный экземпляр УПД со статусом “1” аналогично порядка, установленного п. 7 раздела II Приложения N 1 к Постановлению N 1137.

В новом экземпляре УПД ФНС рекомендует сохранять данные показателей строки (1) УПД, составленного до внесения в него исправлений, и заполнять строку (1а), в которой рекомендуется указывать порядковый номер исправления и дату исправления.

В новый экземпляр УПД рекомендуется переносить все показатели из экземпляра, составленного до внесения исправлений, с указанием новых сведений (первоначально не заполненных) или уточненных (измененных) по соответствующим позициям, требующим исправления. Подписание нового исправленного экземпляра УПД рекомендуется осуществлять в том же порядке, в каком был подписан УПД, составленный до внесения исправлений.

– при ошибке, не препятствующей налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг, имущественных прав), наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога в УПД со статусом «1» – новые экземпляры счетов-фактур не составляются (п. 7 раздела II приложения N 1 к Постановлению N 1137, п. 2 ст. 169 НК РФ).

При этом у налогоплательщика может возникнуть необходимость внести исправления в реквизиты составленного ранее УПД с целью изменения (уточнения) показателей (характеристик) задокументированного факта хозяйственной жизни (например, реквизитов грузоотправителя, грузополучателя; номера расчетно-платежного документа; номера таможенной декларации и др.).

В этих случаях исправление заполненных с ошибками (или ошибочно не заполненных) показателей УПД ФНС рекомендует производить путем составления нового исправленного экземпляра УПД. В новом экземпляре УПД сохраняются данные показателей строки (1) УПД, составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка (1а), в которой указывается порядковый номер исправления УПД и дата исправления.

Поскольку такие изменения производятся с целью исправления УПД только как первичного учетного документа, для визуального выделения такой ситуации в форме исправленного экземпляра УПД рекомендуется указывать статус “2”, независимо от того, каким был первоначальный статус исправляемого УПД.

Такой исправленный экземпляр УПД в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж не регистрируется.

ФНС отмечает, что предложенный ею способ внесения исправлений соответствует законодательству Российской Федерации о бухгалтерском учете и НК РФ и может применяться для исправления показателей УПД как первичного учетного документа в любой его части и вне зависимости от того, составлен ли документ на бумажном носителе или в электронном виде.

Что касается внесения исправления в УПД со статусом «2», то ФНС рекомендует применять аналогичный порядок – составление нового экземпляра документа.

Таким образом, ФНС считает, что составление нового экземпляра первичного документа, в частности УПД, статус «2» с верными сведениями полностью соответствует действующему законодательству.

Отсюда следует, что рекомендованный порядок можно распространить на все первичные документы, а не только на УПД.

Но не будет ли рекомендованный способ противоречить п. 4.2 Положения № 105 от 29.07.1983 г.?

В большинстве случаев – нет. Объясним почему.

В п. 4.2 указано: «Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.»

То есть, если документ создан автоматизированным способом, организация вправе не следовать п. 4.2 Положения № 105, а применять способ, рекомендованный ФНС для исправления УПД.

Обсуждая тему внесения исправлений в первичные документ, нельзя не упомянуть Письмо Минфина от 28 августа 2014 г. N 03-03-10/43034. Данное письмо содержит интересное мнение – «Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость , не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов для целей налогообложения прибыли организаций».

То есть Минфин провел аналогию с нормой ст. 169 НК РФ относительно ошибок, содержащихся в счетах-фактурах.

В абз. 2 п. 2 ст. 169 указано следующее: «Ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость , а также налоговую ставку и сумму налога , предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.»

Все тоже самое, только для НДС критичными ошибками являются еще и налоговая ставка и сумма налога.

Минфин выпустил такое разъяснение, следуя так называемой «Дорожной карте» – Плану мероприятий Совершенствование налогового администрирования, утвержденного распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 г. № 162-р.

Читать еще:  Кассовая дисциплина. Таблица документации. Нарушения и штрафы

В пункте 11 «Дорожной карты» (в редакции распоряжения Правительства РФ от 03.12.2014 N 2442-р) запланировано обеспечение возможности использования в целях налогового учета первичных документов, содержащих несущественные ошибки.

Следовать ли выгодной позиции Минфина? Например, первичный документ содержит неверные сведения о грузоотправителе, грузополучателе, противоречащие данным транспортных документов.

Если у налоговых органов при проверке возникнут сомнения в реальности факта перемещения товара со склада поставщика на склад покупателя и соответственно сомнения в реальности сделки, в этом случае первичные документы, содержащие противоречия и ошибки, пусть и не препятствующие идентификации продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость будут играть в пользу налоговиков.

Как разъяснено в п. 1 Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 12.10.2006 N 53 “Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды”, представление налогоплательщиком в налоговый орган всех надлежащим образом оформленных документов, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, в целях получения налоговой выгоды (понимаемой, в частности, как уменьшение размера налоговой обязанности вследствие уменьшения налоговой базы) является основанием для ее получения, если налоговым органом не доказано, что сведения, содержащиеся в этих документах, неполны, недостоверны и (или) противоречивы.

Таким образом, любые противоречия в сведениях и ошибки в первичных документах могут послужить доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды.

Поэтому применять рассматриваемое разъяснение Минфина целесообразно далеко не во всех случаях.

Что касается кассовых и банковских документов, то исправлять эти документы компания не вправе. Несмотря на то, это прямо не прописано в Федеральном законе от 06.12.11 № 402-ФЗ, запрет установлен иными актами. По-прежнему нельзя исправлять кассовые документы (а именно приходные и расходные кассовые ордера) и платежные поручения. В отношении приходных и расходных кассовых ордеров это запрещает пункт (п. 4.7 указания № 3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» – далее Указание 3210-У).

А в отношении платежек — запрет определен в пункте 2.4 Положения, утвержденное Банком России 19.06.12 № 383-П «Положение о правилах осуществления перевода денежных средств».

В п. 4.1 Указания 3210-У сказано, что к кассовым документам относятся приходный и расходный кассовые ордера, то есть другие документы, предусмотренные данным Указанием, исправляться могут. Например, это кассовая книга, платежная ведомость. Порядок исправления прописан в п. 4.7 Указания 3210-У.

Итак, конкретный способ внесения исправления в документе в законе «О бухгалтерском учете» не прописан, и есть рекомендованный ФНС способ для исправления УПД.

Теперь организации нужно самостоятельно определиться с применяемым способом исправления ошибок в документах. Лучше, если выбранный способ будет закреплен в Учетной политике для целей бухгалтерского учета.

«Порядок внесения исправлений в первичные документы (кроме кассовых и банковских).

Исправления вносятся путем составления нового первичного документа с пометкой «Исправление № ___ от «__» « ____ » 20__» с указанием в нем новых, правильных сведений, с обязательным наличием всех реквизитов, перечисленных в п. 2 ст. 9 федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в том числе даты и подписей соответствующих лиц. (Пункт 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, Письмо ФНС от 17 октября 2014 г. N ММВ-20-15/86@).»

Ошибки в первичных учетных документах: порядок исправления

Никто не застрахован от ошибок. Ошибки в первичных документах могут привести к негативным последствиям как для материально-ответственных лиц, их подписавших, так и для самой организации или ИП. Мы расскажем, какие ошибки в «первичке» нужно исправить обязательно и как это сделать.

Что должно быть в первичном документе?

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (далее — ПУД). Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. ПУД должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Эти правила установлены ч.ч. 1, 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).

Бухгалтерский учет и налоговый учет экономическими субъектами ведется на основании ПУД, которые (включая справку бухгалтера) являются подтверждением их данных. Документы, подтверждающие «налоговые» расходы, произведенные на территории РФ, также должны быть оформлены в соответствии с требованиями бухучета, в том числе, содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (ст. 313, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 13.09.2018 N 03-03-06/1/65618, от 31.05.2018 N 03-07-11/37134, от 14.05.2018 N 03-03-06/1/31933, от 12.01.2018 N 03-03-06/1/797).

К обязательным реквизитам ПУД относятся (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ):

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  7. подписи лиц, предусмотренных п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Если ПУД не отвечает требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ (например, в нем отсутствуют обязательные реквизиты, содержатся недостоверные или неполные сведения) и, тем самым, не подтверждает факты реального совершения хозяйственных операций или не позволяет однозначно и полно их идентифицировать, организации может быть отказано в вычете НДС и учете расходов для целей налогообложения (постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.04.2018 N 20АП-669/18 (оставлено без изменения постановлением Арбитражного суда Центрального округа от 13.08.2018 N Ф10-2834/18 по делу N А09-213/2017, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.09.2017 N 15АП-8584/17).

Кроме того, ошибки в ПУД могут повлечь искажения данных бухгалтерского и налогового учета и налоговые риски.

Какие ошибки можно не исправлять?

При выявлении в ПУД ошибок (недостоверных сведений) стороны обязаны внести в них исправления в целях их достоверности (постановления Десятого арбитражного апелляционного суда от 09.04.2018 N 10АП-20651/17, от 16.01.2015 N 10АП-14763/2014 по делу N А41-53651/14, ФАС Московского округа от 17.06.2013 по делу N А41-13545/12).

Между тем, Минфин России разъясняет (Письмо Минфина РФ от 27.05.2014 N 03-03-10/25243), что в случае, если ошибки в ПУД не связаны с обязательными реквизитами, указанными в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, то такие ошибки можно не исправлять. Финансовое ведомство отмечает (Письмо Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547 направлено ФНС для сведения и использования в работе налоговыми органами, а также для доведения до сведения налогоплательщиков (письмо ФНС России от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@)), что ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Соответственно исправлять такие ошибки не обязательно.

Таким образом, по мнению автора, при обнаружении ошибок в ПУД необходимость их исправления должна устанавливаться самими хозяйствующими субъектами в зависимости от того, насколько грубыми они являются, и исходя из их возможности повлечь неблагоприятные налоговые последствия для сторон сделки.

Ошибки, подлежащие исправлению

К ситуациям, когда ошибки в оформлении ПУД подлежат обязательному исправлению, на наш взгляд, можно отнести следующие случаи:

  1. Ошибки в ПУД привели к искажению в бухгалтерском и (или) налоговом учете, и у хозяйствующего субъекта возникает необходимость (обязанность) вносить исправления в учет. В этом случае исправление ошибок в учет должно вносится на основании, в том числе исправленных ПУД.
  2. ПУД не содержит обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, или содержит в качестве этих реквизитов некорректные сведения, что не позволяет однозначно и полно установить содержание факта хозяйственной жизни.
  3. ПУД не содержит реквизитов (содержит некорректные реквизиты), прямо не предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, но ключевых для определения фактических обстоятельств и реальности хозяйственной операции.
Читать еще:  Первичная документация по учету затрат продукции растениеводства

Как исправить ПУД?

Законодательство РФ исходит из того, что в ПУД допускаются исправления, за исключением кассовых и банковских документов. Исправление в ПУД должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 4.7 Указания Банка России 11.03.2014 N 3210-У, п. 10 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359).

Исправлять ПУД можно несколькими способами:

1) Путем внесения исправлений в первоначальный документ.

В этом случае зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления (п.п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105, которое в силу ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ применимо и в настоящее время).

2) Путем составления правильно заполненного (исправленного) документа дополнительно к документу с ошибкой

В этом случае ПУД исправляются в порядке, предусмотренном для исправления счетов-фактур (письма Минфина России от 22.01.2016 N 07-01-09/2235, ФНС России от 23.03.2018 N СД-4-3/5412@, от 05.03.2018 N СД-4-3/4226@).

Т.е. исправления вносятся путем составления нового экземпляра, в котором указывается номер и дата документа, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дата исправления.

Таким образом, применяется порядок, аналогичный пункту 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, а именно: по совокупности в первоначальном документе и документе с исправленными данными имеется в наличии информация о неправильном и верном тексте, дате исправления и подтверждении исправления подписями лиц, подписавших документ.

В частности, такой порядок реализован для внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные в электронном виде (приказы ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@, от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@).

Обратите внимание! Заменить ПУД с ошибками новым документом нельзя (письма Минфина России от 23.10.2017 N 03-03-10/69280, ФНС России от 12.01.2018 N СД-4-3/264), т.е. нельзя выбросить неправильно заполненный документ и вместо него подложить новый.

Порядок внесения исправлений в ПУД стороны сделки вправе определить самостоятельно.

Исправления в ПУД должны быть заверены представителями сторон, участвовавшими в составлении этого документа.

При исправлении ПУД, оформленных в нескольких экземплярах, исправления нужно внести в каждый из них, в том числе в экземпляры, находящиеся у контрагентов Внесение исправлений в ПУД в одностороннем порядке не допускается и нарушение данного правила может привести, в частности, к тому, что такие документы не будут приняты в качестве документального подтверждения расходов (Постановления Десятого арбитражного апелляционного суда от 09.04.2018 N 10АП-20651/17, от 16.01.2015 N 10АП-14763/14, Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2015 N 01АП-3125/15, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 18.02.2015 N 04АП-6483/14, Постановления ФАС Уральского округа от 01.04.2013 N Ф09-1090/13 по делу N А76-283/2012).

Если ошибки в ПУД привели к искажению данных бухгалтерского и налогового учета, то необходимо внести исправления в налоговые и бухгалтерские регистры, а при необходимости представить уточненные налоговые декларации.

Важные правила исправления ошибок в бухгалтерских документах

Вся хозяйственная деятельность компании отражается в сформированных первичных документах. На основе этих бумаг ведётся контроль бухгалтерами, по этой причине вся документация должна заполняться грамотно и своевременно. Информация в первичных документах должна быть достоверной.

Однако иногда ответственные лица допускают ошибки, и остро встаёт вопрос о том, как внести необходимые поправки. Каким образом выйти из сложившейся ситуации, рассмотрим более подробно.

В какие первичные документы можно вносить исправления

Порядок исправления ошибок в первичных документах регламентирован в Положении о документах и документообороте бухгалтерского учёта, который включает в себя следующую информацию:

  1. текст и цифровые данные первичной документации не должны содержать подчисток и неоговоренных исправлений;
  2. исправления в первичные документы вносятся путём зачёркивания неправильного текста или цифры, а далее делается верная запись над некорректной информацией;
  3. неверные данные перечёркиваются одной линией таким образом, чтобы можно было прочитать исправленные сведения;
  4. исправление всегда сопровождается словом «исправлено».

Данный порядок утверждён письмом Минфина России № 03-07-14/38 от 31.03.2009 года.

Ошибки, допущенные в первичной документации, которые не препятствуют налоговой инспекции при проведении различного рода проверок идентификации продавца или покупателя, а также наименования товаров, стоимость и другие моменты, не могут являться основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль. Этот момент разъяснён в письме Минфина РФ от 04.02.2015 № 03-03-10/4547.

Исправление ошибок в бухгалтерском учете в 1С: Бухгалтерия расписано в этом видео:

Ситуации могут возникнуть различного характера. Как поступить в тот момент, когда ответственное лицо не может поставить свою подпись в исправленном документе по причине увольнения, заболевания, пребывания в отпуске или командировке? Разберёмся в этом вопросе более детально.

Список работников, которые уполномочены ставить подписи в первичных документах, всегда утверждает руководство организации, согласовывая с главным бухгалтером. Тут вы узнаете, как составить акт по списанию первичных документов.

В данный перечень могут быть включены лица, которые будут наделены полномочиями вносить изменения за отсутствующего работника. Например, можно назначить то же лицо, которое наделено правом, подписывать аналогичные документы.

Существует мнение, что можно вносить исправления на основании доверенности. Однако согласно действующему законодательству РФ трудовые обязанности каждый работник должен исполнять самостоятельно. В Трудовом кодексе слово «доверенность» нигде не упоминается.

Классификация первичных документов.

Более того, в доверенности должно быть указано конкретное лицо, которое будет представлять доверенный, а в случае увольнения сотрудника это сделать заведомо невозможно.

Порядок исправления в первичных бухгалтерских документах

Если в первичной документации найдена ошибка, документы необходимо формировать заново.

Правила внесения исправлений в учредительные документы (не включая кассовые и банковские):

  1. ошибочная запись перечёркивается одной линией, чтобы была возможность увидеть исправление;
  2. когда одна цифра указана неверно, перечёркивается вся сумма полностью. Над неверной записью пишется верная сумма;
  3. на поле с исправлением проставляется надпись «исправлено»;
  4. если неверная запись указана в нескольких экземплярах, то исправления делаются в каждом из них (это относится к документам, которые оформлены на бумаге).

Внимание: бухгалтера не вправе заверять документы с исправлениями своей подписью без подписи ответственного за транзакцию работника или руководителя.

Образец исправления ошибки в первичном документе.

Строго запрещено пользоваться корректорами при исправлении. Удалять записи резинкой и прочими канцелярскими принадлежностями.

Ошибки исправляются по мере их обнаружения. На законодательном уровне специальных сроков для устранения ошибок не установлено.

В случае некорректных исправлений и их заверения документы считаются недействительными. Как и по каким правилам проводится исправление записи в трудовой – читайте в статье по ссылке.

Как исправить электронный вариант

На законодательном уровне порядок внесения исправлений в первичную документацию в электронном виде не предусмотрен.

По этой причине при возникновении ошибок в электронных документах принято формировать новые экземпляры и указывать информацию о том, что новый экземпляр является заменой предыдущего первичного документа. Указывается дата и номер исправления.

Регистры бухгалтерского учета

В регистр бухгалтерского учета исправления могут вносить только те лица, которые несут ответственность за ведение указанного регистра.

Заключение

Подводя итоги, отметим, что при ведении бухгалтерского учёта очень важно правильно заполнять документы. Внесение изменений производится по определённым правилам. Изменения в регистры бухгалтерского учёта вносятся так же, как и в первичные документы.

Читать еще:  Договор цессии при УСН доходы минус расходы

Здесь вы узнаете, когда был принят новый профстандарт для бухгалтеров и какие нововведения он содержит.

Порядок внесения исправлений регулируется нормами действующего законодательства. Согласно ФЗ № 402 от 06.12.2011 года исправление должно содержать дату, подпись и расшифровку ответственных лиц.

В какие документы, на каком этапе и каким способом можно вносить исправления – смотрите тут:

Порядок исправления бухгалтерских документов

Ошибаться может каждый и вовремя исправленная ошибка бухгалтера может не иметь критичных последствий. В статье рассмотрим порядок исправления бухгалтерских документов, которые составлены на бумажных носителях.

Исправление в первичных документах

Важно! Бухгалтер может совершить ошибку при составлении первичных учетных документов, регистров бухучета, различных форм бухгалтерской или налоговой отчетности и расчетах. При этом следует помнить, что исправить можно не всякий документ. В определенных случаях составить его потребуется заново.

В соответствии с законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (часть 7 ст. 9), исправления в первичных документах возможно только в том случае, «если иное не установлено федеральными законами и нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета».

К документам, в которых не допускается вносить исправления относят:

  1. Кассовые документы (расходные и приходные кассовые ордера). Другие документы, которые составляются при ведении кассовых операций, исправлению подлежат. Например, исправления допускаются в кассовой книге.
  2. Бланки строгой отчетности. Этот документ должен заполняться разборчиво, четко и исправления вносить в него не допускается. Испорченный БСО должен быть перечеркнут и приложен к книге учета бланков документов за ту дату, в которую он был заполнен.
  3. Банковские документы. Исправления и ошибки в банковских документах недопустимы. Исправления будут восприниматься в качестве нарушения целостности распоряжения в переводе средств. Исправлению такие ошибки не подлежат.

В какие документы можно вносить исправления

Теперь разберемся в какие документы могут вноситься исправления. Во всех случаях, не относящихся к перечисленным выше, первичные документы можно исправлять. При этом исправление должно содержать дату исправления, подпись лиц, которые составили этот документ и указание фамилии и инициалов, а также иных реквизитов, позволяющих идентифицировать личность. При этом основными вопросами относительно исправлений в первичных документах относят: Как правильно исправить ошибку, можно ли ее просто замазать корректором? Кто подписывает исправление, если работник, допустивший ошибку, отсутствует? (Читайте также статью ⇒ Форма Т-2. Личная карточка работника)

Порядок, по которому происходит исправление ошибок в первичных бумагах устанавливается Положением о документах и документообороте №105. В соответствии с данным положением устанавливаются следующие требования:

  • как в тексте, так и в цифровых значениях первички подчистка или несогласованные исправления недопустимы;
  • исправление ошибок в первичке происходит следующим образом: неправильный текст или сумму зачеркивают и над сверху записывается верный текст или сумма;
  • неверный текст или цифра зачеркивается одной чертой, при этом сделать это нужно таким образом, чтоб исправленное можно было прочитать;
  • исправление ошибки сопровождается надписью «исправлено».

Данный порядок на сегодня является актуальным, это подтверждает письмо Минфина №03-07-14/38.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Что делать, если под исправлением невозможно поставить подпись составителя документа

Ситуации бывают разные и сотрудник, который составлял первичный документ мог уволится, заболеть или в нужный момент находиться в отпуске или командировке. Нормативные документы не предусматривают порядок действий в этом случае, поэтому разработать способ и порядок, по которому производится исправление компании могут самостоятельно. Лица, которые вправе подписывать первичные документы утверждает руководитель компании и согласует данный вопрос с главбухом. В данный перечень могут быть включены и лица, которые уполномочены подписывать данные документы. К примеру, подписывать исправления может лицо, наделенное правом подписи первичных документов (Читайте также статью ⇒ Порядок принятия локальных нормативных актов).

Корректирующие документы

При составлении первичных документов компании могут использовать универсальные передаточные документы (УПД). Если необходимо исправить УПД воспользоваться можно формой универсального корректировочного документа (УКД).

Исправление в счетах-фактуры

Порядок, по которому происходит исправление в счетах-фактурах определяется постановлением №1137 от 26.12.2011. В зависимости от того, какая совершена ошибка, компании потребуется составить корректирующий счет-фактуру, либо внести в исправления в ошибочный документ. Если обнаружится, что в счет-фактуре есть ошибка, но она не препятствует налоговым органам установить продавца, покупателя, имущественные права, наименование товаров, их стоимость и т.д., то новые счета-фактуры могут не составляться. Например, если в счет-фактуре указано неверно наименование товара, то потребуется составить новый документ, так как в данном случае налогоплательщик право на вычет по НДС утратит.

Важно! Исправленный счет-фактуру подписывает руководитель компании и главный бухгалтер, либо уполномоченные на это лица.

Исправления в регистрах бухгалтерского учета

В регистрах бухгалтерского учета исправления не допускаются, если они не санкционированы лицами, ответственными за ведение документов. При исправлении указываться должна дата внесения изменения, подпись лица, ответственного за ведение регистра. Указывается фамилия и инициалы ответственного лица, либо иные реквизиты, позволяющие идентифицировать это лицо.

Исправление в отчетности

К отчетным документам, в которых не допускаются исправления с помощью корректора или аналогичных средств, относятся расчет по страховым взносам и налоговые декларации:

  • по НДС;
  • по налогу на прибыль;
  • по налогу на имущество;
  • по транспортному налогу;
  • по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН;
  • по ЕНВД для отдельных видов деятельности.

Важно! В налоговой декларации по НДФЛ не допускаются никакие исправления.

В расчете по начисленным и уплаченным страховым взносам на ОСС от НС и профзаболеваний исправления производятся следующим образом:

  • неправильное значение показателя перечеркивают;
  • вписывают верное значение показателя;
  • под исправлением ставится подпись страхователя, либо его представителя, а также дата исправления.

Если в компании используется печать, то исправления необходимо ею заверить.

Бухгалтерская справка

Если ошибку допустили в счетах бухучета при записи хозяйственной операции, то оформляется бухгалтерская справка, которая будет свидетельствовать о том, что были внесены исправления в проводки. Основанием для этого является то, что согласно закону «О бухгалтерском учете» данные, отражаемые в учетных регистрах производятся на основе первички. Данная справка необходима для того, чтобы реализовать исправление данных, а также для подтверждения факта допущения ошибки. В учетные регистры верные данные переносятся уже на основании справки.

Оформляют справку в свободной форме с обязательным указанием реквизитов, закрепленных в законе.

Ответственность за ошибки в бухгалтерских документах

Если ошибку, допущенную бухгалтером и занесенную в бухгалтерский учет, заметили при проверке сотрудники налоговой, это может привести к штрафным санкциям. Размер штрафа может составлять 10 000 – 30 000 рублей, либо 20% от суммы невыплаченного налога или взносов в ПФР, но не более 40 000 рублей.

Налоговики могут документы с ошибками посчитать поддельными документами и компания может быть привлечена к ответственности по этому основанию. В этом случае организации и должностным лицам может грозить:

  • штраф до 80 тыс. рублей;
  • штраф а размере полугодовой зарплаты;
  • исправительные работы на 2 года, обязательные работы на 480 ч;
  • арест до 6 месяцев.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Если лицо, ответственное за ведение документа отсутствует, то может ли внести за его исправления сотрудник по доверенности?

Ответ: Дело в том, что доверенность является инструментом гражданско-правовых отношений. Согласно трудовому законодательству, трудовая функция должна выполняться работником лично и в ТК РФ такой термин, как «доверенность» и вовсе не употребляется. При составлении доверенности, в ней должен быть указан конкретный человек, но в том случае, если трудовой договор с работником прекращен, сделать это невозможно. Порядок, по которому в компании ведется бухгалтерский учет утверждается руководителем, поэтом только он может принять решение о том, кем будут пописываться исправления в случае отсутствия нужного сотрудника.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector