Учет командировочных расходов: документы, налоговый и бухучет
Sbertimekpk.ru

Финансовый портал

Учет командировочных расходов: документы, налоговый и бухучет

Как отразить в бухгалтерском учете выплаты командированному сотруднику

Средний заработок

За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). О том, как рассчитать этот показатель, подробнее см. Какие командировочные расходы необходимо оплатить для штатного сотрудника. Начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отразите проводкой:

Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91. ) Кредит 70

– начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.

Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т. д.) (ст. 168 ТК РФ).

Подробнее об этом см.:

Командировочные расходы

Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по заданию, указанному в приказе руководителя. С учетом особенностей задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите проводкой:

Дебет 08 (10) Кредит 71

– если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;

Дебет 20 (25, 26) Кредит 71

– если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;

Дебет 44 Кредит 71

– если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

Дебет 28 Кредит 71

– если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

Дебет 91-2 Кредит 71

– если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т. д.) в бухучете сделайте проводку:

Дебет 76 (60) Кредит 51

– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т. д. для сотрудника, направленного в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку спишите так:

Дебет 26 (20, 25, 44. ) Кредит 76 (60)

– списаны расходы на командировку.

Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 Кредит 76 (60)

– приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 71 Кредит 50-3

– выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета спишите на расходы:

Дебет 26 (20, 25, 44. ) Кредит 71

– списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях пунктов 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).

А как отражать НДС по приобретенным проездным документам? Все зависит от того, как оформлены первичные документы. Так, если НДС выделен в проездном документе или он поступил вместе со счетом-фактурой, налог учитывайте отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам проездной документ учитывайте на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов).

Если сумма НДС не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетов).

Пример отражения в бухучете командировочных расходов

В период с 17 по 19 января начальник цеха ООО «Производственная фирма “Мастер”» В.К. Волков был в служебной командировке в г. Челябинске. Цель командировки – изучение технологии производства облицовочных материалов.

20 января руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный Волковым.

К авансовому отчету приложены:

  • счет гостиницы на сумму 6490 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);
  • два железнодорожных билета стоимостью 5664 руб. (в билетах сумма НДС 864 руб. выделена отдельной строкой).

За время нахождения в командировке Волкову положены суточные в размере 300 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 25 Кредит 71
– 300 руб. – отражены суточные;

Дебет 25 Кредит 71
– 5500 руб. (6490 руб. – (6490 руб. × 18/118)) – включена в расходы стоимость проживания Волкова в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71
– 990 руб. – выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;

Дебет 91-2 Кредит 19
– 990 руб. – списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;

Дебет 25 Кредит 71
– 4800 руб. (5664 руб. – 864 руб.) – отнесена на расходы стоимость проезда;

Дебет 19 Кредит 71
– 864 руб. – выделен НДС со стоимости проезда;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 864 руб. – принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Приобретение электронного билета

Ситуация: как отразить в бухучете приобретение электронного билета на проезд сотрудника в командировку поездом? Организация не получает контрольный купон билета, оформленный на бланке строгой отчетности.

Приобретение электронного билета отразите как обычную оплату услуг сторонней организации.

Электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира, в котором информация о железнодорожной перевозке представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Такое определение содержится в приказе Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).

Покупку электронного железнодорожного билета отразите в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации:

Дебет 76 (60) Кредит 51

– оплачен электронный железнодорожный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).

После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку , спишите стоимость электронного билета на затраты (п. 5, 7 ПБУ 10/99).

В учете отразите это так:

Дебет 26 (20, 25, 44. ) Кредит 76 (60)

– отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.

Командировка для заключения договора на будущий год

Ситуация: как отразить в бухучете командировочные расходы и средний заработок сотрудника, выполнявшего задание по заключению договоров на будущий год

Если сотрудник отправлен в командировку для заключения договора, это обычные командировочные расходы организации (расходы по обычным видам деятельности) (п. 5, 7 ПБУ 10/99). Сотрудник выполняет свои обязанности, определенные заданием. Расходы относятся к периоду, в котором состоялась командировка. То есть условие списания затрат в бухучете соблюдено (п. 18 ПБУ 10/99). Поэтому правомерны такие проводки:

Дебет 20 (44, 25, 26. ) Кредит 71 (76, 60)

– учтены командировочные расходы сотрудника;

Дебет 20 (44, 25, 26. ) Кредит 70

– начислена зарплата в размере среднего заработка сотруднику за время командировки.

Но в определенном случае командировочные расходы, связанные с заключением договоров на будущий год, могут быть учтены и на счете 97 «Расходы будущих периодов». Несмотря на то что с 2011 года счет 97 используется не во всех случаях, в которых он применялся ранее, его можно использовать при условии, что соответствующие суммы прямо названы в качестве расходов будущих периодов в действующих ПБУ. Либо суммы могут быть учтены на счете 97, если они отвечают следующим критериям:

  • организация понесла расходы, при этом у контрагента не возникло встречных обязательств перед ней (в противном случае признается дебиторская задолженность, а не расход);
  • данные расходы не формируют стоимость материально-производственных запасов или показатель производственной себестоимости и не связаны с продажей товаров текущего периода;
  • расходы обуславливают получение дохода в течение нескольких отчетных периодов и не влияют на финансовый результат текущего периода.

Таким образом, если цель командировки – заключение договора на будущий год и этот договор предусматривает, что командирующая организация получит доход в будущем (например, реализует продукцию потенциальному покупателю), то командировочные затраты могут быть отражены в составе расходов будущих периодов. Начать списывать их на себестоимость можно с момента вступления в силу заключенного договора равномерно в течение срока его действия. Так полностью соблюдается условие о соответствии понесенных расходов полученным доходам (п. 19 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается так:

Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70

– учтены в составе расходов будущих периодов командировочные расходы сотрудника, средний заработок за время командировки;

Дебет 20 (44, 25, 26. ) Кредит 97

– списана часть затрат на текущие расходы (с момента начала действия договора).

НДС по командировочным расходам

Суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в соответствующих бланках строгой отчетности (п. 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Если командировочные расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль, НДС спишите проводками:

Дебет 19 Кредит 71 (76, 60)

– учтен НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Сумму НДС по расходам, которые не уменьшат налогооблагаемую прибыль, принять к вычету нельзя (п. 7 ст. 171 НК РФ). Ее следует списать проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19

– списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Затраты на командировочные расходы в 2020 году

Расходы на командировку: за что платит работодатель

Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:

  • приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
  • оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
  • выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
  • иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.

Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.

Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.

Читать еще:  Доверенность в ФСС. Образец заполнения

По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.

Сколько возмещают работнику

Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.

По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.

Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:

  • 700 рублей — за день поездки по стране;
  • 2500 рублей — за день заграничной командировки.

Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.

Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.

Суточные за границу и по России: размеры

Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.

Около 5 лет назад правительство требовало, чтобы работодатели выдавали работникам командировочные расходы не ниже установленных минимальных сумм. Но потом от этого отказались, сохранив нормативы только для государственных делегаций. Согласно Постановлению Правительства от 02.10.2002 № 729, на каждого федерального госслужащего в сутки положено не более 100 рублей, если он отправляется в командировку по стране. Если выполнять обязанности приходится за пределами РФ, то суточные составляют 50-70 долларов в зависимости от конкретной страны (Приложение № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2005 № 812). Отметим, что эти нормативы не являются обязательными для работников госорганов регионов, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Для них допустимые затраты на командировочные расходы определяются на местном уровне.

Что касается частных предприятий, то руководители таких компаний сами решают, какими должны быть суточные. Но большинство старается соблюсти необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами нормы: не более 700 рублей в день при поездках по России и до 2500 рублей — за ее пределами. Повторим: никто не запрещает давать больше, просто с суммы превышения надо будет заплатить налог (ст. 217 НК РФ) и страховые взносы (ст. 422 НК РФ). Также обращаем внимание, что для лиц, занимающих разные должности и специальности, могут быть установлены различные размеры суточных. Но об этом должно быть заявлено в нормативном документе организации.

Отметим, что суточные выплачиваются за каждый день командировки, за дни нахождения в пути и за период вынужденного простоя. При этом они не заменяют заработную плату, работодатель обязан выплачивать средний заработок, пока сотрудник трудится в другом населенном пункте.

Как компенсируют командировочные расходы при однодневной командировке

Иногда подчиненных отправляют в недлительные командировки продолжительностью один день, а то и несколько часов. В таком случае компания компенсирует командировочные расходы на транспорт, а также на иные цели, если они согласованы.

Однако в таком случае суточные не выплачиваются, если работник поехал в другой населенный пункт по РФ. Взамен ему может быть выплачена компенсация, но ее размер оговаривается во внутренних документах компании. А если работодателем является бюджетное учреждение, то в нормативных актах правительства или иных органов власти.

Что касается заграничных однодневных командировок, то и для частных компаний, и для бюджетного сектора предусмотрен лимит суточных в половинном размере от предусмотренных норм. Об этом заявлено в п. 20 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и п. 30 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

Помимо этого, не компенсируются суммы, потраченные на аренду жилья, поскольку в однодневных командировках нет необходимости где-то останавливаться. Однако в исключительных случаях, когда объективные причины вынуждают работника провести какое-то время в гостинице, компании придется также заплатить за проживание.

Отметим сразу, что во время однодневной командировки работодатель по-прежнему обязан выплатить сотруднику средний заработок. Но если служебная поездка выпадает на выходной или праздничный день, то оплата должна производиться, в соответствии со ст. 153 ТК РФ , в двойном размере. Либо работник может получить дополнительный выходной день (отгул) и оплату в одинарном размере.

Как посчитать командировочные и суточные расходы

Счет за проездные билеты или пользование номером в гостинице, конечно, могут прислать в организацию. Но чаще всего работники самостоятельно приобретают необходимые для себя услуги по проезду и проживанию, а затем отдают документы, подтверждающие затраты.

Тем не менее, еще до отправления сотрудника на служебное задание в другой населенный пункт бухгалтеру необходимо хотя бы приблизительно посчитать, сколько выдать авансом. Для этого учитывается стоимость билетов в обе стороны, ориентировочная стоимость гостиничного номера, сумма суточных по количеству дней командировки, иные планируемые затраты.

Чтобы рассчитать суточные, необходимо определить, сколько дней человек будет находиться за пределами «родного» населенного пункта и прибавить к ним дни в пути. Например, инженер Иванов А.С. отправляется в другой город на пуско-наладочные работы. Он отправляется 09.12.2018 (в воскресенье) в 5 часов утра, а возвращается обратно 16.12.2018 (тоже в воскресенье) в 9 часов утра. Общее количество дней в командировке составит 8 дней. Если поездка внутренняя, то лимит суточных, не облагаемый НДФЛ, составит 700 рублей. Сумма суточных, которую необходимо выдать инженеру Иванову, составит:

Если поездка зарубежная, то командировочные расходы увеличатся следующим образом:

Обращаем внимание, что день убытия определяют с 00 до 24 часов, так же как и день прибытия. Это важно учитывать при окончательном расчете, например, с помощью проездных документов. Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки.

Поскольку сотрудник все равно пишет заявление на командировочные расходы (оно является основанием для расходного кассового ордера), можно попросить, чтобы он самостоятельно оценил, сколько ему понадобится, а затем проверить его расчеты. Этот вариант будет удобен, в том числе, если к месту командировки человек отправляется на личном авто, поэтому у него будут траты, например, на покупку бензина. Шаблон для заполнения заявления — в конце статьи.

После того, как смету утвердят главный бухгалтер и руководитель, можно выдавать аванс на командировочные расходы наличными либо на банковскую карту. Выдача денежных средств подотчет производится с учетом норм, установленных ЦБ РФ. Подробнее о требованиях финансового регулятора читайте в отдельном материале PPT.ru.

Что касается выплат в валюте, то они тоже не запрещены. Для этого командировочные расходы считают по общим правилам, но затем полученную сумму обменивают на валюту. Причем обменять рубли на иностранную валюту может либо сам командированный сотрудник, либо кто-то другой. В обоих случаях необходимо приложить квитанцию из банка о проведенной операции по обмену денег.

Какие документы понадобятся, чтобы подтвердить командировочные расходы

Не позже чем через три дня после возвращения из поездки работник обязан отчитаться о потраченных суммах. Обратите внимание, что все траты должны иметь документальное подтверждение и быть целесообразными. Иначе работодатель может отказаться компенсировать их.

К документам, подтверждающим командировочные расходы, относят:

  • командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, если оно оформлялось в начале командировки;
  • проездные билеты, в том числе оформленные через интернет;
  • любые квитанции и счета за проживание, аренду транспорта, полученные услуги или приобретенные товары, которые закупались для выполнения служебного задания;
  • авансовый отчет с указанием затрат, а также суммой, которую выдали работнику. Если в командировке было потрачено больше, чем сумма выданного аванса, производится доплата. Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму (ст. 137 ТК РФ).

Также важным документом является отчет (служебная записка) о выполнении служебного задания в поездке. В противном случае целесообразность командировочных расходов будет не доказана. Отметим, что такой отчет может также стать источником информации о продолжительности командировки, если работник добирался до пункта назначения на личном или служебном транспорте.

Как отразить расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.

Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:

  • операция, когда выдается аванс на командировку, сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
  • когда бухгалтер хочет указать, что командировочные расходы (счет) учтены, проводка должна быть: Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71.

Расчет командировочных расходов и взаиморасчеты с подотчетным лицом

Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя:

  • учет командировочных расходов;
  • учет расходов на проезд;
  • учет расходов на проживание;
  • выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т.д.

Условие задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.

Читать еще:  Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета.

Продолжительность командировки 5 дней.

Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС.

Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч. НДС.

Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.

Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Оплата суточных

За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда – календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.

Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц – НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей – за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.

Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 руб.

Расходы на проживание в командировке

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС).

Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.

Расходы на проживании в гостинице по условию задачи составят 5 х 3 540 = 17 700 руб. В том числе НДС 2 700 руб.

Транспортные расходы

Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.

В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.

Транспортные расходы по условию задачи составляют 5 900 руб., в том числе НДС 900 руб.

Авансовый отчёт

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии. Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т.д.) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.

Итоговый расчет по расходам на командировку приведен в таблице ниже.

Вид расхода Расходы, руб. в сутки Cутки Расходы, руб.
Суточные 700 5 3 500
Проживание в гостинице 3 540 5 17 700
в т.ч. НДС 2 700
Проезд 5 900
в т. ч. НДС 900
ИТОГО 27 100

Проводки по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерская проводка: из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.

Дт 71 “Расчеты с подотчетными лицами” 10 000 руб.

Кт 50 “Касса” 10 000 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету начислены суточные.

Дт 26 “Общехозяйственные расходы” 3 500 руб.

Кт 71 “Расчеты с подотчетными лицами” 3 500 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены расходы на проживание.

Дт 26 “Общехозяйственные расходы” 15 000 руб.

Дт 19 “НДС к возмещению по приобретенным ценностям” 2 700 руб.

Кт 71 “Расчеты с подотчетными лицами” 17 700 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены транспортные расходы.

Дт 26 “Общехозяйственные расходы” 5 000 руб.

Дт 19 “НДС к возмещению по приобретенным ценностям” 900 руб.

Кт 71 “Расчеты с подотчетными лицами” 5 900 руб.

Произведен расчет с подотчетным лицом

Как вы уже знаете, для учета расчетов с подотчетными лицами используется бухгалтерский счет учета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. После выполнения приведенных выше бухгалтерских проводок данные по этому счету выглядят следующим образом.

71 “Расчеты с подотчетными лицами”
10 000
3 500
17 700
5 900
10 000 27 100
17 100

Как видно из рисунка по счету 71, сотрудник потратил и отчитался за большую сумму, чем ему было выдано. Бухгалтерская проводка по расчетам с подотчетным лицом в этом случае будет выглядеть следующим образом:

Дт 71 “Расчеты с подотчетными лицами” 17 100 руб.

Кт 50 “Касса” 17 100 руб.

Если расчет произведен полностью, то остатка по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” быть не должно.

Выпуск от 20 марта 2015 года

Схемы корреспонденций счетов

Подборка по материалам информационного банка “Корреспонденция счетов” системы КонсультантПлюс

Ситуация:

Как отразить в учете организации затраты, связанные с направлением работника в командировку (на территории РФ), если этот работник будет представлять интересы организации в суде?

С целью представления интересов организации в суде работник организации направлен в служебную командировку на три дня. Работнику организации выдан денежный аванс на командировочные расходы из кассы организации в размере 15 000 руб. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет с подтверждающими документами на сумму 13 500 руб., в том числе:

– суточные за три дня командировки – 3000 руб. (в соответствии с коллективным договором организации суточные составляют 1000 руб. в день);

– затраты на проезд – 4500 руб. (в том числе НДС 686,44 руб.);

– затраты на проживание – 6000 руб. (в том числе НДС 915,25 руб.). Подтверждающие расходы документы (счет из гостиницы, билеты на проезд) оформлены на бланках строгой отчетности с выделением суммы НДС отдельной строкой.

Неизрасходованный остаток аванса внесен работником в кассу организации. Организация применяет метод начисления в налоговом учете.

Корреспонденция счетов:

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ).

При направлении в командировку работнику гарантируется, в частности, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168, абз. 2 п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс для оплаты командировочных расходов (п. 10 Положения).

Согласно п. 26 Положения по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Порядок ведения кассовых операций

Выдача наличных денег из кассы под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, производится по расходному кассовому ордеру на основании заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выданы наличные деньги, личную подпись руководителя и дату (п. 6, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства”).

В соответствии с абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России N 3210-У авансовый отчет об израсходованных суммах представляется работником в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (что согласуется с п. 26 Положения). Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Прием неизрасходованных денежных средств от работника производится по приходному кассовому ордеру. При этом работнику в подтверждение получения наличных денежных средств выдается квитанция к приходному кассовому ордеру (п. 5, пп. 5.1 п. 5 Указания Банка России N 3210-У).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ при оплате работодателем работнику расходов на командировку на территории РФ в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, суточные, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения.

В данном случае суточные, выплачиваемые работнику в соответствии с коллективным договором, превышают законодательно установленный норматив, не облагаемый НДФЛ. Таким образом, не облагаемая НДФЛ сумма суточных составляет 2100 руб. (700 руб. x 3 дн.).

Оставшаяся сумма в размере 900 руб. (3000 руб. – 2100 руб.) подлежит налогообложению НДФЛ (по данному вопросу см. также Письмо Минфина России от 10.02.2011 N 03-04-06/6-22).

Датой получения дохода в виде сверхнормативных суточных является дата утверждения руководителем авансового отчета. Это связано с тем, что до момента утверждения авансового отчета вся сумма выданных работнику средств представляет собой задолженность работника перед организацией, т.е. не может считаться доходом работника в силу ст. 41 НК РФ. На это указано в Письме Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5.

Читать еще:  Как пройти выездную проверка ФСС? Документы, сроки и штрафы

Отметим, что ранее Минфин России придерживался иной позиции, согласно которой суммы суточных в части, превышающей нормы, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, облагаются НДФЛ на дату их выплаты. Подробнее по данному вопросу см. Энциклопедию спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

Организация, выплатившая работнику сверхнормативные суточные, облагаемые НДФЛ, в качестве налогового агента обязана на основании утвержденного руководителем авансового отчета исчислить НДФЛ по ставке 13%, удержать его при фактической выплате работнику любого дохода в денежной форме (например, при выплате очередной заработной платы) и уплатить в бюджет (п. 1 ст. 224, п. п. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5) . Перечисление в бюджет удержанного НДФЛ осуществляется в порядке, установленном п. 6 ст. 226 НК РФ .

Расходы на командировку работника, в том числе суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ “О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования”, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ “Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний”).

При этом не установлено каких-либо ограничений по размеру суточных для целей освобождения их от обложения страховыми взносами, т.е. они не подлежат обложению страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (Письма ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260). Аналогичные разъяснения приведены в консультации заместителя директора департамента Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.04.2014.

Налог на прибыль организаций

Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии соответствия понесенных расходов критериям, перечисленным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Указанные расходы признаются в фактически понесенной сумме (без учета принимаемого к вычету НДС) (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ). Датой осуществления таких расходов является дата утверждения авансового отчета работника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Отметим, что на сегодняшний день не установлено каких-либо ограничений по размеру суточных для целей учета их при определении налоговой базы по налогу на прибыль. То есть расходы в виде суточных признаются полностью в том размере, который в рассматриваемой ситуации определен в коллективном договоре организации.

Отметим также, что расходы по командировке, связанной с судебным разбирательством, также могут быть учтены в составе внереализационных расходов в качестве судебных расходов (издержек) на основании пп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ. При этом дату осуществления таких расходов, на наш взгляд, следует также определять в порядке, установленном пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Напомним, что, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты (п. 4 ст. 252 НК РФ).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, а также расходам на наем жилого помещения), принимаются к вычету при условии, что командировка осуществляется в рамках облагаемой НДС деятельности и при наличии документов, подтверждающих принятие к учету этих расходов, на основании счетов-фактур или иных документов (пп. 1 п. 2, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

В данном случае основанием для принятия НДС к вычету являются подтверждающие расходы документы, которые оформлены на бланках строгой отчетности с выделением суммы НДС отдельной строкой. Это следует из п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. Дополнительно о вычетах НДС по командировочным расходам см. Энциклопедию спорных ситуаций по НДС и Практическое пособие по НДС.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, расчеты с работником по суммам, выданным под отчет, отражаются на счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Следовательно, на дату выдачи работнику денежных средств из кассы организации производится бухгалтерская запись по дебету счета 71 и кредиту счета 50 “Касса”.

В рассматриваемой ситуации затраты организации, связанные со служебной командировкой работника, направленного для представления интересов организации в суде, прямо не связаны с производством и реализацией продукции, товаров, работ, услуг. То есть эти затраты не соответствуют понятию расходов по обычным видам деятельности, установленному п. 5 Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации” ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, и признаются прочими расходами (п. п. 4, 11 ПБУ 10/99). Таким образом, на дату утверждения авансового отчета работника в учете организации производится бухгалтерская запись по дебету счета 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет 91-2 “Прочие расходы”, и кредиту счета 71 (п. 16 ПБУ 10/99, Инструкция по применению Плана счетов).

Внесение работником неизрасходованных денежных средств в кассу организации отражается по дебету счета 50 и кредиту счета 71 (Инструкция по применению Плана счетов).

Отражение операций по удержанию НДФЛ со сверхнормативных суточных, а также принятие к вычету “входного” НДС производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов и приведены ниже в таблице проводок.

Обозначения аналитических счетов, используемые в таблице проводок

К балансовому счету 68 “Расчеты по налогам и сборам”:

Новшества в учете командировочных расходов

Семинары и вебинары Аюдар Инфо

С 1 января 2019 года изменился порядок применения кодов КОСГУ в части командировочных расходов. В связи с этим изменились и аналитические счета в целях отражения таких расходов в бухгалтерском учете. О том, как правильно учет командировочных суммы в новом году, расскажем в статье.

Изменения в КОСГУ.

Порядок применения КОСГУ с 1 января 2019 года утвержден отдельным документом – Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н (далее – Порядок № 209н). Согласно данному документу правила применения КОСГУ в части командировочных расходов изменились. Для наглядности приведем эти изменения в таблице.

расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно, к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы

расходов на наем жилых помещений

иных расходов, произведенных работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя

Выплата суточных, а также денежных средств на питание (при невозможности приобретения услуг по его организации), а также компенсация расходов на проезд и проживание в жилых помещениях (наем жилого помещения) спортсменам и студентам при их направлении на различного рода мероприятия (соревнования, олимпиады, учебную практику и иные мероприятия)

Возмещение персоналу суточных, как и раньше, следует относить на подстатью 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» КОСГУ (п. 10.1.2 Порядка № 209н).

Новые аналитические счета.

При выплате (возмещении) учреждением денежных средств командированным лицам они признаются подотчетными лицами. Для отражения в бухгалтерском учете расчетов с ними предназначен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н).

Поскольку применение аналитических счетов по счету 0 208 00 000 тесно связано с использованием соответствующих кодов КОСГУ, при отражении командировочных выплат:

  • персоналу (за исключением суточных) с 2019 года нужно применять аналитический счет 0 208 26 000 (вместо счета 0 208 12 000);
  • учащимся, спортсменам – аналитический счет 0 208 26 000 (вместо счета 0 208 96 000).

Увеличение (уменьшение) дебиторской задолженности командированных лиц (подотчетных лиц) на счете 0 208 26 000 отражается бюджетными (казенными) учреждениями с указанием в 24 – 26‑м разрядах номера соответствующего кода КОСГУ (п. 21 Инструкции № 157н). До 2019 года для этого применялись следующие коды КОСГУ:

  • 560 «Увеличение прочей дебиторской задолженности»;
  • 660 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности».

С 2019 года эти коды детализированы (561 – 569, 661 – 669) в зависимости от вида контрагентов, с которыми осуществляются расчеты (п. 13.6, 14.6 Порядка № 209н).

По мнению автора, при отражении расчетов с командированными лицами (как и с прочими подотчетными лицами) бюджетным (казенным) учреждениям в 2019 году следует использовать коды 567, 667 КОСГУ, обозначающие расчеты с физическими лицами.

Что касается автономных учреждений, они в 24 – 26‑м разрядах номера счета (в частности, счета 0 208 00 000 ) указывают нули. По крайней мере, такое правило существовало до 2019 года и действует до сих пор. Вместе с тем стоит отметить, что согласно подготовленному проекту изменений Инструкции № 183н предполагается, что автономные учреждения также будут проставлять соответствующие коды КОСГУ в 24 – 26‑м разрядах номера счета аналогично бюджетным и казенным учреждениям.

Сотрудник бюджетного учреждения спорта отправлен в командировку на территории России на пять суток. Для оплаты командировочных расходов за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания, ему выдан аванс в размере 5 000 руб. (суточные – 500 руб. и на проезд и проживание – 4 500 руб.). Аванс перечислен на банковскую карту, открытую учреждением для обеспечения наличными денежными средствами и осуществления отдельных операций. По возвращении из командировки работник оформил авансовый отчет с приложением документов на проезд, которые подтверждают срок нахождения его в командировке в течение пяти суток (суточные – 500 руб.), а также произведенные расходы на проезд в сумме 2 000 руб. Кроме этого, к авансовому отчету приложены документы о проживании в гостинице на сумму 2 450 руб. Неиспользованный остаток аванса в размере 50 руб. внесен на банковскую карту через банкомат. Согласно учетной политике учреждения командировочные расходы включаются в себестоимость оказываемых услуг в составе накладных расходов.

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отразятся в соответствии с Инструкцией № 174н следующим образом:

Перечислен аванс на оплату учет командировочных расходов на банковскую карту

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector