Персонифицированный учет: заполнение, отчетность

Отчетность по персонифицированному учету

Сведения о застрахованных лицах представляются по следующим формам.

1. СЗВ-М – ежемесячно не поздее 15-го числа
2. Расчет по страховым взносам – ежеквартально не позднее 30-го числа месяца, следующего за отчетным (расчетным) периодом
3. СЗВ-СТАЖ – ежегодно не позднее 1 марта, а для назначения пенсии – в течение трех календарных дней
4. СЗВ-К – по запросу

Форма СЗВ-М

Форма СЗВ-М утверждена постановлением Правлением ПФР от 01.02.2016 года № 83п. Более подробно о заполнении формы можно посмотреть здесь.

Форму нужно подавать в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Форма расчета по страховым взносам

Форма расчета по страховым взносам утверждена приказом ФНС России от 10.10.2016 года № ММВ-7-11/551@.

В части персонифицированного учета в раздел 3 расчета по страховым взносам включаются сведения о сумме заработка застрахованного лица и сумме начисленных взносов на ОПС.

Лица, производящие выплаты физическим лицам (работодатели), должны сдавать расчет ежеквартально в налоговый орган не позднее 30-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом.

Форма применяется начиная с представления расчета по страховым взносам за I квартал 2017 года.

Форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» утверждена постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 года № 3п.

По общему правилу форму СЗВ-СТАЖ нужно подавать в орган ПФР ежегодно в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Так, за 2017 год форма представляется не позднее 1 марта 2018 года.

Но есть случаи, когда эту форму нужно сдать до окончания года: работник выходит на пенсию, ликвидируется организация или закрывается ИП. Подробнее…

Форма СЗВ-К

Форма СЗВ-К «Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования» (до 01.01.2002) утверждена постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2п.

Как правило, поводом к составлению формы СЗВ-К выступает запрос от территориального органа ПФР.

Срок, в течение которого ее нужно представить, орган ПФР определяет самостоятельно, указав его в запросе.

Отчетность по персонифицированному учету

Сведения о застрахованных лицах представляются по следующим формам.

1. СЗВ-М – ежемесячно не поздее 15-го числа
2. Расчет по страховым взносам – ежеквартально не позднее 30-го числа месяца, следующего за отчетным (расчетным) периодом
3. СЗВ-СТАЖ – ежегодно не позднее 1 марта, а для назначения пенсии – в течение трех календарных дней
4. СЗВ-К – по запросу

Форма СЗВ-М

Форма СЗВ-М утверждена постановлением Правлением ПФР от 01.02.2016 года № 83п. Более подробно о заполнении формы можно посмотреть здесь.

Форму нужно подавать в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Форма расчета по страховым взносам

Форма расчета по страховым взносам утверждена приказом ФНС России от 10.10.2016 года № ММВ-7-11/551@.

В части персонифицированного учета в раздел 3 расчета по страховым взносам включаются сведения о сумме заработка застрахованного лица и сумме начисленных взносов на ОПС.

Лица, производящие выплаты физическим лицам (работодатели), должны сдавать расчет ежеквартально в налоговый орган не позднее 30-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом.

Форма применяется начиная с представления расчета по страховым взносам за I квартал 2017 года.

Форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» утверждена постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 года № 3п.

По общему правилу форму СЗВ-СТАЖ нужно подавать в орган ПФР ежегодно в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Так, за 2017 год форма представляется не позднее 1 марта 2018 года.

Но есть случаи, когда эту форму нужно сдать до окончания года: работник выходит на пенсию, ликвидируется организация или закрывается ИП. Подробнее…

Форма СЗВ-К

Форма СЗВ-К «Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования» (до 01.01.2002) утверждена постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2п.

Как правило, поводом к составлению формы СЗВ-К выступает запрос от территориального органа ПФР.

Срок, в течение которого ее нужно представить, орган ПФР определяет самостоятельно, указав его в запросе.

Форма ОДВ-1: кто и когда сдает в ПФР

Формы персонифицированного учета

С 2017 года вступили в силу изменения в порядке учета страховых взносов, которые работодатели исчисляют с выплат своим работникам. Контроль за их начислением и уплатой были переданы ФНС. В связи с этим была реформирована и отчетность, сдаваемая в Пенсионный фонд. Предоставляемая в ПФР отчетность необходима для организации учета граждан в пенсионной системе, контроля страхового стажа, отслеживания права на назначение досрочной пенсии. Постановление правления ПФ РФ № 507п от 06.12.2018 утвердило формы персонифицированного отчета, которые применяются и в настоящее время:

Остановимся более подробно на том, каковы правила заполнения ОДВ-1 за 2019 год.

Кто сдает ОДВ-1 в 2020 году и когда

Формы персонифицированного учета предоставляются в ПФР. Обязаны это делать все организации и индивидуальные предприниматели, которые привлекают наемных работников:

• по трудовым договорам;
• по гражданско-правовым договорам.

С выплачиваемого вознаграждения работникам работодатели-страхователи обязаны исчислять и уплачивать страховые взносы в соответствии с правилами главы 34 НК РФ. Страховые взносы, в том числе, уплачиваются на обязательное пенсионное страхование.

Рассматриваемая отчетная форма не является самостоятельным документом. Она представляет собой дополнительный бланк-опись к основному отчету. Таким образом, срок сдачи совпадает со сроком сдачи основных форм, перечисленных выше, — до 01.03.2020 (в 2020 году 1 марта выпало на воскресенье, значит, срок сдачи переносится на 2 марта). Кроме того, его придется подготовить, если работник подал заявление о назначении пенсии.

Определяем тип сведений

Заполнение формы ОДВ-1 за 2019 год необходимо при предоставлении других форм персучета: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР. От того, к какому из этих отчетов составляется опись, зависят правила ее заполнения. Рассмотрим отчет ОДВ-1, как заполнять, пошагово.

В любом случае заполнение отчета начинается с определения его типа. Отчетность может быть:

1. Исходная — подается при первичной подаче ее в комплекте с основным документом.
2. Корректирующая — предоставляется, если нужно внести исправления в раздел 5 исходной формы.
3. Отменяющая — предоставляется, если нужно отменить данные, указанные в исходной форме в разделе 5.

Тип предоставляемой формы необходимо обозначить, поставив знак «Х» в соответствующем окошке.

Разделы, которые заполняются всегда

Разделы 1, 2 и 3 заполняются независимо от того, к какому основному отчету прилагается опись.

В разделе 1 отражаются сведения об отчитывающейся организации или ИП:

• регистрационный номер в ПФР: имеет 12 знаков и присваивается при регистрации компании в ПФР;
• ИНН и КПП;
• наименование страхователя.

Раздел 2 предназначен для указания периода, за который сдается отчетность. В нем необходимо указать год. И кодированное обозначение временного промежутка, за который предоставляется отчет:

• квартал;
• полугодие;
• год;
• иной временной интервал, за который предусматривалась сдача отчетности.

В настоящее время отчет СЗВ-СТАЖ сдается один раз в год, поэтому код отчетного периода в ОДВ-1 к этому отчету всегда 0. Полный перечень кодов отчетных периодов для прошлых лет можно узнать, обратившись к приложению к порядку заполнения форм персонифицированного учета.

Раздел 3 предназначен для указания числа лиц, в отношении которых поданы сведения в основном отчете. Напротив наименования соответствующей формы, указанной в графе 1, отражаем количество застрахованных лиц в графе 2. В этой табличной части заполняется только одна строка.

Когда заполняется раздел 4 ОДВ-1

Эта часть в описи заполняется только в том случае, если она подается совместно с отчетами СЗВ-ИСХ или СЗВ-КОРР с типом «особая». В ней указываются сведения о начислении и уплате страховых взносов за отчетный период. Эти отчетные формы сдаются за периоды до 2016 года. В эти периоды страхователи передавали сведения об уплачиваемых взносах на обязательное пенсионное страхование непосредственно в ПФР. С 2017 года расчеты по страховым взносам передаются в ИФНС.

Если возникает необходимость откорректировать сведения о начисленных взносах по одному сотруднику, то это влечет за собой изменения данных о начислениях и задолженности по всему страхователю в целом. Чтобы ПФР смог корректно исправить ранее поданные компанией сведения, предназначен раздел 4.

Покажем на примере, как заполнить раздел 4 ОДВ-1. Компания сдала РСВ в ПФР за 2016 год со следующими данными:

Задолженность на начало отчетного периода, руб., коп.

Задолженность на конец отчетного периода, руб., коп.

2016 год	Начислено страховых взносов, руб., коп.	Уплачено страховых взносов, руб., коп.
		Всего	За 2015 год	За 2016 год
На страховую часть пенсии	100 000,00	2 000 000,00	1 950 000,00	100 000,00	1 850 000,00	150 000,00

В 2019 году было обнаружено, что сведения не были поданы на одного сотрудника. По нему за 2016 год были начислены взносы на страховую часть пенсии в размере 10 000 руб. Организация подает на этого работника сведения по форме СЗВ-ИСХ и заполняет раздел 4 к описи следующим образом:

Как заполнить раздел 5 формы ОДВ-1

Этот раздел заполняется страхователями при подаче исходной СЗВ-СТАЖ или СЗВ-ИСХ только в том случае, если сведения содержат данные о работниках, у которых имеется право на досрочное назначение пенсии. К таким лицам относятся:

• занятые на работах во вредных и тяжелых условиях труда;
• водители общественного транспорта;
• сотрудники гражданской авиации;
• профессиональные спасатели, работники противопожарной службы;
• занятые на работах с осужденными;
• иные лица, поименованные в пунктах 1-18 части 1 статьи 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ.

В разделе 5 указываются данные о количестве таких работников, их должностях, коды особых условий труда и соответствующие должностям коды из списков № 1 и № 2 профессий, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (постановление Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10).

Образец заполнения

Чтобы определить, какие разделы в отчете заполнить, воспользуйтесь нашей таблицей-шпаргалкой.

Как заполнить отчет ОДВ-1 за 2019:

Основной отчет	Вид основного отчета	Раздел
1	2	3	4	5
СЗВ-СТАЖ	Исходная, содержит сведения о лицах, имеющих право на досрочное назначение пенсии	+	+	+	–	+
	Во всех остальных случаях	+	+	+	–	–
СЗВ-ИСХ	Содержит сведения о лицах, имеющих право на досрочное назначение пенсии	+	+	+	+	+
	Во всех остальных случаях	+	+	+	+	–
СЗВ-КОРР	Корректирующая	+	+	+	–	–
	Отменяющая	+	+	+	–	–
	Особая	+	+	+	+	–

Поскольку отчеты СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ применяются все реже, приведем образец заполнения описи к форме СЗВ-СТАЖ.

Персонифицированная отчетность: новые бланки и порядок заполнения

Персонифицированная отчетность – это сведения об уплаченных пенсионных взносах, страховом стаже, представляемые в Пенсионный фонд. Она формируется как на себя, так и на работников. Но за себя коммерсанты отчитываются только по итогам года, а вот за работников необходимо представить сведения за полугодие и в целом за год. С 2011 г. отчитываться придется ежеквартально.
Представить сведения за полугодие нужно до 2 августа 2010 г. Причем отчитываться нужно не только за сотрудников, принятых по трудовому договору, но и по тем, кто трудится по гражданско-правовому договору.
На момент подготовки статьи новые бланки официально не утверждены. Существует лишь проект. Он не отменяет прежнее Постановление, которым сейчас утверждены бланки персонифицированного учета (Постановление Правительства РФ от 31 июля 2006 г. N 192п, далее – Постановление N 192п), а вносит изменения в этот документ.
Появятся новые бланки для персонифицированного учета:
– СВВ-1 “Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованных лиц”;
– СЗВ-6-1 “Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица”;
– СЗВ-6-2 “Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц”;
– АДВ-6-2 “Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР”;
– АДВ-6-3 “Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР”.
По итогам полугодия коммерсант должен представить в Пенсионный фонд отчет, включающий формы СВВ-1, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-2, АДВ-6-3.

Общие правила

Сведения, указываемые в шапках бланков, в целом похожи. В строках “Реквизиты страхователя” указывается наименование коммерсанта – ИП Сидоров, а также регистрационный номер страхователя. У предпринимателя два регистрационных номера, присваиваемых Пенсионным фондом. Первый – его личный номер, как страхователя, уплачивающего взносы в виде фиксированных платежей, второй – как работодателя, осуществляющего выплаты физлицам. В данном случае пишется страховой номер, который присвоен работодателю. Он указан в извещении, высылаемом пенсионщиками при постановке на учет. Рядом пишется ИНН бизнесмена. Строку “КПП” предприниматель не заполняет, так как этот код присваивается только организациям.
Вместо поля “Расчетный период” на бланках появились строки для указания отчетного периода, при этом отдельное поле предназначено для 2010 г. Здесь клетки для указания отчетного периода: “I полугодие”, “год”. В следующем году эта строка уже будет не нужна. Заполнять придется строки, где дается разбивка поквартальная (I квартал, полугодие, 9 месяцев, год).
Строка “Дата представления в ПФР” остается пустой. Ее заполнит работник Пенсионного фонда, принимая отчет. Этот реквизит на бланках АДВ-6-2 и СВВ-1 отсутствует.
На бланке появились поля для указания типа сведений. Этот реквизит заполняется в обязательном порядке. В соответствующем поле нужно поставить символ “Х”. Возможных варианта три.
Поле “исходные” отмечается при подаче первичных сведений. Впервые представляя сведения за полугодие, нужно поставить “Х” именно в этом поле. В случае, когда представленная исходная форма была возвращена работодателю из-за содержащихся в ней ошибок, исправив недочеты, коммерсант также подает форму, где отмечено поле “исходные”.
Поле “корректирующие” отмечается при подаче уточняющих сведений, то есть когда нужно внести исправление в отчет, ранее поданный в Пенсионный фонд и принятый работниками фонда. При этом нужно указать тот отчетный период, за который проводится корректировка сведений.
Информация в корректирующей форме полностью заменяет исходный отчет, то есть нужно указывать сведения в полном объеме, а не только ошибочные суммы или разницу при занижении (завышении) показателей.
И третье поле – “отменяющие”. Знак “Х” в этом поле означает, что сведения, поданные ранее, полностью отменяются. В такой форме нужно заполнять реквизиты бланка до реквизита “Страховой номер” включительно, то есть не нужно указывать адрес для направления сведений, начисленные и перечисленные суммы взносов, периоды работы. Следует заполнить шапку, обязательно указать отчетный период, за который отменяются сведения, вписать Ф.И.О. сотрудников и их страховые номера.

Реестр взносов (СВВ-1)

Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах за 6 месяцев отчетного периода отражаются в реестре по форме СВВ-1. Со следующего года отчитываться будет нужно поквартально, так что в 2011 г. сведения в реестре будут за три месяца отчетного периода.
В шапке бланка помимо основных сведений (наименование ИП, регистрационный номер, ИНН, код категории, отчетный период) указывается количество застрахованных лиц по реестру.
В этом реестре приводятся все работники коммерсанта. В таблице указывается полностью Ф.И.О. сотрудника, его страховой номер, и с разбивкой на страховую и накопительную части трудовой пенсии отражаются взносы начисленные, доначисленные и уплаченные. Графы заполняются только, если в отчетном периоде соответствующие взносы были. Заметим: в графе “Уплачено” не отражаются излишне уплаченные суммы страховых взносов. Все суммы показываются в рублях и копейках. В таблице подводится общий итог. По строке “Всего по реестру” пишутся суммы всех начисленных и перечисленных взносов, а также доначислений.

Сведения о взносах и страховом стаже (СЗВ-6-1)

Бланк СЗВ-6-1 – аналог ранее действовавшей формы СЗВ-4-1. В нем отражаются сведения о начисленных и уплаченных взносах, а также о страховом стаже застрахованного лица. Бланк оформляется работодателем (страхователем) в отношении своих сотрудников или физлицом, самостоятельно уплачивающим взносы. Таким образом не исключено, что этот бланк коммерсанту придется представлять и за себя, но только по окончании календарного года, а пока речь только о работниках.
В СЗВ-6-1 отражаются сведения только по одному сотруднику. Соответственно, если у вас несколько работников, по которым нужно представить определенные сведения, то оформить придется несколько бланков СЗВ-6-1.
Бланк заполняется в отношении сотрудников, которые в течение отчетного периода получали пособие по временной нетрудоспособности, то есть болели, уходили в декретный отпуск, отпуск по уходу за ребенком, а также работников, которые были в оплачиваемом отпуске (ежегодном или дополнительном) или отпуске без сохранения содержания.
Полный перечень условий приводится по Классификатору “Исчисляемый трудовой стаж: дополнительные сведения. “.
Кроме того, СЗВ-6-1 представляется, если в течение отчетного периода возникали условия для назначения досрочной трудовой пенсии. Перечень таких условий приводится по Классификатору “Выслуга лет. “. И третий повод для обращения к данному бланку – сотрудники выполняют работы в особых территориальных условиях (районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности) или в особых условиях труда (вредные, тяжелые условия труда, режим неполного рабочего дня. Перечень территориальных условий и условий труда приведены по Классификаторам “Территориальные условия” и “Особые условия труда”. Все упомянутые Классификаторы содержатся в Приложении N 1 Инструкции, утвержденной Постановлением N 192п.
На самом бланке две таблицы. В первой отражаются сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, страховой номер, адрес для направления информации о состоянии лицевого счета, сумма начисленных и уплаченных взносов с разбивкой на страховую и накопительную части пенсии. Во второй таблице отражаются периоды работы (в рамках отчетного, то есть с 1 января по 30 июня 2010 г.), которые послужили поводом для заполнения данного бланка – исчисление трудового стажа, условия для назначения пенсии, территориальные условия, особые условия труда. В таблице пишется начало и конец периода, а соответствующее условие обозначается кодом. Все коды приводятся в упомянутых выше классификаторах.

Реестр сведений (СЗВ-6-2)

Форма СЗВ-6-2 представляется по тем сотрудникам, у кого в отчетном периоде не возникали особые обстоятельства, о которых нужно сообщать в Пенсионный фонд. Иными словами, работники, по которым не составляется СЗВ-6-1, попадают в реестр СЗВ-6-2.
Реестр составляется в целом на сотрудников, а не на каждого подчиненного как СЗВ-6-1. Этот бланк аналогичен прежней форме СЗВ-4-2. Изменилось лишь расположение граф, таблица стала проще – соответствующая информация указывается в отдельной графе. Здесь сообщается Ф.И.О. застрахованного лица (сотрудника), его страховой номер. В поле “Адрес для направления информации. ” указывается полный почтовый адрес, по которому пенсионщики сообщат информацию о состоянии лицевого счета конкретного работника. Графа заполняется при первом представлении сведений на данного работника, а также в случае изменения адреса.
Страховые взносы разделяются на страховую и накопительную часть трудовой пенсии. В каждом случае указывается начисленная и уплаченная сумма.
В новом бланке не указываются сведения о периодах временной нетрудоспособности работников, а также об отпусках за свой счет. Если сотрудник болел или брал отпуск за свой счет, то на него оформляется бланк СЗВ-6-1.
Сумма начисленных и уплаченных взносов указывается за шесть месяцев 2010 г. (то есть за отчетный период). Со следующего года в реестре будут отражаться сведения за последние три месяца отчетного периода.
Величины записываются в рублях и копейках. Заметим, если значение круглое, допускается отсутствие нулей. Так, в Приложении 2 к Инструкции, утвержденной Постановлением N 192п в примере, где дается образец заполнения бланка СЗВ-4-1, денежные значения указаны без нулевых копеек. Многие реквизиты нового бланка заполняются по правилам, предусмотренным для СЗВ-4-1.
Суммы излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов в данных строках не учитываются. Здесь пишутся только суммы, относящиеся к отчетному периоду.
Даты, которые указываются в графе “Период работы” должны находиться в пределах отчетного периода. Для работника, который трудится у вас не первый год, период указывается с 1 января 2010 г. по 30 июня 2010 г. Соответственно, если в I полугодии вы приняли работника, то период указывается с даты приема по 30 июня, если, конечно, подчиненный не уволился.
Если в отчетном периоде взносы по каким-либо причинам не начислялись, то есть у бизнесмена отсутствуют сведения для отражения в графах о начисленных и уплаченных взносах, сведения о сотрудниках все равно нужно представить. Соответствующие графы останутся пустыми.

Опись документов (АДВ-6-3)

Все бумаги, представляемые в Пенсионный фонд, группируются в отдельные пачки. В каждой из них находятся документы только одного наименования. Перечень представляемых документов отражается на бланке АДВ-6-3.
В таблице указывается количество документов в пачке СЗВ-6-1. Напомним, эти бланки заполняются на каждого работника в определенных случаях. Для остальных бумаг предусмотрена строка “Иные входящие документы” Соответственно, здесь вписываются бланки СЗВ-6-2 и указывается число документов в пачке. У большинства страхователей, скорее всего, будет один документ в пачке, ведь в реестре СЗВ-6-2 отражаются все сотрудники. Но для этого бланка есть ограничение – реестр должен содержать не более 32 000 строк. Видимо, превышение лимита потребует оформление второго реестра.

Опись сведений (АДВ-6-2)

Помимо описи документов, составляется опись сведений, представляемых в Пенсионный фонд – форма АДВ-6-2. Здесь содержится информация в целом по страхователю. Такая опись сопровождает пачки документов и реестров исходных сведений АДВ-6-3, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, представляемых начиная с 2010 г. Кроме того такая опись должна сопровождать пачки корректирующих (отменяющих) сведения документов и реестров за периоды с 2010 г.
На бланке отдельно отражается информация об исходных сведениях и корректирующих (отменяющих) сведениях.
Прежде всего вписывается код категории страхователя. Графа заполняется в соответствии с Классификатором параметров из Приложения N 1 к Инструкции, утвержденной Постановлением N 192п. Далее указывается общая сумма начисленных и уплаченных взносов на страховую и накопительную части пенсии и количество застрахованных лиц, информация по которым отражена в данной описи.

Для чего нужен индивидуальный (персонифицированный) учет

Вы – работодатель, имеющий наемных сотрудников? В таком случае, вам приходится ежемесячно сотрудничать с Пенсионным Фондом. Не миновать тесного общения также, если сотрудники были у вас в том году, за который вы отчитываетесь в государственные органы. ПФР аккумулирует специфические сведения обо всех трудоустроенных гражданах, а обязанность обновлять учетные данные лежит на работодателе.

• В какой форме подавать эти сведения
• Как часто это необходимо делать?
• В какой орган предоставлять информацию?

В новом году в законодательстве вступят в силу серьезные перемены, которые потребуют от предпринимателей и бухгалтеров менять устоявшиеся привычки. Что именно ждет их относительно персонифицированного учета, разбираемся в этом материале.

Часть обязательной отчетности

Все наемные работники должны получить регистрацию в ПФР – стать застрахованным лицом. Оформить и проконтролировать этот процесс – обозначенная в законе обязанность работодателя.

Индивидуальный, он же персонифицированный учет – это система регистрации информации, производимой в Пенсионном Фонде РФ, касающейся страховой и накопительной долей будущей пенсии всех работников.

Он регламентируется Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», а также некоторыми другими нормативными актами.

Для чего нужен этот тип учета

Все работники организации, получившие страхование в ПФР, обладают в ней индивидуальным лицевым счетом, номер которого (СНИЛС) является постоянным. В общей части этого счета указываются анкетные данные и информация, касающаяся трудового стаж.

В этих данных возможны периодические изменения: человек переезжает, повышает квалификацию, а соответственно, и оклад, иногда меняет личные данные. Поэтому информацию нужно постоянно контролировать и, при необходимости, обновлять.

Поэтому работодатель обязан с оговоренной в законодательных актах периодичностью подавать соответствующую информацию обо всех своих сотрудниках в органы надзора и контроля.

Перемены-2017

В 2017 году ФНС берет под свою юрисдикцию все моменты, имеющие отношение к страховым взносам, естественно, и к пенсионным. Эта смена ответственности инициировала существенные изменения в сроках подачи и форме отражения персонифицированного учета для работодателей. Законодательная основа – вступление в силу с 1 января Федерального закона от 03.07.2016 № 250-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации».

Бланки для подачи отчетности по индивидуальному учету

Информация, касающаяся персонифицированного учета, отражается в специальном расчете страховых взносов. Раньше для этого предусматривался отдельный бланк по форме РСВ-1. В этом бланке отмечаются взносы в ПФР, выполненные работодателем для каждого наемного работника с каждой зарплаты.

Кроме данного бланка, нужно было подготовить следующие документы:

• перепись информации, поданной в ПФР — форма АДВ-6-2;
• перечисление документов, переданный в ПФР — форма АДВ-6-3;
• данные о страховых взносах в течение страхового стажа — форма СЗВ-6-1;
• реестр взносов и сведения о стаже застрахованных — форма СЗВ-6-2.

С 2017 года, согласно Приказа ФНС от 10 октября 2016 года № ММВ-7-11/551, введена единая форма для всех страховых взносов, объединяющая в себе 4 своих раздельных предшественницы – РСВ-1, 4-ФСС, РСВ-2, РВ-3.

Что писать в отчете

Бланк для единого расчета предусматривает отражение в нем следующих данных:

• информация об обязанностях плательщика взносов;
• соответствующие суммы начислений по взносам;
• выплаты по соцстраху в связи с больничными, материнством и другими обозначенными в законе поводами;
• подробный расчет выплат за счет средств федерального бюджета;
• личные данные застрахованных (ФИО, СНИЛС, ИНН).

ВАЖНО! Если в фирме за отчетный период по спискам числилось менее 25 наемных сотрудников, за которых производились страховые отчисления в ПФР, то допустима сдача этого отчета в бумажном варианте. Если персонал более многочислен, подавать отчет о нем необходимо в электронной форме.

Как часто сдавать

Отчетность по данному виду учета до сих пор сдавалась в ПФР каждые три месяца. В год необходимо было подать 4 таких отчета, каждый не позже середины следующего за кварталом месяца.

Так было до сих пор, однако, в грядущем году ожидаются перемены. Последний годовой отчет должен быть сдан, как положено, до 20 февраля следующего года, а дальше следует учитывать законодательные изменения в сроках. Ежеквартальный отчетный период остается в силе, а для сдачи отчетности предпринимателям дается время до 30 числа следующего за отчетным периодом месяца.

1. Первый расчет по 2017 году нужно будет сдать по итогам первого квартала – до 2 мая 2017 года, так как расчетное 30 апреля приходится на воскресенье, а следующий день – 1 мая – государственный выходной.
2. За полугодие нужно отчитаться не позднее 1 июля, поскольку 30 июня – воскресенье.
3. За 3 квартал отчет потребуется до 30 октября.
4. Для годового отчета потребуется подготовить документы к 30 января 2018 года.

Кому сдавать

Если раньше персонифицированный учет предоставлялся исключительно в ПФР, то с 2017 года часть функций контроля и администрирования взяла на себя ФНС. Поэтому теперь нужно будет подавать расчеты в оба этих органа:

• в ПФР – ежеквартально форму СЗВ-М (сведения о застрахованных) – до середины следующего за отчетным месяца;
• в ИНФС – ежеквартально Единый расчет (новая единая форма) – до 30 числа после каждого квартала.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 2017 года потребуется ежегодный переучет сведений персонифицированного учета, впервые его нужно будет сдать за целый 2017 год. Сроки для сдачи ограничивают предпринимателя 1 марта следующего года, так что первый такой отчет поступит в ПФР только в 2018 году. Форма для него еще не разработана.

Что хотят знать ФНС и ПФР касательно персонифицированного учета

Бланк формирует работодатель, но ему необходима соответствующая информация от каждого сотрудника.

Нужно предоставить ряд сведений не только о каждом человеке из наемного персонала, но и по самому работодателю.

Информация о работодателе:

• полное и краткое название организации;
• юридический адрес фирмы;
• код ИНН;
• ОКАТО;
• КПП;
• ОГРН;
• телефон организации и контактный для связи;
• e-mail адрес;
• ФИО директора и главбуха;
• свидетельство об учете организации в ПФР.

Информация о сотрудниках:

• фамилия, имя, отчество;
• номер СНИЛС;
• дата рождения;
• адрес по прописке и фактическому проживанию;
• номер паспорта, дата и место его выдачи;
• фактически отработанное время за тот или иной период;
• если были административные отпуска– их даты;
• сведения о пребывании на больничном;
• имел ли место декретный отпуск (даты);
• выплаченная за отчетный период зарплата;
• взносы, начисленные в ПФР (отдельно по страховой и накопительной части).

Порядок представления сведений персонифицированного учета

Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений

С 01.01.2017 года
1. Сведения о застрахованных лицах представляются страхователями.
Страхователь представляет в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения (за исключением сведений, предусмотренных пунктом 2.3 статьи 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» № 27-ФЗ от 01.04.1996 года (далее — Закон № 27-ФЗ) о всех лицах, работающих у него по трудовому договору, а также заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, за которых он уплачивает страховые взносы. Документы, содержащие указанные сведения, могут быть представлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг.
Сведения, предусмотренные пунктом 2.3 статьи 11 Закона 27-ФЗ, страхователь представляет в налоговый орган в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах.
Контроль за достоверностью сведений, представляемых страхователями в налоговые органы, осуществляется налоговыми органами.
Контроль за достоверностью сведений, представляемых страхователями в ПФР, осуществляется органами Пенсионного фонда РФ.
На застрахованных лиц, признанных в установленном порядке безработными, сведения представляются органами службы занятости населения.

Страхователь представляет сведения на 25 и более работающих у него застрахованных лиц за предшествующий отчетный период в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, который устанавливается ПФР.
3. Копии указанных сведений, представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.
4. Срок хранения органами ПФР документов в письменной форме, а также документов в электронной форме, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже и представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации страхователями, для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования составляет не менее шести лет.
Срок хранения органами Пенсионного фонда Российской Федерации документов в вышеуказанных формах, содержащих иные сведения, составляет не менее трех лет.

Представление сведений о страховых взносах и страховом стаже

с 01.01.2017
1. Страхователи представляют предусмотренные пунктами 2 — 2.2 статьи 11 Закона 27-ФЗ сведения для индивидуального (персонифицированного) учета в органы Пенсионного фонда Российской Федерации по месту их регистрации, а сведения, предусмотренные пунктом 2.3 статьи 11, — в налоговые органы по месту их учета.
В органы ПФР
п.2 — сведения о стаже застрахованного лица — ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом (первая отчетность за 2017 год — не позднее 01.03.2018г., в случае ликвидации, банкротства, реорганизации страхователя — в течение 2017 года);
п.2.1 — реестры ДСВ-3 — не позднее 20 дней со дня окончания квартала в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации;
п.2.2 — СЗВ-М (сведения о ЗЛ: СНИЛС, ФИО, ИНН) — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем.
В ИФНС
п.2.3. — Страхователь представляет о каждом работающем у него застрахованном лице сведения о сумме заработка (дохода), на который начислялись страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, сумме начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование в составе расчета по страховым взносам в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах.

Копия сведений, предусмотренных пунктами 2 — 2.3 статьи 11, передается страхователем застрахованному лицу не позднее пяти календарных дней со дня его обращения.

Статья 11.1. Представление сведений, необходимых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, налоговыми органами.
1. Налоговый орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения сведений от страхователя в форме электронного документа, а на бумажном носителе не позднее 10 рабочих дней со дня получения сведений от страхователя представляет в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации следующие сведения:
1) сумма заработка (дохода), на который начислялись страховые взносы на обязательное пенсионное страхование;
2) начисленные и уплаченные суммы страховых взносов;
3) уточняющие (корректирующие) сведения, представляемые страхователями по результатам налоговых проверок достоверности сведений и (или) при самостоятельном выявлении ошибок;
4) иные сведения, необходимые для индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и находящиеся в распоряжении налоговых органов.
2. В случае выявления в представленных налоговыми органами сведениях ошибок и (или) противоречий, а также выявления несоответствия между представленными сведениями и сведениями, имеющимися в Пенсионном фонде Российской Федерации, не позволяющих учесть данные сведения на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, такие сведения возвращаются в налоговые органы в течение пяти рабочих дней со дня их получения от налоговых органов.