Форма НДФЛ-1 + пошаговая инструкция по ее заполнению

Карточка по форме 1-НДФЛ в 2019 году (скачать бланк)

Давайте попытаемся выделить самые главные критерии, используемые в 1-НДФЛ, и на их основе создать налоговый регистр.

Скачать бланк 1-НДФЛ можно на нашем сайте (см. ссылку ниже).

Итак, бланк 1-НДФЛ содержит следующие основные разделы.

Справка 1-НДФЛ, раздел 1

Этот раздел включает в себя основные сведения о налоговом агенте (организации), а точнее, такие данные, как:

• ИНН и КПП организации, выступающей налоговым агентом по НДФЛ;
• код ИФНС, в которую будут подаваться сведения о налогоплательщике (как правило, это налоговая, в которой зарегистрирована организация — налоговый агент);
• наименование налогового агента и его ОКТМО.

Целесообразно в этот раздел также добавить ОГРН фирмы и ее телефон.

Справка 1-НДФЛ, раздел 2

В этом разделе отображаются сведения о физлице-налогоплательщике, которому организация выплатила доход и удержала НДФЛ. На него представляются такие данные:

• ИНН физлица-налогоплательщика в России и стране гражданства;
• Ф. И. О.;
• дата рождения;
• документ, удостоверяющий личность, и его код;
• гражданство с указанием кода страны;

• данные о количестве дней пребывания в РФ (для определения налогового статуса (резидент, нерезидент) за каждый месяц налогового периода).

Справка 1-НДФЛ, раздел 3

В этой части 1-НДФЛ происходит непосредственный расчет налоговой базы НДФЛ по ставкам 13 и 30% (13% — это основная ставка в РФ, а 30% — ставка с дохода для нерезидентов).

В форме 1-НДФЛ бланк содержит таблицу, в которой помесячно за весь год сводятся показатели по кодам доходов и также помесячно указываются предоставленные вычеты.

Коды доходов для справки 2-НДФЛ 2019 года можно посмотреть в нашей статье «Список кодов доходов в справке 2-НДФЛ (2012, 4800 и др.)».

После этого в 1-НДФЛ формируется налоговая база и рассчитывается налог НДФЛ. Указывается удержанный налог. Выявляются долги по налогу с учетом долгов на начало года.

В этот раздел 1-НДФЛ целесообразно добавить:

• даты получения доходов;
• даты удержания налога;
• даты уплаты налога в бюджет;
• сведения о платежном документе на перечисление налога;

• сведения о налоговых вычетах по их видам (стандартный, социальный, имущественный, профессиональный, инвестиционный), кодам, суммам за каждый месяц налогового периода и основаниях их применения;
• сведения о величине фиксированных авансовых платежей, уплаченных иностранными гражданами, принимаемой в уменьшение суммы исчисленного налога;
• сведения об основаниях для уменьшения исчисленной суммы налога на сумму уплаченных налогоплательщиком-иностранцем фиксированных авансовых платежей (реквизиты уведомления из ФНС, заявление налогоплательщика, реквизиты документа об уплате фиксированных авансовых платежей).

Справка 1-НДФЛ, раздел 4

В этом разделе 1-НДФЛ содержатся сведения о начисленных и выплаченных дивидендах, а также об исчисленной и удержанной сумме НДФЛ и о долгах по налогу. Этот раздел в разрабатываемом регистре можно не использовать, так как вся эта информация может быть указана в разделе 3 по соответствующему коду дохода.

Разъяснения ФНС РФ о порядке отражения дивидендов в отчетности по НДФЛ читайте в материале «Как отразить дивиденды в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ» .

Справка 1-НДФЛ, раздел 5

В этом разделе приводятся все доходы, облагаемые по ставке 35%.

Таблица ведется по каждому коду дохода, учитывается вычет в сумме 4 000 руб., предусмотренный п. 28 ст. 217 НК РФ. Затем формируется налоговая база, далее указывается сумма налога, исчисленная и удержанная, а также долги по налогу.

Нелишним будет указать в этом разделе 1-НДФЛ и даты получения дохода, удержания налога, дату уплаты налогов с данными о платежном документе.

Справка 1-НДФЛ, раздел 6

В этом разделе подводится итог по всем ставкам НДФЛ, рассчитанным в предыдущих разделах по итогам налогового периода (года).

Упраздним в 1-НДФЛ недействующие ставки, оставим только актуальные на сегодня: 13, 30 и 35%. В разделе указывается общая сумма налога за год — исчисленная, удержанная, переданная на взыскание в налоговый орган. Также учитывается пересчет за предшествующие налоговые периоды, показываются долги на конец периода.

Данный раздел рекомендуется дополнить:

• датой получения дохода;
• датой исчисления налога;
• датой удержания налога;
• сроком перечисления налога;
• датой фактического перечисления налога;
• КБК и ОКТМО, по которому перечисляется налог.

Справка 1-НДФЛ, раздел 7

Здесь организация указывает по каждому коду отдельно доходы, выплаченные физическому лицу за каждый месяц, налогообложение которых осуществляется налоговым органом. Но, следуя ст. 226 НК РФ, налоговый агент обязан удерживать НДФЛ со всех выплат физическому лицу. Поэтому наличие данного раздела все же не совсем целесообразно.

Справка 1-НДФЛ, раздел 8

В этой части 1-НДФЛ учитываются выявленные ошибки в текущем налоговом периоде за предыдущие налоговые периоды и расписываются показатели предыдущих форм 1-НДФЛ по прошедшим годам; делается перерасчет, в ходе которого исправляются выявленные ошибки. В разделе указываются результаты пересчета НДФЛ по всем выявленным ошибкам предыдущих лет.

Справка 1-НДФЛ, раздел 9

В этой части 1-НДФЛ указываются предоставленные справки 2-НДФЛ в налоговый орган и выданные сотруднику на руки, а также номер и дата выданной справки.

Когда справка 2-НДФЛ должна быть представлена работнику и в ИФНС, читайте в материале «Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику» .

В конце справки 1-НДФЛ стоит подпись сотрудника, проверившего правильность заполнения карточки 1-НДФЛ на каждого работника.

Итоги

Сегодняшнее законодательство не обязывает вести 1-НДФЛ на каждого сотрудника в течение года. Но в соответствии со ст. 230 НК РФ организация должна вести налоговые регистры, которые ей необходимо разработать самостоятельно. Для упрощения создания налоговых регистров целесообразнее всего скачать форму 1-НДФЛ, доработать ее согласно приведенными нами рекомендациями по каждому разделу и заполнить полученный регистр по каждому физическому лицу, которому организация выплатила доход.

Прочитать о ведении налогового регистра по НДФЛ и скачать его образец можно в нашей статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?» .

Форма НДФЛ-1 + пошаговая инструкция по ее заполнению

При поступлении на работу сотрудник обязан предоставить необходимые сведения о себе, которые заносятся в его личную карточку и хранятся в отделе кадров или бухгалтерии. Затем, при начислении заработной платы, на каждого работника заводят регистр 1-НДФЛ. Его заполняют согласно сведениям, указанным в личной карточке сотрудника. Если каких-либо индивидуальных данных сотрудника не хватает, необходимо уточнить их.

В целом, внесение сведений в регистр не отличается от обычного заполнения налоговой карточки 1-ндфл. Туда нужно носить все данные налогоплательщика, величину дохода и величину налогового вычета, положенного по закону и подтвержденного соответствующими документами. Также необходимо указывать дату и порядковый номер документа, согласно которому произошло перечисление средств.

Заполнять регистр должен работодатель или представитель работодателя. Сдавать в налоговую документ тоже входит обязанность работодателя.

Правила и особенности заполнения 1-НДФЛ

Что касается восьмой части, то она специально создана, чтобы корректировать ошибки, допущенные по предыдущему налоговому периоду. Сначала сообщают о перерасчётах, а затем, переходят к доплате либо формируют запрос в ИФНС, чтобы вернуть суммы, уплаченные ранее.

Форма 1-НДФЛ нужна для учета информации относительно подоходного налога и общей величины доходов. После оформления этого документа предпринимателем его отдают в ИФНС. Правила говорят о том, что формироваться 1-НДФЛ должны каждый месяц, не только, когда налог перечисляется казне, но и в момент начисления зарплаты.

Заполняем раздел 3

В разд.3 «Расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица» налоговый агент производит расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица — резидента по всем доходам, начисленным (выплаченным) ему в налоговом периоде и облагаемым по ставке 13%. В данный раздел не включаются доходы, выплаченные индивидуальным предпринимателям (в том числе частным нотариусам, частным охранникам, частным детективам) и не облагаемые налогом на доходы у источника выплаты.

Принципиально порядок заполнения разд.3 не изменился, однако при его заполнении необходимо учесть следующее.

В поле «Вычеты, за исключением стандартных» следует указывать коды предоставляемых налоговыми агентами профессиональных налоговых вычетов, предусмотренных п.п.2 и 3 ст.221 и ст.214.1 Кодекса, с помесячным отражением сумм этих вычетов.

При выплате доходов от выполнения работ по договору гражданско-правового характера, авторских вознаграждений, вознаграждений за создание, издание, исполнение или иное использование произведений науки, литературы и искусства, а также вознаграждений авторам открытий, изобретений и промышленных образцов налогоплательщикам предоставляются вычеты в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с выполнением этих работ (оказанием услуг). А если данная категория налогоплательщиков не может документально подтвердить произведенные расходы, они принимаются к вычету в размерах, установленных п.3 ст.221 НК РФ.

Заполняем оставшиеся разделы

Раздел 6 «Общая сумма налога по итогам налогового периода» налоговые агенты заполняют по итогам налогового периода или при увольнении работника (как резидента, так и нерезидента) в течение отчетного налогового периода. В этом разделе указываются суммы налога, исчисленные и удержанные из налоговой базы, определяемой отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки по итоговым данным разд.3 — 5 налоговой карточки.

В этом же разделе показывается сумма задолженности за налогоплательщиком (налоговым агентом) по НДФЛ на конец отчетного периода, которая подлежит переносу в налоговую карточку следующего отчетного периода. Суммы налога, переданные на взыскание налоговому органу в отчетном периоде, указанные в разд.3 — 5 налоговой карточки, также указываются при заполнении итогового расчета.

При расчете общей суммы налога по итогам налогового периода следует учитывать суммы налога, возвращенные налогоплательщику либо зачтенные в счет исполнения налоговых обязательств отчетного периода, по итогам перерасчета налога за прошлые налоговые периоды.

Пример заполнения разд.6 — на с. 35.

В чем отличия формы 1 НДФЛ и налогового регистра

Совершенно логичным является то, что многие предприниматели за основу для своего регистра берут именно форму 1 НДФЛ. И это не случайно, ведь они во многом похожи. Но в налоговой карточке нет некоторых важных пунктов, которые обязаны быть в регистре по учету НДФЛ. Да, за основу можно взять налоговую карточку, но необходимо прибавить к ней следующие строки. Каждое перечисление НДФЛ должно сопровождаться датой фактического перечисления денег, реквизитами платежного поручения. Так же в регистр должны включаться данные о социальных вычетах, которые предоставляет налоговый агент, а также об имущественных вычетах сотрудника. Если регистр заполняет не резидент России, то весь его доход от деятельности на территории нашей страны также облагается налогом, и вносится в этот документ.

Налоговая карточка 1 НДФЛ и регистр по учету налогов предназначены для учета доходов физлица и налогов, которые он уплачивает. Это первичная налоговая документация, которая в обязательном порядке должна вестись каждой организацией, каждым индивидуальным предприятием. Все данные заносятся в карточку (будем иметь в виду и аналогичный ей регистр), один раз в месяц, после того, как произведены выплаты заработной платы и всех вознаграждений, начислены и выплачены все налоги.

Главным основанием для заполнения карточки (регистра) является договор между сотрудником и работодателем. Она заполняется при любом договоре, даже при гражданско-правовом. Главное условие – с обозначенных в договоре сумм должны выплачиваться налоги, а все налоговые суммы должны быть учтены и представлены в виде отчетности в карточке.

О порядке подачи

Обычно процесс составления сводится к выполнению следующих действий, которые не отличаются сложностью.

1. В бухгалтерии составляют ведомости, связанные с фактом начисления зарплаты. При этом требуется отобразить сведения по отпускным и компенсационным, премиальным платежам.
2. Только после этого переходят к оформлению самой справки 1-НДФЛ. Она должна включать данные по каждому отдельному работнику.
3. Последний этап – передача документов в ИФНС, благодаря чему налоговая получает всё, что ей необходимо для учёта каждого отдельного налогоплательщика.

Раздел 3: база по налогам

Этой части в документе стараются придать максимум значения. Речь идёт о налоговой базе, на которую происходит начисление самого подоходного налога, со ставкой до 13%. Для нерезидентов она увеличивается, составляет 30%.

Данный раздел имеет вид таблицы. В ней данные, которые связаны с:

1. Объёмом налогов, которые были начислены, а также фактически уплачены. И величина долга, если он есть перед ИФНС.
2. Суммой по вычетам.
3. Размером налоговых отчислений.
4. Величиной доходов.

Раздел заканчивается приведением реквизитов документа, используемого при перечислениях налогов. Именно в нём первоначально отражается сам налог.

Пример заполнения

Заполняется для налоговой инспекции бланк 1-НДФЛ в 9 разделах. В них указывают сведения о доходах и вычетах физического лица, являющегося сотрудником организации.

В разделе 1 следует указать данные о работодателе, такие как:

• Код налоговой инспекции к которой относится работодатель;
• ИНН компании и его КПП и ОГРН;
• Юридический адрес и телефон компании;
• Полное название организации.

Во втором разделе должны быть озвучены данные физического лица, за которого компания или предприниматель уплачивает налоги. В случае, когда работник является жителем другой страны необходимо указывать его точный адрес в родной стране с кодом государства.

Третий раздел отчета содержит информацию о налоговой базе, на которую будет начисляться подоходный налог. Эта информация должна быть внесена в таблицу, где указаны:

• Сумма дохода;
• Величина начисленных налогов;
• Общая сумма положенных и подтвержденных документами, вычетов;
• Сумма начисленных и выплаченных налогов.

• Следующий раздел – дивиденды. Здесь можно увидеть сумму полученных дивидендов и величину начисленного налога по ставке 9%.
• В пятом разделе отражаются виды доходов, облагаемые по повышенной ставке 35% и относящиеся к выигрышам в лотереях и конкурсах.
• Очередные разделы 6 и 7 являются итоговыми по видам налогов и доходов. Здесь же нужно указать сумму вычетов.
• Заключительный раздел посвящен корректировке и перерасчетам предыдущих помарок. После произведенных доработок нужно произвести доплату в бюджет или сделать запрос на возврат излишне уплаченных сумм в налоговую инспекцию.

Документ подписывается руководителем и визируется печатью предприятия.

Заголовок

Вверху каждого листа справки проставляется ИНН и КПП налогового агента, а также указывается порядковый номер страницы.

В начале первого листа дается информация общего характера. Тут содержатся сведения:

• порядковый номер справки;
• за какой год она составляется;
• признак — цифровой код, означающий основание представления сведения о доходах:
  • 1 — НДФЛ с доходов удержан;
  • 2 — НДФЛ удержать не удалось;
  • 3 — справка подана правопреемником, НДФЛ удержан;
  • 4 — справка подана правопреемником, но НДФЛ не удержан.
• номер корректировки:
  • 00 — если справка составляется первично;
  • 01, 02, 03 и так далее — порядковый номер произведенной корректировки;
  • 99 — если справка отменяет ранее представленную.
• код налогового органа, где первые две цифры — код региона, а последние — номер налоговой инспекции;
• наименование налогового агента — компании или ФИО предпринимателя;
• информация о реорганизации, если это актуально;
• код ОКТМО;
• телефон для связи.

Раздел 1

В первом разделе представляется информация о физическом лице:

1. ИНН налогоплательщика.Обратите внимание! Если ИНН неизвестен, поле можно не заполнять. При этом ИФНС не вправе отказать налоговому агенту в приеме 2-НДФЛ (письмо от 22 марта 2018 года № ГД-2-14/[email protected]).
2. Фамилия, имя и отчество (при наличии) физического лица, в отношении которого составляется справка.
3. Статус налогоплательщика:

• • 1 — налоговый резидент РФ;
  • 2 — налоговый нерезидент РФ;
  • 3 — высококвалифицированный специалист-нерезидент;
  • 4 — участник Госпрограммы по добровольному переселению в Россию соотечественников, нерезидент;
  • 5 — иностранец либо человек без гражданства, получивший статус беженца или временное убежище в РФ, нерезидент;
  • 6 — иностранец, работающий в России на основании патента.

1. Дата рождения.
2. Код страны, гражданином которой является физическое лицо. Берется из Общероссийского классификатора стран мира. Код России — 643.
3. Код вида документа. Он берется из Требований к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган, утвержденных Приказом ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/[email protected] Код паспорта — 21.
4. Серия и номер удостоверяющего документа, чаще всего паспорта.

Раздел 3

В третьем разделе необходимо указать информацию о вычетах НДФЛ — стандартных, социальных и имущественных. Работодатель делает вычеты (кроме стандартных) на основании уведомлений из ИФНС, которые предоставляет сотрудник.

В столбцах «Код вычета» указываются коды из Приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected] В поле «Сумма вычета» отражается сумма по указанному коду. В полях ниже нужно указать параметры налогового уведомления, на основе которого предоставляется вычет. Код вида уведомлений:

• 1 — имущественный вычет;
• 2 — социальный вычет;
• 3 — уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи.

Также следует указать номер уведомления, его дату и код ИФНС, которая его выдала.

Если не хватает полей для предоставленных вычетов или было получено несколько уведомлений, то придется заполнить соответствующее количество листов формы. При этом в последующих листах Раздел 1 и Раздел 2 заполнять не нужно.

Также в заголовке формы не нужно указывать ОКТМО и телефон, а при заполнении в связи с выдачей нескольких уведомлений — еще и наименование налогового агента.

В Разделе 3 на дополнительных листах нужно заполнить такие поля:

1. Если не хватило места для вычетов — «Код вычета», «Сумма вычета».
2. Если было получено несколько уведомлений — «Код вида уведомлений», «Номер уведомления», «Дата выдачи уведомления» и «Код налогового органа, выдавшего уведомление».

Если уведомления о налоговых вычетах нет, соответствующие поля заполняются прочерками.

Как ведется регистр налогового учета по ндфл?

Такой подход обеспечивает одновременность ведения налогового и бухгалтерского учета в компании и исключает возможность расхождения сведений. Процесс составления 1-НДФЛ сводится к следующему:

1. В бухгалтерии работодателя к концу каждого месяца составляются ведомости по выплате зарплаты, премиальных и компенсационных платежей, а также отпускных.
2. На основании приведенных в них сведений составляются справки 1-НДФЛ, которые включают в себя информацию о каждом отдельном работнике.
3. Документ передается в ИФНС. Он предоставляет налоговым органам информацию обо всех денежных поступлениях отдельного сотрудника и фактической суммы налога, начисленной на них.

Состав документа (бланк) Бланк 1-НДФЛ 2018 года прилагается к данной статье.

Форма 1 НДФЛ: что это такое и образец заполнения

Форма 1 НДФЛ используется для отражения доходов физлиц, которые организация выплачивает работникам в качестве налогового агента. С 2011 г. применение данной отчетности необязательно. Но карточка такого формата – это наиболее удобный способ представления регистра по налогу, который вменено вести компаниям в обязательном порядке (с правом разрабатывать собственные формы).

Что такое 1 НЛФЛ

1 НДФЛ – это карточка налогового учета по НДФЛ физлиц, предоставленных им вычетов, за отчетный период, утвержденная Пр. МНС РФ №БГ-3-04/583 от 31.10.2003 г. Данная форма отчетности заполняется работодателем в отношении выплат своим работникам.

При оформлении налоговые агенты обязаны учитывать утвержденные коды доходов и отчислений, виды налоговых вычетов, а так же документы, подтверждающие это право.

Несмотря на то, что ведение формы 1 НДФЛ не является обязательным, многие работодатели применяют ее как наиболее оптимальный вариант отражения требуемых сведений. Поэтому данный бланк должен быть включен в документооборот компании и утвержден приказом об учетной политике.

Форма регистра

Форма 1 НДФЛ заполняется индивидуально на каждое физлицо и позволяет отразить все идентификационные данные, требуемые при заполнении регистра налогового учета:

• сведения о налогоплательщике;
• доходы (с указанием кодов);
• предоставленные вычеты (отраженные в виде кодов);
• размер и основание уменьшения налогооблагаемой базы;
• указание статуса работника для определения применяемой ставки налога;
• размер НДФЛ, который подлежит уплате;
• даты произведенных перечислений в бюджет с указанием оснований (платежных документов).

В форму регистра не включаются виды доходов, для которых не определены коды, например суточные. Прибыль, частично облагаемая налогом, указывается в регистре в полном объеме, а необлагаемая часть отражается в качестве вычета с соответствующим кодом.

Состав документа бланк

Бланк 1 НДФЛ состоит из 9 разделов:

НОМЕР РАЗДЕЛА	СВЕДЕНИЯ
1	Отражаются данные об организации: · наименование компании и код ОКТМО; · код ИФНС, в которой зарегистрировано юрлицо. При необходимости допускается внести в этот раздел ОГРН налогового агента.
2	Отражаются данные физлице, на которое заполняется справка: · личные данные (ФИО, дата рождения); · паспорт и его код; · адрес проживания и гражданство с указанием кода страны; · статус гражданина (резидент или нет); · применение вычетов.
3	Расчет базы налогообложения: · для исчисления применяются две ставки — 13% для граждан пребывающих на территории РФ более полугода и 30% для лиц, находящихся в стране менее этого периода; · в форме таблицы отражаются виды доходов и предоставленные вычеты за каждый месяц отчетного периода; · формируется НДФЛ к уплате, с указанием суммы удержанного налога или размера долга на начало года. Дополнительно в данный раздел рекомендуется вносить даты проведенных операций и сведения о соответствующих платежных поручениях.
4	Расчет налоговой базы и НДФЛ с полученных дивидендов. Данные вносятся в виде таблицы, но их можно отразить в 3-ем разделе с соответствующим кодом дохода.
5	Расчет налога по ставке 35%: · заполняется таблица для каждого вида прибыли с применением вычета в размере 4 т.р.; · формируется база налогообложения; · исчисляется сумма НДФЛ к уплате; · фиксируется долг и удержанная сумма налога.
6	Указывается сумма НДФЛ с учетом всех примененных ставок (13%,30 %и 35%), рассчитанная в предыдущих графах бланка.
7	Фиксируется сведения о тех видах прибыли (с указанием кодов), с которых удерживается НДФЛ.
8	Результат перерасчета за предыдущие периоды, в связи с выявленными ошибками.
9	Указываются сведения о выданных справках для предоставления в ФНС.

Справка 1 НДФЛ визируется работником, который проверяет достоверность указанных сведений.

При необходимости форма может быть дополнена сведениями в соответствии с требованиями заполнения налогового регистра.

Кто должен сдавать справку

Несмотря на то, что заполнение справки для учета по НДФЛ упразднено в оформление налогового регистра, обязанность сдачи документа возложена на работодателя, который выплачивает заработную плату своим сотрудникам.

Карточку ведут все налоговые агенты по НДФЛ.

Сроки сдачи

Данная форма отчетности относится к внутренним документам юрлица. Она заполняется за отчетный период ежемесячно с нарастающим итогом и хранится с другими формами первичной документации бухучета.

Предоставлять в налоговые органы справку не требуется, ее могут запросить сотрудники ФНС при проверке уплаты НДФЛ в бюджет. Исключением являются случаи переплаты налоговым агентом. Для оформления возврата юрлицу потребуется предоставить выписку из налогового регистра, свидетельствующую о факте излишне внесенной суммы НДФЛ.

Порядок заполнения

Ведение формы осуществляется сотрудниками, в чьи обязанности входит начисление заработной платы персонала.

1 раздел заполняется в соответствии с учредительными документами юрлица, код ИФНС присваивается согласно документам регистрации в налоговом органе.

В качестве сведений о физлице (2 раздел), используются персональные данные предоставленные работником при трудоустройстве, и оставшиеся поля заполняются по мере расчета отчислений в бюджет. Данные вносятся ежемесячно после закрытия ведомостей, во избежание ошибок.

Допускается два варианта заполнения справки:

• с использованием специализированных программных продуктов – автоматически;
• вручную.

Недостающие сведения необходимо уточнить у сотрудника.

Применяемые коды

Согласно Пр. ФНС №MMB-7-11/387@ от 10.09.2015, при заполнении формы применяются соответствующие видам прибыли и вычетов коды:

КОДЫ ДОХОДОВ (Приложение №1)

2000 все виды выплат работнику за осуществление трудовых обязанностей (зарплата, премии и т.д.) 2012 начисленные отпускные 2300 перечисления по предоставленным в бухгалтерию листам нетрудоспособности 2400 и 1400 прибыль, полученная от сдачи в аренду или иного использования транспортных единиц или имущества, соответственно 2760 рассчитанная матпомощь 4800 прочие выплаты 1010 полученный доход от дивидендов 1530 доходы по операциям с ценными бумагами

КОДЫ ВЫЧЕТОВ (Приложение №2)

126-149 стандартные на детей (с учетом нюансов применения вычета) 311,312

имущественные: связанные с приобретением жилья, строительством или погашением кредита на соответствующие цели 320,321,324 социальные: за обучение или медобслуживание на возмездной основе 403-405 профессиональные: по договору ГПХ, связанные с затратами на получение авторского вознаграждения и др. 501,503,508,505 вычеты, предусмотренные за получение подарков, выигрышей, матпомощи и др.

Пример заполнения

Образец заполнения 1 НДФЛ в качестве регистра налогового учета для сотрудника ООО «Ромашка».

Заполняем раздел 1.

В форму вносятся данные организации в соответствии с представленными полями:

Пример оформления данных о физлице – Петрове П.П.:

• в п.п.2.1 – 2.5 вносятся сведения в соответствии с паспортом гражданина, свидетельством ИНН;
• в п. 2.6 указывается код страны согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ), для России -643;
• п.2.9 заполняется «1» для резидентов и «2» — нерезидентов.

В данном пункте отражаются налоговые вычеты, предоставленные в соответствии со ст.218-220 HK РФ.

Отражает непосредственно исчисление налогооблагаемой базы и НДФЛ по ставке 13%:

• сначала в табличном варианте вносятся виды вознаграждений за выполнение трудовых обязанностей;
• код дохода присваивается в соответствии с классификатором – «2000»;
• далее указывается сумма налога за каждый месяц начисленная и удержанная;
• при отражении данных о перечислениях вносятся реквизиты платежных документов.

Если налогоплательщику предоставляются вычеты, их требуется указать в данных полях.

Итогом заполнения справки является формирование данных граф. Здесь отражается общая сумма прибыли и исчисленного НДФЛ.

Вписываются сведения о выданных справках для предоставления в ФНС.

Это один из вариантов преобразования бланка 1 НДФЛ в форму регистра налогового учета по подоходному налогу. Каждое юрлицо может разрабатывать образцы по своему усмотрению, но соблюдая установленные законодательством нормы. Т.е. доходы и вычеты должны быть отражены в соответствии с принятой системой кодов.

Информация не подлежащая включению в состав данных документа

В 1 НДФЛ не вносятся данные, касающиеся видов прибыли, которые не подлежат налогообложению (cт. 217 HK РФ):

1. Госпособия, выплаты (кроме оплаты ЛН, в ом числе по уходу за ребенком).
2. Пенсионные отчисления (включая страховую и накопительную пенсию).
3. Вознаграждения по рождению (усыновлению) ребенка и по уходу за ним.
4. Компенсационные выплаты, связанные с причинением вреда здоровью, за поднаем жилья, увольнение, за гибель военнослужащего и др.
5. Выплаты на возмещение затрат в рамках договоров о безвозмездном выполнении обязанностей (волонтеры).
6. Алименты.
7. Прибыль, в виде грантов, призов или иных форм за участие в конкурсах, соревнованиях и т.д.
8. Матпомощь (членам семьи погибшего, пострадавшим в результате стихийного бедствия и т.д.).
9. Компенсация за санаторно-курортные путевки в санатории и др. оздоровительные учреждения.
10. Иные виды дохода, предусмотренные нормами законодательства.

При оплате работодателем командировочных расходов сотруднику, в налогооблагаемую базу не включаются суточные, но не превышая 700р.за каждый день служебной поездки в пределах РФ и 2.5 т.р. – в другой стране.

Ответственность за отсутствие форм налогового учета

Законодательством РФ предусмотрены меры ответственности за отсутствие или не предоставление отчетности по выплатам НДФЛ. Такие требования основаны на том, что заполнение налогового регистра является обязательным для всех налоговых агентов по НДФЛ.

При отсутствии форм учета применяются штрафные санкции в размере 10 т.р., при повторном нарушении 30 т. р. (ст. 120 НК РФ). За отказ в предоставлении отчетности налагается штраф – 200 р. за каждую единицу учета (ст.126 НК РФ).

Заключение

Справка по форме 1 НДФЛ не является обязательной к ведению в организациях, но при некоторой модификации ее можно использовать в качестве регистра налогового учета, образец которого юрлица вправе разрабатывать самостоятельно. Документ заполняется ежемесячно с указанием кодов видов доходов, вычетов и документов, являющихся основанием, на каждое физлицо отдельно, в течение отчетного года с нарастающим итогом. За нарушение законодательства по заполнению сведений по НДФЛ, предусмотрены меры ответственности.

Инструкция: заполнение отчета по форме 6-НДФЛ за 1 квартал 2020 года

Отчет по форме 6-НДФЛ — это обязательная отчетность о доходах, которые выплачены работникам. Сдавать ее нужно ежеквартально. Требования к формату предоставления с 2020 года поменялись. Теперь электронную отчетность сдают все налоговые агенты, выплатившие доход 10 и более гражданам. Отчитаться за 1 квартал нужно до 30 апреля.

Унифицированная форма 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ (КНД 1151099) утвержден и регламентируется приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450 (в редакции от 17.01.2018). В нем есть инструкция, как заполнить 6-НДФЛ 2020 года. Формуляр предоставляется в территориальные налоговые инспекции ежеквартально в электронном виде посредством специализированных бухгалтерских программ и сервисов отчетности. Если штат сотрудников в учреждении насчитывает менее 10 человек, экземпляр документа разрешено передать в налоговую на бумажном носителе.

С 2020 года меняется порядок сдачи. Теперь отчитаться в электронной форме обязаны работодатели, в штате которых числятся 10 и более сотрудников. Если доход выплачен 9 и менее физлицам, то разрешено сдать бумажный отчет.

Сроки сдачи и ответственность за 6-НДФЛ

Отчет формируется и направляется в ИФНС каждый квартал, предельный срок сдачи — последний день месяца, следующего за отчетным (квартальным).

Годовая декларация подается до 1 марта следующего финансового года. Это новый срок. Раньше учреждения отчитывались до 1 апреля (на месяц позже).

В течение года отчитываются за каждый квартал. В таблице представлены сроки сдачи 6-НДФЛ в 2020 году.

Период отчета	Предельный срок предоставления
За 2019 год	До 02.03.2020
1 квартал 2020 г.	До 30.04.2020
2 квартал 2020 г. — нарастающим итогом за 6 месяцев текущего года	До 31.07.2020
3 квартал 2020 г. — нарастающим итогом за 9 месяцев текущего года	До 02.11.2020
За 2020 год — совокупные расчетные суммы за весь финансовый год	До 01.03.2021

За нарушение сроков предусмотрены штрафные санкции. За каждый просроченный месяц придется заплатить штраф в размере 1000 рублей (п. 1.2 статьи 126 НК РФ). К ответственности привлекут и того, кто отвечает за подачу отчетности: штраф — от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

При обнаружении ошибок и искажений информации в 6-НДФЛ учреждение заплатит штраф 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

Если организация, которая по регламенту должна предоставлять форму в электронном виде, подает пакет документов на бумажном носителе, ее оштрафуют на 200 рублей по ст. 119.1 НК РФ.

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ

Документ состоит из титульного листа и двух разделов. Пошаговая инструкция по заполнению и пример образца 6-НДФЛ за 2020 год утверждены в приказе ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450 (в ред. от 17.01.2018).

Шаг 1. Заполняем титульный лист

На титульной странице появились новые строки для правопреемников, которые подают 6-НДФЛ после реорганизации учреждения. Им необходимо заполнить код формы реорганизации (ликвидации), ИНН и КПП реорганизованной организации (обособленного подразделения). Изменилась нумерация штрихкода на втором листе. Новое значение — 15202017. Обновленный порядок заполнения 6-НДФЛ закреплен приказом № ММВ-7-11/450@ в редакции от 17.01.2018. Следует указать на титульном листе:

1. ИНН и КПП организации.
2. Номер корректировки. Для первичной формы проставляется значение 000, если инспектор требует уточнений, то отчет перезаполняется и в этом окне указывается код 001, 002 и т. п.
3. Расчетный период в соответствии с установленным значением (21 — 1 квартал, 31 — 2 квартал, 33 — 3 квартал, 34 — год).
4. Код территориальной ИФНС, в которую направляется отчетность (в соответствии с локальным расположением).
5. Графа «По месту нахождения» отражает принадлежность налогоплательщика (организация или ИП) в системе налогообложения.
6. В поле «Налоговый агент» — наименование организации, предоставляющей сведения (краткое или полное).
7. Код муниципального образования ОКТМО.
8. Номер телефона ответственного лица.

Шаг 2. Заполняем раздел 1

Он предусмотрен для заполнения обобщенных итоговых сумм.

В этом разделе не разделяйте данные по каждому сотруднику. Инструкция, как учитывать НДФЛ в отчете 6-НДФЛ: итоговый показатель налога на доходы физических лиц формируется из расчета суммарных показателей по всем работникам. Отдельно отображаются те сотрудники, доход которых облагается иной ставкой подоходного налога.

Если доходы работников облагаются по ставкам 13, 30 и 35%, то раздел 1 заполняют трижды (каждый лист раздела соответствует каждой ставке налогообложения).

Поле 010 — указывается налоговая ставка.

Строка 020 — отражается доход с начала года нарастающим итогом.

Поле 025 — указывается доходность в форме дивидендов (при наличии).

Строка 030 — отмечаются налоговые вычеты (имущественные, социальные, стандартные).

Поля 040 и 070 — для внесения сумм исчисленного и удержанного налогов.

Графа 050 — если в организации трудятся сотрудники, не являющиеся резидентами РФ (иностранцы), то сведения по ним отражаются здесь.

Поле 060 — количественное значение всех работников предприятия, получивших доход в расчетном периоде.

Графа 090 — сумма возвращенного учреждению налога.

Ячейки с 060 по 090 в отчете 6-НДФЛ заполняются по каждой ставке суммарным значением и только в разделе 1. На других листах отмечается значение 0, а в пустые ячейки ставятся прочерки «—», так как основные параметрические данные указываются в разделе 2.

Шаг 3. Заполняем раздел 2

Он служит для детализации предоставляемых организацией сведений. В образец заполнения расчета сумм налога на доходы физических лиц 6-НДФЛ вносятся конкретные даты вместе с уточнением доходов. При заполнении важно соблюдать периодичность внесения операций: в отчете недопустимы отклонения от реальных событий.

В поле 100 отмечается «Дата фактического получения дохода». Указывается последнее число расчетного месяца в соответствии с проведением заработной платы. Исключение составляют больничные листы и выплаты по отпускным: фиксируется фактическая дата уплаты.

Графа 110 — отмечается реальная дата удержания дохода по правилу: удержание происходит в день получения дохода (исключая зарплату).

Поле 120 — ставится фактический срок перечисления дохода.

В поля 130 и 140 вносятся сведения о суммах фактически полученных и удержанных доходов соответственно.

При разделении действий — проводок по конкретной операции на различные налоговые периоды в разделе 2 — необходимо указать периодичность их завершения.

Как правильно заполнить сведения в расчете за 1 квартал 2020 год

Разберем образец заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2020 года на конкретном примере ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР».

В ГБОУ «АЛЛЮР» четыре работника.

В I квартале бюджетное учреждение провело следующие операции по заработной плате:

• 09.01.2020 произведена выплата декабрьского заработка 2019 г. и премиальные по итогам года в общей сумме 860 550,12 руб., с указанных выплат удержан и перечислен НДФЛ 10.01.2020 в сумме 111 872 руб.;
• 31.01.2020 начислена январская зарплата всем сотрудникам учреждения в сумме 336 893,25 руб., предоставлены стандартные вычеты в общей сумме 10 000 руб., с зарплаты исчислен НДФЛ в размере 42 496 руб.;
• 05.02.2020 произведена выплата январской зарплаты, НДФЛ с нее удержан и перечислен в бюджет;
• 10.02.2020 начислены и выплачены отпускные в размере 16 179,24 руб., исчислен и удержан НДФЛ с них в размере 2103 руб.;
• 13.02.2020 начислены и выплачены отпускные в размере 33 142,23 руб., исчислен и удержан НДФЛ с них в сумме 4308 руб.;
• 02.03.2020 с отпускных, выплаченных в феврале, перечислен в бюджет НДФЛ в сумме 6411 руб.;
• 29.02.2020 начислена февральская зарплата — 354 929,86 руб., предоставлены стандартные вычеты — 10 000 руб., исчислен НДФЛ с зарплаты за февраль в размере 44 841 руб.;
• 05.03.2020 произведена выплата февральской зарплаты, НДФЛ с нее удержан и перечислен в бюджет;
• 31.03.2020 начислена мартовская зарплата — 364 141,11 руб., предоставлены стандартные вычеты суммарно — 8600 руб., с зарплаты исчислен НДФЛ в размере 46 220 руб.;
• 06.04.2020 выплачена зарплата за март, НДФЛ с нее удержан и перечислен в бюджет.

Расчет 6-НДФЛ за год предоставлен в налоговую инспекцию 30.04.2020.

Проверка отчета

Перед тем как отправить расчет в ИФНС, обязательно сверьте контрольные соотношения и проверьте формальную правильность заполнения. В письмах ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@, от 13.03.2017 № БС-4-11/4371, от 20.03.2019 № БС-4-11/4943@ представлены все контрольные соотношения, при помощи которых инспектор и производит проверку 6-НДФЛ. Первое, на что обратит внимание проверяющий, — дата предоставления отчета. Она должна соответствовать установленному сроку.

Перечень внутренних и междокументных контрольных соотношений:

1. Сумма начисленного дохода (поле 020) не меньше суммы вычетов (030).
2. Значение из строки 040 равно (020 – 030) × 010 / 100. Допускается отклонение от расчетного значения в размере 1 рубль по каждому сотруднику при учете каждой выплаты дохода, облагаемого НДФЛ.
3. Величина из поля 040 не меньше величины из 050.
4. Совокупная сумма перечисленного в ИФНС налога не меньше, чем разница фактически удержанного НДФЛ (строка 070) и возвращенного налогоплательщику налога (090).
5. Дата перечисления налогового платежа в бюджетную систему должна соответствовать значению из строки 120.

Проверка годовой формы производится с применением контрольных соотношений и при помощи сопоставления с данными, показанными в формах годовых деклараций 2-НДФЛ (КНД 1151078) и «Прибыль» (1151006). Для годовой отчетности проверочные соотношения:

1. Цифра в строке 020 (сумма начисленного дохода) равна сумме по всем справкам 2-НДФЛ и величине из 020 приложения № 2 отчета о прибыли.
2. Строка 025 (сумма дохода по дивидендам) равна сумме строк из справок 2-НДФЛ по 1010 и 1010 приложения № 2 декларации «Прибыль».
3. Строка 040 (рассчитанный налог) равна сумме этого же показателя по всем справкам 2-НДФЛ и строки 030 приложения № 2 отчетности о прибыли.
4. Строка 080 равняется суммарному итоговому неудержанному налогу из каждой справки 2-НДФЛ и строки 034 приложения № 2 отчетности о прибыли.
5. Строка 060 (число лиц, получивших доход) совпадает с количеством справок 2-НДФЛ и приложений № 2 к годовой отчетности о прибыли, направленных на контроль в территориальные органы ИФНС.

Все параметры для контроля отчетности утверждены письмом ФНС России от 20.03.2019 № БС-4-11/4943@.

Все подробности об 1-НДФЛ: инструкция по заполнению регистра и оформлению справки

Налог, который обязаны уплачивать в бюджет все работодатели за своих работников каждый раз, когда происходит начисление и выплата заработной платы называется подоходным налогом. При разных ситуациях данный налог рассчитывается по разным ставкам. Это может быть, как 13% и 9%, так и 30% и 35 %. Сведения по суммам выплаченных налогов раньше работодатели должны были учитывать в форме 1-НДФЛ.

В этом документе отражались суммы уплаченных подоходных налогов в бюджет на своих работников. Заполнялась форма каждый месяц, одновременно с начислением заработной платы своим сотрудникам.

Понятие 1-НДФЛ

После 2011 года все налоговые агенты заполняют регистр 1-НДФЛ. В нем указываются те же сведения, но по каждому налогоплательщику отдельно.

В регистре должны быть отражены суммы всех доходов и налогов, выплаченных предприятием или предпринимателем своим сотрудникам или временно принятым работникам. Если посмотреть внимательно то, регистр очень похож на прежнюю форму 1-НДФЛ. И поскольку каждый работодатель обязан самостоятельно «под себя» разрабатывать регистр, то естественно, что за образец берется как раз та самая форма. Они похожи, но есть различия, которые необходимо знать и учитывать при ведении регистра подоходного налога.

Форма регистра

Чтобы начать использовать регистр учета 1-ндфл нужно открыть шаблон этого документа в бухгалтерской программе и применить его к своему предприятию. В случае, когда вы самостоятельно хотите разработать его, можно взять за основу раннее применявшуюся форму 1-НДФЛ.

В регистре должны быть следующие сведения:

1. Фамилия, имя, отчество работника;
2. Число, месяц и год рождения;
3. ИНН сотрудника;
4. Резидент или нерезидент. Этот пункт необходим, так как позволяет рассчитать правильно ставку налога;
5. Общее количество доходов, выплаченных сотруднику. Обязательно нужно указывать коды доходов и дату выдачи зарплаты;
6. Общее количество налоговых вычетов. Здесь тоже стоит отметить коды, согласно которым были сделаны вычеты. Указываем далее сумму дохода за минусом положенного вычета;
7. Итоговая сумма налогов, которая была посчитана и вычтена из зарплаты. День, когда данная сумма была вычтена из зарплаты и день, когда был перечислен налог. Также указываются основания перечисления, т.е. число и номер платежки.

Порядок заполнения

При поступлении на работу сотрудник обязан предоставить необходимые сведения о себе, которые заносятся в его личную карточку и хранятся в отделе кадров или бухгалтерии. Затем, при начислении заработной платы, на каждого работника заводят регистр 1-НДФЛ. Его заполняют согласно сведениям, указанным в личной карточке сотрудника. Если каких-либо индивидуальных данных сотрудника не хватает, необходимо уточнить их.

В целом, внесение сведений в регистр не отличается от обычного заполнения налоговой карточки 1-ндфл. Туда нужно носить все данные налогоплательщика, величину дохода и величину налогового вычета, положенного по закону и подтвержденного соответствующими документами. Также необходимо указывать дату и порядковый номер документа, согласно которому произошло перечисление средств.

Заполнять регистр должен работодатель или представитель работодателя. Сдавать в налоговую документ тоже входит обязанность работодателя.

Применяемые коды

При заполнении налоговой карточки 1-НДФЛ применяются специальные коды доходов и вычетов. Наиболее часто используются следующие коды доходов:

• 2000 – начисленная и выплаченная заработная плата, а также премия и другие выплаты;
• 2012 – оплата отпускных налогоплательщику;
• 2300 – оплата больничных листов;
• 2400 – полученные доходы от аренды, автомобилей, связанных с перевозками грузов, а также от сдачи в аренду различных трубопроводов, ЛЭП, компьютерных сетей и т.д.;
• 1400 – передача на праве аренды некоего имущества, кроме транспорта и средств связи;
• 2760 – выплаченная материальная помощь работающим или вышедшим на пенсию сотрудникам;
• 4800 – другие выплаты, в том числе за неиспользованные дни положенного по закону отпуска.

Коды вычетов, которые следует использовать для заполнения регистра 1-НДФЛ:

• Так называемые «детские» стандартные вычеты с номера 114 по 125 включительно;
• Имущественные: номера 311, 312;
• Социальные: №№ 320, 321,324;
• Профессиональные: №№ 403-405 включительно;
• Особые вычеты, в определенных пределах: №№ 501, 503, 505,508.