Как составить акт сверки взаиморасчетов
Sbertimekpk.ru

Финансовый портал

Как составить акт сверки взаиморасчетов

Как составить акт сверки взаиморасчетов

В процессе ведения взаиморасчетов между контрагентами возможны разногласия относительно сроков и сумм погашения задолженностей. С целью урегулирования подобных споров стороны периодически сверяют взаиморасчеты и подписывают соответствующий акт. В статье разберем, как составить акт сверки взаиморасчетов, какую форму бланка следует использовать, а также приведем пример заполнения документа.

Что такое акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов – документ, содержащий информацию о финансово-правовых взаимоотношениях между контрагентами в рамках действующего договора. Цель составления акта – сверить соответствие расчетов между сторонами соглашения.

Обязательные реквизиты

Законом не утвержден бланк, согласно которому предприятия и организации обязаны производит сверку взаиморасчетов. Согласно Письму Минфина РФ №07-05-04/2 от 18.02.2005, организации вправе составлять акт в свободной форме, но при наличии обязательных реквизитов:

  • информация о сторонах, между которыми производится сверка (наименование организации/ФИО ИП, коды ЕГР, должности подписантов);
  • период сверки;
  • номера и даты договоров, в рамках которых производится сверка;
  • дата составления акта.

Акт считается действительным при наличии подписей сторон и печатей организаций, между которыми производится сверка.

Форма акта сверки

Бланк акта сверки выглядит как таблица, в которой каждый из контрагентов заполняет свою часть в соответствие с данными учета на предприятии. Таблица содержит следующие данные для заполнения:

  • входящее сальдо на начало периода;
  • номер операции по порядку (№ п/п);
  • наименование операция и документ-основание («Оплата за товар на основании счета-фактуры №___ от ___);
  • сумма операции в рублях;
  • исходящее сальдо на конец периода.

Следует отметить, что одни и те же операции у контрагентов будут иметь в акте сверки зеркальное отражение. К примеру, перечисление оплаты фирмой «Альфа» в пользу фирмы «Гамма» будет отражено у «Альфы» – по дебету, у «Гаммы» – по кредиту, в виде зачисления средств.

Бланк акта сверки можно скачать здесь ⇒Акт сверки взаиморасчетов (бланк).

Как составить акт сверки взаиморасчетов: пошаговая инструкция

Ниже представлена пошаговая инструкция, согласно которой даже начинающий бухгалтер сможет без труда составить акт и произвести сверку взаиморасчетов с контрагентом.

Шаг-1. Утверждение бланка акта сверки

Прежде чем производить сверку взаиморасчетом, руководству необходимо утвердить бланк акта сверки, который будет использоваться на предприятии.

Организация вправе использовать унифицированную форму, либо разработать собственный бланк, с учетом особенностей деятельности компании.

Выбранную форму бланка следует утвердить в учетной политике в виде приложения.

Шаг-2. Определение порядка составления акта сверки

В учетной политике предприятия необходимо зафиксировать порядок, в рамках которого будут производится взаиморасчеты с контрагентами, а именно:

  1. Периодичность проведения сверок. Большинство компаний сверяют взаиморасчеты с контрагентами ежегодно (например, на 1 октября каждого года). Также сверка может производиться единовременно с ежегодной инвентаризацией.
  2. Порядок составления акта. На усмотрение компании, акт может быть составлен отдельно по каждому договору, либо в рамках всех договоров, действующих с контрагентом. Также организация вправе ограничить период составления акта (например, один акт может быть составлен на период не более 1-го года).
  3. Обработка входящих актов сверки. В учетной политике целесообразно предусмотреть срок обработки актов сверки, полученных от контрагентов (например, заполнение, подписание и возврат входящего акта в срок не позже 10-ти рабочих дней с момента его поступления).
  4. Подписант. Согласно действующему законодательству, подписантом акта сверки может выступать руководитель компании либо лицо, на которого возложено выполнение данных обязанностей согласно доверенности. Как правило, крупные компании оформляют доверенности на подписание акта сверки главным бухгалтером, в то время как в небольших фирмах акт сверки подписывает директор.

По усмотрению организации, учетная политика может быть дополнена иными положениями, касающимися порядка составления и подписания актов сверки взаиморасчетов.

Шаг-3. Заполнение акта сверки

На основании записей бухучета, бухгалтер вносит информацию в свою часть таблицы акта сверки. Данные по операциям отражаются в хронологическом порядке, в соответствие с периодом сверки.

Первоначально бухгалтер отражает входящее сальдо на начало периода, после чего вписывает все операции в течение отчетного периода (по одной строчке – на каждую операцию):

  • номер по порядку (1, 2, 3..);
  • описание операции (Отгрузка товара согласно накладной №___ от ___);
  • сумма операции в рублях.

Операции по отгрузке товара, оказанию отражаются по кредиту, перечисление оплаты – по дебету.

После внесения всех операций бухгалтер отражает сумму исходящего сальдо на конец периода.

Образец заполнения акта сверки взаиморасчетов можно скачать здесь ⇒ Акт сверки (образец).

Шаг-4. Подписание акта сверки

Заполнив акт сверки, бухгалтер распечатывает его в двух экземплярах, подписывает собственноручно, как исполнитель, после чего передает на подпись руководителя. После заверения документа подписью директора, на акт сверки ставится печать.

Шаг-5. Передача акта сверки контрагенту

Оба экземпляра акта сверки, подписанного со стороны организации, передаются для заполнения и подписания контрагенту.

Бухгалтер может передать акт сверки контрагенту любым удобным способом. Как правило, обмен актами производится посредством отправки писем Почтой России. Предварительно бухгалтер может отсканировать документ и отправить его контрагенту на адрес электронной почты.

Если контрагенты находятся между собой в несущественной территориальной отдаленности, то возможна личная передача акта сверки «из рук в руки».

Шаг-6. Согласование расчетов

Получив акт сверки, контрагент вносит информацию о расчетах на основании собственных данных бухучета. Если данные у сторон совпадают, то контрагент подписывает его и передает один экземпляр компании-инициатору сверки. В таком случае взаиморасчеты считаются подтвержденными.

Нередки ситуации, когда у организаций возникают разногласия относительно отражения тех или иных операций. В случае если контрагент не согласен с суммой, датой операции, либо входящее/исходящее сальдо в бухучете контрагента не соответствует данным, отраженным в акте организации-инициатора сверки, то в такой ситуации:

  • контрагент вносит в акт свои данные;
  • прикрепляет к акту копии документов (счета-фактуры, накладные, банковские выписки), подтверждающих корректность внесенной в акт информации;
  • передает инициатору сверки пакет документов для последующих взаиморасчетов (акт + подтверждающие документы).

После получения документов от контрагента, бухгалтер организации продолжает взаиморасчеты (выясняет разногласия) для момента их утверждения.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Как составить акт сверки взаиморасчетов в электронном виде

В настоящее время широко используется электронный способ составления акта сверки взаиморасчетов – с помощью программы 1С.

Предприятия, использующие 1С для ведения бухгалтерского учета, могут составить акт сверки в следующем порядке:

  1. Выбор раздела «Расчеты с контрагентам» в избранном меню.
  2. Добавление нового документа (Выбор документа «Акт сверки» – создание документа «Создать»).
  3. Внесение информацию о взаиморасчетах (выбор в новом созданном документе «Контрагент», «Валюта счетов», «Номер договора»).
  4. Заполнение информации о компании (автоматически через кнопку «Заполнить»).
  5. Внесение данных о расчетах (автоматически через кнопки «Дебет» и «Кредит»).
  6. Заполнение информации об ответственных лицах (ФИО, должности подписантов со стороны организации и контрагента).

После создания акта сверки, документ можно сохранить в электронном виде и распечатать для передачи контрагенту.

После завершения сверки и подтверждения расчетов в 1С напротив документа следует проставить галочку «Сверка согласована».

Акт сверки взаиморасчетов

akt_sverki_vzaimoraschetov.jpg

Похожие публикации

Нередко в бухгалтерии компании или у индивидуального предпринимателя представители контрагента запрашивают акт сверки взаиморасчетов, отражающий состояние расчетов между контрагентами на определенную дату. Так ли нужен этот документ, кем и для чего он используется, как заполняется – рассмотрим подробнее.

Читать еще:  Как посчитать (высчитать) процент от суммы?

Для чего нужен акт сверки

Руководители предприятий или ИП в своей работе постоянно сталкиваются с необходимостью понять, кто, сколько и кому должен. Получить необходимую информацию можно из бухгалтерских программ и регистров, но что делать, если с ней контрагент не согласен? Для проверки правильности учета документов, выведения сальдо применяется специальный документ – акт сверки взаиморасчетов. На его основании легче обнаружить расхождения и подтвердить наличие или отсутствие дебиторской/кредиторской задолженности по данным бухгалтерского учета.

Кто заполняет и подписывает акт

Заполнение актов сверки взаиморасчетов обычно вменяется в обязанность бухгалтеру, который ведет данный участок: для поставщиков – сотруднику, получающему первичные документы по поставкам, для покупателей и заказчиков – тому, кто отписывает товары, материалы на продажу. После заполнения и подписи акт передается второй стороне для внесения своих данных.

Заполненный документ обязательно подписывается представителями обеих сторон. Кем именно – зависит от цели сверки:

Для целей подтверждения расчетов между организациями (ИП) и учета – руководителями сторон и/или главными бухгалтерами.

Для прочих – например, для обоснования претензии или обращения в суд, акты сверки взаиморасчетов с контрагентами должны подписываться руководителями, индивидуальными предпринимателями лично или уполномоченными представителями с подтверждением их полномочий. Причем для представителя ИП доверенность должна быть нотариально заверена. При подписании нужно получить (или приложить) заверенные копии документов, подтверждающие право подписи.

Законодательно такой порядок подписания не утвержден, по общему правилу ответственность за состояние учета несет руководитель, и именно он имеет право, как единоличный исполнительный орган организации, подписывать любые документы от имени компании, однако в деловой практике руководствуются изложенными вариантами.

Бланк «Акт сверки взаиморасчетов», образец оформления приведены далее.

Последствия подписания акта

Для бухгалтерского и налогового учета

Акт сверки взаимных расчетов прерывает срок исковой давности (в общих случаях 3 года в соответствии со ст. 196 ГК), т.е. после его подписания сторонами указанный срок начинает исчисляться снова. Поэтому подписание документа котрагентом свидетельствует, что эта сторона долг признает (в том числе просроченный по договору), но пока не оплачивает его, а вторая сторона с этим согласна. В таких случаях при истечении срока исковой давности, в налоговом учете необходимо включить просроченную «дебиторку» или «кредиторку» во внереализационные расходы или доходы соответственно.

Для взыскания долга

Акт сверки – документ, признаваемый в суде при рассмотрении дел по долговым, денежным обязательствам, если он полностью заполнен с указанием всех необходимых реквизитов и подписан уполномоченными лицами. Основаниями требований все же являются первичные документы (договор, товарные, товарно-транспортные накладные, акты по выполненным работам и услугам, счета-фактуры и УПД, платежные поручения, кассовые ордера и прочие), но при их отсутствии акт служит доказательством существовавшего на момент его подписания обязательства. При наличии акта сверки можно не хранить часть документов свыше 5-летнего срока по текущему договору.

Порядок заполнения

Для акта сверки взаиморасчетов бланк не утвержден государственными органами, его можно разработать самостоятельно. В одной из самых распространенных бухгалтерских программ – 1С акт сверки взаиморасчетов заполняется автоматически, по введенным в программу документам; необходимо только указать контрагента и период сверки, а также счет учета (если велся учет в разрезе договоров, можно вывести расчеты отдельно по каждому договору либо по всем вместе в целом по контрагенту). Период выбирается произвольно, удобнее, когда он совпадает с налоговым или отчетным периодом – например, квартал или год. Скачать акт сверки взаиморасчетов можно ниже.

В верхней части («шапке» документа):

между кем производится сверка – наименование контрагентов и ответственных лиц;

договор, в рамках которого произведены операции;

Многие не указывают место заполнения, это допустимо, но с точки зрения ведения документооборота – правильнее указать, где составлялся акт.

Акт сверки взаиморасчетов, образец заполнения-2019 мы приводим в конце статьи.

Ниже в тексте акта, или в специальной таблице расписываются показатели учета, а именно:

сальдо расчетов на начало и конец периода, обороты за период;

названия операций, номера и даты первичных документов с суммами по ним.

В заключение указывается:

итоговая запись о наличии/отсутствии задолженности и в пользу кого, если она есть;

указываются должности, ставятся подписи и расшифровки Ф.И.О. подписавших акт лиц.

Так как наличие печати у организации (ИП) необязательно, то печать можно не ставить; если есть – лучше заверить ею документ.

Сначала в бланк вносит все свои данные заполняющая сторона, распечатывает его.

После подписи документ передается второй стороне. Контрагент сверяет занесенные показатели, заполняет свою сторону акта (иногда, если расхождений нет – контрагент просто подписывает акт, но правильнее полностью заполнять все графы).

Если выявлены расхождения, поднимаются первичные документы, проверяются их показатели (например, если разница в сумме по накладной – надо проверить цены и количество, общий итог). Запрашиваются отсутствующие дубликаты и копии документов. После устранения разногласий рекомендуется составить уточненный акт сверки.

Как составить акт сверки взаиморасчетов

Чтобы удачно вести бизнес, важно все контролировать. Если во время работы происходит сотрудничество с различными фирмами, руководитель компании должен хорошо разбираться во всей информации и помнить о том, что периодически все сказанные слова требуется подтверждать документами.

В современном документообороте существует специальный документ: акт сверки взаиморасчетов, благодаря которому организации могут удостовериться в правильности перечисления денежных средств.

Зачем нужна сверка

Если данные, представленные в составленном акте, не будут соответствовать с информацией, имеющейся у организации-контрагента, все расхождения отдельно фиксируются в письменной форме.

Наличие задолженности тоже должно быть отдельно закреплено. С этой целью в составляемом документе обозначается период, когда все долги должны быть полностью погашены. При отсутствии этого пункта, документ не принимается к рассмотрению в суде.

Акт сверки может использоваться в качестве основания для прерывания исчисления срока исковой давности. Следовательно, если должник проставляет свою подпись в документе, считается, что он признает все имеющиеся у него долги и дает согласие погасить их в установленные актом сроки.

Ответственные за составление и подписание документа

Составить акт может любая из сторон сделки. Оформлением этого документа занимается бухгалтер одной из организаций.

Если задание по составлению акта возложено на специалиста бухгалтерского отдела, готовый документ перепроверяется и подписывается главным бухгалтером.

Последним свою подпись проставляет руководитель фирмы.

Юридическая сила документа

Акт — не первичная документация, следовательно, никакой юридической силы он не имеет. Возникает вопрос: зачем вообще нужно его составлять.

При правильном документе у этого документа все же есть юридическая сила:

  1. Наличие ссылки на договор-основание возникновения обязательств.
  2. Перечень предоставленных товаров. Обязательно нужно приложить документы, подтверждающие стоимость.

При отсутствии дополнительной документации, акции сверки не будет иметь никакой юридической силы.

При наличии у организации долга сразу по нескольким суммам, каждая из них прописывается отдельно. В конце проставляется итоговая сумма задолженности.

Готовый акт сверки подписывается директором организации и главным бухгалтером. При подписании акта иным доверенным лицом к акту прикладывается доверенность, подтверждающая наличие таких полномочий.

Правила заполнения

Акт сверки — документ, у которого отсутствует строго определенная форма, действующая на территории всей страны. Поэтому у каждой организации есть право составить акт в удобной форме.

Читать еще:  Что это такое – цессия (договор цессии)?

В этот документ списывается ряд основных данных:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Данные организаций.
  3. Сроки действия документа. Чаще всего это даты, в которые проводилась сверка расчетов обеими сторонами.
  4. Договор.
  5. Место. Чаще всего в акте указывается местонахождение организации, которая предоставляет этот документ.
  6. Дополнения. Если у фирмы есть замечания или комментарии, они должны быть отражены в этой части документа.

Основная часть акта представляет собой таблицу, куда вносятся все данные о задолженности. Организация вправе вносить эти данные любым удобным способом.

Инструкция по заполнению документа

Нормативными актами не предусматривается определенной формы документа. Поэтому у каждой организации есть право самостоятельно разработать удобную форму. Готовая форма обязательно утверждается в учетной политике фирмы.

Шапка документа составляется следующим образом:

  1. Наименование документа.
  2. Порядковый номер.
  3. Временной период.
  4. Стороны.

Во вводной части указываются обе организации и должностные лица, которые подписали документ.

Основная часть акта — таблица, состоящая из двух одинаковых столбцов. Левая заполняется организацией, которая инициировала проведение проверки, а вторая — та фирма, с которой проводится сверка.

В каждой строке должна быть внесена следующая информация:

  1. Дата совершения операции.
  2. Название и номер документа, подтверждающего проведение операции.
  3. Сумма операции.

Если организация, с которой проводится сверка, несогласна с какими-либо данными, то она вносит свою информацию в правую часть таблицы. При отсутствии разногласий, ее можно не заполнять.

После таблицы прописывается итог проведения сверки. Отдельной строкой прописывается задолженность.

Под каждой частью таблицы должно быть оставлено место для подписей сторон и печатей.

Образец

Последствия подписания документа

Акт сверки — документ, прерывающий исчисление срока исковой давности, так как с момента его подписания, этот срок начинает исчисляться с нуля. Поэтому факт подписания этого документа является свидетельством того, что контрагент подтверждает наличие у него долга, но пока его не уплачивает.

При правильном заполнении акт сверки признается судом как доказательство при рассмотрении дел по долговым обязательствам. Важно, чтобы у организации имелись и другие документы, являющиеся основаниями для возникновения требований.

Заключение

Во избежание неприятных последствий, организации важно сразу позаботиться о нюансах, которые могут появиться после сделки. Поэтому важно сразу же составить акт сверки, так как он обеспечивает стабильность: помогает избежать конфликтов и мошенников.

Образец заполнения акта сверки взаиморасчетов

В этом материале мы рассказываем, в каких ситуациях требуются акты сверки, каким образом их нужно составлять и почему не стоит игнорировать их роль. Этот документ не является строго обязательным, единая форма для него отсутствует. Однако, его оформление многократно упрощает учёт движения денежных средств между заказчиком и поставщиком.

Что такое акт сверки и зачем он нужен

Представим ситуацию. Одна компания регулярно поставляет другой несколько категорий товаров — хлеб, печенье и масло. Поставки происходят дважды в неделю, а расчёт за них — только 1 раз в месяц. Как сторонам контролировать, нет ли у них задолженностей друг перед другом? Акт сверки взаимных расчетов является документом, фиксирующим движение денежных средств между заказчиком и поставщиком, а также подтверждающим наличие или отсутствие задолженности.

С точки зрения законодательства, проверять партнёров таким образом необязательно. Многие предприниматели обходятся без этого документа. Но практика показывает, что он многократно упрощает расчёты и позволяет сделать оборот денежных средств полностью прозрачным. Сверки с контрагентами дают возможность вовремя выявлять недостачи, долги, а следовательно предотвращать убытки.

Кто должен составлять акт

Право проверить взаиморасчёты есть у обеих сторон сделки. То есть, и заказчик, и поставщик вправе предложить другой стороне организовать сверку. «Предложить» здесь ключевое слово. Нельзя обязать контрагента подписывать и тем более готовить такие документы, если это прямо не прописано в контракте. Поэтому, когда предприниматель планирует, что его бухучёт будет вестись подобным образом, необходимо заложить соответствующее условие в контракты с партнёрами.

Как правило, документ подписывают руководитель организации, бухгалтеры или специально уполномоченные сотрудники.

Право подписи у бухгалтера

Акт взаиморасчётов не является документом первичной отчётности, он требуется только упрощения бухгалтерской отчётности. Он не имеет доказательной силы в суде: то, что документ выявит задолженность одной из сторон, не является достаточным аргументом для суда. Тем не менее он существенно повышает шансы на взыскание дебиторской задолженности и может использоваться в качестве дополнительного доказательства.

По этим причинам необязательно визировать проверку взаиморасчётов подписью руководителя. Вполне допустимо ограничиться подписью бухгалтера, особенно если документ не содержит расхождений. Такой вариант подойдёт для внутреннего документооборота. Но если необходимо, чтобы акт обладал большей юридической силой, лучше обеспечить его визой директора.

Правила составления акта

Как сделать акт сверки? Лучше всего составлять такой документ за конкретный отчётный период:

Во время завершения сотрудничества можно подготовить итоговую проверку за всё время работы. Целесообразно озаботиться проверкой в экстренной ситуации, например, в случае недостачи или неправильного зачисления средств на счёт поставщика. Документ включает фактическое состояние расчётов на конкретный момент времени и в ряде случаев выявляет сумму задолженности.

Акт взаиморасчётов составляется в свободной форме, но должен включать следующие данные:

  • наименование документа;
  • названия сторон с указанием их адресов и ИНН;
  • реквизиты договора, по которому сотрудничают стороны;
  • дату составления и подписания;
  • период, по итогам которого проводятся взаиморасчёты;
  • реквизиты первичных документов, подтверждающих расчёты (например, товарные накладные или платежные поручения);
  • список операций и общую сумму по ним;
  • сумму общего оборота;
  • размер долга (если присутствует) на конкретную дату;
  • подписи сторон и печати (при наличии).

Сверка по расчётам

Сверка по взаиморасчётам может показать, что у сторон нет недостач и задолженностей друг перед другом или напротив выявить их. Самый удобный вариант сейчас — сверка актов сверки онлайн. Документ можно подготовить в электронном виде, отправить контрагенту по сети и скрепить цифровыми подписями. Для упрощения работы следует как можно активнее применять специальные компьютерные программы.

Как в 1С сделать акты сверок? Откройте программу и выберите вкладку «Покупка». В выпадающем меню будет ссылка с соответствующим названием. Жмите кнопку «Добавить» и вы создадите новый файл. Номер и дата ставятся в нём автоматически. Дату можно изменить в календаре или ввести вручную. Далее нужно указать период взаиморасчётов, вписать название своей организации и контрагента. В поле «договор» из общего списка выберите необходимый контракт.

Когда предварительная работа проделана, выберите вкладку «по данным организации», кликайте кнопку «заполнить» и «по данным бухгалтерского учёта». Документ почти готов, нажмите только кнопку «печать» (если необходима бумажная версия).

Преимущество современного программного обеспечения в том, что большую часть работы не нужно выполнять вручную. Например, в 1С распечатать акты сверок можно за одну минуту. Но даже если компания не использует эту систему, подготовить бланк Excel ненамного труднее.

Разногласия в акте сверки

Что делать, если по ходу проверки у сторон возникли разногласия? Во-первых, одна из сторон может отказаться от подписания такого акта. Это её законное право. Во-вторых, можно подготовить отдельный реестр расчётов или протокол разногласий. Рассмотрим, как подписывать акт сверки с расхождениями и чем может помочь протокол разногласий.

Читать еще:  Корректировочный счет-фактура от поставщика на увеличение

Это несложный документ, в котором указывают наименования сторон, а все расхождения с комментариями записывают в таблице. Желательно, чтобы протокол разногласий подписали обе стороны, хотя любая из них вправе отказаться. Протокол не подтверждает наличие задолженности, а подпись контрагента не означает, что он согласен с ней. Протокол фиксирует именно наличие разногласий между участниками сделки и конкретизирует их (например, сумму долга).

Скачать образец протокола разногласий: Протокол разногласий к акту сверки взаиморасчётов

Скачать образец акта сверки с разногласиями: Акт сверки с разногласиями

Акт сверки взаимных расчетов

Выше представлены общие рекомендации по подготовке документа. Ещё раз акцентируем внимание на том, что единой формы нет, вполне допустимо изготовить его самостоятельно. Однако в любом случае гораздо удобнее воспользоваться 1С или хотя бы Excel.

Документ составляется в двух экземплярах. Источником информации являются данные одной из сторон: она готовит перечень взаиморасчётов. Затем другая сторона знакомится с ним и сопоставляет с собственной информацией. По итогам работы могут выявиться задолженности или, напротив, их отсутствие.

Скачайте образец заполнения акта сверки взаиморасчетов по ссылке: Акт сверки взаиморасчётов

Заключение

Составление акта взаиморасчётов — добровольная процедура, которая помогает контрагентам упорядочить бухгалтерию и выявить задолженности. Единая форма такого документа отсутствует, но на практике чаще всего используется шаблон из 1С. Подписать его может руководитель или бухгалтер. Акт не имеет доказательной силы в суде, то есть не подтверждает долг автоматически. Любая из сторон вправе отказаться от его подписания.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как правильно составить акт сверки взаиморасчетов?

Контроль – это главное условие для удачного ведения бизнеса. Работая с различными контрагентами, надо хорошо владеть информацией и не забывать время от времени подтверждать слова реальными цифрами. Именно для этого в современном документообороте и существует акт сверки взаиморасчетов.

Описание документа

Отношения между партнерами не могут строиться только на доверии. Помимо чувств, должны присутствовать реальные факты, которые в любой момент смогут подтвердить или опровергнуть разные подозрения. Любая деятельность фактически связана с приобретением или реализацией чего-либо. Одни производят товар или оказывают услуги, а другие покупают их, заключив соответствующее соглашение. И тем, и другим периодически требуется производить ревизию своих расходов.

Для этого они используют акт сверки взаиморасчетов. В каких случаях появляется необходимость составлять такой документ? Причины могут быть самые разные:

  1. Если одна из сторон предоставляет свой товар без предоплаты или с рассрочкой платежа.
  2. В случае когда реализуется особо ценная продукция.
  3. У предприятия имеется большое количество партнеров, каждый из которых поставляет товары в достаточно широком ассортименте.
  4. В случае длительного и постоянного сотрудничества контрагентов.
  5. В ситуации, когда обе стороны решают расширить область своих отношений, заключая новые договоренности.

Любая из этих причин может послужить поводом для того, чтобы затребовать у своего партнера акт сверки взаиморасчетов. В этом не должно усматриваться недоверие или предвзятость.

Немаловажные подробности

Каждый бухгалтер знает, что такое акт сверки взаиморасчетов. Это и не удивительно, ведь именно им приходится его составлять. В данной ситуации требуется сотрудник, владеющий определенной информацией. Для составления такого документа приходится поднимать данные с разных счетов:

  • по выданным ранее авансам;
  • по доходам;
  • по взятым на себя обязательствам;
  • по имеющимся недостачам.

Доступ к такой информации имеет только работник бухгалтерии. По указанию руководителя он собирает нужные сведения и оформляет их в виде документа определенного образца. Однако ответственность за предоставленные данные несет в итоге главный бухгалтер. Если между партнерами нет видимых разногласий, то подобный бланк как подтверждение результатов деятельности за конкретный период. Некоторые бухгалтера поступают, таким образом, в случае, когда выясняется, что утеряны первичные документы сделок или им просто лень их искать. Тем не менее это не снимает с них ответственности за предоставляемую информацию.

Порядок действий

Как же следует составлять акт сверки взаиморасчетов? Образец заполнения будет представлять собой последовательное изложение конкретных сведений.

Любой подобный акт должен содержать в себе следующую информацию:

  1. Название документа.
  2. Период, за который он составлен.
  3. Наименование контрагентов.
  4. Основание сделки (договор, соглашение).
  5. Даты, номера и конкретные цифры, взятые из первичных документов (платежных поручений, счет-фактур и других). В них содержится информация, которая подтвердит поставку или оплату товара. Такие сведения для удобства восприятия, как правило, собирают в таблицу, разделенную на две части. В этом случае каждая из сторон имеют возможность указать отдельно имеющиеся у нее данные.
  6. Подписи представителей каждой из сторон.

Документ составляется обязательно в двух экземплярах, чтобы каждая организация могла оставить его у себя. Подпись главного бухгалтера здесь должна быть обязательно. Причем иногда она может быть единственной. Так можно поступать в тех случаях, когда в данных нет расхождений. Чаще всего в качестве подтверждения требуется еще и подпись руководителя предприятия.

Автоматизация бухучета

Некоторые работники интересуются, составляя акт сверки взаиморасчетов, как заполнять его в программе «1С:Бухгалтерия»? Здесь нет особых сложностей. Благодаря компьютеру, работа намного упрощается.

Необходимо просто выполнить несколько последовательных операций:

  1. Зайти в раздел «Продаж» или «Покупок» (по необходимости). Затем во вкладке «Расчеты с контрагентами» выбрать «Акт сверки».
  2. Находясь внутри выбранного журнала, нажать кнопку «Создать», а потом зайти на вкладку «Акт сверки с контрагентами». Появится диалоговое окно, которое можно заполнить двумя способами: автоматически или вручную. Специалист выбирает для себя именно тот, который ему нужен.
  3. Выбрать вкладку «По данным организации», после этого нажать «Заполнить» и конкретизировать запрос клавишей «Заполнить по данным бухучета». На экране появится список всех проведенных операций. Если нужны сведения по всем договорам за указанный период, то нужно просто поставить галочку «Разбить по договорам».
  4. Сделать пометку «Сверка согласована».
  5. Найти закладку «Дополнительно» и выбрать из списка лиц, нужных для подписи акта.

Останется только записать этот документ, и можно будет отправлять его на печать.

Правила составления документа

Бухгалтерам часто приходится делать акт сверки взаиморасчетов. Пример составления и заполнения такого бланка строго индивидуален для каждой организации. Учитывая то, что закон не предусматривает для этого какой-то строгой унифицированной формы, работники любого предприятия вынуждены сами формировать ее, руководствуясь общими правилами и требованиями:

  1. Начинается любой акт «шапкой» с исходной информацией о партнерах.
  2. Далее идет стандартная фраза, которая используется во всех договорах. В ней говорится о том, что нижеподписавшиеся представители двух сторон составили настоящий акт, подтверждая, что следующее состояние бухучета.
  3. Вслед за этими словами идет уже известная таблица. Первой строкой в ней стоит «сальдо на начало периода». Далее идут операции, разделенные на «дебет» (выполнение работ или поставка товара) и «кредит» (оплата). Затем следует сальдо на конец данного периода. А заканчивается таблица расчетом задолженности.
  4. Подпись уполномоченных лиц должна быть подтверждена круглой печатью компании.

Вместо руководителя, акт может подписать и другое лицо. Для этого нужна доверенность, которая даст ему такие полномочия. Кстати, в суде ее отсутствие может поставить под сомнение весь документ

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector