Как заполнить трудовую книжку?
Sbertimekpk.ru

Финансовый портал

Как заполнить трудовую книжку?

Правила заполнения трудовой книжки

Законодательное регулирование вопроса

Заполнение трудовых книжек в 2020 году регулируется следующими нормативными документами:

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

  • первое трудоустройство;
  • оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование и специальность;
  • профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

  • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  • СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
  • паспорт.

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2020 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2020 года

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку. Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2020 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

  • наименование компании;
  • число, месяц, год внесения записей;
  • сам факт приема на работу;
  • передвижения по должностям;
  • переводы (на постоянной основе);
  • совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
  • причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2020 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Образец заполнения трудовой книжки (2020)

Правила заполнения трудовой книжки (2020)

Порядок внесения информации в этот раздел:

  1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
  2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
  3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
  4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
  5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

Как внести запись об увольнении

Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения ( ст. 77 ТК РФ ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ». Пример заполнения трудовой книжки по этому основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации ». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2020) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

В носятся в трудовую книжку и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки — выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Из важного, что надо знать про вкладыш:

  • он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
  • при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
  • номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
  • все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец, как заполнить трудовую книжку РК (2020), возьмите приведенные выше примеры.

Основные правила и образец заполнения трудовой книжки в 2020 году

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост. № 225 от 16 апреля 2003 г . Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г. Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета. Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях. Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев. Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый. В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2020. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

  • паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
  • диплом об образовании;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • свидетельство ИП или Устав организации;
  • гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Содержание

Трудовая книжка разделена на три части:

  1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
  2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
  3. Раздел о награждениях.
  • названия компании (вкл. правовую форму);
  • типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

  • Ф И О владельца;
  • дату рождения (в числовом выражении);
  • уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, указанной в дипломе;
  • дату открытия трудовой книжки;
  • подпись сотрудника;
  • подпись лица, заполнявшего документ;
  • гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2020:

Читать еще:  Как согнуть сотовый поликарбонат?

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

  1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
  2. Дату приема на работу и других событий.
  3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
  4. Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Дополнительные сведения

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

  1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
  2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
  3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
  4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

№ записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
1 2 3 4
Открытое акционерное общество «Авелан»
4 27 02 2016 Принята на работу на должность юрисконсульта Приказ № 7/К от 27.02.2016 г.
12 08 2016 Переведена на должность старшего юрисконсульта Приказ № 16/К от 12.08.2016 г.

При увольнении работника в графе № 3 нужно указать нормативный акт ТК, согласно которому была применена эта мера. Запись должна быть подтверждена печатью компании или отдела кадров и подписью лица, заполнявшего трудовую книжку. Сотрудник также должен расписаться в этой графе, подтверждая тем самым свое согласие с внесенными за время работы записями.

А. М. Шолохов выполнял обязанности продавца в ЗАО «Континент». 6 марта 2017 г. он был уволен за невыход на работу без уважительной причины. Приказ об увольнении был подписан в этот же день.

№ записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
1 2 3 4
4 06 03 2017 Уволен по причине прогула
(подпункт «а» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса РФ)
Начальник отдела кадров ЗАО «Континент»: Марифов (Марифов)
Ознакомлен: Шолохов (Шолохов)
Приказ № 32 от 06.03.2017 г.

Награждения

Данный раздел содержит информацию о присвоенных работнику званиях, врученных ему дипломах, грамотах и других наградах, предусмотренных внутренними нормативными актами компании и законодательством. К таковым нельзя отнести благодарность руководства, выраженную в устной форме, а также регулярно выплачиваемые денежные премии, входящие в систему начисления заработной платы. Что и объясняет полное отсутствие сведений в этом разделе, встречающееся в трудовых книжках большинства работников. Причем различные грамоты и дипломы, выдаваемые работнику без выпуска соответствующего приказа, также являются лишь номинальным выражением благодарности, не отражаемым ни в трудовой книжке, ни в личном деле.

Заполнение трудовой книжки 2020, образец:

Оформление вкладыша

Если все свободные места в трудовой книжке были израсходованы и новые записи вносить некуда, открывается вкладыш. Обычно его вшивают в конец документа, так как конкретные указания об этом в инструкции по заполнению трудовых книжек отсутствуют. На титульном листе (или обложке) основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Правила ведения обоих документов идентичны, титульный лист вкладыша также подлежит заполнению. Нумерация записей продолжается после той цифры, на которой закончилось заполнение трудовой книжки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, его утилизируют в присутствии комиссии, составив акт. То же касается и забракованных или устаревших трудовых книжек.

Заполнение трудовой книжки: основные правила

На днях Минтруд внес в правительство законопроект, который предполагает полный переход на электронный формат трудовых книжек с 2021 года. Но пока разберемся в правилах ведения обычных бумажных трудовых. Как делать записи, допустимы ли сокращения, чем отличаются друг от друга термины «расторжение» и «прекращение» трудового договора?

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо. При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п. 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
  • чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225. Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку. Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже. Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна.

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек:

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

  • Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

Читать еще:  Ликвидация филиала ООО

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 году

Практически все организации имеют наемных работников. Ведение кадрового учета является достаточно объемным участком работы. На больших предприятиях для оформления отношений с сотрудниками имеются специальные кадровые службы. Специалисты – кадровики быстро и качественно проводят операции, касающиеся кадрового учета в организации.

Но не всегда все так радужно. В мелких компаниях очень редко можно встретить кадрового работника. Обычно такая дополнительная нагрузка ложится на плечи бухгалтера или другого уполномоченного директором сотрудника. И вот здесь начинаются сложности, поскольку тот же самый бухгалтер не может знать (да это ему и не нужно) всех тонкостей.

Одним из важных моментов кадровой работы является оформление трудовых книжек работника. Как это сделать грамотно, описано в статье.

Что такое трудовая книжка. История вопроса.

Трудовая книжка – один из самых важных документов гражданина. Вплоть до настоящего времени она является подтверждением трудового стажа работника, это история профессиональной жизни гражданина и весьма капризный документ. При правильном и своевременном внесении информации в книжку проблем с определением длительности работы и, как следствие, с назначением пенсии не возникнет.

Первые трудовые книжки появились в 1918 году и являлись аналогом паспорта. Все граждане, кроме проживающих в сельской местности, должны были иметь книжку с 16 лет. Начиная с 2004 года трудовая книжка имеет привычный нам сегодня вид, она пришла на замену старой советской книжке. Тем не менее, трудовые старого образца имеют такую же значимость, как и новые книжки.

Все трудовые книжки делятся на 3 части:

  • Титульный лист
  • Собственно сведения о работе
  • Данные о награждениях

Каждый раздел будет рассмотрен немного позже.

Общие вопросы заполнения трудовой книжки

Рассмотрим какие основные требования предъявляются к заполнению трудовых.

  1. Трудовая книжка заполняется сотрудником кадровой службы предприятия или специалистом, на которого возложены такие обязанности. Ответственное лицо выбирает руководитель организации и закрепляет свое решение приказом.
  2. Те трудовые книжки, которые поступают в организацию или наоборот уходят из нее, необходимо зарегистрировать в специальной книге учета. Это обеспечит сохранность книжки.
  3. Все трудовые должны быть заполнены разборчивым почерком. Текст обязательно должен быть читабельным.
  4. При внесении записей ни в коем случае не допускается сокращать слова.
  5. При заполнении трудовой используются только арабские цифры.
  6. Все записи делаются шариковой или гелевой ручкой, паста должна быть синего или черного цвета.

Как правильно заполнить книжку, подробно описано в следующих официальных документах:

  • Статья 66 ТК РФ
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16.04.2003 года
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 года

Заполнение трудовой книжки: титульный лист

Титульный лист является «лицом» документа и содержит сведения о сотруднике.

Строка книжки Как заполнять
ФИО Для заполнения этих данных выделяется 3 строки, отдельно для фамилии, имени и отчества работника
Дата рождения Дата рождения работника записывается арабскими цифрами, месяц допускается писать словом
Образование В данной строке указывается какое образование получил работник. Записываем среднее, среднее специальное или высшее образование
Профессия В данной строке необходимо прописать какой профессией владеет работник. Она записывается так же, как указано в дипломе
Дата открытия трудовой книжки В этой строке необходимо указать дату первого трудоустройства, то есть тот день, когда книжка заполнялась
Подпись сотрудника После заполнения сведений на титульном листе, работник проверяет их и ставит свою подпись в знак того, что все записано корректно
Подпись сотрудника, который заполнял трудовую книжку Ответственный сотрудник ставит свою подпись

Внизу листа необходимо поставить печать работодателя — организации или предпринимателя.

Заполнение трудовой книжки: сведения о работе и награждениях

Внесение сведений о работе это самый важный этап в заполнении трудовой книжки.

Графа трудовой книжки Как заполнить
Номер записи В первой графе необходимо указать номер по порядку. Нумерация сквозная, по всей книжке
Дата события Здесь указывается когда сотрудник был принят на работу или уволен, может быть переведен на другую должность или в другую организацию
Запись о работе В данном поле необходимо указать как называется организация, куда сотрудник поступает на работу, на какую должность его принимают. Тут же фиксируются переводы и увольнения
Документ, подтверждающий запись В этой графе отражается приказ, на основе которого внесена запись, его дата и номер

Кроме того, в этот же раздел можно внести и другие сведения.

Если работник изъявил желание, можно записать его работу по совмещению, хотя по общему правилу такие записи не вносятся.

В этом же разделе происходит изменение названия компании или должности работника. В этом случае нужно вписать и приказ, на основании которого произошло такое переименование.

Также в раздел вносится информация о повышении квалификации, получении другой профессии.

Основная масса ошибок происходит именно в этом разделе. Исправление ошибок в книжке происходит следующим образом:

  • Ставится номер записи
  • Указывается текущая дата
  • Вносится запись «Запись №… недействительна»
  • Записываются верные данные под следующим порядковым номером

Мнение эксперта

Если сотрудника восстановили на работе, то запись об этом может быть внесена 2 способами:

  • Можно признать недействительной запись об увольнении и внести верную сразу после нее
  • Работник может получить дубликат книжки и в нем не будет неправильной записи

Как именно должны вноситься изменения, законодательно не установлено.

Юрист по трудовым спорам и консультант по трудовому праву, Н. Тихонова

Третьим разделом трудовой книжки является информация о награждениях работника.

В процессе деятельности работник может получить от администрации предприятия награждение за успехи в работе, например. Данные о таких награждениях вносятся аналогично сведениям о работе. То есть должен стоять порядковый номер, дата и запись как именно наградили работника. В последней графе указывается приказ, на основе которого получена награда.

Оформление трудовой книжки при увольнении

Оформление увольнения работника не очень сложный процесс, если сделать все корректно.

Перед тем, как сделать запись об увольнении надо убедиться, что есть запись о приеме. При увольнении, кроме подписи руководителя и кадрового работника, ставится печать организации. Сотрудник должен проверить все ли данные внесены верно и тоже расписаться в трудовой книжке.

Графа трудовой книжки Как заполнить
Номер записи Ставим следующий по счету номер записи
Дата Ставим дату увольнения, то есть дату последнего рабочего дня сотрудника
Сведения об увольнении Здесь необходимо прописать причину, по которой произошло увольнение, на основании какой статьи
Документ, который подтверждает увольнение Вписываем приказ об увольнении, его дату и номер
Подписи Трудовую книжку подписывает кадровый работник или директор и сам работник. Своей подписью сотрудник подтверждает, что все данные внесены верно

Как заверяется трудовая книжка

Копия документа может понадобиться:

  • В банк
  • Для подтверждения трудоустройства
  • Для сверки сведений при заполнении анкеты, например, при получении документов

С 1 июля 2018 года произошли изменения в части заверения документов.

В настоящее время для того, чтобы заверить копию трудовой книжки, согласно Приказа Росстандарта №2004-ст, ГОСТ Р 9.0.97-2016, п. 5.26, необходимо:

Способ скрепления листов копии Порядок действий
Все листы копии сшиваются 1. На последней странице пишем «Верно»

2. Указываем должность работника, заверившего копию, ФИО, подпись

3. Проставляем дату заверения копии

4. Записываем, что оригинал документа находится в личном деле работника

5. Ставим печать

Листы копии не скрепляются Если листы не скрепляются, то заверяем каждый лист копии:

2. Указываем должность работника, заверившего копию, ФИО, подпись

3. Проставляем дату заверения копии

4. Записываем, что оригинал документа находится в личном деле работника

5. Ставим печать

ВАЖНО! Если были допущены ошибки при оформлении копии, то документ не будет иметь юридической силы.

Ещё раз про отмену трудовых книжек

Споры по поводу применения трудовых книжек ведутся очень давно, еще с 90-х годов 20 века. Связано это с тем, что тратятся колоссальные усилия на правильное их оформление и хранение.

Начиная с 2001 года, работодатели напрямую передают данные о своих сотрудниках в ПФР.

В связи с этим уже совсем скоро будет рассмотрен законопроект по вводу электронных трудовых книжек с 2020 года. Специально для этого в Трудовом кодексе появится новая статья 66.1, будут изменены многие нормативные документы. Полный переход планируется произвести за 3 года.

В случае принятия этого закона у работников кадровых служб в разы прибавится работы, поскольку всю информацию нужно будет перевести в электронный вид. Предполагается, что на первых порах данные о сотрудниках будут передаваться в пенсионный фонд ежемесячно.

Электронная трудовая книжка – благо это или зло, пока сказать трудно, поскольку плюсы есть и минусы тоже очевидны. Самый главный вопрос – сможет ли государство создать такую систему, чтобы данные работников были сохранены в целости и сохранности. Ответы на эти вопросы даст только время, когда закон примут и начнется переход на электронные книжки.

Часто встречающиеся ошибки и вопросы по теме

Ошибка №1

При смене кадрового работника обнаружилось, что в организации хранятся трудовые книжки уже уволенных сотрудников. В такой ситуации необходимо послать уведомления с просьбой забрать книжку, либо прислать в письменном виде согласие на отправку документа почтой.

Ошибка №2

Как правило, трудовые книжки на руки работникам не выдают. Это делается в связи с тем, что книжка может быть утеряна или испорчена, а ответственность за нее несет должностное лицо организации.

За утерю или порчу книжки может быть наложен штраф:

  • На ответственное лицо 1000-5000 рублей, согласно ст. 192, 193 ТК РФ
  • На руководителя 30000-50000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 дней, согласно статьи 5.27КоАП

Поэтому, если сотруднику необходимо предоставить трудовую книжку, то выдается ее заверенная копия.

Как внести запись в трудовую книжку, если сотрудник умер?

В случае, если работник умирает, то происходит не увольнение, а прекращение договора. Основанием для такого прекращения договора является п.6 ст. 83 ТК РФ. При этом днем освобождения работника от должности является день смерти, который прописан в свидетельстве. Поле для подписи сотрудника в этом случае остается пустым.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

В случае утери трудовой книжки, её износа, чрезвычайной ситуации в организации или если записи книжки отменены в судебном порядке, сотруднику выдается дубликат.

Для этого необходимо написать заявление о выдаче дубликата и в течение 15 рабочих дней кадровая служба организации обязана выдать дубликат.

Как видим, заполнение трудовой книжки не представляет особой сложности. На законодательном уровне выпущены инструкции как это сделать согласно букве закона. Важным моментом является организация в компании грамотного учета и хранения книжек. Не стоит забывать, что выдавать книжки на руки сотрудникам нецелесообразно, поскольку документ может быть утерян или испорчен. В организации такая ситуация сведена к минимуму, поскольку все книжки хранятся в сейфе и любое их перемещение отражается в журналах учета.

Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу

«Трудовая книжка прием на работу – образец заполнения» — такой вопрос может задать в поисковике даже в достаточной мере опытный кадровик, не раз заполнявший трудкнижки. Каковы основные нюансы составления соответствующего образца в 2019 году и где можно загрузить его, узнайте в материале далее.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу: последовательность действий кадровика

Изучим, в какой последовательности специалист кадровой службы фирмы-работодателя должен закреплять оформление сотрудника на работу в его трудовой книжке.

Прежде чем заполнять трудкнижку, кадровик должен убедиться в том, что к этому моменту подписан договор между сотрудником и работодателем, а также издан приказ руководителя фирмы о приеме человека на работу. Затем, оснастившись ручкой с черными, синими или же фиолетовыми чернилами, сотрудник кадровой службы может заполнять трудкнижку.

Оптимальная последовательность действий кадровика такова:

  • заполнение графы 3 основного раздела трудкнижки — «Сведений о работе»;
  • заполнение графы 1 соответствующего раздела;
  • заполнение графы 2;
  • заполнение графы 4.

Данная последовательность, как часто показывает практика работы российских кадровиков, позволяет свести к минимуму ошибки при работе с трудкнижкой.

Если человек оформляется на работу впервые, то кадровику к тому же понадобится заполнить и титульный лист документа.

Рассмотрим теперь особенности выполнения каждого действия подробнее. Начнем с заполнения титульного листа трудкнижки — условимся, что необходимость в этом есть.

Заполнение трудкнижки при приеме на работу: титульный лист

Заполнение титульного листа трудкнижки не должно вызывать сложностей. На нем фиксируются:

  • фамилия, имя, отчество, дата рождения работника (в формате XX.XX.XXXX, как в паспорте);
  • образование работника (по диплому, аттестату);
  • его профессия или специальность в соответствии с документом о присвоении специальности или квалификации (далее в статье мы рассмотрим данный нюанс подробнее);
  • дата заполнения документа;
  • подпись работника;
  • подпись сотрудника кадровой службы компании, в которой оформляется трудкнижка, — как можно более разборчиво (идеальный вариант для кадровика — вписать свою фамилию от руки);
  • печать фирмы.

Заполнение титульного листа трудкнижки: нюансы

Есть ряд нюансов заполнения титульного листа трудкнижки. Прежде всего стоит обратить внимание на то, что:

  • сотрудник кадровой службы, подписывающий трудкнижку, должен иметь соответствующие полномочия, оформленные приказом директора фирмы (если это не так, то подписывать документ должен директор);
  • норму, по которой с апреля 2015 года российские юрлица вправе не использовать в своей работе печать (ст. 2 закона от 6.04.2015 № 82-ФЗ), Роструд не рекомендует распространять на процедуру заполнения трудкнижки (письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1), так что печать ставить нужно в любом случае, а если ее нет — следует завести.

При этом использование фирмой печати должно быть легитимизировано посредством указания сведений о печати в Уставе организации.

Выше мы отметили, что на титульном листе трудкнижки могут указываться сведения о профессии или специальности сотрудника. Основанием для внесения записей в соответствующую графу должен быть документ, подтверждающий наличие у человека необходимых компетенций. Это не всегда может быть диплом о высшем образовании, поскольку занимаемая человеком должность необязательно будет соответствовать квалификации, полученной в вузе. Например, если сотрудник имеет диплом бакалавра по физике и желает стать помощником инженера по безопасности труда, то ему нужно аттестоваться по соответствующей должности — и только после этого в графу о профессии на титульном листе трудкнижки кадровик сможет внести запись. До того момента данную графу можно не заполнять.

Для того чтобы что-то изменить на титульном листе трудкнижки, нужно:

  • зачеркнуть прежнюю информацию непрерывной горизонтальной чертой;
  • вписать новую информацию чуть выше или на одной строке с прежними данными);
  • на странице трудкнижки, примыкающей к обложке, зафиксировать запись, отражающую суть внесенных изменений (например, «Фамилия изменена на фамилию такую-то на основании свидетельства о заключении брака»).

Бланки новых трудкнижек, как правило, продаются с голограммами, которые подлежат наклеиванию на трудкнижку и используются для защиты тех или иных сведений, фиксируемых в документе: однажды наклеенная голограмма не может быть удалена без повреждения документа. Закон не обязывает работодателей задействовать голограммы, но с их помощью можно, к примеру, защитить номер трудовой книжки, подпись ее владельца или фирмы-работодателя.

Заполнение трудкнижки при приеме на работу: внесение данных в графу 3 «Сведений о работе»

В графе 3 основного раздела трудкнижки в первой из доступных строк сверху фиксируется полное и сокращенное название фирмы-работодателя. Если в распоряжении кадровика есть штамп фирмы, в котором оба реквизита указаны, — можно использовать его и пропечатать таким образом соответствующие реквизиты в трудкнижке.

На следующей доступной строке, расположенной ниже тех, в которых вписано название фирмы, указывается название должности нанимаемого сотрудника в составе фразы «принят на должность». Если в трудовом договоре определено, в каком структурном подразделении фирмы работает сотрудник, то сведения об этом также вносятся в соответствующие строки графы 3. Если нет — то ничего об этом в трудкнижку вписывать не нужно.

Данные, указываемые в разделе «Сведения о работе» трудкнижки и не имеющие отношения к увольнению, не должны заверяться какими-либо подписями или печатями. В свою очередь, те сведения, которые фиксируются в документе при увольнении сотрудника, заверяются подписями работника кадровой службы и увольняющегося сотрудника, а также печатью фирмы.

Заполнение графы 1

После заполнения графы 3 раздела «Сведения о работе» можно переходить к внесению сведений в графу 1 соответствующего раздела. В ней фиксируется порядковый номер записи в трудкнижку. Он обязательно должен быть на единицу больше, чем тот, что соответствует предыдущей записи. Самая первая запись в трудкнижку — о приеме на работу человека первым работодателем — должна иметь номер 1, вторая (например, отражающая факт увольнения) — 2. Новый работодатель должен будет заполнять трудкнижку, используя порядковый номер 3 и следующие цифры.

Порядковый номер записи в трудкнижку фиксируется в строке, расположенной напротив первой строки, начиная с которой указываются сведения в графе 3, содержащие наименование должности сотрудника, — то есть напротив словосочетания «принят на должность».

Заполнение графы 2

После заполнения графы 1 оптимально будет осуществить внесение данных в графу 2 раздела «Сведения о работе» трудкнижки.

В графе 2 фиксируется дата начала работы нанимаемого сотрудника фактически — с первого дня его явки на работу. Она необязательно будет совпадать с той, которая фигурирует в приказе, или соответствовать дате заполнения трудкнижки кадровиком.

Дата приема сотрудника на работу фиксируется в строке, располагающейся на одном уровне со строкой, в которой указывается порядковый номер записи в трудкнижку (в графе 1), и той, с которой начинает вводиться информация о должности работника (в графе 3).

Заполнение графы 4

Следующее действие кадровика — заполнение графы 4 раздела «Сведения о работе». Здесь все довольно просто. Необходимо вписать в строку, располагающуюся напротив той, в которой присутствует словосочетание «принят на должность», слово «Приказ», после чего указать дату и номер соответствующего документа, удостоверяющего факт приема сотрудника на работу.

Заполнение трудкнижки при приеме на работу: прочие нюансы

Изучим, какие еще нюансы характерны для процедуры заполнения трудкнижки кадровиком при оформлении сотрудника на работу.

Эксперты рекомендуют обращать внимание на:

  • желательность указания полного наименования ИП, если работодатель имеет соответствующий правовой статус (то есть в первом поле графы 3 пишем «Индивидуальный предприниматель Иванов Петр Сергеевич»);
  • недопустимость каких-либо сокращений при записи текста на страницах трудкнижки;
  • необходимость вписывать сведения только в чистые поля трудкнижки (на них не должно быть каких-либо надписей или следов печати предыдущего работодателя).

Где можно скачать образцы оформленных трудовых книжек?

Эксперты нашего портала подготовили для вас отдельный файл с образцами страниц трудкнижки, отражающими специфику заполнения данного документа при оформлении сотрудника на работу, — с учетом тех нюансов, которые мы рассмотрели выше. Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу в 2018 году можно скачать по ссылке ниже.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку, узнайте из статьи «Как оформить вкладыш в трудовую книжку – образец».

Итоги

Трудовая книжка — документ, который важно вести без ошибок. Это касается фиксации в нем любой информации — в том числе и той, что отражает процедуру оформления сотрудника на работу. Данная процедура может предполагать последовательное заполнение сразу нескольких разделов и граф трудкнижки.

Изучить иные нюансы документооборота в кадровом менеджменте вы можете в статьях:

Ссылка на основную публикацию
×
×
Adblock
detector