Фирма использует личный автомобиль сотрудника: возмещение расходов, учет, налогообложение
Sbertimekpk.ru

Финансовый портал

Фирма использует личный автомобиль сотрудника: возмещение расходов, учет, налогообложение

Компенсация за использование личного авто. Бухгалтерский учет и налогообложение

“Финансовая газета”, 2017, N 41

Есть два пути обеспечить мобильную и эффективную работу организации – иметь корпоративный автопарк или использовать личные автомобили сотрудников.

Второй вариант более предпочтителен, поскольку позволяет избежать затрат на автохозяйство и сделать подвижными большее число сотрудников. В таком случае организация должна заключить соглашения с работниками об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Законодательство предусматривает несколько способов оформления таких отношений.

В большинстве случаев применяют два из них: организация выплачивает работнику компенсацию или арендует у него автомобиль.

В обоих случаях важно правильно оформить взаимоотношения работника и работодателя. Иначе фирме могут быть предъявлены претензии со стороны налоговиков по поводу правильности оформления операций по использованию личных автомобилей работников, начисления налога на прибыль и НДФЛ.

Рассмотрим бухучет и налогообложение операций по предоставлению компенсации работникам за использование личного автомобиля в служебных целях.

Что выгоднее – аренда или компенсация

Выбор между арендой и компенсацией зависит от того, на каком объекте налогообложения работает компания. Если компания применяет ОСНО или УСН с объектом налогообложения “доходы минус расходы”, то в этом случае важно по максимуму списывать на расходы все понесенные затраты.

Однако сумма компенсации за использование личного автомобиля, которую можно признать в расходах, ограничена:

Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно

не более 1 200 руб. в месяц

Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см

не более 1 500 руб. в месяц

не более 600 руб. в месяц

Такие нормы установлены п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. При этом указанные суммы включают в себя все расходы, которые несет сотрудник – владелец автомобиля. То есть в эти 1 200 или 1 500 руб. включаются ГСМ, техобслуживание, ремонт и прочие расходы (Письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140). Поэтому можно утвердить любую сумму компенсации работнику, но учесть при налогообложении следует лишь установленную норму.

Более того, надо принимать во внимание, что эта норма утверждена законодателями в расчете на полный месяц использования автомобиля в служебных целях. Если, например, сотрудник ездил на машине всего 2 дня из 22 рабочих дней в месяце, то и компенсацию, которую можно списать на расходы, надо уменьшить в 11 раз (Письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140). Компенсация за использование личного имущества не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами. Причем даже если установлена компенсация в большем размере, чем определена законодательством для целей налогового учета расходов, вся ее сумма не должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами, поскольку это компенсационная выплата, а не оплата труда (Письмо Минфина России от 27.08.2013 N 03-04-06/35076). При этом нормы законодательством установлены только в целях расчета налога на прибыль и “упрощенного” налога.

Выгоднее другой вариант – заключить с сотрудником договор аренды авто. Выгода в том, что арендную плату, как и прочие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, – стоимость ГСМ, ремонта, техобслуживания, приобретение других расходных материалов, можно учесть полностью (пп. 4 и 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Единственный недостаток аренды – необходимость удержать с арендной платы НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 2 ст. 226 НК РФ). Тогда как компенсация таким налогом не облагается (п. 3 ст. 217 НК РФ). А вот страховые взносы во внебюджетные фонды не придется платить в обоих случаях. Если компания работает на упрощенке с объектом налогообложения “доходы”, то расходы в налоговом учете отражать не нужно.

Для организаций, находящихся на традиционной системе налогообложения либо применяющих “доходно-расходную” УСНО, договор аренды позволит учесть все расходы, возникающие в ходе эксплуатации машины сотрудника. Главное, чтобы они были экономически обоснованны и документально подтверждены.

Упрощенцам с объектом налогообложения “доходы” есть смысл обратить внимание на выплату компенсации за использование личного имущества работника. Такие налогоплательщики не отражают расходы, связанные с использованием автомобиля, в учете, а суммы компенсации для них не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами, в то время как с арендной платы нужно исчислить НДФЛ.

Примечание. Чтобы не уплачивать НДФЛ и страховые взносы, необходимо подтвердить принадлежность используемого имущества работнику. Дополнительно понадобятся расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также суммы конкретных расходов.

Как оформить компенсацию

Перечень документов, необходимых для принятия затрат в виде компенсации за использование личных автомобилей работников в расходах, зависит от условий хозяйственной деятельности.

Обозначим общий подход в данном вопросе.

1. Использование личного легкового автомобиля сотрудника должно быть обосновано производственной необходимостью, например постоянными служебными разъездами в течение рабочего дня. Это нужно отразить в должностной инструкции работника.

2. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

К соглашению прикладывают документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля: копия технического паспорта личного автомобиля, доверенность (если работник управляет им по доверенности).

3. Основанием для компенсационных выплат служит приказ руководителя, изданный на основании вышеприведенных документов.

Размер компенсации устанавливается заключенным соглашением между работником и организацией. Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при ОСНО и УСН в целях налогообложения в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Бухгалтерский и налоговый учет

Затраты организации, связанные с использованием легкового автомобиля работника в служебных целях, признаются расходами по обычным видам деятельности (в качестве управленческих) в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация.

Задолженность перед работником

Выплата работнику суммы компенсации

счет 20 “Основное производство”

счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”

счет 26 “Общехозяйственные расходы”

счет 44 “Расходы на продажу”

счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”

счет 51 “Расчетные счета” (в зависимости от способа выплаты – из кассы организации или перечислением на банковские карты)

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Организация, выплачивающая доход физическому лицу, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Все виды установленных ТК РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением работником трудовых обязанностей, не подлежат обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Заметим, что глава 23 НК РФ не содержит указания на размеры компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и порядок их определения для целей обложения НДФЛ (освобождения от налогообложения). Следовательно, такие компенсационные выплаты работнику не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора (Письма Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78).

Финансовое ведомство не высказывалось и о необходимости учета для целей обложения НДФЛ интенсивности использования автомобиля, однако в ряде обращений в самом тексте вопросов указано, что компенсация выплачивается с учетом этого фактора.

Учитывая разъяснения о необходимости иметь подтверждающие документы и для целей исчисления НДФЛ, можно заключить, что порядок учета интенсивности эксплуатации машины, предлагаемый для исчисления налога на прибыль, поддерживается и при обложении НДФЛ.

Доводы проверяющих могут быть таковы: если в какие-то дни автомобиль не использовался в служебных целях, за этот период выплата утрачивает характер компенсационной.

Если принято решение не учитывать фактические дни эксплуатации машины, целесообразно иметь расчет, который покажет, например, среднемесячную стоимость расходов по эксплуатации автомобиля в совокупности с суммой износа: расходные материалы, ремонт, ГСМ и прочее. Иначе говоря, нужно будет доказать, что установленная сторонами сумма уже учитывает интенсивность использования имущества.

Расчет суммы компенсации, определяемой с учетом интенсивности использования личного автомобиля в служебных целях, затрат по эксплуатации автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ и др.)

Процент использования авто в служебных целях

Сумма компенсации с учетом интенсивности использования личного автомобиля в служебных целях

Амортизация (стоимость авто / срок полезного использования в месяцах)

(фактическое количество дней использования / число дней в месяце x 100%)

Расходы на бензин

Прочие расходы (мойка, ремонт и т.д.)

Итого

Примечание. Если размер компенсации назначен произвольно и не подтвержден никакими расчетами и документами, не учитывает фактические периоды его использования, существует риск, что НДФЛ будет доначислен.

Страховые взносы

Объектом обложения страховыми взносами признают выплаты и иные вознаграждения в пользу физлиц, подлежащих обязательному социальному страхованию.

Не подлежат обложению страховыми взносами все виды выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Таким образом, установленные компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта, не облагаются страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником.

Не подлежат обложению страховыми взносами все виды компенсационных выплат, связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Налог на прибыль организаций

Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля работника включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок сверх нормы в расходах для целей налогообложения не учитывается.

Заметим, что для целей налогообложения прибыли нормируется общая сумма компенсации, включая возмещение фактически понесенных эксплуатационных расходов. Аналогичная позиция отражена в Письме Минфина России от 04.12.2015 N 03-03-06/70852 в отношении расходов на ГСМ при использовании личного транспорта в служебных целях.

Расходы для целей налогообложения признаются при условии, что они обоснованны и документально подтверждены. Подтверждением производственного (служебного) характера поездок могут быть:

  • путевые листы или разработанный организацией иной документ, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ и другие расходы;
  • журнал учета поездок, содержащий маршрут следования, цель поездки (поездка должна носить производственный характер);
  • отчет сотрудника о поездках с описанием по каждой цели этой поездки;
  • расчет суммы компенсации, определяемой с учетом интенсивности использования автомобиля, затрат по его эксплуатации (сумма износа, затраты на ГСМ и др.);
  • должностная инструкция (или иной документ), подтверждающая разъездной характер работы сотрудника.

Документальным подтверждением расходов могут быть чеки за ГСМ и техническое обслуживание. Кроме того, необходимо иметь в наличии копию паспорта транспортного средства.

Компенсация, выплачиваемая работнику, признается в составе расходов на дату ее выплаты.

Таким образом, только при соблюдении всех вышеперечисленных условий затраты организации будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Применение ПБУ 18/02

Если сумма компенсации превышает норматив, то в учете образуются постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (ПНО).

Кроме этого, в бухгалтерском учете компенсация в полной сумме признается на дату ее начисления, а в налоговом учете компенсация в пределах установленных норм включается в состав расходов на дату ее выплаты.

Таким образом, если выплата компенсации осуществляется в месяце, следующем за месяцем ее начисления работнику, в учете возникает вычитаемая временная разница (ВВР) и признается соответствующий ей отложенный налоговый актив (ОНА). Указанные ВВР и ОНА погашаются на дату выплаты компенсации (п. 17 ПБУ 18/02).

Пример. В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля для управленческих нужд организации в размере 1 100 руб. в месяц. Возмещение расходов производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации.

В текущем месяце общая сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, составляет 9 000 руб. Компенсация выплачивается в следующем месяце на банковский счет работника.

В целях исчисления налога на прибыль доходы и расходы признаются методом начисления. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на конец каждого календарного месяца. Какими проводками отразить выплату, указано в таблице.

Фирма использует автомобиль работника: как выгоднее учесть расходы

Работник ООО “Пассив” использует автомобиль Nissan Primera (объем
двигателя — 2200 куб. см) для служебных поездок. Средние ежемесячные расходы на содержание автомобиля составляют 6400 рублей:
— 3500 рублей — оплата ГСМ;
— 2000 рублей — оплата ремонта;
— 900 рублей — износ автомобиля.
Как выгоднее оформить использование автомобиля, чтобы оптимизировать расходы и фирмы, и работника? Рассмотрим три способа решения:
1) выплата компенсации за использование автомобиля;
2) договор аренды;
3) договор безвозмездного пользования.

Читать еще:  Как отозвать работника из отпуска

Компенсацию назначает руководитель, а ее размер устанавливают по согласованию с работником с учетом того, что ему должны быть компенсированы все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (покупка бензина, текущий ремонт, износ транспортного средства). Если сумма, потраченная на ремонт автомобиля, значительна, фирма может увеличить размер компенсации.
Официальные нормы компенсаций за использование личных автомобилей работников для служебных поездок в месяц составляют:
— 1200 рублей — для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см;
— 1500 рублей — для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см;
— 600 рублей — для мотоциклов.
Вот как учитывается выплаченная компенсация при налогообложении:

Налог

Компенсация

Компенсация в пределах нормы сверх нормы
Налог на прибыль

Уменьшает прибыль

Не уменьшает прибыль
Налог на доходы физических лиц

Не облагается

Облагается
Единый социальный налог и взносы на обязательное пенсионное страхование

Не облагается

Не облагается
Взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний

Не облагается

Облагается

Расчет. Всю сумму расходов по эксплуатации автомобиля ООО “Пассив” ежемесячно выплачивает работнику в виде компенсации.
Сумма компенсации — 6400 руб. (в том числе в пределах нормы — 1500 руб., сверх нормы — 4900 руб.).
Ежемесячно фирма может уменьшить налогооблагаемую прибыль, на 1500 руб.
Таким образом, экономия на налоге на прибыль составит 360 руб. (1500 руб. x 24%).
Каждый месяц “Пассив” должен со сверхнормативной части компенсации:
— начислить взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний — 19,6 руб. (4900 руб. x 0,4%);
— удержать налог на доходы физических лиц — 637 руб. (4900 руб. x 13%).
Работник получит на руки 5763 руб. (6400 — 637), фактически потратив при этом на содержание автомобиля 5500 руб. (3500 + 2000).
Общая сумма платежей фирмы — 6059,6 руб. (5763 + 637 + 19,6 — 360).
Проводки будут такими:
ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 70
— 6400 руб. — начислена компенсация работнику за использование личного автомобиля в служебных целях;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет “Расчеты по налогу на доходы физических лиц”
— 637 руб. — удержан налог на доходы;
ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 69-1
— 19,6 руб. — начислены взносы на страхование от несчастных случаев;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 5763 руб. — выплачена компенсация работнику из кассы фирмы.

Плюсы
1. Достаточно легко оформить выплату компенсации и изменить ее размер.
2. Компенсация в пределах норм не облагается никакими налогами.

Минусы
1. Официальные нормы компенсации не покрывают всех расходов, а суммы, выплаченные сверх нормы, налогооблагаемую прибыль не уменьшают.
2. Со сверхнормативной суммы компенсации нужно:
— начислить взносы на обязательное страхование от несчастных случаев;
— удержать налог на доходы физических лиц.

Оформить использование автомобиля сотрудника в интересах фирмы можно с помощью договора аренды. В договоре указывают сумму арендной платы и другие существенные условия (например, кто будет оплачивать ремонт транспортного средства и расходы на ГСМ). Как правило, эти расходы несет фирма-арендатор, поскольку может их списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Гражданский кодекс предусматривает две формы такого договора: “аренда транспортного средства” и “аренда транспортного средства с экипажем”. Как в первом, так и во втором случае фирма:
— имеет право уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму арендных платежей;
— должна удержать с арендной платы налог на доходы физических лиц.
Кроме того, по договору аренды с экипажем фирме придется дополнительно заплатить с суммы, выплачиваемой работнику, ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве. Из-за этого такой вариант договора становится невыгодным.
Поэтому, заключая договор аренды, не нужно указывать в нем, что автомобилем будет управлять сам сотрудник-арендодатель. А, кроме того, он не должен подписывать путевые листы и составлять авансовые отчеты. За него это может сделать любой другой работник, имеющий водительские права.
Вот как учитываются выплаты по договору аренды при налогообложении:

Налог

Арендная плата по договору

Расходы на ГСМ и ремонт
с экипажем

без экипажа
Налог на прибыль

Уменьшает прибыль

Уменьшает прибыль

Уменьшают прибыль
Налог на доходы физических лиц

Облагается

Облагается

Не облагаются
Единый социальный налог и взносы на обязательное пенсионное страхование

Облагается

Не облагается

Не облагаются
Взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний

Облагается

Не облагается

Не облагаются

Расчет. ООО “Пассив” заключило с работником договор аренды автомобиля без экипажа.
Ежемесячная арендная плата по договору — 900 руб. Расходы на ГСМ (3500 руб.) и ремонт (2000 руб.) оплачивает фирма-арендатор.
Ежемесячно фирма может уменьшить налогооблагаемую прибыль на 6400 руб. (3500 + + 2000 + 900). Экономия на налоге на прибыль — 1536 руб. (6400 руб. x 24%).
Сумма налога на доходы физических лиц, удержанного с арендной платы составит 117 руб. (900 руб. x 13%).
Таким образом, сотрудник получит на руки 783 руб. (900 — 117), ничего не потратив при этом на содержание автомобиля.
Общая сумма платежей фирмы — 4864 руб. (3500 + 2000 + 783 + 117 — 1536).
Проводки будут такими:
ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 76
— 900 руб. — начислена арендная плата по договору;
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 субсчет “Расчеты по налогу на доходы физических лиц”
— 117 руб. — удержан налог на доходы;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 783 руб. — выплачена арендная плата работнику из кассы фирмы;
ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60 (76)
— 5500 руб. — отражены расходы, связанные с оплатой ГСМ и ремонта.

Плюсы
1. Не нужно начислять ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев.
2. Расходы на ГСМ и ремонт уменьшают налогооблагаемую прибыль в полном объеме.

Минусы
Вся сумма арендной платы облагается налогом на доходы физических лиц.

Этот договор схож с договором аренды, но по нему работник не получает никакой платы. При этом расходы на ГСМ и ремонт автомобиля несет фирма. Эти расходы она может списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли (подп. 5 п. 1 ст. 254 и п. 2 ст. 260 НК РФ).
Обратите внимание: такой договор выгоден в том случае, когда никаких выплат, компенсирующих износ (использование) автомобиля, работник не требует (например, работник, использующий свой автомобиль в интересах фирмы, одновременно является ее учредителем).
В противном случае сумму, компенсирующую работнику использование его автомобиля, придется проводить по другой статье, например, как зарплату, материальную помощь либо за счет “неучтенных” денег. Например, возможен такой вариант: по взаимной договоренности эту сумму проводят как оплату ГСМ, хотя на самом деле работник потратил это топливо при использовании автомобиля в личных целях (при этом нужно очень аккуратно оформлять путевые листы и авансовые отчеты, чтобы не вызвать подозрений проверяющих).
Кроме того, у этого договора есть еще один серьезный недостаток: фирма использует автомобиль безвозмездно, а, по мнению налоговиков, стоимость безвозмездно полученной услуги придется включить в доход фирмы исходя из рыночных цен.

Расчет. ООО “Пассив” заключило со своим работником договор на безвозмездное пользование его автомобилем. Расходы на ГСМ (3500 руб.) и ремонт (2000 руб.) оплачивает фирма.
Кроме того, в качестве компенсации за износ автомобиля работник ежемесячно получает материальную помощь в сумме 900 руб. (фирма выплачивает ее за счет чистой прибыли). Предположим, что ее сумма с начала года превысила 2000 руб., и поэтому облагается налогом на доходы физических лиц.
Ежемесячно фирма уменьшает налогооблагаемую прибыль на 5500 руб. (3500 + 2000). Экономия на налоге на прибыль составляет 1320 руб. (5500 руб. x 24%).
Налог на доходы физических лиц, удержанный с материальной помощи, — 117 руб. (900 руб. x 13%).
Таким образом, сотрудник получит на руки 783 руб. (900 — 117), ничего не потратив при этом на содержание автомобиля.
Общая сумма платежей фирмы — 5080 руб. (3500 + 2000 + 783 + 117 — 1320).
Проводки будут такими:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70
— 900 руб. — начислена материальная помощь работнику;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет “Расчеты по налогу на доходы физических лиц”
— 117 руб. — удержан налог на доходы;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 783 руб. — выплачена материальная помощь из кассы фирмы;
ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60
— 5500 руб. — отражены расходы, связанные с оплатой ГСМ и ремонта.

Плюсы
1. Не нужно начислять ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев.
2. Расходы на ГСМ и ремонт автомобиля уменьшают налогооблагаемую прибыль в полном объеме.

Минусы
1. Трудности, связанные с выплатой работнику денег в качестве компенсации за износ автомобиля.
2. Налоговая инспекция может увеличить доходы фирмы на стоимость безвозмездной услуги исходя из рыночных цен.

Самый выгодный способ как для фирмы, так и для работника — это договор аренды. Все расходы, связанные с арендованным автомобилем, фирма может списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли. Никаких “зарплатных” налогов с арендной платы фирма не платит. Единственное, что необходимо заплатить — это налог на доходы физических лиц, да и тот удерживают из дохода работника. Работник же получает зафиксированную в договоре плату за то, что его автомобиль эксплуатирует фирма.
Если же никаких выплат, компенсирующих использование автомобиля, работнику не требуется, арендную плату можно установить на минимальном уровне, тем самым минимизировав выплаты налога на доходы. Это позволит избежать всех недостатков договора безвозмездного пользования.

Фирма использует личный автомобиль сотрудника: возмещение расходов, учет, налогообложение

Организации и предприятия, деятельность которой предполагает доставку товаров покупателю, нередко нанимают в штат сотрудников с собственным авто, которое впоследствии используется в служебных целях. В статье разберем особенности учета и налогообложения операций, при которых фирма использует личный автомобиль сотрудника в производственном процессе.

Основания для использования авто сотрудника в служебных целях

Действующее законодательство предлагает компаниям, которые используют авто сотрудника в служебных целях, три варианта оформления подобных взаимоотношений:

  1. Условия передачи авто сотрудника в пользование фирмы утверждаются в трудовом договоре.
  2. Сотрудник передает ТС компании на основании договора аренды. Бланк договора можно скачать здесь ⇒ Договор аренды автомобиля без экипажа (образец).
  3. Использование личного автомобиля сотрудника в интересах фирмы осуществляется безвозмездно, на основании соответствующего договора. Бланк договора можно скачать здесь ⇒ Договор безвозмездного пользования автомобилем (бланк).

В случае если фирма использует личный автомобиль сотрудника, который находится в штате по трудовому договору, то договор аренды авто следует оформить в качестве соглашения на аренду ТС без экипажа. Данное ограничение связано с тем, что договор аренды ТС с экипажем предусматривает возникновение у сотрудника дополнительных обязательств (управление автомобилем), которые можно прописать в трудовом договоре.

Как рассчитать расходы к возмещению

Перечень возмещаемых расходов и порядок их расчета зависит от документа, на основании которого фирма использует личный автомобиль сотрудника. Ниже мы расскажем, как определить расходы за использование и обслуживание в случае аренды ТС на основании трудового договора, договора аренды и соглашения безвозмездного пользования.

Расходы за использование ТС сотрудника по трудовому договору

При включении в трудовой договор сотрудника условий относительно использования фирмой его личного автомобиля, в соглашении следует предусмотреть перечень возмещаемых расходов на обслуживание ТС, а также документы, которые будут служить основанием для подтверждения таких расходов.

В общем порядке на основании трудового соглашения работодатель может выплачивать сотруднику компенсацию за пользование ТС, а также возмещать расходы на:

  • ГСМ (на основании путевых листов);
  • стоянку, мойку;
  • ремонт;
  • техобслуживания.

Для подтверждения понесенных расходов сотрудник предъявляет платежные квитанции, а также расходные накладные, акты выполненных работ, прочие документы.

Как правило, выплата сотруднику компенсаций и возмещений за пользование ТС производится ежемесячно на основании отчета утвержденной формы, путевых листов и подтверждающих документов.

Арендные платежи за пользование автомобилем сотрудника

Если компания заключила с сотрудником договор на аренду авто без экипажа, то в таком соглашении стороны утверждают:

  • сумму арендных платежей;
  • порядок оплаты аренды ТС (ежемесячно, ежеквартально, т.п.);
  • перечень возмещаемых расходов (ГСМ, ремонт, техобслуживание, т.п.);
  • основания для возмещения.

Оплата аренды и возмещения в рамках договора производится на основании акта выполненных работ, к которому прилагаются документы к возмещению (квитанции, счета, акты, т.п.).

Можно ли возместить расходы сотруднику по договору безвозмездного пользования

Сотрудник вправе передать фирме личный автомобиль в пользование на безвозмездной основе, подписав соответствующее соглашение. Однако данная форма взаимоотношений с работником является экономически нецелесообразно для компании по причине возникновения у работодателя дополнительных обязательств по уплате налога (НДС от стоимости безвозмездно полученного блага).

В то же время на основании ст. 188 ТК РФ работник вправе требовать компенсацию расходов на обслуживание авто (ГСМ, техобслуживание), но не более того. Рассчитывать на выплаты от работодателя непосредственно за пользование автомобилем сотрудник в данном случае не может.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Фирма использует личный автомобиль сотрудника: учет и налогообложение

Относительно включения компенсационных расходов в расчет налога на прибыль следует отметить, что работодатель, использующий ТС сотрудника по трудовому договору, вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль не на фактическую сумму выплаченных средств, а лишь на определенную ее часть, в соответствие с установленным лимитом.

Подробнее об учете компенсации за пользование авто сотрудника (по трудовому договору) в расчете налога на прибыль – в таблице ниже.

Расходы, возмещенные сотруднику, не отражаются в налоговом учете

Легковой автомобиль с объемом свыше 2.000 куб.

Не более 1.500 руб./мес.

Легковой автомобиль с объемом до 2.000 куб.

Не более 1.200 руб./мес.

Не более 600 руб./мес.

Налогообложение выплат и компенсаций сотруднику по договору аренды ТС

Если компания арендует у сотрудника ТС без экипажа (имеется соответствующее соглашение), то налогообложение расходов по договору отражается в следующем порядке:

  1. Налог на прибыль. В отличие от компенсации расходов за ТС по трудовому договору, выплаты по договору аренды могут быть включены в расходы для расчета налога на прибыль в полном объеме. Главное условие – наличие подтверждающих документов. Иными словами, компания может уменьшить налогооблагаемую базу на сумму арендной платы и возмещенных расходов на ГСМ, стоянку, мойку, техобслуживание, т.п., на основании акта выполненных работ, квитанций и прочих документов, подтверждающих фактические расходы сотрудника.
  2. НДФЛ. На основании п. 1 ст. 208 НК РФ, доходы, полученные сотрудником в рамках договора аренды личного авто, признаются налогооблагаемыми. В связи с этим, работодатель, исполняющий обязанности налогового агента, обязан исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ от суммы выплаченных доходов (13% – в общем порядке, 30% – если сотрудник является нерезидентом РФ). Срок выплаты налога – не позже дня перечисления дохода сотруднику по договору аренды.
  3. Страховые взносы. В соответствие со ст. 7 ФЗ-212, арендная плата, перечисляемая сотруднику за пользование личным ТС, не увеличивает базу для начисления страховых взносов. Следовательно, при выплате вознаграждения сотруднику в рамках договора аренды авто, работодатель не начисляет и не выплачивает взносы в ФСС.

Примеры проводок

Для того чтобы наглядно разобраться в порядке отражения операций по учету компенсационных выплат сотруднику за использование личного авто в служебных целях, рассмотрим примеры.

Пример №1. Фирма использует личный автомобиль сотрудника по трудовому договору

01.08.18 между Кожуховым и ООО «Фонтан» заключено дополнительное соглашение, согласно которому Кожухов передает компании в пользование свой личный автомобиль Chevrolet Niva (объем 1.690 куб. см) на следующих условиях:

  • ежемесячная выплата на обслуживание автомобиля в размере 2.100 руб.;
  • компенсация расхода топлива на основании путевых листов.

По итогам августа 2020 года Кожухову выплачена ежемесячная компенсация (2.100 руб.) и возмещение ГСМ (1.330 руб.). При расчете налога на прибыль учтена предельно допустимая сумма в соответствие с объемом двигателя (1.200 руб.). В учете отражены следующие записи:

Сумма расходов, включаемых в расчет налога на прибыль
ОСНО, УСН 15% УСН 6%, ЕНВД, ПСН
В размере утвержденной суммы компенсации, а также фактически понесенных расходов в течение отчетного периода
Дт Кт Сумма Описание
26 73 2.100 руб. Учтена ежемесячная выплата на обслуживание автомобиля
26 73 1.330 руб. Учтены расходы на ГСМ
73 51 3.430 руб. Расходы за пользование авто и ГСМ выплачены на счет Кожухова
99 ПНО 68 Налог на прибыль 686 руб. Начислена сумма ПНО (постоянное налоговое обязательство) по налогу на прибыль (3.430 руб. * 20%).

Пример №2. Компания арендует у сотрудника ТС без экипажа

ООО «Сигма» арендует у сотрудника Петрова автомобиль Volkswagen Polo (объем двигателя 1.598 куб. см) на основании договора аренды ТС без экипажа. На основании соглашения «Сигма» ежемесячно выплачивает Петрову:

  • арендную плату – 1.920 руб.;
  • компенсацию ГСМ – в пределах 1.500 руб.;
  • расходы на техобслуживание – в полном объеме.

Оплата Петрову производится на основании акта выполненных работ, при наличии квитанций и прочих документов, подтверждающих фактически понесенные Петровым расходы.

31.07.2020 между Петровым и «Сигмой» подписан акт, согласно которому работодателя выплачивает Петрову сумму 4.880 руб., в том числе:

  • арендная плата – 1.920 руб.;
  • компенсация ГСМ – 1.280 руб. (на основании чеков АЗС);
  • расходы на техобслуживание – 1.680 руб. (на основании квитанций СТО).

Сумма расходов по акту учтена при расчете налога на прибыль в полном объеме.

Выпуск от 6 июля 2016 года

Схемы корреспонденций счетов

Подборка по материалам информационного банка “Корреспонденция счетов” системы КонсультантПлюс

Ситуация:

Как отражается в учете выплата компенсации за использование в служебных целях личного легкового автомобиля работника?

В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях. Размер компенсации определяется исходя из сумм ежемесячного износа автомобиля (1100 руб.) и эксплуатационных расходов (в том числе расходы на ГСМ). Возмещение фактически произведенных за месяц эксплуатационных расходов производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации.

В текущем месяце общая сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, составляет 9000 руб. Выплата компенсации производится в следующем месяце на банковский счет работника. Автомобиль объемом двигателя 2000 куб. см используется для управленческих нужд организации.

В целях исчисления налога на прибыль доходы и расходы признаются методом начисления. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на конец каждого календарного месяца.

Корреспонденция счетов:

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) этого имущества, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Все виды установленных ТК РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением работником трудовых обязанностей, не подлежат налогообложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Заметим, что гл. 23 НК РФ не содержит норм (размеров) компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не содержит порядок их определения для целей налогообложения НДФЛ (освобождения от налогообложения). Следовательно, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ, т.е., учитывая положения ст. 188 ТК РФ, не облагаются НДФЛ суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора. Данную точку зрения поддерживает Минфин России (Письма от 30.04.2015 N 03-04-05/25434, от 20.04.2015 N 03-04-06/22274).

При этом, по мнению Минфина России, организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность используемого имущества работнику, фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также расчетами компенсаций и документами, подтверждающими суммы произведенных расходов.

Дополнительную информацию по данному вопросу см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды и Практическом пособии по НДФЛ.

Не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. “и” п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ “О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования”, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ “Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний”).

Сумма компенсации, выплачиваемая работнику организации за использование его личного транспорта, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и работником. Указанная точка зрения высказана, в частности, в Письме Минтруда России от 13.11.2015 N 17-3/В-542, а также в Информации ФСС РФ “Страховые тарифы, взносы, резервы (вопрос-ответ)”.

При этом, как отмечает Минтруд России в указанном Письме, размер компенсации должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих (служебных) целях.

Дополнительно по данному вопросу см. Практическое пособие по страховым взносам на обязательное социальное страхование.

Затраты организации, связанные с использованием легкового автомобиля работника в служебных (административных) целях, признаются расходами по обычным видам деятельности (в качестве управленческих) в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация, в сумме, подлежащей выплате работнику (п. п. 5, 6, 7, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации” ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Бухгалтерские записи по отражению в учете рассматриваемых операций производятся в порядке, предусмотренном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на прибыль организаций

Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля работника включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Соответствующие нормы установлены п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 “Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией”. Для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно норма расходов организации на выплату компенсации, учитываемых при налогообложении прибыли, составляет 1200 руб. в месяц.

Компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок сверх вышеуказанной нормы в расходах для целей налогообложения не учитывается (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Заметим, что для целей налогообложения прибыли нормируется общая сумма компенсации, включая возмещение фактически понесенных эксплуатационных расходов. Аналогичная позиция отражена в Письме Минфина России от 04.12.2015 N 03-03-06/70852 в отношении расходов на ГСМ при использовании личного транспорта в служебных целях.

Расходы для целей налогообложения признаются при условии соответствия их критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. если они обоснованны и документально подтверждены.

Основанием для выплаты компенсации работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок, являются приказ руководителя организации, заявление работника, а также копия свидетельства о регистрации автомобиля, принадлежащего работнику (Письмо Минфина России от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326).

Для признания расхода в виде компенсации работнику за использование личного автомобиля необходимо документальное подтверждение использования транспортного средства в интересах организации. Для этих целей, по мнению Минфина России, могут использоваться путевые листы (Письмо от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406).

Компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного автомобиля, признается в составе расходов на дату ее выплаты (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Применение ПБУ 18/02

В данном случае для целей бухгалтерского учета расходы в виде компенсации работнику за использование автомобиля для служебных поездок признаются в размере 9000 руб., подлежащем выплате работнику по соглашению сторон трудового договора. В целях налогообложения прибыли указанные расходы учитываются в размере 1200 руб., в связи с чем на сумму превышения в учете образуются постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (ПНО) (п. п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету “Учет расчетов по налогу на прибыль организаций” ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).

Кроме этого, в бухгалтерском учете компенсация в полной сумме признается на дату ее начисления, а в налоговом учете компенсация в пределах установленных норм включается в состав расходов на дату ее выплаты. В связи с тем что выплата компенсации осуществляется в месяце, следующем за месяцем ее начисления работнику, в учете возникает вычитаемая временная разница (ВВР) и признается соответствующий ей отложенный налоговый актив (ОНА) (п. п. 11, 14 ПБУ 18/02). Указанные ВВР и ОНА погашаются на дату выплаты компенсации (п. 17 ПБУ 18/02).

Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет

Из статьи Вы узнаете:

1. Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

2. Можно ли учесть компенсацию за использование личного автомобиля в расходах по налогу на прибыль и УСН.

3. Как рассчитать сумму компенсации и отразить в бухгалтерском учете.

Порядок документального оформления компенсации работнику за использование личного автомобиля в служебных целях мы рассмотрели ранее. Теперь остается выяснить: какими налогами и взносами облагается компенсация и как ее учесть в налоговом и бухгалтерском учете? Забегая немного вперед, скажу, что ответ на эти вопросы во многом зависит от того, является работник собственником автомобиля, или использует его по доверенности. Заинтригованы? Тогда читайте статью.

НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля

Работник является собственником автомобиля

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация за использование личного автомобиля и суммы возмещения расходов, понесенных в результате такого использования, не облагаются НДФЛ и не отражаются в справке 2-НДФЛ. Причем указанные выплаты не облагаются НДФЛ целиком, без каких-либо ограничений. Нормы компенсации за использование личного транспорта установлены законодательством только для учета этих сумм при расчете налога на прибыль, для расчета НДФР нормы не применяются. Такую позицию поддерживает Минфин РФ: Письма от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 и от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327.

В соответствии с пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», компенсация за использование личного транспорта в служебных целях и суммы возмещения расходов не облагаются страховыми взносами. При этом не облагаются взносами компенсации и возмещения в полной сумме, установленной соглашением между работодателем и работником (Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19, от 12.03.2010 № 550-19, ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 (п. 2), ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Работник не является собственником автомобиля

Если работник управляет автомобилем по доверенности, то вопрос: облагать НДФЛ и страховыми взносами сумму компенсации или нет – является спорным. Согласно официальным разъяснениям Минфина, ФНС и Минтруда, компенсация работнику за использование автомобиля, управляемого по доверенности, подлежит обложению НДФЛ и взносами: Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-92 (в отношении страховых взносов), Письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@ (в отношении НДФЛ). Контролирующие органы мотивируют свою позицию тем, что Трудовым кодексом предусмотрена компенсация за использование личного имущества, а по их мнению, личным считается имущество, принадлежащее работнику на праве собственности. В связи с этим не облагается взносами и НДФЛ только компенсация за использование автомобиля, собственником которого является сам работник.

Однако российское законодательство не содержит четкого определения термина «личное имущества», то есть им может считаться имущество, принадлежащее на любом законном праве, в том числе на праве владения и пользования по доверенности. Такое мнение высказал Высший арбитражный суд в Определении от 24.01.2014 № ВАС-4/14 по делу № А76-24083/2012. Так что, уважаемые коллеги, наш суд оказался если не самым гуманным, то, по крайней мере, вполне справедливым. Начало судебной практике на высшем уровне положено, и, несмотря на то, что пока такое решение вынесено в отношении страховых взносов с компенсации за использование работниками транспорта, управляемого по доверенности, есть основания надеяться на аналогичную точку зрения и в отношении НДФЛ.

Как Вы понимаете, в случае, если работник не является собственником автомобиля, Вам самостоятельно необходимо принять решение: включать сумму компенсации в базу для расчета НДФЛ и страховых взносов, чтобы избежать претензий контролирующих органов, или не включать. Во втором случае нужно быть готовыми отстаивать свою позицию в суде, при необходимости.

Налоговый учет компенсации за использование личного автомобиля

Работник является собственником автомобиля

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях учитывается в расходах при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Однако принять к расходам можно не всю сумму компенсации, а лишь в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» также могут уменьшить налогооблагаемую базу на суммы компенсаций сотрудникам за использование личного транспорта на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом суммы компенсации учитываются в налоговых расходах в пределах норм, как и для расчета налога на прибыль.

Нормы расходов на выплату компенсации за использование личного автомобиля (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

Рабочий объем двигателя легкового автомобиля

Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц)

до 2000 куб. см включительно 1 200,00 свыше 2000 куб. см 1 500,00

! Обратите внимание:

  • Нормы расходов на компенсацию за использование личного транспорта уже включают в себя все затраты, связанные с его использованием в служебной деятельности (ГСМ, ремонт, техобслуживание, мойку и т.д.). Таким образом, никакие сверхнормативные суммы компенсации за использование личного транспорта и возмещения расходов не уменьшают налогооблагаемую базу ни по налогу на прибыль, ни по «упрощенному» налогу (Письмо Минфина России от 26.02.2013 № 03-11-11/82; Письма УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@, от 20.09.2005 № 20-12/66690).

Работник не является собственником автомобиля

Так же, как и в случае с НДФЛ, Минфин считает, что при управлении автомобилем по доверенности, суммы компенсации не учитываются в налоговых расходах (Письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49). Однако я уже упоминала Решение ВАС, согласно которому к «личному» имуществу сотрудника относится и автомобиль, принадлежащий на праве владения или пользования по доверенности, поэтому есть шанс отстоять в суде право включать в расходы такую компенсацию. Решать, какой вариант выбрать, конечно, только Вам.

! Обратите внимание:

  • В налоговых расходах можно учесть сумму компенсации за использование личного автомобиля, начисленную сотруднику только за те дни, когда автомобиль фактически использовался в служебных целях (Письмо Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87). То есть, если компенсация установлена в твердой сумме за месяц, а работник в течение месяца находился на больничном, в отпуске и т.д., то к налоговому учету можно принять лишь часть компенсации, рассчитанную за фактически отработанные дни (см. пример расчета в конце статьи).
  • Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях уменьшает налогооблагаемую базу только при наличии всех подтверждающих документов, оформленных надлежащим образом.

Начисление компенсации за использование личного автомобиля и отражение в бухгалтерском учете

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях учитывается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции со счетами затрат (20, 23, 25, 26, 44). В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, в расходах учитывается вся сумма компенсации и возмещения затрат, согласованная между работником и работодателем и подтвержденная документально.

Пример расчета компенсации за использование личного автомобиля

По соглашению менеджеру по продажам за использование личного автомобиля MITSUBISHI LANCER 1,6 выплачивается:

  • Ежемесячная компенсация 5 000,00 руб. в месяц;
  • Возмещение расходов на бензин по нормам расхода, установленным Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (7,7 л / 100 км).

3 сентября работник сдал в бухгалтерию утвержденный руководителем отчет об использовании личного транспорта за август с приложенными чеками АЗС. Согласно отчету пробег автомобиля в служебных целях в августе составил 1 500 км. Кроме того, сотрудник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске 14 дней (18.08.14-31.08.14). Рассчитаем сумму компенсации за использование личного автомобиля и сумму возмещения расходов за август:

  • Сумма компенсации за август составит 5 000 / 31 * 17 = 2 741,94 руб.
  • Сумма возмещения расходов на бензин 1 500 * 7,7 / 100 * 32,50 (средняя цена за 1 л бензина АИ-92 согласно чекам АЗС) = 3 753,75 руб.
  • Итоговая выплата сотруднику за использование личного автомобиля в августе составит 6 495,69 руб.

Отражение в бухгалтерском учете:

Кредит Сумма, руб. 44 73 6495,69 Начислена компенсация за использование личного автомобиля сотруднику 73 51 6495,69 Перечислена компенсация на карту сотруднику

В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб. То есть сверхнормативная компенсация в размере 5 295,69 не уменьшит ни налог на прибыль, ни налог при УСН.

Итак, целых две статьи я посвятила вопросу компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях: от документального оформления до начисления и отражения в учете. Выводы можно сделать следующие:

1. Начислять компенсацию за использование личного транспорта сотруднику выгоднее, чем добавлять эту сумму, например, в премию, как часто делают работодатели. Это связано с тем, что на сумму компенсации не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ (в общем случае), а вот премии облагаются и взносами и НДФЛ.

2. Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц. Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, аренда автомобиля у сотрудника или у стороннего лица, либо использование собственного автомобиля. Их мы обязательно рассмотрим в следующих статьях.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Законодательные и нормативные акты:

1. НК РФ (часть 2)

2. Федеральный Закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»

3. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

Кодексы, Федеральные законы, Постановления Правительства РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

4. Определение ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14 по делу N А76-24083/2012

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector