Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами: ошибки заполнения, проводки

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

С 1 июля 2019 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:

• сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

• даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики. И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

• виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа. Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму. То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм.

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе. Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек. И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

• Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

• Если в компании нет ЭДО

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ. Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

• наименование покупателя (клиента);
• ИНН покупателя (клиента);
• сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
• сумма акциза (если применимо);
• регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Расчеты с подотчетными лицами: избегаем ошибок

Автор: Власта Пигидина

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждой компании и весьма разнообразны: покупка запасных частей, материалов, канцелярских товаров и топлива, оплата мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники и транспортных средств, оплата почтовых услуг при отправлении корреспонденции, командировочные и представительские расходы. Ввиду того что расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета и, как правило, носят массовый характер, то проверки подотчетных сумм со стороны контролирующих органов осуществляются сплошным способом. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок при расчетах с подотчетными лицами, поскольку многие, на первый взгляд, ”безобидные” ошибки могут дорого обойтись компании. Итак, рассмотрим наиболее типичные ошибки, допускаемые при учете подотчетных сумм.

Отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм
Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ предприятия должны выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Приказом (распоряжением) руководителя компании должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет. В приказе должны быть также установлены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, а также определен порядок представления авансовых отчетов подотчетными лицами. Кроме того, в приказе можно установить и предельные суммы выдачи наличных денег под отчет. Как показывает практика, большинство компаний порядок расчетов с подотчетными лицами закрепляют в своей учетной политике.
Перечисленных в приказе сотрудников, получающих наличные денежные средства под отчет, обязательно нужно ознакомить с утвержденным в компании порядком выдачи и возврата подотчетных сумм.
Заметим, если в компании не определен срок выдачи подотчетных сумм каким-либо распорядительным документом, тогда, по мнению налоговых органов, период, на который выданы наличные деньги под отчет, не установлен, а значит, и расчеты по этим суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.
Отсутствие указанных документов в компании в первую очередь свидетельствует о недостаточно эффективной системе внутреннего контроля, поскольку не позволяет осуществлять должный контроль за движением и использованием подотчетных сумм и их целевом использовании.

Нарушение требований по оформлению авансовых отчетов
Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. При этом первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные действующим законодательством по бухгалтерскому учету.
Обращаем ваше внимание, что своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ – авансовый отчет (форма № АО-1), на основании которого осуществляется списание сумм, выданных под отчет. Кроме того, постановлением Госкомстата от 01.08.2001 г. № 55 утверждены Указания по применению и заполнению унифицированной формы № ОА-1 ”Авансовый отчет”. Как показывает практика, нарушения требований по оформлению авансовых отчетов чаще всего сводятся к следующему:
– авансовые отчеты не утверждаются руководителем компании;
– не все произведенные расходы, принятые к учету по авансовым отчетам, подтверждены оправдательными документами (квитанциями, чеками контрольно-кассовой техники, товарными чеками, транспортными документами, командировочными удостоверениями и другими документами);
– авансовые отчеты заполняются карандашом, имеются подчистки и исправления, нет подписей подотчетных лиц;
– подтверждающие документы, прилагаемые к авансовому отчету (кассовые и (или) товарные чеки), не содержат подробной расшифровки о приобретенных материальных ценностях;
– списание сумм, выданных работникам под отчет, производится по расходным кассовым ордерам без оформления авансовых отчетов.
Что касается налогового учета, то здесь необходимо заметить, что одним из условий признания расходов по налогу на прибыль является их документальное подтверждение (ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными расходами считаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с действующим законодательством.
Таким образом, авансовые отчеты, оформленные с нарушениями установленных законодательством требований, к учету приниматься не должны. В этом случае расходы авансовых сумм работника считаются неподтвержденными и выданная в этом случае сумма под отчет (или ее часть) должна быть включена в его совокупный облагаемый доход, с последующим удержанием НДФЛ. Кроме того, у компании существует риск непризнания налоговыми органами подтвержденными подобным образом затрат расходами в порядке ст. 252 НК РФ.
Напомним, что за нарушение требований по оформлению первичной учетной документации предусмотрена как налоговая (ст. 120 НК РФ), так и административная ответственность (ст. 15.11 КоАП РФ).

Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами
Согласно указаниям Центрального банка России от 20.06.2007 г. № 1843-У расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, в рамках одного договора, заключенного между ними, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.
Как правило, приобретение материалов, ГСМ, канцелярских принадлежностей, проведение мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники и транспортных средств осуществляются компаниями за наличные денежные средства через подотчетных лиц, посредством чего значительно упрощается процесс расчетов и существенно повышается их оперативность. При этом, получая наличные денежные средства под отчет и рассчитываясь ими с контрагентами за товары, работы или услуги, работники (подотчетные лица) выступают по доверенности от имени своей компании (юридического лица). Поэтому при таких платежах нельзя забывать о предельном размере расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами.
Обращаем ваше внимание, что при расчетах юридических лиц с физическими лицами «наличкой» ограничений не установлено.

Приобретенные через подотчетных лиц материалы сразу списываются на затраты
Согласно Плану счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению счет 10 ”Материалы” предназначен для обобщения информации о наличии и движения сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и других ценностей компании (в том числе находящихся в пути и переработке). Материалы должны учитываться по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам. При этом все операции по их движению (поступление, перемещение и расходование) должны оформляться соответствующими первичными учетными документами.
Как показывает практика, зачастую компании ошибочно не приходуют материальные ценности, приобретенные подотчетными лицами, т. е. сразу списывают на счета затрат, не используя счет 10 ”Материалы”, соответственно приходные ордера, а также документы при передаче материалов в производство или для управленческих нужд компании не оформляются.
Таким образом, у компании нет достаточных оснований признавать подобные затраты в составе расходов в порядке ПБУ 10/99 ”Расходы организации”. Кроме того, у компании существует риск непризнания налоговыми органами подтвержденными подобным образом затрат расходами в порядке ст. 252 НК РФ.

Нарушения порядка оформления командировочных расходов
Практически каждая компания несет командировочные расходы, которые, как правило, складываются из стоимости проезда до места командировки и обратно, затрат на проживание в месте командировки и суточных.
При направлении работника в служебную командировку должны быть оформлены следующие документы: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, служебное задание для направления в командировку и командировочное удостоверение.
По возвращении работника из командировки в течение трех рабочих дней им оформляется авансовый отчет об израсходованных суммах и отчет о выполненной работе в командировке.
Часто в компаниях ошибочно оформляют командировки только приказом руководителя и авансовым отчетом с подтверждающими документами, при этом служебное задание для направления работника в командировку и отчет о его выполнении не составляются, хотя именно в этом документе указывается цель командирования работника.
Постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06.04.2001 г. предусмотрена унифицированная форма № Т-10а, которая применяется для оформления служебного задания для направления работника в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем компании и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).
Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.
Таким образом, служебное задание и отчет о его выполнении, на наш взгляд, является необходимым первичным документом, подтверждающим производственную направленность произведенных компанией расходов. Отсутствие данного документа может послужить основанием для исключения расходов, связанных с командировкой сотрудника, из затрат при формировании налоговой базы по налогу на прибыль, по причине отсутствия их экономической оправданности (ст. 252 НК РФ).
Что касается зарубежных командировок, то здесь в ходе проверок часто устанавливаются факты признания в целях бухгалтерского и налогового учета расходов на проживание в гостинице на основании подтверждающих документов, не имеющих построчного перевода на русский язык.
Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. При этом порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык действующим законодательством РФ не регламентируется.
Такие расходы налоговыми органами, скорее всего, не будут приняты при расчете базы по налогу на прибыль. Как уже нами отмечалось, одно из условий признания расходов по налогу на прибыль – их документальное подтверждение (ст. 252 НК РФ). В соответствии с требованиями законодательства к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. Первичным документом, на основании которого принимаются к учету командировочные расходы, является авансовый отчет, оформленный надлежащим образом вместе с приложенными к нему оправдательными документами.
Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (письмо Минфина РФ от 14.09.2009 г. № 03-03-05/169).

Типичные ошибки в расчетах с подотчетными лицами и пути их предупреждения

Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами – могут быть классифицированы следующим образом:

• 1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм.
• 1.1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы.

Если на предприятии нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае “подотчетники” должны отчитываться не позже чем через три рабочих дня после того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе налоговой проверки предприятие могут оштрафовать за нарушение Порядка ведения кассовых операций.

1.2. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия.

Так, в соответствии с порядком ведения кассовых операций выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

1.3. Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций предусмотрено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии представления полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. При этом полный отчет предполагает представление авансового отчета со всеми необходимыми документами по израсходованной сумме аванса и (или) возврат неизрасходованного остатка подотчетных сумм в кассу организации (в случае его неполного использования).

Если у подотчетного лица выявлен по авансовому отчету остаток денежных средств, работнику необходимо внести его в кассу организации. В случае выявленного и утвержденного перерасхода сумма перерасхода должна быть возвращена работнику организации. Отметки о внесении остатка или возмещении перерасхода с реквизитами кассового документа (приходного или расходного ордера) указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью бухгалтера.

1.4. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации. В противном случае возникают необоснованные экономические расходы.

1.5. Списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.

Если руководитель предприятия принимает решение о том, что неизрасходованная и невозвращенная сумма аванса с работника не будет удерживаться, то всю указанную сумму следует включить в доход работника в целях исчисления налога на доходы физических лиц, в противном случае, на организацию, как на налогового агента будут наложены штрафные санкции за неуплату НДФЛ.

• 2. Нарушения при оформлении командировочных расходов.
• 2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.

На основании служебного задания издаются приказы (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме N Т-9 и N T-9a (для нескольких работников).

В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, цель, время и место командировки.

Минфин России в своем письме от 06.12.2002 N 16-00-16/158 высказал мнение, что организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку.

Направить работника в командировку можно и без издания приказа, оформив только командировочное удостоверение.

2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.

Нарушение Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 “О служебных командировках в пределах СССР”

В ходе налоговой проверки инспекторы очень досконально проверяют оформление командировочных удостоверений, поэтому документ должен быть составлен грамотно, с соблюдением установленных норм. Например, личные данные работника, указанные в документе, должны совпадать с данными в билетах, должны быть проставлены все подписи и печати, иначе командировочное удостоверение может быть признано недействительным. Нередки случаи, когда по тем или иным причинам командированный работник не проставляет на удостоверении отметки о времени прибытия и выбытия из одного места командировки в другое (к примеру, он забыл или не стал настаивать). В результате при проверке налоговыми органами может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Или же работник не прикладывает к авансовому отчету отчет о выполнении служебного задания (в отчете командированный отмечает работу, которую проделал в командировке). В случае его отсутствия налоговики могут усомниться в экономической обоснованности произведенных расходов.

2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.

Нарушение Постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 “Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией” влечет нарушение налогового законодательства и не правильного исчисления налогов.

• 2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм
• 2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.

Данные ошибки влекут нарушение налогообложения расходов, в соответствии с трудовым законодательством налогообложению подлежат суточные сверх норм.

Если суточные выдают сверх установленных норм, но в соответствии с коллективным договором или другим локальным документом, то сумма превышения:

не уменьшает налогооблагаемую прибыль;

не облагается налогом на доходы физических лиц;

не облагается взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Страховые взносы на суточные, выданные сверх норм, не начисляют. Связано это с тем, что суточные сверх норм налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают (п. 3 ст. 236 НК РФ).

• 3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных
• 3.1. Нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм.

При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ.

Общий порядок установления таких норм и ограничения их размера предусмотрены только трудовым законодательством.

Так, согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Налогообложению не подлежат суточные в пределах нормы, а оставшаяся часть включается в налогооблагаемую базу по страховым взносам. Однако не начисляются страховые взносы и на суточные, выплаченные сверх норм, так как согласно п. 3 ст. 236 НК РФ не облагаются данным налогом выплаты в пользу физических лиц, если они не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

3.2. Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов.

Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

В случае, если в соответствии с главой 25 настоящего Кодекса расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам. В случае если НДС не выделен отдельной строкой, вычеты получить по нему достаточно сложно.

• 4. Нарушения порядка учета представительских расходов.
• 4.1. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

Представительские расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) только при наличии первичных документов, в которых должны быть указаны следующие сведения: дата и место проведения деловой встречи (приема); приглашенные лица; участники со стороны организации; конкретное назначение расходов и их величина.

У организации должны быть в наличии первичные документы (чеки, счета, путевые листы и т.п.), подтверждающие, что расходы были фактически произведены.

Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда (ст. 264 НК РФ).

Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету.

• 5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.
• 5.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами.
• 5.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.
• 5.3. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами” или других регистрах

Невыполнение требования ведения бухгалтерского учета влечет за собой неправильное формирование бухгалтерской отчетности предприятия, и как следствие наложение штрафных санкций за грубое нарушение ведения учета на предприятии [8, c. 419].

Все полученные аудиторские доказательства подлежат документированию. Выявленные ошибки влияют на выражаемое в заключении мнение аудитора. В то же время бывает сложно дать рекомендации по исправлению ошибок по данному разделу учета, особенно в части первичной документации, более реальным представляется внесение исправлений в хозяйственные операции