Как присвоить табельный номер сотруднику

Как присваивается табельный номер сотрудникам организации

На многих крупных и средних предприятиях действует кадровая система табельных номеров. Работники даже могут не знать о существовании у них в организации особого учетного кода. При поступлении на работу для каждого специалиста используют новое кодовое обозначение, чтобы избежать повторов. Как присваивается табельный номер сотрудника, читайте в статье.

Как работает система табельной нумерации персонала

Сначала о том, что такое табельный номер работника. Табельные шифры прописывают в личных карточках сотрудников после оформления их приема на предприятие. Эти коды сохраняют свою актуальность на протяжении всего периода действия трудового соглашения с физическим лицом.

При увольнении работника высвободившийся номер не задействуют в отношении других лиц. Этот код сохраняют за человеком на случай его повторного трудоустройства в фирму.

В кадровом учете табельный номер применяют для таких целей:

идентификация сотрудника в первичной кадровой документации;
указание номеров в бухгалтерских формах при начислении зарплаты;
оперативный анализ по работникам, основанный на выборках по табельным кодам.

Отсюда становится понятно, нужны ли табельные номера. Это действительно очень удобно.

Однако обязателен ли табельный номер? Формально – нет, поскольку законодательной регламентации процедуры присвоения табельных кодов фактически не существует.

На сегодня, как присваивается табельный номер сотрудникам организации можно узнать из актов периода СССР. Так, работодатели, решившие внедрить в кадровый учет эту систему идентификации членов трудового коллектива, ориентируются на положения от 27 апреля 1973 года – это совместное письмо Госкомтруда № 75-АБ, Минфина № 89 и Центрального стат. управления № 10-80.

В пункте 18 этого письма сказано, как присваиваются табельные номера. Такой код должен быть у каждого работника, который трудоустроен:

временно;
на постоянной основе;
на один сезон.

Индивидуальное шифровое обозначение сохраняют за прежним работником на протяжении одного-двух лет.

Детально – как присвоить табельный номер, их высвобождение и учет – субъекты хозяйствования разрабатывают самостоятельно и утверждают внутренними нормативными актами.

Стандартный код по табелю состоит только из числовых знаков, но работодатель вправе ввести в него буквенные символы.

Работа системы табельной нумерации основана на таких принципах:

Присвоением и учетом номеров занимается один специалист.
За сотрудником закрепляют табельный код в день предоставления полного комплекта документов для приема на работу.
Если табельные шифры есть, их прописывают в распорядительной документации, касающейся сотрудника.
Нумерацию ведут в хронологическом порядке, числовые обозначения начинают с единицы.
Первый номер выделяют для руководителя компании.
Изменение присвоенных номеров не разрешено (даже в случае перевода специалиста в другое подразделение).

Для учета табельной нумерации на предприятии заводят отдельный журнал. В нем фиксируют:

сведения, идентифицирующие работника;
реквизиты трудового соглашения;
табельный код.

Таким образом, каждая фирма сама решает, как у неё будет происходить присвоение табельных номеров и будет ли вообще.

Применение табельной нумерации в первичных документах

При повремённой системе оплаты труда заполняют табели учета отработанных часов и дней. В этих бланках необходимо прописывать также табельные коды, чтобы зафиксировать по работнику период его фактического пребывания на рабочем месте.

Указание индивидуального шифра позволяет по одному номеру получить выборку по отработанному времени за месяц или более длительный период. Это актуально для суммированного учета рабочего времени, если надо определить объем переработки и своевременно предоставить человеку отгулы, правильно начислить ему сверхурочные.

Применение системы табельной нумерации при ведении кадрового и бухгалтерского учета в единой программе дает возможность быстро решать ряд задач:

осуществлять аналитические выборки по сотрудникам по любым показателям;
минимизировать риски неправильного выбора в расчетных операциях по работнику, если в компании трудоустроены однофамильцы;
простота учета переработок.

Как присвоить табельный номер сотруднику

Однозначного ответа на данный вопрос действующее законодательство не содержит. В тоже время из толкования пункта 18 Основных положений № 75-АБ/89/10-80 можно сделать вывод, что присвоение табельного номера работнику при повторном приеме возможно, если не прошло два года после его увольнения.

С таким понятием, как «табельный номер сотрудника», сталкивается далеко не каждый работник. Часто об этом знают те, кто ведет свою трудовую деятельность на крупном или среднем по своему размеру предприятии. Бухгалтерия ООО небольшого масштаба обычно не оповещает сотрудников. Крупные же заводы всегда говорят сотрудникам их табельные номера.
В принципе, из самого названия становится ясно, что такое табельный номер. Это своего рода числовое значение, которое закрепляется за конкретным сотрудником. Это такой шифр, который обозначает работника.

Табельный номер нужен для документов

В нынешнее время новые технологии поражают своими характеристиками. Ведь сейчас можно обойтись без табельного номера, так как придумали новую систему — биометрическую. Биометрическая система является новым методом учета рабочего времени и сбора всех персональных данных о сотруднике. Такие идентификаторы уникальны, так как их невозможно уничтожить, потерять и обмануть.

Читать еще: Можно ли керамогранит класть на улице

Кому можно присвоить табельный номер Всем ли работникам можно присвоить шифр? Учет табельных номеров обычно ведется по всем сотрудникам предприятия. Узнайте, обязателен или нет табельный номер сотрудника и какие нормативы регламентируют его использование на предприятии в рамках ведения экономической деятельности субъектами хозяйствования.

Кому присваиваются табельные коды

Также стоит отметить, что табельный номер сотрудника присваивается ему при трудоустройстве, в дальнейшем он не изменяется. То есть оформление на работу закрепляет определенный шифр, который в дальнейшем остается таким же, вне зависимости от смены должности или повышения оклада.

Табельные номера помогают бухгалтерии ООО или предприятия. Благодаря им становится легче осуществление электронного документооборота. Хотя стоит отметить, что табельные номера на крупных заводах использовались уже достаточно давно, еще до возникновения программы 1С.

Таким образом, окончательно решение об использовании табельных номеров для сотрудников на предприятии принимает исключительно работодатель.

В нынешнее время предприниматели стали практиковать при приеме на работу присвоение индивидуального табельного номера работнику. Табельный номер — это специальный цифровой код, который позволяет сократить и облегчить обработку персональных данных работника, связанных со временем проведения на рабочем месте и не только.

В первую очередь, это помогает избежать ненужных сплетен. Так, если при начислении заработной платы бухгалтер или специалист по нормированию и оплате труда видит только табельные номера. Он не может понять, какую именно сумму получил Иванов, а какую — Петров. То есть это позволяет дополнительно усиливать секретность. Кроме сказанного, хотели бы обратить ваше внимание на то, что табельные номера присваиваются всем работникам предприятия, независимо от того, по основному месту работы принят данный работник (его трудовая книжка находится на этом же предприятии) или не по основному месту работы (его трудовая книжка находится на другом предприятии).

Предприятия, пользующиеся табельным учетом сотрудников, ведут, как правило, и журнал учета табельных номеров. В нем фиксируются следующие данные:

фамилия, имя, отчество работника;
дата приема его на работу;
должность и специальность;
номер трудового договора и его дата;
структурное подразделение, в котором он числится;
собственно сам табельный номер.

Что такое индивидуальный цифровой номер сотрудника?

Обычно табельные номера присваиваются начиная с единицы, далее следующий номер на единицу больше предыдущего. По максимальному табельному номеру можно определить, какое количество работников прошло через организацию за все время ее существования.

Отметим что, в настоящее время в программах 1С «ЗУП» и 1С «Зарплата и Кадры» кадровый специалист может самостоятельно определить порядок присвоения табельного номера вновь принятому сотруднику:

присвоить работнику новый табельный номер;
сохранить за вновь принятым сотрудником старый табельный номер.

Таким образом, меняется ли табельный номер сотрудника при повторном приеме, зависит от решения кадрового специалиста или бухгалтера, курирующего данный участок работы. Отметим, что в большинстве случаев работодатели присваивают новый табельный номер, всем новым сотрудникам, в том числе, и бывшим.

Вся эта информация в последующем может понадобиться сотруднику, который будет уходить на пенсию или выезжать за пределы страны.

Кому можно присвоить табельный номер

Также см. «Образец обходного листа при увольнении».

В кадровом учете табельный номер применяют для таких целей:

идентификация сотрудника в первичной кадровой документации;
указание номеров в бухгалтерских формах при начислении зарплаты;
оперативный анализ по работникам, основанный на выборках по табельным кодам.

Всем работающим людям на предприятии присваивают индивидуальные номера, состоящие из разных комбинаций цифр, которые в последующем помогают сотрудникам бухгалтерии обработать данные внутреннего перемещения.

Особенно актуально, когда имеются однофамильцы или полные тезки. Разумеется, можно также сверять и параметры по должности или дате приема на работу. Однако табельные номера не стоит сбрасывать со счетов.

Читать еще: Чем зашить фронтон мансардной крыши?

Рано или поздно практически все специалисты, занимающиеся табельным учетом на предприятиях и организациях, задаются вопросом: можно ли повторно присваивать табельные номера? Поскольку законодательно это никак не регламентируется, то здесь приходится опираться на сложившуюся практику.

Табельный номер сотрудника — что это, как присваивается

Как быть и какой выход в этой ситуации, вы так и не сказали. Что значит понятие коммерческая перевозка? …

Табельный номер может фигурировать в самых разных документах организации, например:

в зарплатной ведомости (форма № Т-53);
распоряжении о материальном награждении сотрудника (форма № Т-11);
формах для отражения рабочего времени (№ Т-12, Т-13).

Также табельный номер помогает не ошибиться. Это еще один параметр, который позволяет проверить правильность оформления документа. Особенно актуально, когда имеются однофамильцы или полные тезки. Разумеется, можно также сверять и параметры по должности или дате приема на работу. Однако табельные номера не стоит сбрасывать со счетов.

Законодательство не устанавливает четких требований к способу формирования, структуре и прочим характеристикам табельного номера, например длине. Работодатель вправе использовать номера, составленные по любому удобному для сотрудников принципу.

Табельный номер сотрудника: как присваивается? Зачем нужен табельный номер?

Порядок присваивания работникам табельных номеров, действующим законодательством, не урегулирован. В настоящее время в соответствии с п.

Присвоения работникам предприятия особенных цифровых комбинаций преследует сразу несколько целей:

облегчение работы специалистам отдела бухгалтерии по обработке и фиксации данных о внутренних перемещениях сотрудников;
табельный номер используется для внесения по тому или иному работнику различных отметок, которые позволяют в дальнейшем более просто и правильно рассчитать такие параметры, как заработная плата и сопутствующие налоги;
данные цифры дают возможность легко найти всю информацию о зарплате, больничных, отгулах, сверхурочных часах, отпусках и т.д. по тому или иному работнику.

Вопрос о том, что это такое — табельный номер сотрудника, является актуальным в первую очередь для специалистов по кадровому делу.

Внимание! Если работник совмещает должности в рамках одного структурного подразделения или отдела, заводить на него отдельный табельный номер не нужно. Однако, если его вторая работа находится вне данной организации или в другом подразделении, то присвоение табельного номера является вполне целесообразным.

Открыть обработку можно из меню: Администрирование – Поддержка и обслуживание – Корректировка данных – Групповое изменение реквизитов.

Даже если работник в какой-то момент уволился из организации, но потом принял решение в нее вернуться, ему будет присвоен прежний табельный номер.

Как уже было упомянуто ранее, все решения о присвоении работникам табельного номера принимает непосредственно сам работодатель.
Специально разработанных нормативных актов для правильного присвоения индивидуальных цифровых шифров нет. Исходя из этого, каждая организация имеет право создавать свои правила по разработке шифров и в дальнейшем их корректировать.

Справка Наряду с наименованием должности и личными данными сотрудника, табельные номера-2017 указываются:

в приказах о приеме на работу, восстановлении в должности и прекращении трудового договора;
в приказах о переводе, предоставлении отпуска и направлении в командировку;
в табеле учета рабочего времени;
в штатной расстановке и графиках сменности;
в командировочных удостоверениях;
в регистрационных журналах и книгах.

Как выяснилось, табельные номера работников помогают отделам бухгалтерии вести особый учет по выдаче и расчету заработной платы. В отделе бухгалтерии в каждом заведенном деле на рабочего фигурируют эти индивидуальные цифры. Но ведь стоит знать, как с помощью этих цифровых индивидуальных шифров может вестись их учет и все остальное, что с ними связано.

Порядок присвоения данных кодов работникам законодательно не установлен, однако некоторые положения содержатся в Письме Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973 «Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве» (п. 18). Согласно данному Письму ТН присваивается каждому работнику, принятому:

ТН уволенного работника не присваивается другому работнику в течение 1 — 2 лет.

Правила присвоения ТН разрабатываются самой организацией. Как правило, ТН состоит из цифр, но предприятие вправе использовать в нумерации и другие символы. Запретов на это законодательство не содержит.

Читать еще: Образец заполнения декларации 3-НДФЛ для вычета за обучение

Основные принципы присвоения ТН должны быть закреплены в документе, отражающем кадровую политику предприятия, чтобы нумерация была единообразной.

Перечислим основные моменты, которые являются общими в вопросе присвоения ТН сотрудникам:

обязанности по присвоению ТН и соответствующим контролю и учету должны быть возложены на одного сотрудника;
ТН присваивается в день подачи устраивающимся на работу лицом всех необходимых документов;
ТН указывается в приказе о приеме на работу;
нумерация начинается с цифры 1 и продолжается в хронологическом порядке. Первый ТН присваивается руководителю организации, например генеральному директору. Однако, если гендиректор будет уволен и на его место придет новое лицо, последнему будет присвоен не первый ТН, а номер, следующий за последним принятым на работу сотрудником;
ТН не изменяется ни по каким причинам, присваивается один раз и навсегда;
при переводе работника в другое подразделение внутри одной организации его ТН остается прежним, а если он направлен на какой-то период на другое предприятие, там ему будет присвоен другой ТН в соответствии с правилами, установленными на данном предприятии.

Табельный номер сотрудника — что это, как присваивается

Вопрос о том, что это такое — табельный номер сотрудника, является актуальным в первую очередь для специалистов по кадровому делу. Однако о том, как присваивается табельный номер и что он означает, могут хотеть знать и простые работники, которым интересен порядок ведения кадровой документации и хранения их персональных данных на предприятии. Узнайте, обязателен или нет табельный номер сотрудника и какие нормативы регламентируют его использование на предприятии в рамках ведения экономической деятельности субъектами хозяйствования.

Табельный номер сотрудника — что это такое

С точки зрения кадрового дела, табельный номер сотрудника — это цифровая или состоящая из различных видов символов комбинация, которая присваивается каждому человеку при приеме на работу и служит для упрощения ведения кадровой документации. Особенно актуальным применение табельных номеров является в крупных компаниях, где можно неоднократно встретить сотрудников со схожими или одинаковыми именами и фамилиями. При этом в большинстве случаев, сам табельный номер применяется и используется исключительно в рамках ведения внутреннего документооборота и его учета и не упоминается даже в большинстве локальных нормативных актов компании.

Ещё одним преимуществом использования табельных номеров является упрощение ведения архива на предприятии, поиска личных карточек и личных дел работников. Также, присвоение табельного номера значительно упрощает ведение поиска в электронных системах кадрового документооборота. Наконец, при наличии табельного номера сотрудника в базах данных предприятия, его восстановление на работе может стать намного более простой процедурой.

Обязателен или нет табельный номер сотрудника в кадровом деле

Вопрос того, обязателен или нет табельный номер сотрудника при ведении внутреннего документооборота и приеме работника в штат, является тоже одним из самых актуальных для специалистов по кадровому делу и работодателей. Ведь нарушение порядка ведения документации может привести к проведению внеочередных проверок и вынесению штрафов, а в некоторых случаях — даже к приостановлению ведения деятельности предприятия.

С точки зрения современного российского законодательства, прямых нормативов, которые обеспечивали бы регулирование вопроса обязательности применения табельного номера для сотрудников нет. Есть упоминания использования табельных номеров в нормативных актах СССР, однако они имеют сугубо рекомендательный характер и не являются документами, обязательными к ознакомлению и применению всеми современными российскими работодателями.

Таким образом, окончательно решение об использовании табельных номеров для сотрудников на предприятии принимает исключительно работодатель. При этом не имеет значения ни организационно-правовая форма субъекта хозяйствования, ни количество сотрудников и размер отдела кадров. Ключевое значение в решении данного вопроса имеют исключительно локальные нормативно-правовые акты, которые действуют только в рамках самого субъекта хозяйствования.

Как присваивается табельный номер сотрудника

Как уже было упомянуто ранее, все решения о присвоении работникам табельного номера принимает непосредственно сам работодатель. Чтобы обеспечить надежное функционирование и применение этого инструмента при ведении кадрового дела на предприятии, необходимо в первую очередь принять локальные нормативные акты, которые бы регламентировали вопрос использования табельных номеров трудящихся при ведении хозяйственной деятельности.

После того, как сформирована внутренняя нормативная база для использования в деятельности рассматриваемых обозначений, работодателю следует заполнить ведомость, штатное расписание или иной документ, регулирующий взаимоотношение с сотрудниками. Обычно, табельные номера присваиваются работникам сразу после предоставления ими документов для трудоустройства.

Нумерация является последовательной и начинается обычно с единицы, продлеваясь при каждом заключении нового трудового договора. При это при увольнении работника табельный номер не «освобождается», а закрепляется на постоянной основе за этим сотрудником. Это облегчает дальнейшее ведение документации. Если же сотрудник решит восстановиться на предприятии — он будет восстановлен под своим старым табельным номером.