Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Бюджетный учет: как правильно организовать работу с подотчетными лицами

Основные операции и документооборот при работе с подотчетными средствами в бюджетных и коммерческих организациях имеют много общего. Однако у государственных (муниципальных) учреждений на этом участке учета есть своя специфика. Сегодня о ней расскажет Юлия Вольхина, руководитель проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур.

Правила выдачи подотчетных сумм

Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации при условии, что у него нет задолженностей по предыдущим авансам. Основание для выдачи денег — письменное заявление работника, в котором указаны сроки, сумма и назначение. Заявление должно быть подписано руководителем.

В последние годы в государственных и муниципальных учреждениях набирают популярность безналичные расчеты с сотрудниками. Поэтому деньги под отчет могут быть не только выданы работнику наличными через кассу, но и перечислены на дебетовую кассу учреждения или на банковскую карту работника (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288). Конкретный порядок расчетов с подотчетными лицами регулируется внутренним положением о выдаче наличных денежных средств и бланков строгой отчетности.

Следует помнить, что выдать/перечислить работнику можно только ту сумму, которая указана в заявлении и утверждена руководителем учреждения. Деньги выделяются на строго определенные и предусмотренные тем же заявлением цели.

Выдавая или переводя на карту подотчетные средства, бухгалтер должен отслеживать два важных момента:

1. Поскольку работник приобретает товары (оплачивает услуги) в интересах учреждения, эти сделки следует считать сделками между юридическими лицами. Значит, необходимо соблюдать размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Сейчас верхняя граница установлена на уровне 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ № 3073-У).
2. Если в интересах учреждения работник оплачивает товары/работы/услуги у одного контрагента, он должен соблюдать годовой лимит на общую сумму таких закупок (Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ). В данном случае способ оплаты роли не играет.

Выдача наличными или перевод на карту

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

Дебет

Кредит

Описание

0 208XX 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 20134 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

Выданы денежные средства в рублях под отчет работнику учреждения наличными или переведены на его личную банковскую карту

0 20111 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений)

0 20121 610 «Выбытие денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации)

1 30405 XXX «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений)

Перечисление подотчетных сумм на дебетовую карту учреждения учитывается несколько иначе. По сути своей это перевод учреждением средств между своими счетами, а значит, дебиторская задолженность подотчетного лица возникнет лишь тогда, когда он будет расплачиваться за товары, работы, услуги. В бухучете эти изменения фиксируются только по факту списания денег со счета дебетовой карты.

Учреждение может использовать собственную дебетовую карту, чтобы выдавать сотрудникам под отчет денежные средства. В таком случае оно должно представить в орган Федерального казначейства по месту обслуживания (или иному финансовому органу соответствующего бюджета) два документа. Первый — заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243) (п. 11 Правил № 10н). Сделать это нужно не позднее чем за день до получения денежных средств.

Второй документ — расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251). Расшифровка за подписью руководителя и главного бухгалтера направляется в казначейство в день внесения средств (п. 42 Правил № 10н). Эту же расшифровку учреждение представляет, чтобы вернуть средства на счета Федерального казначейства, если они потрачены лишь частично или не были использованы вовсе.

В целом учреждение может как получать, так и вносить наличные на счет дебетовой карты через банкоматы или специальные пункты выдачи. Для подобного рода расчетов учреждений с органом Федерального казначейства определен счет 21003 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» (п. 230 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета).

В таблице приведены бухгалтерские записи, которые отражают указанные операции и документы:

Дебет

Кредит

Описание

Денежные средства списаны с лицевого счета учреждения на дебетовую карту учреждения

В кассу учреждения поступили денежные средства, обналиченные через банкомат или кассу банка с дебетовой банковской карты, открытой к счету 40116

Из кассы под отчет выдана сумма наличных денег на оплату прочих работ, услуг

Выбытие денежных средств из кассы учреждения при внесении наличных средств с использованием банковских карт через банкомат (пункт выдачи наличных денежных средств, электронный терминал или иное устройство)

Денежные средства зачислены на счет учреждения через банкомат посредством дебетовой банковской карты, открытой к счету

Невостребованная сумма возвращена со счета учреждения на счета органа Федерального казначейства

Отчет за подотчет

За выданные средства работник должен отчитаться в строго определенном порядке. Прежде всего обратите внимание на срок: отчет передается в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу или с окончания периода, на который деньги были выделены.

Сотрудник может представить отчет в одном из двух вариантов:

• авансовый отчет по форме 0504049 с приложенными первичными документами (билеты, чеки и пр.);
• ведомость или расходный кассовый ордер — в случае если подотчетные средства выделялись на выплаты физическим лицам (заработная плата, гонорар и пр.).

На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение. На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа. Первичные документы должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы в том же порядке, что и записи в отчете.

Принимает отчет бухгалтер или руководитель. Каждое учреждение устанавливает свои порядок и сроки рассмотрения отчета в рамках внутренней учетной политики, законодательство этот момент не регламентирует.

Получив от работника авансовый отчет, бухгалтер проверяет, правильно ли он заполнен, все ли документы приложены. Данные о расходах, которые учреждение принимает к учету, вносятся в графы 7–10. Напротив каждой суммы — номер аналитического счета.

Расходы, принятые учреждением к учету, бухгалтер отражает так:

Дебет

Кредит

Описание

0 10500 340 «Увеличение стоимости материальных запасов»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Расходы, принятые учреждением к учету за счет средств, выданных под отчет

0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 30200 000 «Расчеты по принятым обязательствам»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 40120 000 «Расходы текущего финансового года»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Может сложиться ситуация, когда работник потратил не все средства или, наоборот, вложил свои. В авансовом отчете эти суммы он вносит в графу Остаток/Перерасход. В учете это будет отражено как задолженность подотчетного лица или учреждения. Перерасход оформляется и возмещается сотруднику в том же порядке, что и аванс, а для возврата остатка бухгалтер формирует запись по одному из вариантов:

Дебет

Кредит

Описание

0 20134 510 «Поступления средств в кассу учреждения»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства в кассу учреждения

0 20111 510 «Поступления денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

0 20121 510 «Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

1 30405 000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

Как учесть задолженность и взыскать ее с подотчетных лиц

Сложности с учетом подотчетных сумм у бухгалтера могут возникнуть, если работник вовремя не представил отчет за потраченные деньги или не вернул в кассу учреждения оставшиеся от оплаты товаров/услуг/работ средства.

Если работник вынужден делать возврат подотчетных сумм, учреждение может взыскать их на основании приказа руководителя (ст. 243 ТК РФ). Время для принятия решения — один месяц после окончания срока, установленного для возвращения аванса и представления отчета. Обратите внимание: работник должен обязательно ознакомиться с приказом и в письменном виде дать свое согласие на взыскание, в противном случае вопрос возврата подотчетных сумм решается в судебном порядке.

Следует соблюдать максимально допустимый размер удержания (ст. 138 ТК РФ) — не более 20% от заработной платы за вычетом НДФЛ.

В бухгалтерском учете записи о взыскании задолженности будут выглядеть так:

Дебет

Кредит

Описание

0 30403 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

0 20800 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Отражено удержание из заработной платы

Если на каком-то этапе процедура нарушена, вопрос о возврате средств подотчетным лицом решается через суд. Суд может принять решение не в пользу учреждения, тогда взыскание будет признано необоснованным. В таком случае бухгалтер списывает сумму как нереальную к взысканию задолженности на основании справки (ф. 0504833).

Эти операции в бухучете будут выглядеть так:

Дебет

Кредит

Описание

0 40120 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» или 0 20930 560 «Увеличение дебиторской задолженности по ущербу по компенсации затрат государства, государственных (муниципальных) учреждений»

0 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами»

Списана задолженность подотчетного лица на основании судебного решения

ЗБ 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов»

Отражается на забалансе одновременной операцией

Датой списания будет дата судебного постановления. Если судебное разбирательство будет продолжено или должник погасит сумму, задолженность должна быть списана с забалансового счета.

Для учета подобных ситуаций используется Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051). Данные в ней представлены по должникам и по видам выплат.

Учет подотчетных сумм на конкретных примерах

Для покупки канцтоваров секретарю ГБУЗ «Прокопьевская поселковая больница» Алтуфьевой А. И. были выданы из кассы 3 500 руб. Средства выделены из собственных доходов учреждения. Приобретенные канцтовары будут использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Общая стоимость покупки — 2 900 руб. (в том числе НДС — 442 руб. 37 коп.), расходы на курьерскую доставку канцтоваров — 200 руб. (в том числе НДС — 30 руб. 50 коп.).

Операции по приобретению канцтоваров будут отражены в учете учреждения записями:

Как организовать расчеты с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях — это учет денег, которые выданы работникам на административно-хозяйственные и операционные расходы. Правила строго регламентируются законом.

Порядок работы с подотчетными лицами

На законодательном уровне расчеты с подотчетными лицами регламентированы нормативными актами:

1. Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014.
2. Приказ Минфина № 157н от 01.12.2010 для бюджетников.
3. Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000 для прочих организаций и ИП.
4. Учетная политика учреждения, утвержденная на финансовый год.
5. Локальные акты организации (приказы и распоряжения руководителя) о сроках выдачи денег под отчет, о сроках предоставления отчетности и прочее.

Руководитель вправе установить не только срок и максимальный размер подотчетных сумм, но и перечень лиц, которым разрешено выдавать средства. Для этого составляется приказ на выдачу подотчетных сумм.

Средства выдаются на определенные цели, например, на хозяйственные нужды компании, командировочные расходы или представительские расходы. Чтобы получить деньги, сотрудник готовит заявление, в котором указывается расчет требуемой суммы, назначение, планируемый срок использования денег. С 19.08.2017 на основании изменений, внесенных в Указания ЦБР № 3210-У, заявление предоставлять не обязательно. Для получения средств достаточно одного распоряжения руководителя. Но большинство бухгалтеров продолжают требовать с сотрудников заявление или пояснительную записку с расчетом, чтобы спланировать подотчетную сумму.

На основании заявления издается приказ с указанием срока, на который выданы средства. По его истечению сотрудник обязан отчитаться: предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы. Форма авансового отчета для бюджетников (ОКУД 0310002) утверждена приказом Минфина № 52н. учреждение вправе использовать собственный бланк на основании закона № 402-ФЗ.

Авансовый отчет проверяет ответственный бухгалтер, затем главбух, а затем его утверждает руководитель. Только после этого производятся окончательные расчеты.

Особенности учета в бюджетных организациях

Они осуществляются на счете 0 208 00 000 в разрезе каждого лица. Бухгалтерские проводки по расчетам с подотчетными лицами:

• дебет 0 208 00 560, кредит 0 201 34 610 — выдан аванс сотруднику под отчет;
• дебет 0 105 00 000, 0 302 00 000, 0 106 00 000, кредит 0 208 00 660 — приняты расходы подотчетника на соответствующие счета бухучета на основании авансового отчета и подтверждающих документов;
• дебет 0 201 34 510, кредит 0 208 00 660 — возвращен неиспользованный остаток.

Особенности бухучета подотчетных сумм для НКО

В некоммерческих организациях для учета применяется счет 71, расчеты с подотчетными лицами. Взаиморасчеты производятся в разрезе каждого лица. Корреспондирующий счет при выдаче денег: счет 50 «Касса», если выданы наличные денежные средства; счет 51 «Расчетный счет», если деньги переведены на банковскую карту работника.

На основании сданного отчета бухгалтер НКО проводки по расчетам с подотчетниками:

• дебет 20, 25, 26, 44 (счета затрат), кредит 71 — расходы учтены на соответствующих счетах бухучета;
• дебет 19 «НДС», кредит 71 — выделенный налог на добавленную стоимость отнесен на правильный счет учета;
• дебет 50 «Касса», кредит 71 — возврат неизрасходованного остатка в кассу учреждения.

Налоговый учет подотчетных сумм

В первую очередь определите, на что потрачены деньги. Если на хозяйственные нужды учреждения (приобретение МЗ, ОС, ГСМ) или оплату командировочных расходов (суточные, проезд, проживание), то такие затраты принимаются к расчету налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме. Исключение: траты на питание сотрудников в служебных поездках.

Представительские расходы разрешено отнести на затраты. По 264 статье НК РФ, к таковым затратам относят: расходы на организацию официальных мероприятий, услуги переводчика, буфетное обслуживание. Прочие траты принимать в расчеты базы не следует.

Как провести инвентаризацию расчетов с подотчетниками

Контроль за правильностью и своевременностью проведения подотчетных операций проводится систематически. При проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами создается специальная комиссия, которая обязана проверить:

1. Соответствуют ли данные первичной документации, данным бухгалтерского учета.
2. Использование средств строго по целевому назначению.
3. Наличие всех подтверждающих документов (квитанций, чеков, выписок, товарных накладных) для списания затрат.
4. Ревизия задолженностей по невозвращенным авансам.
5. Наличие локальных актов учреждения, регламентирующих расчеты с подотчетниками.

На проведение инвентаризации издается соответствующее распоряжение руководителя, в котором указываются сроки проведения, состав комиссии и прочая информация. По результатам проведенной проверки составляют акт, в котором указываются выявленные нарушения.

Пример налогообложения подотчетных сумм

Рассмотрим ситуацию: в ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» размер суточных по России установлен в сумме 1000 рублей в день. Секретарь Печатина П.С. направлена в служебную поездку на 10 календарных дней. На расходы ей выдан аванс 10 000 рублей. По возвращении она предоставила все необходимые подтверждающие документы. Бухгалтер составил проводки:

Перечислен аванс на банковскую карту работника

Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетном учреждении (стр. 1 из 2)

Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетном учреждении

Список используемой литературы

Введение

До недавних пор бухгалтерский учет бюджетного учреждения был направлен только на отражение финансовых потоков в системе “государство – организация – государство”. Органы власти следили за тем, как пополняется казна, хватает ли средств на решение тех или иных проблем, не уходят ли собранные деньги “в песок”. Бюджетные учреждения (получатели денежных средств) обосновывали объем необходимого финансирования и отвечали за целевое использование поступлений. Казначейства, в свою очередь, контролировали исполнение финансовых планов и переводили деньги со счетов распорядителей на счета получателей.

С 1 января 2005 г. к бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях предъявляются новые требования – именно с этого дня вступил в силу Приказ Минфина России от 26 августа 2004 г. №70н “Об утверждении Инструкции по бюджетному учету”. Появление этой Инструкции связано с тем, что государство хочет иметь более четкую информацию о состоянии своих активов и обязательств, обеспечить прозрачность операций с государственными финансами.

Инструкция №70н регламентирует порядок отражения операций не только в бюджетных учреждениях, но и в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов (органы казначейства), а также в органах, организующих исполнение бюджетов (финансовые органы). Объединение бухгалтерского учета исполнения бюджетов и бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях соответствует ст.240 Бюджетного кодекса РФ. Там записано, что “все доходы бюджета, источники финансирования дефицита бюджета, расходы бюджета, а также операции, осуществляемые в процессе исполнения бюджета, подлежат бюджетному учету, основывающемуся на едином Плане счетов”.

В данной работе рассматривается порядок учета расчетов с подотчетными лицами.

Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетном учреждении

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 ” Расчеты с подотчетными лицами”.

На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам.

Наличные денежные средства выдаются работникам бюджетного учреждения:

для закупки материальных ценностей (как правило, для хозяйственных нужд);

в виде авансов на командировки;

раздатчикам для выплаты заработной платы и социальных выплат.

Порядок выдачи денежных средств под отчет определяется приказом по организации, в котором должны быть отражены следующие элементы:

круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет. В этот перечень не входят работники, которые могут направляться в служебные командировки, так как в них может быть направлен практически любой работник. Договоры о полной материальной ответственности с командированными работниками также не заключаются;

предельный размер подотчетных средств. Суммы, выдаваемые командированным работникам, определяют расчетным путем исходя из норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, норм суточных и квартирных.

сроки представления авансового отчета об израсходовании подотчетных сумм или их возврата. По общему правилу максимальный срок, в течение которого авансовый отчет должен быть представлен, не должен превышать трех дней.

К счету 020800000, в соответствии с Планом счетов может быть открыто до 24 аналитических счетов. Это такие счета, как:

0 208 01 000 “Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда”;

0 208 02 000 “Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам”;

0 208 03 000 “Расчеты с п/о лицами по начислениям на оплату труда”;

0 208 04 000 “Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи”;

0 208 05 000 “Расчеты с п/о лицами по оплате транспортных услуг”;

0 208 06 000 “Расчеты с п/о лицами по оплате коммунальных услуг”;

0 208 07 000 “Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом”;

0 208 08 000 “Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества”;

0 208 09 000 “Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг”;

0 208 10 000 “Расчеты с п/о лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям государственным и муниципальным организациям”;

0 208 11 000 “Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций”;

0 208 12 000 “Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации”;

0 208 13 000 “Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств”;

0 208 14 000 “Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям международным организациям”;

0 208 15 000 “Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения”;

0 208 16 000 “Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению”;

0 208 17 000 “Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсионных пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления”;

0 208 18 000 “Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов”;

0 208 19 000 “Расчеты с п/о лицами по приобретению основных средств”;

0 208 20 000 “Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов”;

0 208 21 000 “Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов”;

0 208 22 000 “Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов”;

0 208 23 000 “Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций”;

0 208 24 000 “Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале.

Выдача наличных денежных средств из кассы организации осуществляется в соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров ЦБ России 22 сентября 1993 г. № 40. Многие положения этого документа дублировались Инструкцией 107н, поэтому теперь они исключены из текста документа, регулирующего бюджетный бухгалтерский учет.

Однако Инструкция 107н содержала и ряд специфических требований, которых не было в Порядке ведения кассовых операций. К ним относятся:

1. Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в ном учреждении.

2. Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

3. Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.

4. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

5. В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством,

Первое, третье и пятое требование из вышеприведенных теперь не включены в текст новой Инструкции, а четвертое – сохранено. Второе же несколько изменено. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется теперь не код ЭКР, на который должен быть отнесен расход, а соответствующий счет аналитического учета счета “Расчеты с подотчетными лицами”.

Авансовый отчет ранее составлялся по ф.286 (0504601 по ОКУД). Инструкция 70н не предусматривает определенной формы авансового отчета. В п.18 Приложения № 3 к Инструкции 70н приведены обязательные реквизиты этого первичного документа. Для аналитического учета расчетов с подотчетными лицами используются:

Журнал по расчетам с подотчетными лицами (п.34 Приложения № 3 Инструкции 70н);

Карточка учета средств и расчетов (п. 19 Приложения № 3 Инструкции 70н).

Для учета расчетов с подотчетными лицами ранее использовался активно-пассивный счет 160 “Расчеты с подотчетными лицами”. Инструкцией 70н для этих целей предназначен счет 020800000 “Расчеты с подотчетными лицами”. Счет активный. Ранее в случае перерасхода по авансовым отчетам счет 160 имел кредитовое сальдо, которое отражалось в пассиве баланса. Поскольку счет 020800000 активный, перерасход по подотчетным суммам, образовавшийся на отчетную дату, показывается в активе баланса с минусовым значением.

По дебету соответствующих аналитических счетов счета 20800000 “Расчеты с подотчетными лицами” отражается выдача под отчет наличных денежных средств. При этом кредитуется счет – 020104610 “Выбытия из кассы”.

По кредиту соответствующих аналитических счетов счета 020800000 “Расчеты с подотчетными лицами” отражаются израсходованные суммы аванса в корреспонденции с дебетом счетов:

010600000 “Вложения в нефинансовые активы”, соответствующие аналитические счета;

030201830 “Уменьшение кредиторской задолженности по оплате труда”;

030213830 “Уменьшение кредиторской задолженности по социальному страхованию населения”;

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

С 1 июля 2019 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:

• сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

• даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики. И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

• виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа. Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму. То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм.

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе. Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек. И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

• Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

• Если в компании нет ЭДО

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ. Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

• наименование покупателя (клиента);
• ИНН покупателя (клиента);
• сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
• сумма акциза (если применимо);
• регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Расчеты с подотчетными лицами: процедуры, документы, проводки

Законодательная база

При выдаче денег подотчет необходимо руководствоваться Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У . Пунктом 6.3 установлен следующий порядок действий:

1. Получить письменное заявление работника о выдаче ему денег на нужды предприятия в произвольной форме с обязательным указанием:

• суммы, которую надо выдать;
• срока, на который выдаются деньги;
• даты подписания заявления;
• визы руководителя организации о согласовании им выдачи денег и срока, на который они выдаются.

Важно! С 19.08.2017 выдача денег подотчет может осуществляться без заявления сотрудника, а по приказу гендиректора (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

2. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 (0310002), соблюдая следующие процедуры (пп. 4.2, 4.3, 6, 6.2 Порядка): подписать РКО должен главбух или иное лицо, имеющее право подписи кассовых документов, но после подписания РКО работником и выдачи ему денег из кассы.

Способы выдачи наличных

Традиционно подотчет выдаются наличные, но наиболее удобный на сегодняшний день способ — перечисление денег на банковскую карту.

Такая возможность выдачи наличных обязательно должна быть предусмотрена Приказом предприятия.

Для таких целей могут использоваться корпоративные карты, выпущенные банком на имя работников организации, или зарплатные карты.

В данном случае в заявлении на выдачу денег, помимо указанной выше информации, необходимо указать реквизиты банковской карты. В платежном поручении в поле «Назначение платежа» указать, что перечисленные средства являются подотчетными (возможные формулировки: «Аванс на хозяйственные нужды», «Аванс на оплату командировочных расходов»).

Правильно отчитаться по расходам

Скачать форму АО-1 вы можете в конце статьи.

Сотрудники, получившие деньги на пластиковую карту, кроме подтверждающих расходы документов, должны приложить к АО подтверждение оплаты расходов банковской картой (реестр платежей или электронный журнал по счету карты).

Проверка АО, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (в Приказе организации).

Окончательные расчеты

Типичная ситуация — когда выданная сумма не совпадает с подтвержденными расходами по АО.

Так, если работник потратил больше денег, чем выдано подотчет, в АО указывается перерасход. После утверждения АО руководителем организации перерасход выдается наличными по РКО или на банковскую карту. В последнем случае в поле «Назначение платежа» обязательно указать «Компенсация расходов по авансовому расчету № ___ от ____».

• в строке «Сумма» указывается сумма, возвращаемая работником (рубли — прописью, копейки — цифрами);
• в строке «Основание» делается запись: «Возврат неиспользованных подотчетных денег»;
• в строке «Приложение» проставляются номер и дата АО.

Если вернуть неиспользованные суммы решено на расчетный счет, в поле «Наименование платежа» необходимо сделать запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа сотрудник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной подотчетной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Как отразить расчеты с подотчетными лицами (проводки) в учете

При отражении в учете операций по выдаче денег подотчет используется счет 71 (расчеты с подотчетными лицами). Основные проводки приведены в таблице:

дата выдачи денег

Д-т 71 К-т 50, 51,55

перечислены деньги на корпоративную карту

дата списания денег

списаны деньги со специального счета при отсутствии подтверждающих расходы документов

дата утверждения АО

Д-т 10 (08, 20, 26, 44) К-т 71

приняты к учету товары (работы, услуги)

срок, установленный в Приказе

Д-т 50, 51 К-т 71,73

от работника получен остаток неизрасходованных сумм

работнику возвращен перерасход по авансовому отчету

отражены суммы, не возвращенные в установленный срок

из зарплаты удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в срок

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях осуществляются с учетом следующих особенностей, установленных Приказом Минфина РФ № 157н:

• деньги подотчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должны быть указаны: назначение выплаты; калькуляция необходимых средств или объяснение величины аванса; срок, на который выдаются денежные средства;
• форма РКО (0310002) и авансового отчета (форма 0504505) утверждены Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н .

Итак, процедура оформления, выдачи, отчета и окончательного расчета, как и документы, используемые для осуществления операций с подотчетниками, остаются практически неизменны на протяжении многих лет. Последние новшества — возможность безналичных расчетов и отсутствие необходимости погашать ранее полученный долг для получения новых сумм подотчет. Основные правила, изложенные в статье, помогут вам вспомнить каждый шаг в случае возникновения необходимости в выдаче денег сотруднику на нужды предприятия. Соблюдение изложенных правил позволит исключить риск доначисления сотруднику НДФЛ, а организации — риск признания расходов экономически необоснованными.