Аудит кадрового делопроизводства
Sbertimekpk.ru

Финансовый портал

Аудит кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства

“Отдел кадров бюджетного учреждения”, 2008, N 6

Аудит кадрового делопроизводства

Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных. Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот.

Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. В данной статье мы расскажем, в каких случаях нужно проводить данный аудит, кто его проводит, как правильно оформить его результаты.

Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства (далее – аудит) можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.:

– при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;

– при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию;

– при смене руководителя организации;

– при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;

– при изменении системы оплаты труда;

– при массовом высвобождении работников.

Кто проводит аудит

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат. Аудит кадрового делопроизводства может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства. В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям. В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.

Аудит можно провести и своими силами. В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.

Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства

1. Организационный этап.

2. Определение перечня подлежащих проверке документов.

3. Сверка документов.

4. Проверка кадровой документации.

5. Оформление отчетов по кадровому аудиту.

Рассмотрим каждый этап более подробно.

На первом, организационном, этапе необходимо:

– определить цели и задачи проведения кадрового аудита;

– сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста;

– определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного – двух месяцев);

– издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.

Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации. К обязательным документам относятся:

– трудовые договоры (ст. ст. 56, 67 ТК РФ);

– график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

– штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ). Хотя обязательность данного документа законом не установлена, необходимость его ведения была обоснована в N 1 нашего журнала за 2008 г.;

– трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);

– приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязательность ведения данных книг указана в разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках” (далее – Постановление N 225). Формы книг утверждены Приложениями 2, 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”;

– табель учета рабочего времени. Рекомендуемая форма табеля утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” (далее – Постановление N 1). Однако согласно п. 2 данного Постановления форма табеля учета рабочего времени не распространяется на бюджетные учреждения. Вместе с тем ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Поэтому табель обязателен для ведения в каждой организации, а его форма может быть установлена на уровне ведомств;

– личные карточки формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС) (“Личная карточка государственного (муниципального) служащего”). Утверждены также Постановлением N 1. Обязательность ведения данного документа следует из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. В частности, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике;

– приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении). Формы указанных унифицированных форм первичной учетной документации утверждены Постановлением N 1. Согласно п. 2 рассматриваемого Постановления данные формы распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ;

– личные дела сотрудников. Необходимость их ведения установлена ведомственными нормативными актами. В качестве примера можно привести ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ “О службе в таможенных органах Российской Федерации”, согласно которой прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа. Личное дело сотрудника таможенного органа ведется кадровой службой таможенного органа и при переводе указанного сотрудника направляется по новому месту службы. Порядок ведения личных дел сотрудников таможенных органов определяется руководителем Федеральной таможенной службы. Схожая норма содержится в ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 “О Прокуратуре Российской Федерации”. В частности, указано, что личное дело прокурорского работника содержит сведения об указанном работнике, о прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении квалификации. Порядок ведения личных дел прокурорских работников устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, а работников Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации – Председателем Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации. В настоящее время действуют и иные ведомственные нормативные акты, устанавливающие необходимость ведения личных дел сотрудников;

– локальные нормативные акты. Статья 8 ТК РФ устанавливает право работодателей принимать не противоречащие действующему законодательству и не ухудшающие по сравнению с ним права работников локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Среди них можно выделить: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), инструкцию по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ), и др.

Также, если это требуется по условиям труда, в организации могут вестись следующие документы:

– коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);

– должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);

– перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;

– договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);

– договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);

– положение об охране коммерческой тайны;

– положение об адаптации работников;

– положение о порядке прохождения испытательного срока;

– положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

– журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);

Читать еще:  Форма ИНВ-19. Сличительная ведомость товарно-материальных ценностей

– журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы – прием, перевод, увольнение и т.д. либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;

– журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.

Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.

Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.

Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых. Это можно оформить в виде таблицы.

Внутренний аудит кадровой документации

Когда проводится и с какой целью

С необходимостью такой проверки можно столкнуться на абсолютно разных этапах. Одна из самых распространенных причин инициации внутреннего аудита кадровой документации – смена кадровика и связанная с этим процедура передачи дел. Также он может понадобиться:

  • При получении предупреждения о том, что в ближайший год предстоит плановая проверка трудовой инспекции.
  • При сложном, конфликтном увольнении работника (когда человек угрожает судом, жалобами и т.д.).

Главная цель такого мероприятия – совершенствование работы службы персонала и минимизация рисков для работодателя.

Кроме того, в числе целей:

  • Пересмотр системы делопроизводства, уменьшение количества бумаг в этой сфере.
  • Снижение издержек (финансовых и трудовых) на постановку и ведение учета персонала.
  • Организация работы в строгом соответствии с законодательством РФ.
  • Успешное прохождение проверок ГИТ.
  • Быстрое решение трудовых споров без материальных потерь.

В больших и маленьких компаниях с течением времени (часто – совсем непродолжительного) накапливаются ошибки и последствия сбоев в ведении документации, которые на первый взгляд незаметны. Своевременный и полный внутренний аудит кадровых документов позволяет обнаружить все виды проблем и вовремя принять меры по их устранению.

Особенности проведения

Стоит учитывать, что, в отличие от бухгалтерского, аудит кадровых документов в РФ законом никак не регламентирован. Поэтому руководителям и владельцам компаний стоит знать: внутренний аудит кадровой документации можно и нужно проводить, не дожидаясь предписаний контролирующих структур или объявления о грядущем визите трудовой инспекции. А в случае, если появление инспекторов в обозримом будущем все-таки планируется, такая процедура поможет к нему подготовиться и защитить свои интересы.

Внутренний аудит кадровых документов – это комплекс мер, в числе которых оценка локальных нормативных актов, отчетов, учетных книг на предмет юридической корректности и полноты. При этом многие недочеты и ошибки можно устранить сразу – во время проверки.

Виды и этапы аудита кадровой документации

Аудит кадровых документов может быть полным, когда анализируются все части кадрового делопроизводства без исключений. И выборочным, который затрагивает:

— определенные участки ведения делопроизводства;

— бумаги по тому или иному работнику;

— все аспекты взаимодействия с персоналом, по репрезентативной выборке актов и отчетов.

Крайне желательно проводить внутренний аудит кадровых документов хотя бы за три последних года. Именно этот период ведения деятельности работодателя обычно рассматривают при своих ревизиях налоговая служба, ФСС, ПФР и прокуратура.

Для оценки документации за указанный период понадобится от 7 до 14 рабочих дней. Время зависит от численности работников и количества локальных нормативных актов. Аудит кадровых документов стоит поручить специалисту, имеющему опыт оформления отношений с персоналом, а также юридическую подготовку. Большим плюсом будет опыт прохождения или организации проверок контролирующих структур.

Процедура состоит из следующих шагов:

  1. Создание рабочей группы в компании.
  2. В нее могут входить юристы, специалисты бухгалтерии и службы персонала, а также эксперты, приглашенные со стороны.
  3. Составление перечня вопросов, которые будут рассмотрены, и выбор типа процедуры: полная или выборочная.
  4. Разработка четкого поэтапного плана, в который обязательно включены:

  • оценка правильности ведения документации;
  • определение соответствия локальных нормативных актов требованиям законодательства;
  • выявление ошибок и недочетов в бумагах;
  • составления списка отсутствующих и недостоверных нормативных актов, которые необходимо восполнить.
  • Проведение анализа в соответствии с планом.
  • Подготовка и подписание отчета о результатах ревизии, содержащего данные обо всех выявленных нарушениях, перечень рисков, рекомендации по устранению недочетов и оптимизации делопроизводства.
  • Исправление обнаруженных проблем, доработка локальных нормативных актов.
  • Какие документы подлежат оценке при аудите кадровой документации

    В первую очередь эксперты тщательно изучают основные локальные нормативные акты, наличие которых обязательно для любой организации:

    • Штатное расписание.
    • Документ, устанавливающий и регламентирующий систему оплаты труда.
    • Правила внутреннего трудового распорядка.
    • График отпусков сотрудников.
    • Положение о защите и обработке персональных данных.
    • Личные дела и карточки сотрудников.
    • Приказы по личному составу (прием на должности, перевод, увольнение и т.д.).
    • Приказы по основной деятельности фирмы.
    • Трудовые договоры.
    • Приказы, акты (в том числе по командировкам).

    Опыт проведения многочисленных аудитов кадровой документации и судебная практика однозначно показывают, что большая часть нарушений, обнаруженных в ходе визитов экспертов в офисы компаний, связана как раз с отсутствием каких-то из этих правовых актов. На втором месте – неправильно составленные бумаги, нехватка ключевых пунктов, противоречие содержания действующему законодательству.

    Для некоторых предприятий из-за специфики их деятельности обязательными могут быть и другие локально-правовые акты:

    — списки должностей с ненормированным режимом;

    — договоры: коллективный, о материальной ответственности, о коммерческой тайне;

    — приказы по оформлению заместительства на время отсутствия по болезни или отпуску.

    Особо стоит упомянуть должностные инструкции. По закону этот документ не входит в перечень обязательных для оформления отношений работодателя и сотрудников. Но одна из статей Трудового Кодекса РФ гласит: наличие четко прописанной трудовой функции работника – одно из условий правомочности трудового договора. Поэтому обязанности каждого в любом случае нужно четко прописать – либо в самом договоре, либо в отдельном локальном нормативном акте.

    Аудит кадровых документов предполагает проверку наличия всех упомянутых ЛНА, качества оформления, соответствия друг другу и требованиям законодательства. Вовремя обнаружив и устранив ошибки, имеющиеся в этой части взаимодействия с персоналом, можно избежать многих сложностей и дать бизнесу возможность развиваться.

    Итог внутреннего аудита кадровой документации

    По результатам его проведения эксперты составляют отчет. В этом документе содержатся все результаты:

    • оценки ведения документооборота за определенный период;
    • наличия необходимых нормативных актов;
    • оценки соответствия их содержания и оформления требованиям законодательства;
    • анализа бумаг, выделенных для этих целей;
    • оценки соответствия кадровых процедур требованиям законодательства и интересам работников;
    • соотнесение нарушений и ответственности за них, которая грозит организации как юрлицу и должностным лицам.

    В отчете по итогам такой ревизии обязательно должны быть ссылки на конкретные законодательные нормы и нормативно-правовые акты, нарушения которых зафиксированы в работе организации, подробные рекомендации по исправлению всех недочетов, оценка рисков, имеющихся в отношении проверок ГИТ или при наступлении трудового конфликта.

    Преимущества привлечения сторонней компании для внутреннего аудита кадровых документов

    Мероприятие такого рода направлено на поиск недочетов и ошибок, допущенных в работе специалистами компании. Часто при организации проверки в комиссию входят (или даже возглавляют ее) работники, непосредственно ответственные за ведение кадрового учета. При таком подходе качество анализа серьезно падает, что вполне объяснимо: найти, заметить, зафиксировать и проанализировать собственные ошибки намного труднее, чем чужие.

    В целом эффективность анализа, выполненного сотрудниками, будет объективно ниже, чем у сторонних экспертов. Оценивая документооборот чужой компании, эксперты сохраняют внимательность и беспристрастность, их восприятие не искажено вовлеченностью в процесс работы, они смотрят «со стороны» и видят намного более четкую картину.

    Читать еще:  Что изменилось в УСН в 2013 году?

    Поэтому для проведения грамотного, всеобъемлющего, качественного кадрового анализа стоит пригласить проверенную стороннюю компанию. Доверив решение этой задачи надежной консалтинговой фирме, вы получите комплекс услуг для построения сильного современного бизнеса, готового противостоять конкуренции и быстро меняющимся условиям рынка. Такое сотрудничество позволит значительно сэкономить финансовые ресурсы и избежать многих трудностей при общении с контролирующими структурами.

    Заказать кадровый аудит от компании «Проверка труда» – это верное управленческое решение, результатами которого вы будете удовлетворены.

    Помимо оценки качества, законности и точности ведения учета мы предлагаем:

    • Выявление проблем с документооборотом на предприятии и поиск причин их возникновения.
    • Разработку плана оптимизации затрат за счет повышения эффективности промежуточного управления.
    • Оценку структуры кадрового состава и ее соответствия задачам, стоящим перед бизнесом.
    • Определение факторов риска в имеющейся системе функционирования.
    • Оценку персонала.
    • Выявление источников конфликтов.
    • Составление рекомендаций по эффективному управлению человеческими ресурсами.

    Регулярное проведение оценочных мероприятий такого рода с нашей помощью – отличная инвестиция в развитие бизнеса и в будущие прибыли.

    Почему выбирают «Проверку Труда»

    • Опытные эксперты-практики, за плечами которых многолетний опыт, в том числе – в контролирующих госструктурах.
    • Стопроцентная конфиденциальность и безупречный сервис.
    • Поиск конкретных решений для каждого предприятия и ситуации. Мы помогаем защитить бизнес от штрафов, а если они неизбежны – снижаем сумму, насколько это возможно.
    • Сопровождение проверок. Решение спорных вопросов, переговоры с Государственной инспекцией труда, прокуратурой. Представительство в суде.
    • Помощь в урегулировании трудовых споров.
    • Фиксированная стоимость услуг и гарантия результата.

    Также мы готовы предложить клиентам аудит охраны труда и юридические услуги.

    Получить бесплатную консультацию и договориться о встрече с менеджером для заключения договора можно по телефону или через форму обратной связи на сайте.

    Свяжитесь с нами уже сейчас, чтобы защитить свой бизнес!

    Аудит кадровых документов: организация, проведение, ошибки

    1. Организация аудита кадровых документов:
      • основания для проведения,
      • виды аудита,
    2. Порядок проведения аудита кадровых документов:
      • подготовка к аудиту (организационные документы, необходимые для оформления аудита, формирование комиссии),
      • проведение аудита кадровых документов,
      • фиксация результатов аудита,
      • разработка плана мероприятий по итогам проведенного аудита.
    3. Ошибки в проведении аудита кадровых документов:
      • непонимание цели для проведения аудита,
      • неправильная подготовка и организация процедуры аудита,
      • неверное оформление необходимых организационных документов,
      • отсутствие плана мероприятий по итогам проведенного аудита.

    В российском законодательстве нет прямого требования проведения аудита кадровых документов.

    Вместе с тем, согласно п. 1 ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

    Также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (п. 10) предусматривает регулярное проведение мониторинга для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управления документами, требованиям организации и для получения ожидаемых результатов. Соответствие систем управления документами установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы хранить.

    1. Организация аудита кадровых документов

    Аудит кадровых документов может проводиться собственными силами (внутренний аудит) либо с привлечением сторонней организации (внешний аудит).

    При выборе формы аудита кадровых документов следует помнить, что с одной стороны при внутреннем аудите работники организации могут не иметь соответствующего уровня подготовки, чтобы выявить все возможные нарушения законодательства. С другой стороны, при внешнем аудите существует риск неправильного оформления обработки персональных данных работников представителями сторонней организации. Кроме того, цена на услуги аудита довольно высока.

    2. Порядок проведения аудита кадровых документов

    Поскольку порядок проведения аудита кадровых документов законодательно не определен, каждый работодатель может закрепить свой порядок проведения этого мероприятия.

    Оптимальным для проведения аудита кадровых документов является следующий алгоритм:

    1. Определить цели и задачи мероприятия
    2. Издать приказ о проведении аудита кадровых документов
    3. Составить перечень кадровых документов, подлежащих проверке
    4. Подготовить бланки для занесения информации
    5. Проверить наличие обязательных кадровых документов, соответствие их оформления и содержания требованиям законодательства РФ
    6. Оформить отчет по результатам проверки
    7. Принять решение по итогам проведения аудита
    8. Составить план исправления обнаруженных нарушений

    С какой целью проводится аудит кадровых документов и какие задачи ставятся перед этим мероприятием?

    Основаниями для проведения процедуры аудита могут служить:

    • смена руководства организации;
    • смена работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (увольнение или перевод на другую должность, в другое подразделение, перераспределение обязанностей и т.п.);
    • плановая или внеплановая проверка ГИТ по заявлению работника (увольнение по инициативе работодателя, невыплата заработной платы, премии);
    • приведение кадровой документации в соответствие с изменениями в действующем законодательстве (напр., вступление в силу с 01.07.2018 нового ГОСТ Р 7.0.97 – 2016)
    • регулярная плановая проверка состояния кадровой документации в организации (напр., ежегодная).

    Приказ о проведении аудита кадровых документов издается в произвольной форме. В этом распорядительном документе следует сформировать состав комиссии (как правило, это работники, имеющие соответствующую квалификацию: кадровые работники, юрисконсульты, архивариусы, секретари и т.д.) и определить сроки проведения (приложение 1).

    На что надо обратить особое внимание при проверке кадровых документов:

    • наличие разных видов документации
    • правила комплектования и хранения кадровых документов
    • сроки хранения
    • соответствие формы документов требованиям оформления документов
    • сопоставление содержания кадровой документации с нормативными требованиями

    Аудит кадровых документов может проводится в виде полной или выборочной проверки.

    Полная проверка всех видов кадровой документации, как правило, проводится ежегодно по плану проверок.

    Перед проведением аудита следует составить перечень кадровых документов, подлежащих проверке, разделив их по видам (приложение 2).

    Выборочная (сквозная) проверка проводится, для определения соблюдения прав отдельных категорий работников, например:

  • лиц, не достигших возраста 18 лет;
  • инвалидов;
  • беременных женщин;
  • женщин, имеющих детей до 3-х лет;
  • работников, занятых на работах с вредными и/или опасными условиями труда;
  • надомников и т.д

    Для эффективного сбора информации следует разработать бланки (приложение 3)

    Информацию рекомендуется фиксировать в готовых формах (приложение 4)

    После фиксации информации необходимо оформить отчет по итогам проведенного аудита (приложение 5)

    Далее следует оформить план мероприятий по итогам проведенного аудита с указанием сроков выполнения и ответственных лиц (приложение 6)

    3. Типичные ошибки в аудите кадровых документов.

    Ошибка 1. Непроведение аудита кадровых документов.

    Несмотря на то, что законодательством не предусмотрено обязательное проведение этой процедуры, работодателю важно постоянно иметь информацию о состоянии дел:

    • мониторить состояние кадрового делопроизводства;
    • понимать, какие допускаются нарушения и ошибки;
    • приводить кадровые документы в соответствие с требованиями трудового законодательства.

    Ошибка 2. Непонимание цели для проведения аудита

    Аудит кадровых документов проводится, но формально, «для галочки». В результате цели не достигаются, задачи не решаются.

    Ошибка 3. Неправильная подготовка процедуры аудита

    Поскольку процедура проведения аудита законодательно не регламентирована, работодатели проводят аудит кадровых документов без предварительной подготовки. Это приводит к тому, что информация собирается, но не обрабатывается должным образом.

    Ошибка 4. Неверное оформление необходимых организационных документов

    Четкого перечня организационных документов для проведения аудита кадровых документов не существует. И работодатель не оформляет либо неверно оформляет приказы, отчеты, акты, планы.

    В результате чего информация, незафиксированная и неоформленная должным образом, утрачивается или искажается.

    Ошибка 5. Отсутствие плана мероприятий по итогам проведенного аудита.

    После проведения аудита кадровых документов не составляется план мероприятий по исправлению нарушений и ошибок. Как следствие, они не исправляются, а повторяются вновь и вновь.

    Вывод:

    Несмотря на то, что в российском законодательстве нет прямого требования проведения аудита кадровых документов, каждому работодателю следует регулярно его проводить, чтобы быть уверенным в том, что работа с кадровыми документами ведётся в соответствии с законодательством Российской Федерации.

    Кадровое делопроизводство

    Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

    Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

    Цель и задачи кадрового делопроизводства

    Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

    Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

    Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

    Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;

    Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

    Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

    Читать еще:  Как заверить копию трудового договора

    Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

    Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

    Основные направления кадрового делопроизводства

    К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

    Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

    1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

    разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;

    оформление кадровых приказов;

    заполнение трудовых книжек;

    ведение личных дел и пр.

    2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

    3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

    Положения об оплате труда;

    Правил внутреннего трудового распорядка;

    Положения о персонале;

    Положения о премировании и иных поощрениях

    Положения о материальной ответственности работников;

    Положения о коммерческой тайне;

    Положение об отпусках;

    Положение о командировках;

    Положение о структурных подразделениях;

    Положения о защите персональных данных работника и пр.;

    4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

    5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

    6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

    Организация кадрового делопроизводства

    Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

    Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

    Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

    Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.

    Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

    Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

    Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

    Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

    Электронный кадровый документооборот в организации

    Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

    Рассмотрим далее основные преимущества:

    Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

    Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

    Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

    Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

    Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

    Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

    За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

    Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

    на должностных лиц – в размере от 1000 до 5000 руб.;

    на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, – от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

    на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

    Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

    Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

    В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

    Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме “Зарплата и кадры”.

    Кадровый аудит

    Кадровый аудит и консалтинг – деятельность профессиональных экспертов, выполняемая для улучшения результатов работы организаций.

    С января 2018 года были приняты изменения в ТК РФ, регламентирующие правила проведения проверок на соблюдение трудового законодательства

    Если своевременно инициировать кадровый аудит и консалтинг, работодатель обезопасит себя от проблем с контролирующими органами, избежит выплат крупных штрафов, обеспечит персоналу оптимальные условия работы и профессиональный рост.

    Когда обращаются за услугами кадрового аудита

    Независимая экспертиза кадровых процессов становится актуальной в таких ситуациях как:

    • Оптимизация порядка управления коллективом организации
    • Установление нормального количества управляющих и исполняющих сотрудников
    • Уменьшение временных затрат, которые требуются для решения поставленных задач и принятия решений
    • Устранение лишних информационных потоков, замедляющих профессиональную деятельность работников организации
    • Автоматизация некоторых бизнес-процессов, требующих оперативной обработки и управления
    • Грамотная оценка способностей, личностных и профессиональных качеств персонала
    • Снижение нагрузки в соответствии с возможностями и опытом работников
    • Рациональное распределение обязанностей между специалистами разного профессионального профиля и квалификации
    • Повышение уровня работы внутренней кадровой службы компании, где организуется эффективная деятельность с планированием всех этапов работы
    • Формирование дружного, коммуникабельного коллектива и развитой корпоративной культуры
    • Вовлечение сотрудников в ценности фирмы, повышение мотивации персонала
    • Установление комфортного рабочего микроклимата
    • Устранение и профилактика конфликтов с органами трудовой инспекции
    • Приведение организации в соответствие с последними поправками в отечественное законодательство
    • Сохранение деловой репутации субъекта экономических отношений, предотвращение начисления серьезных штрафов и применения других видов административных наказаний
    • Эффективная подготовка к прохождению государственной проверки
    • Смена руководства кадрового отдела, генерального директора юридического лица

    Что такое кадровый аудит

    Кадровый аудит представляет собой независимое квалифицированное исследование документации компании. Он позволяет изучить специфику работы фирмы и оптимизировать процессы делопроизводства.

    Считается большой ошибкой приводить кадровые бумаги в порядок только при наличии информации о приближающейся проверке контролирующих служб.

    Такой подход может:

    • Приводить к серьезным проблемам с государственными органами
    • Стать причиной привлечения к юридической ответственности за нарушение трудовых норм
    • Руководителям организаций следует постоянно контролировать качество делопроизводства, исключая риск ошибок задолго до взаимодействия с надзорными структурами

    При проведении аудиторских мероприятий важно строго придерживаться регламентированных законом правил и принципов. Необходимо учитывать положения ФЗ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ, ТК РФ, ПП РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и Постановления Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69

    Аудит можно заказывать отдельно или в комплексе с операциями по кадровому консалтингу. Проводить исследование внутренней документации могут сотрудники предприятия или сторонних организаций. Исполнители из специализированных компаний имеют богатый опыт аналитической деятельности и отличное знание действующего законодательства.

    Квалифицированные сотрудники самостоятельно исследуют документы организации и представляют ее руководителю детальный отчет с выявленными ошибками и рекомендациями по их устранению.

    Если начальник компании принимает решение вести аудит своими силами, он издает приказ о проведении проверки. В документе отражаются цели, стадии и сроки исследования, ФИО ответственных сотрудников предприятия.

    Зачем требуется кадровый аудит

    Выделяют несколько целей проведения аудита кадрового потенциала:

    • Подготовка компании к инспекционной проверке на предмет соблюдения предписаний миграционного, трудового, страхового, налогового, пенсионного, архивного законодательства
    • Повышение уровня профессионализма специалистов кадровой службы компании
    • Подготовка действенного плана, направленного на исправление допущенных нарушений
    • Объективная оценка и анализ состояния кадровых документов
  • Ссылка на основную публикацию
    ×
    ×
    Adblock
    detector