Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Аванс подотчетному лицу

Аванс подотчетным лицам — это деньги, выдаваемые сотрудникам организации на целевые расходы. Кто является подотчетным лицом, как отразить выдачу денежных средств и их возврат в бухучете — расскажем в статье.

Подотчетное лицо — это сотрудник компании, получивший деньги на конкретные цели. Цели можно разбить на 3 группы:

• хозяйственно-операционные расходы;
• расходы на командировку;
• возмещение сотруднику понесенных командировочных расходов.

Однако не любой сотрудник организации может получить деньги под отчет. Обязательное условие — сотрудник должен отчитаться по всем ранее выданным суммам. Передача авансовых сумм от одного лица другому запрещена. Не выдавайте денежные средства лицам, не являющимся сотрудниками компании.

Выдача денег под отчет

Для получения денег на целевые расходы сотрудник направляет руководителю заявление. Он обязан указать конкретную сумму, цель и срок их получения. После одобрения руководителем заявление поступает в бухгалтерию, которая проверяет наличие остатков по прошлым авансам.

Если деньги выдаются на командировочные расходы, то руководитель выносит приказ о направлении сотрудника в командировку. Затем работник пишет заявление с предварительным расчетом необходимой суммы.

Порядок выдачи аванса

Выдачу аванса из кассы оформляйте расходным кассовым ордером по форме № КО-2. В РКО должны быть проставлены подписи директора и главбуха или иных уполномоченных. Выдавать деньги в подотчет можно и в безналичной форме. Деньги выдаются на определенный срок. Об израсходованных суммах работник обязан отчитаться в бухгалтерию в трехдневный срок со дня его истечения.

В бухгалтерском учете выдача наличных денежных средств отражается проводкой Дт 71 Кт 50. Аналогичной проводкой отражается и доплата, если сотрудник потратил денег больше, чем ему выдали.

Авансовый отчет

Для учета выданных авансов используйте авансовый отчет. Для организаций вне зависимости от формы собственности используйте форму №АО-1. Для бюджетных учреждений применяйте форму №0504049.

Бланк отчета имеет лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне отражается информация о сотруднике, в графах 1-6 оборотной стороны он отражает информацию об израсходованных суммах и прикладывает оправдательные документы. Бухгалтерия принимает отчет и проверяет правильность заполнения граф, приложенные документы и целевой характер расходования денег. Графы 7-10 заполняются главным бухгалтером. После чего отчет утверждает руководитель.

При сдаче авансового отчета может возникнуть две ситуации:

• Было потрачено денег меньше, чем получено. Тогда сотрудник обязан вернуть неизрасходованную сумму.
• Выдано меньше, чем потрачено. Перерасход денежных средств возмещается сотруднику на основании РКО.

Оправдательные документы

Оправдательные документы доказывают факт совершения расходов, это кассовые чеки, товарные накладные, номерной бланк строгой отчетности, счет-фактуру, договор купли-продажи.

Документы должны в обязательном порядке содержать все реквизиты: наименование, дату составления, наименование организации, содержание операции, название и единицы измерения, стоимость, подпись, штамп и другие. В случае командировки для авансового отчета сохраните документы, подтверждающие расходы на проезд (билет) и проживание.

Списание подотчетных сумм

После получения авансового отчета бухгалтер списывает израсходованные и подтвержденные суммы. Для этого используется кредит счета 71, который корреспондирует с соответствующими счетами. Составляются проводки:

• Дт 10/15 Кт71 — поступление материалов, приобретенных подотчетным лицом;
• Дт 41 Кт71 — поступление товаров, приобретенных сотрудником;
• Дт 20/23 Кт71 — списание расходов на командировку в себестоимость продукции;
• Дт 44 Кт 71 — списание расходов на командировку в расходы на продажу.

Если сотрудник истратил денег меньше, чем ему выдали, он обязан вернуть остаток. Возврат оформляется проводкой Дт50 Кт71. Если сотрудник отказывается вернуть неизрасходованную сумму в установленный срок, то по решению руководителя ее можно взыскать с заработной платы подотчетного лица. В бухгалтерском учете это отражается следующим образом:

• Дт 94 Кт 71 — списана невозвращенная сумма;
• Дт 73 Кт 94 — отражена задолженность сотрудника перед организацией;
• Дт 70 Кт 73 — отражено удержание невозвращенных денег из зарплаты.

Облачный сервис Контур.Бухгалтерия поможет легко учитывать выданные авансы и списывать подотчетные суммы. Ведите учет в системе, начисляйте зарплату, платите налоги, отправляйте отчеты через интернет. Налоги и отчеты сервис формирует сам на основе данных учета. В течение месяца работайте в программе бесплатно.

Бюджетный учет: как правильно организовать работу с подотчетными лицами

Основные операции и документооборот при работе с подотчетными средствами в бюджетных и коммерческих организациях имеют много общего. Однако у государственных (муниципальных) учреждений на этом участке учета есть своя специфика. Сегодня о ней расскажет Юлия Вольхина, руководитель проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур.

Правила выдачи подотчетных сумм

Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации при условии, что у него нет задолженностей по предыдущим авансам. Основание для выдачи денег — письменное заявление работника, в котором указаны сроки, сумма и назначение. Заявление должно быть подписано руководителем.

В последние годы в государственных и муниципальных учреждениях набирают популярность безналичные расчеты с сотрудниками. Поэтому деньги под отчет могут быть не только выданы работнику наличными через кассу, но и перечислены на дебетовую кассу учреждения или на банковскую карту работника (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288). Конкретный порядок расчетов с подотчетными лицами регулируется внутренним положением о выдаче наличных денежных средств и бланков строгой отчетности.

Следует помнить, что выдать/перечислить работнику можно только ту сумму, которая указана в заявлении и утверждена руководителем учреждения. Деньги выделяются на строго определенные и предусмотренные тем же заявлением цели.

Выдавая или переводя на карту подотчетные средства, бухгалтер должен отслеживать два важных момента:

1. Поскольку работник приобретает товары (оплачивает услуги) в интересах учреждения, эти сделки следует считать сделками между юридическими лицами. Значит, необходимо соблюдать размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Сейчас верхняя граница установлена на уровне 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ № 3073-У).
2. Если в интересах учреждения работник оплачивает товары/работы/услуги у одного контрагента, он должен соблюдать годовой лимит на общую сумму таких закупок (Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ). В данном случае способ оплаты роли не играет.

Выдача наличными или перевод на карту

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

Дебет

Кредит

Описание

0 208XX 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 20134 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

Выданы денежные средства в рублях под отчет работнику учреждения наличными или переведены на его личную банковскую карту

0 20111 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений)

0 20121 610 «Выбытие денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации)

1 30405 XXX «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений)

Перечисление подотчетных сумм на дебетовую карту учреждения учитывается несколько иначе. По сути своей это перевод учреждением средств между своими счетами, а значит, дебиторская задолженность подотчетного лица возникнет лишь тогда, когда он будет расплачиваться за товары, работы, услуги. В бухучете эти изменения фиксируются только по факту списания денег со счета дебетовой карты.

Учреждение может использовать собственную дебетовую карту, чтобы выдавать сотрудникам под отчет денежные средства. В таком случае оно должно представить в орган Федерального казначейства по месту обслуживания (или иному финансовому органу соответствующего бюджета) два документа. Первый — заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243) (п. 11 Правил № 10н). Сделать это нужно не позднее чем за день до получения денежных средств.

Второй документ — расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251). Расшифровка за подписью руководителя и главного бухгалтера направляется в казначейство в день внесения средств (п. 42 Правил № 10н). Эту же расшифровку учреждение представляет, чтобы вернуть средства на счета Федерального казначейства, если они потрачены лишь частично или не были использованы вовсе.

В целом учреждение может как получать, так и вносить наличные на счет дебетовой карты через банкоматы или специальные пункты выдачи. Для подобного рода расчетов учреждений с органом Федерального казначейства определен счет 21003 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» (п. 230 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета).

В таблице приведены бухгалтерские записи, которые отражают указанные операции и документы:

Дебет

Кредит

Описание

Денежные средства списаны с лицевого счета учреждения на дебетовую карту учреждения

В кассу учреждения поступили денежные средства, обналиченные через банкомат или кассу банка с дебетовой банковской карты, открытой к счету 40116

Из кассы под отчет выдана сумма наличных денег на оплату прочих работ, услуг

Выбытие денежных средств из кассы учреждения при внесении наличных средств с использованием банковских карт через банкомат (пункт выдачи наличных денежных средств, электронный терминал или иное устройство)

Денежные средства зачислены на счет учреждения через банкомат посредством дебетовой банковской карты, открытой к счету

Невостребованная сумма возвращена со счета учреждения на счета органа Федерального казначейства

Отчет за подотчет

За выданные средства работник должен отчитаться в строго определенном порядке. Прежде всего обратите внимание на срок: отчет передается в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу или с окончания периода, на который деньги были выделены.

Сотрудник может представить отчет в одном из двух вариантов:

• авансовый отчет по форме 0504049 с приложенными первичными документами (билеты, чеки и пр.);
• ведомость или расходный кассовый ордер — в случае если подотчетные средства выделялись на выплаты физическим лицам (заработная плата, гонорар и пр.).

На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение. На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа. Первичные документы должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы в том же порядке, что и записи в отчете.

Принимает отчет бухгалтер или руководитель. Каждое учреждение устанавливает свои порядок и сроки рассмотрения отчета в рамках внутренней учетной политики, законодательство этот момент не регламентирует.

Получив от работника авансовый отчет, бухгалтер проверяет, правильно ли он заполнен, все ли документы приложены. Данные о расходах, которые учреждение принимает к учету, вносятся в графы 7–10. Напротив каждой суммы — номер аналитического счета.

Расходы, принятые учреждением к учету, бухгалтер отражает так:

Дебет

Кредит

Описание

0 10500 340 «Увеличение стоимости материальных запасов»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Расходы, принятые учреждением к учету за счет средств, выданных под отчет

0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 30200 000 «Расчеты по принятым обязательствам»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 40120 000 «Расходы текущего финансового года»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Может сложиться ситуация, когда работник потратил не все средства или, наоборот, вложил свои. В авансовом отчете эти суммы он вносит в графу Остаток/Перерасход. В учете это будет отражено как задолженность подотчетного лица или учреждения. Перерасход оформляется и возмещается сотруднику в том же порядке, что и аванс, а для возврата остатка бухгалтер формирует запись по одному из вариантов:

Дебет

Кредит

Описание

0 20134 510 «Поступления средств в кассу учреждения»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства в кассу учреждения

0 20111 510 «Поступления денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

0 20121 510 «Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

1 30405 000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

Как учесть задолженность и взыскать ее с подотчетных лиц

Сложности с учетом подотчетных сумм у бухгалтера могут возникнуть, если работник вовремя не представил отчет за потраченные деньги или не вернул в кассу учреждения оставшиеся от оплаты товаров/услуг/работ средства.

Если работник вынужден делать возврат подотчетных сумм, учреждение может взыскать их на основании приказа руководителя (ст. 243 ТК РФ). Время для принятия решения — один месяц после окончания срока, установленного для возвращения аванса и представления отчета. Обратите внимание: работник должен обязательно ознакомиться с приказом и в письменном виде дать свое согласие на взыскание, в противном случае вопрос возврата подотчетных сумм решается в судебном порядке.

Следует соблюдать максимально допустимый размер удержания (ст. 138 ТК РФ) — не более 20% от заработной платы за вычетом НДФЛ.

В бухгалтерском учете записи о взыскании задолженности будут выглядеть так:

Дебет

Кредит

Описание

0 30403 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

0 20800 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Отражено удержание из заработной платы

Если на каком-то этапе процедура нарушена, вопрос о возврате средств подотчетным лицом решается через суд. Суд может принять решение не в пользу учреждения, тогда взыскание будет признано необоснованным. В таком случае бухгалтер списывает сумму как нереальную к взысканию задолженности на основании справки (ф. 0504833).

Эти операции в бухучете будут выглядеть так:

Дебет

Кредит

Описание

0 40120 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» или 0 20930 560 «Увеличение дебиторской задолженности по ущербу по компенсации затрат государства, государственных (муниципальных) учреждений»

0 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами»

Списана задолженность подотчетного лица на основании судебного решения

ЗБ 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов»

Отражается на забалансе одновременной операцией

Датой списания будет дата судебного постановления. Если судебное разбирательство будет продолжено или должник погасит сумму, задолженность должна быть списана с забалансового счета.

Для учета подобных ситуаций используется Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051). Данные в ней представлены по должникам и по видам выплат.

Учет подотчетных сумм на конкретных примерах

Для покупки канцтоваров секретарю ГБУЗ «Прокопьевская поселковая больница» Алтуфьевой А. И. были выданы из кассы 3 500 руб. Средства выделены из собственных доходов учреждения. Приобретенные канцтовары будут использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Общая стоимость покупки — 2 900 руб. (в том числе НДС — 442 руб. 37 коп.), расходы на курьерскую доставку канцтоваров — 200 руб. (в том числе НДС — 30 руб. 50 коп.).

Операции по приобретению канцтоваров будут отражены в учете учреждения записями:

Работник не вернул подотчетную сумму: как отразить данную операцию в бухгалтерском и налоговом учете

Доход, облагаемый НДФЛ, возникает у налогоплательщика в момент освобождения его от обязанности по погашению задолженности, например при прощении долга

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Лазарева Ирина

Ответ прошел контроль качества

В соответствии с приказом руководителя от 15.05.2019 сотрудник был направлен в командировку в г. Кемерово. Руководителем с использованием корпоративной карты были приобретены авиабилеты на дату 27.05.2019 в сумме 14 000 руб. и переданы сотруднику. Также 24.05.2019 на карту сотрудника был перечислен аванс на командировочные расходы в сумме 50 000 руб.

27.05.2019 сотрудник не вылетел в командировку, на имя руководителя написал объяснительную, что опоздал на самолет. Также сотрудник написал заявление от 27.05.2019 об уходе в неоплачиваемый отпуск и заявление, в котором просит удержать из его заработной платы суммы 14 000 руб. за билеты и 50 000 руб. за неиспользованные командировочные. Позднее сотрудник написал заявление на увольнение по собственному желанию с 25.06.2019. После расчета заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и удержания из этих сумм суммы задолженности перед организацией сотрудник не погасил свой долг в сумме 18 000 руб. Каков порядок отражения данной ситуации в бухгалтерском и налоговом учете?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Доход, облагаемый НДФЛ, возникает у налогоплательщика в момент освобождения его от обязанности по погашению задолженности, например при прощении долга. До принятия организацией решения о невзыскании с бывшего работника денежных средств (прощение долга) у нее не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ.

Исходя из официальных разъяснений, денежные суммы, не использованные по назначению и не возвращенные подотчетным лицом, рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке. Однако такая позиция небесспорна.

При налогообложении прибыли убытки в размере непогашенной бывшим работником задолженности можно признать при списании безнадежного долга.

Бухгалтерские проводки приведены ниже.

Обоснование позиции:

Статьей 137 ТК РФ предусмотрена возможность удержаний из заработной платы работника с целью погашения его задолженности работодателю, в т.ч. для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Кроме того, работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

Доходом для целей налогообложения признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физлиц в соответствии с главой 23 “Налог на доходы физических лиц” НК РФ. К доходам налогоплательщика в натуральной форме относится, в частности, оплата за него товаров (работ, услуг) или имущественных прав в интересах налогоплательщика (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Перечень освобождаемых от налогообложения доходов приведен в ст. 217 НК РФ, в числе которых все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). К таким расходам относятся, в том числе суточные (в пределах лимита), а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Сами по себе денежные средства, полученные работником в подотчет, не образуют для него экономической выгоды, поскольку выдаются на возвратной основе и представляют собой дебиторскую задолженность работника перед организацией – он должен отчитаться о расходовании выданных ему денежных средств либо вернуть неизрасходованный остаток (письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, УФНС по Московской области от 14.09.2018 N 16-10/099623@, смотрите также письмо Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5). То же самое можно сказать и об оплате проезда (приобретении билета) командированного работника, произведенной непосредственно работодателем в собственных интересах (смотрите также п. 3 Обзора практики, утвержденного Президиумом ВС РФ 21.10.2015, письмо ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@ и др.).

Даже признание задолженности налогоплательщика безнадежной к взысканию и списание ее с баланса организации не дает прямых оснований для определения налогооблагаемого дохода у бывшего работника (при условии, что организация не является взаимозависимой по отношению к нему).

Доход, облагаемый НДФЛ, возникнет у бывшего работника только в случае прекращения его обязательства перед организацией-кредитором, например при прощении долга (ст. 415 ГК РФ). Лишь в этот момент у такого налогоплательщика возникает экономическая выгода в виде экономии на расходах по погашению долга и, соответственно, доход в размере суммы прощеной задолженности (письма Минфина России от 08.05.2019 N 03-04-05/33557, от 25.01.2019 N 03-04-06/4277, от 29.05.2018 N 03-04-06/36301 и др.).

Таким образом, полагаем, что до принятия организацией решения о невзыскании с бывшего работника денежных средств (прощения долга) у нее не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ.

Подробнее смотрите в материале: Энциклопедия решений. НДФЛ при прощении долга физическому лицу.

Страховые взносы

Что касается страховых взносов, то вопрос обложения страховыми взносами суммы непогашенной задолженности физического лица является неоднозначным. Если придерживаться официальных разъяснений, то в случае, когда работодатель принимает решение не удерживать выданные в подотчет денежные суммы, не использованные по назначению, они рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (п. 1 ст. 420 НК РФ). Очевидно, что оснований применять к таким выплатам положения пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ не имеется. Такая позиция прослеживается, например, в письмах Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808, УФНС по Московской области от 14.09.2018 N 16-10/099623@. Смотрите также п. 5 приложения к письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, п. 4 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260, письма Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609, от 07.10.2013 N 17-4/1647 (применительно к аналогичным положениям действующего до 2017 года Федерального Закона N 212-ФЗ).

Сказанное актуально и для страховых взносов на соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний” (ст. 20.1, 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

В то же время применительно к рассматриваемой ситуации такой вывод небесспорен.

• Во-первых, если организация не намерена прощать бывшему работнику непогашенный долг, то говорить о возникновении объекта обложения страховыми взносами преждевременно.
• Во-вторых , в силу п. 4 ст. 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права). Поэтому, формально, денежные средства в размере прощеного долга, квалифицированные как дарение (ст. 572 ГК РФ, информационное письмо Президиума ВАС РФ от 21.12.2005 N 104), не являются объектом обложения страховыми взносами.

Однако следование такой позиции содержит риски предъявления претензий контролирующих органов. Во всяком случае на сегодняшний день позиция официальных органов сводится к тому, что любые выплаты, произведенные в пользу работников, прямо не поименованные в ст. 422 НК РФ, облагаются страховыми взносами (например, письма Минфина России от 15.05.2019 N 03-03-06/1/34736, от 24.01.2019 N 03-03-06/1/3880, от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093, от 20.06.2018 N 03-15-05/42252, ФНС России от 09.02.2017 N БС-4-11/2362, УФНС России по г. Москве от 28.06.2018 N 20-15/138129 и др.

Стоимость авиабилетов, оформленных на имя бывшего работника, на наш взгляд, не облагается страховыми взносами ввиду отсутствия объекта обложения страховыми взносами.

Налог на прибыль

При налогообложении прибыли организация может учесть любые расходы, соответствующие критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и при этом не поименованные в ст. 270 НК РФ. Поскольку командировка не состоялась, то рассматриваемые затраты не могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в качестве командировочных (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), что в полной мере относится и к неиспользованному авиабилету.

Отметим, что финансовое ведомство допускает возможность учета при налогообложении прибыли убытков, понесенных налогоплательщиком в случае отмены командировки, при их соответствии вышеуказанным критериям (письмо Минфина России от 18.05.2018 N 03-03-07/33766). Однако при указанных в вопросе обстоятельствах расходы, связанные с несостоявшейся по вине работника командировкой, сложно признать экономически оправданными и осуществленными для деятельности, направленной на получение дохода.

По нашему мнению, признать при налогообложении прибыли убытки в размере непогашенной бывшим работником задолженности можно только в качестве безнадежного долга (пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ). Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Списание нереальной к взысканию (безнадежной) дебиторской задолженности при налогообложении прибыли.

Бухгалтерский учет

Согласно Инструкции по применению Плана счетов. утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”.

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Учитывая увольнение работника до погашения им задолженности, бухгалтерские проводки, по нашему мнению, могут выглядеть следующим образом:

– 64 000 руб. (14 000 руб. + 50 000 руб.) – определена сумма убытка в связи с несостоявшейся командировкой по вине работника;

– 46 000 руб. – часть долга удержана из причитающихся работнику выплат;

– 18 000 руб. – сформирована задолженность физического лица;

– 18 000 руб. – произведено списание безнадежной дебиторской задолженности по истечении срока исковой давности либо на основании решения о прощении долга.