Перерасход по авансовому отчету: как возместить?
Sbertimekpk.ru

Финансовый портал

Перерасход по авансовому отчету: как возместить?

Организация не возвращает перерасход по авансовому отчету

Выданные средства должны быть использованы строго по назначению. На хозяйственные расходы и приобретение товаров предоставляется не более 100 тыс.

Они обобщают показатели начальных бумаг, давая вероятность понизить число учетных записей на счетах. Начальными бумагами есть проездные билеты, счета за проживание во время командировки, накладные и т.д. Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Компенсация расходов по авансовому отчету

Если работник израсходовал в интересах работодателя собственные денежные средства, работодатель должен компенсировать ему перерасход.

Поэтому, по нашему мнению, выдача такого аванса должна производиться на основании заявления работника, которое будет прикладываться к расходному кассовому ордеру.
Суды принимают иски работников к работодателям вне зависимости от сроков подачи заявлений, т. к. пунктом 5 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 установлено, что судья не вправе отказать в принятии искового заявления по мотивам пропуска без уважительных причин срока обращения в суд. Далее суд может принять решение об отказе в рассмотрении дела по причине пропуска срока обращения в суд, а может принять дело к рассмотрению с восстановлением срока обращения, если у работника имеются уважительные причины, которые препятствовали ему своевременно обратиться с иском в суд.

Организация не возвращает перерасход по авансовому отчету

За утверждение отчетной бумаги отвечает руководитель. 5. Любой авансовый документ должны сопровождать чеки, счета, билеты и другие бумаги, которые подтверждают, что человек действительно потратил подотчетные средства. Как правильно оформлять авансовый отчет? Вторая часть представляет собой отрывную расписку о том, что авансовый отчет принят на проверку. После заполнения бухгалтер должен отрезать ее и выдать подотчетному сотруднику. В избранноеОтправить на почту Перерасход по авансовому отчету — как поступить в этой ситуации и можно ли выплатить сумму перерасхода сотруднику? Рассмотрим алгоритм действий по данному вопросу и нормы его законодательного регулирования. Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается? Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно? Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику? Итоги Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается? Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно.

Заявление должно содержать сумму и период использования средств. Авансовый отчет отправляется работником в бухгалтерию в период трех дней после последней даты периода. Дальше он проверяется и утверждается начальником.

С другой стороны, п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций предусматривается выдача аванса на основании заявления работника и исключений из данного правила нет.

Как оформить перерасход по авансовому отчету

Согласно нормам трудового законодательства, при применении сотрудником с согласия работодателя сотруднику производится компенсация расходов, связанных с использованием активов. В ситуации, когда работник применил свои личные деньги на выплату услуг, покупку товаров, но при этом не получил за это аванс, начальник компенсирует понесенные им затраты.
Он должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром (абз. 1 пп. 4.3 п. 4 Порядка ведения кассовых операций). В порядке заполнения РКО указано, что, когда на прилагаемых к РКО документах (например, заявлениях) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на РКО не­обязательна.

Читать еще:  Отчет о финансовых результатах

Общий срок исковой давности равен трем годам (ст. 196 ГК РФ). По нашему мнению организация может списать кредиторскую задолженность перед своим работником по невыплаченному перерасходу подотчетных сумм по истечении трех лет с даты возникновения задолженности. Данная позиция подтверждается письмами Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161 и ФНС России от 06.10.2009 № 3-2-06/109, в которых говорится, что для целей налогообложения прибыли сумма кредиторской задолженности по депонированной заработной плате подлежит включению во внереализационные доходы в связи с истечением срока исковой давности, если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет. Отдельно стоит упомянуть о налогообложении доходов. Исходя из положений ст.217 НК РФ расходы на командировки не облагаются НДФЛ. Основанием для освобождения от налогообложения являются оправдательные документы.

Таким образом, если работник сначала приобрел товар, а потом запросил компенсации затрат, оформлять авансовый отчет отдельным документом неправильно, ведь этого работника уже нельзя называть подотчетной особой. Однако перерасход должен быть обоснован с экономической точки зрения, иначе работодатель может отказать заявителю в возмещении потраченной суммы.
Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Кроме того у организации от передачи материалов (товаров) возникает доход, который также надо отразить в бухгалтерском учете. При этом уровень цен передаваемых материалов должен соответствовать рыночным ценам.Работнику выдали наличные деньги под отчет. Однако по авансовому отчету у него образовался перерасход, который нужно компенсировать.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

Бухгалтер ООО «Континент» О.П. Петрова купила канцтовары для своего отдела. С этой целью кассир ей выдал 3000 рублей 28 августа. Однако, при покупке канцтоваров, Петрова потратила большую сумму, а именно – 3200 рублей. На всю сумму потраченных средств бухгалтер предоставила авансовый отчет и подтверждающие документы, а именно кассовый и товарный чеки, в которых был выделен НДС в размере 488 рублей. Счет-фактура предоставлен не был. Выдача и возврат платежных инструментов ведется в журнале учета (Приложение № 2). 6. В случае хищения карты ее держатель обязан незамедлительно уведомить об этом банк.

Взаимоотношения с подотчетными лицами относятся к трудовым отношениям между работником и работодателем. Согласно статье 392 ТК РФ работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Эта норма распространяется на сроки обращения именно в суд, а не к работодателю. Сроки обращения к работодателю с требованием о выплате перерасхода не ограничены. До момента отказа работодателя в выплате работнику суммы перерасхода, работник не может знать о нарушении своих прав (он может только предполагать таковые). Таким образом, трехмесячный срок следует считать с даты отказа работодателя в выплате перерасхода по подотчетным суммам.

Данные бумаги показывают действия, которые записаны в первичных бумагах и соответственно со ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV могут писаться для контроля и упорядочения анализа информации.

В какой срок организация обязанавозместить перерасход по авансовому отчету

Невыплаченная подотчетному лицу задолженность (как и невыплаченная по какой-либо причине работнику заработная плата) является для организации кредиторской задолженностью перед работником. В соответствии с пунктом 18 статьи 250 НК РФ любая кредиторская задолженность подлежит включению в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль, в частности, в случае ее списания в связи с истечением срока исковой давности.

Читать еще:  Может ли учредитель быть подотчетным лицом

Если организация не располагает достаточной суммой, по договоренности с сотрудником возможны выплаты суммы по частям. Однако руководитель должен помнить, что сотрудник может требовать компенсацию ущерба при несоблюдении сроков.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально. Организация может возместить перерасход подотчетных денежных средств работнику принадлежащими ей товарами. При этом с их стоимости следует уплатить НДС.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств. В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты.
Какой срок исковой давности установлен для взыскании с организации задолженности, возникшей в результате перерасхода сотрудником подотчетных сумм?

Средства должны выдаваться на основе расходного кассового ордера, который пишется при присутствии заявления от подотчетного, подтвержденного начальником.
Однако перерасход должен быть обоснован с экономической точки зрения, иначе работодатель может отказать заявителю в возмещении потраченной суммы. Еще одним обязательным условием является наличие подтверждающих документов.

Раньше возмещение расходов по авансовому отчету начиналось с составления приказа руководства о выполнении работником служебного задания, которое могло быть оформлено в виде приказа с перечислением подотчетных лиц и списком товаров или услуг, на оплату которых выдаются деньги, принадлежащие организации. Еще одним обязательным условием является наличие подтверждающих документов. К ним относятся: Решение о возврате излишне потраченной суммы денег принимает руководитель предприятия.

Перерасход по авансовому отчету как возместить

Следовательно, произведенный работником перерасход не возмещается. Перерасход считается обоснованным при соблюдении следующих условий: Деньги Были потрачены на выполнение задания отображенного в приказе руководителя предприятия Понесенные издержки Сопровождаются соответствующими документами Чтобы не было лишних недоразумений на предприятии должен быть разработан порядок выдачи подотчетных денег. Тогда как при выдаче аванса должна составляться служебная записка, в которой указывается цель расхода, срок на который выдаются подотчетные деньги и сумма аванса. Можно также разработать формуляр памятки, где будут отображены все важные моменты для подотчетного лица. На основании этих документов работник сможет принимать объективные решения относительно допустимых лимитов перерасхода.

Как оформить перерасход по авансовому отчету

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы. О том, как правильно заполнить АО, читайте в статье«Образец заполнения авансового отчета в 2017 году».


Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно? Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии? Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется – данная обязанность нигде законодательно не закреплена.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

ФАС Северо-Западного округа от 9 июня 2014 г. № А26-5684/2013). ФНС России письмом от 24 декабря 2013 г. № СА-4-7/23263 направило указанное постановление Президиума ВАС РФ нижестоящим налоговым инспекциям для использования в работе. Также придется начислить на эти суммы и страховые взносы.

При проверке контролирующие ведомства могут расценить такие авансы как выплату в пользу сотрудника (скрытые вознаграждения, неофициальная зарплата). А значит, подотчетные суммы организация все равно должна будет включить в расчетную базу по страховым взносам (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Так что лучше сделать это сразу, чтобы избежать пеней и штрафов.
Официальных разъяснений Минтруда России по данному вопросу нет.

Читать еще:  Отчет производства за смену

Компенсация расходов по авансовому отчету

Бухгалтерские и юридические услуги

  • 5 НДФЛ и страховые взносы
  • 6 ОСНО, УСН и ЕНВД
  • 7 Отсутствие оправдательных документов

При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить (ст. 22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). Обоснованный перерасход Перерасход можно считать обоснованным, если выполнены такие условия:

  • сотрудник израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
  • сотрудник предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).

Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать.

Возмещение перерасхода по авансовому отчету

В обязанности бухгалтера входит проверка целевого использования денег, наличия оправдательной документации и правильность составления отчета. При приеме документов работнику выдается расписка о том, что он сдал отчет на проверку. После проверки документ должен быть утвержден руководителем предприятия.

Отметка о принятии отчета делается в соответствующей графе документа. При выдаче перерасхода в отчете указывается дата составления и номер расходно-кассового ордера. В отчете должна быть расшифровка подписи кассира, главного бухгалтера.

Следующим этапом является списание подотчетных сумм. Этим занимается бухгалтерия предприятия. Списание производится на основании утвержденного авансового отчета. Но, если отчет не прошел проверку, например, по причине необоснованности израсходованных работником денег, то он не принимается к учету.

Сроки возмещения сотруднику расходов по авансовому отчету

Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения. Запрета на этот счет указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, не содержат. Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм во время его отпуска? Да, можно.
Дожидаться, когда сотрудник выйдет из отпуска, не обязательно. Выплачивать сотруднику перерасход в период, когда он находится в отпуске, действующее законодательство не запрещает (ст. 22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). Поэтому при необходимости организация вправе возместить сотруднику перерасход во время его нахождения в отпуске. Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска? Сотрудник представил авансовый отчет и на следующий день ушел в отпуск. Да, можно.
Указанные операции бухгалтер «Альфы» отразил так. 24 марта: Дебет 71 Кредит 50– 2800 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой. 26 марта: Дебет 10 Кредит 71– 2542 руб. (3000 руб. – 458 руб.) – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей; Дебет 19 Кредит 71– 458 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам; Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19– 458 руб. – предъявлен к вычету НДС, заплаченный поставщикам. 31 марта: Дебет 71 Кредит 50– 200 руб. – компенсированы сотруднику расходы сверх сумм, выданных ему под отчет. Расходы на приобретение канцтоваров при расчете налога на прибыль в размере 2542 руб. бухгалтер «Альфы» учел в марте. Ситуация: можно ли организации на упрощенке учесть в расходах стоимость товаров (работ, услуг), приобретенных через сотрудника, до того как ему был компенсирован перерасход сумм, выданных под отчет на эту операцию? Нет, нельзя.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector