Командировочные удостоверения больше не нужны

Отмена командировочных удостоверений: как теперь подтверждать расходы на командировки и освобождение выплат от НДФЛ и взносов

В начале января были отменены командировочные удостоверения (см. «Правительство РФ отменило командировочные удостоверения»). Кроме того, теперь при направлении работника в командировку не требуется оформлять служебные задания. В этой связи у бухгалтеров стали возникать вопросы: не возникнут при отказе от названных документов проблемы с документальным подтверждением командировочных расходов, а также с освобождением выплат от НДФЛ и взносов? Давайте разберемся, стоит ли продолжать выписывать командировочные удостоверения.

Вводная информация

Служебная командировка влечет для работодателя много расходов, которые нужно возместить работнику. Для осуществления и учета выплат бухгалтерия должна располагать подтверждающими документами. Ранее к ним относились командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении. Однако с 8 января 2015 года при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, а работнику отчет о выполнении задания. В итоге получилось, что остался лишь один обязательный документ — приказ о направлении работника в командировку. В этом приказе просто нужно оговорить цель командировки и ее срок.

Период поездки подтвердят проездные документы

Фактический срок нахождения работника в командировке теперь определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении. Так, к примеру, если работник летит в командировку на самолете, то дата начала и окончания деловой поездки подтверждаются авиабилетами.

Если же работник отправился в командировку на личном транспорте, то по возвращении ему потребуется составить служебную записку и указать в ней даты убытия и прибытия. К ней также нужно будет приложить подтверждающие документы (например, кассовые чеки на бензин, квитанции об оплате парковки и др.).

Если работник потеряет проездные документы, работодателю потребуется дополнительно запросить у транспортной организации подтверждение поездки. Определять срок нахождения в командировке по командировочному удостоверению больше нельзя.

Документальное оформление командировочных расходов

Трудовой кодекс (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) обязывает работодателя возместить командированному работнику среди прочего:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные.

Если с 8 января 2015 года отказаться от оформления командировочных удостоверений и служебных заданий, то проблем с «освобождением» обозначенных командировочных расходов от НДФЛ и страховых взносов не возникнет. Также можно будет признать и расходы при расчете налога на прибыль. Поясним подробнее.

Командировочные расходы не облагаются НДФЛ при условии их документального подтверждения (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Но если подтверждающие документы отсутствуют, то НДФЛ требуется начислить. Такой подход высказывался, например, в письме Минфина России от 05.02.10 № 03-03-05/18 (см. «Минфин разъяснил, какими документами можно подтвердить расходы по проезду к месту командировки, если проездной билет утерян»).

Вместе с этим прямого требования о наличии командировочного удостоверения для освобождения командировочных расходов от НДФЛ в Налоговом кодексе нет. Поэтому ещё до отмены командировочных удостоверений судьи приходили к выводу, что отсутствие удостоверения не является основанием для доначисления налога (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.11.10 № 09АП-27072/2010). Следовательно, если отказаться от командировочных удостоверений сейчас, после их отмены, то рисков в отношении НДФЛ тем более не возникнет.

Страховые взносы

Командировочные расходы, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд и наем жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). То есть одним из условий освобождения от взносов тоже является документальное подтверждение.

Заметим, что прежде (до 8 января 2015 года) командировочное удостоверение являлось приложением к авансовому отчету (п. 26 «Положения о командировках», утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). И в случае отсутствия этого приложения чиновники настаивали на том, что страховые взносы следует начислять (письмо Роструда от 07.10.13 № 17-4/1647; см. «В Минтруде напомнили, какие документы нужно оформить при командировке, чтобы не платить с выплат командированному работнику страховые взносы»).

Однако теперь командировочное удостоверение отменено. Поэтому если его не приложить его к авансовому отчету, то никакого нарушения не будет. Соответственно, не будет и оснований для доначисления взносов.

Налог на прибыль

По общему правилу, расходы организации, связанные с направлением работника в служебную командировку, в целях расчета налога на прибыль признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными считаются затраты, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Как и в ситуации со страховыми взносами, официальные органы прежде считали: если не приложить к авансовому отчету командировочное удостоверение, то затраты нельзя включать в состав расходов (например, письмо ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890). Но поскольку теперь командировочное удостоверение отменено, то такой подход в принципе невозможен.

Также затраты на командировку должны быть экономически обоснованы и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). А если цель командировки (которая указана в приказе) связана с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то расходы на такую командировку должны признаваться экономически обоснованными. Причем, налоговики и раньше высказывались, что производственный характер командировки подтверждается не только командировочным удостоверением, но и приказом о направлении в командировку, поскольку эти документы, по сути, имеют одно и тоже назначение (письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.03.06 № 20-12/25181). То есть и в этой части проблем быть не должно.

Можно продолжить оформлять командировочные удостоверения

Работодатель, в принципе, может продолжить оформлять командировочные удостоверения и служебные задания (к примеру, для своих внутренних целей и учета). Запрета на это нет. Однако в этом случае командировочное удостоверение больше не будет являться документом, подтверждающим деловую поездку. И его нельзя будет считать документом, который сам по себе, без других документов (приказ, билеты), подтверждает расходы на командировку и дает право на освобождение выплат командированному работнику от НДФЛ и взносов.

Как работодателю зафиксировать отказ от командировочных удостоверений

По общему правилу, порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Поэтому довольно часто в этих целях работодатели утверждают «Положение о командировках». Если компания решит отказаться от использования командировочных удостоверений, то соответствующие изменения нужно будет внести в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Для этого, в частности, потребуется:

• исключить упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
• прописать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
• закрепить, что в случае поездки работника на личном транспорте, по возвращении из командировки он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Также заметим, что информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н). В этом журнале есть специальная графа, в которой прежде указывали дату и номер командировочного удостоверения. Однако теперь это можно не делать (например, можно ставить прочерк или вообще ничего не писать). И нарушения в этом не будет.

Командировочное удостоверение отменили: постановление, когда отменили, как оформить командировку по новому

В 2015 году в трудовое законодательство были внесены существенные изменения, касающиеся порядка оформления документов при направлении работника в служебную командировку. Командировочное удостоверение отменили. Изменения были направлены на упрощение кадрового делопроизводства и сокращение оформляемой бухгалтерией первичной документации. Изменения коснулись, в том числе, и такого всем известного документа, как командировочное удостоверение. Установленное ранее действовавшим законодательством и существовавшее в течение длительного времени требование о необходимости выдачи работнику командировочного удостоверения было отменено.

Командировочное удостоверение отменили или нет?

С 08.01.2015 по общему правилу составление командировочного удостоверения больше не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). С учетом этого на вопрос о том, нужно ли командировочное удостоверение в 2016 году, следует ответить отрицательно.

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Согласно статье 22 ТК работодатель также вправе самостоятельно разрабатывать ЛНА предприятия, включая положение о командировках, где может быть предусмотрено составление удостоверений по рекомендуемой форме Т-10 или по собственному образцу. При этом остается обязательным оформление сотрудниками авансовых отчетов в целях подтверждения произведенных расходов и представление первичных документов по затратам (счета, чеки, квитанции, билеты и т.д.).

Несмотря на то, что командировочное удостоверение в 2017 году отменили, контрольные органы не рекомендуют предприятиям спешить отказываться от их использования. И вот по каким причинам. Этот документ (наравне с авансовым отчетом) был необходим, прежде всего для подтверждения обоснованности произведенных расходов. Ведь по статье 252 НК налогоплательщик вправе законно уменьшить полученные доходы на расходы при условии их оправданности и документального подтверждения.

Если речь идет о командировках, то на издержки относятся как суточные, так и оплата проезда, проживания и прочих сопутствующих поездкам трат. Основным первичным документом для подтверждения по-прежнему остается авансовый отчет. Однако при отсутствии удостоверения потребуется приложить к нему косвенно подтверждающие факт поездки документы – приказ руководителя о командировке и проездные (п. 2 статье 252 НК). Фактический период пребывания специалиста в поездке подтверждается на основании проездных документов, а при их утере – документами о найме жилья (п. 7 Постановления № 749). При отсутствии и гостиничной документации потребуется служебная записка или другой документ с отметками принимающей стороны.

Обязательные документы

Согласно ныне действующим законам, оформление командировки начинается с принятия руководством соответствующего решения и документального его оформления в виде приказа, содержащего следующие обязательные пункты:

1. Наименование документа, его номер и дата издания.
2. Наименование предприятия, издавшего документ.
3. Личные данные командируемого, его должность.
4. Пункт назначения командировочной поездки.
5. Дата начала и продолжительность командировки.
6. Цель поездки, служебное задание.
7. Способ передвижения командируемого (личный, служебный или общественный транспорт).
8. Указание лица или организации, несущей расходы на командировку.

Следующим обязательным документом является авансовый отчет работника о затраченных средствах. В течение трех дней с момента завершения командировки, сотрудник обязан предоставить отчет в организацию, оплачивающую командировку, с приложением подтверждающих командировку документов.

Как подтвердить факт служебной поездки после отмены командировочного удостоверения

Основной функцией командировочного удостоверения по ранее действовавшему законодательству являлось подтверждение времени нахождения работника в служебной командировке. На основании данного документа производился расчет суточных, выплачиваемых работнику. В настоящее время, поскольку командировочные удостоверения в 2015 году были отменены, документами, подтверждающими срок пребывания работника в служебной командировке, являются проездные документы, которые работник обязан передать работодателю по возвращении из командировки (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)).

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Признавая проездные документы в качестве основных первичных документов, которые подтверждают срок нахождения работника в командировке, законодатель тем не менее не исключает в п. 11 Приложения возможность подтверждения факта нахождения в командировке иными документами (в случае отсутствия проездных документов).

В частности, иные документы вместо проездных могут использоваться в следующих случаях:

• если билеты на транспорт работником не приобретались и в командировку он выезжал на служебном или собственном транспорте, фактический срок командировки указывается работником в служебной записке, к которой сотрудник прикладывает подтверждающие документы (путевой лист, счета, кассовые чеки и проч.);
• при утрате либо отсутствии проездных документов по иным причинам период нахождения работника в командировке может подтверждаться документами по найму жилого помещения (квитанцией (талоном) или иным документом, выдаваемым гостиницей).

В ситуации, когда у работника нет и проездных документов, и документов, подтверждающих проживание в гостинице или ином жилом помещении, срок пребывания в командировке определяется на основании служебной записки и (или) иного документа, в котором организация, куда был командирован сотрудник, подтвердила сроки его прибытия и убытия.

Список источников:

Статьи по теме:

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
• Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

Командировки «по-новому»: нужно ли отказываться от командировочного удостоверения

• Россол Сергей | корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»

С огласно новой редакции Положения об особенностях направления работников в служебные командировки 1 командировочное удостоверение и служебное задание при направлении работника в командировку оформлять не требуется. Каким образом теперь необходимо оформлять командировки и стоит ли торопиться отказываться от «старой формы» командировочных удостоверений, мы и обсудим в данной статье.

Что такое командировка?

Действующее законодательство определяет командировку как выполнение работником служебного задания вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом согласно п. 3 Положения о командировках под местом постоянной работы следует понимать место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором (командирующая организация). Такой узкий подход к дефиниции привел законодателя к необходимости дополнительно оговорить, что поездка работника, направляемого в командировку в обособленное подразделение, находящееся вне места постоянной работы, также признается ­командировкой (там же).

Соответственно, командировкой не признаются поездки сотрудников, чья работа изначально носит разъездной характер (торговые представители), и тех, чья работа осуществляется в пути (проводники и стюардессы). Кроме них, в этот список, на наш взгляд, необходимо включить дистанционных работников. Они трудятся вне места нахождения организации и не имеют рабочего места, а значит, и выезжать им с ­формальной точки зрения неоткуда.

Что изменилось?

Выделим два изменения, внесенных в Положение о командировках, о которых должны знать кадровики. Во-первых, фактический срок командировки определяется по проездным документам (п. 7 Положения).

Во-вторых, термин «распоряжение работодателя» сменился термином «решение работодателя», оставив неизменным остальные составляющие понятия командировки (п. 3 Положение о командировках). Причин для второго уточнения пока не видно. Возможно, данное «косметическое» уточнение предугадывает последующие законодательные новеллы, например, расширение полномочий профсоюзов или подготовку к введению в ТК РФ требования о согласии работника для направления его в командировку. А возможно, либеральным разработчикам поправок не понравилась жесткость формулировки.

Впрочем, такое изменение во всех случаях представляется довольно удивительным, особенно с учетом того, что ст. 166 ТК РФ по-прежнему оперирует понятием «распоряжение работодателя». Более того, именно термин «распоряжение» в настоящий момент, по нашему мнению, является правильным. Ведь распоряжение – это реализация управомоченного лица своего права и одновременно акт (документ, устное распоряжение), направленный вовне и требующий однозначной реакции от других лиц. А решение – это явление во внешний мир внутренней воли, реализация которой требует последующих действий либо лица, изъявившего волю (издание распоряжения, приказа, устное волеизъявление), либо третьих лиц, которых такое решение касается. В целом данная правка, на наш взгляд, не несет смысловой нагрузки, незначительным образом смещая акценты.

Командировка как факт хозяйственной жизни

Командировка всегда влечет дополнительные затраты (билет, оплата жилья, расходы на питание и т.п.). Поскольку заинтересован в командировке работодатель, логичным является и то, что такие расходы несет именно он. Работник же обеспечивается гарантиями на время командировки (сохранение рабочего места, выплата суточных и пр.). В соответствии с абз. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную ­командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Необходимо учитывать, что поскольку командировка для работодателя – это факт хозяйственной жизни, то и правила приема расходов по ней четко регламентированы. Более того, ранее расходы еще и строго нормировали. Например, в п. 6 утратившего силу постановления Сов­мина СССР от 17.01.1980 № 46 «О служебных командировках в пределах СССР» было указано, что командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения на основании оплаченных счетов, но не свыше 4 рублей в сутки – при командировании в Москву, ­Ленинград и столицы союзных республик.

Чтобы понять, что документирование данной процедуры всегда было довольно сложным и требовало определенной кропотливости в подборе документов как от работника, так и от организации, достаточно обратиться к письму ФНС РФ от 25.11.2009 № МН-22-3/890 «О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение)». Из него следует, что первичным документом, содержащим информацию о хозяйственных операциях, является авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие фактически понесенные работником в процессе командировки расходы.

При этом, как отмечалось в письме, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебное задание для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными.

Для чего было нужно командировочное удостоверение

Как мы отметили, авансовый отчет подтверждал осуществление командировки как факт хозяйственной жизни в налоговом учете. Однако он сам мог быть отклонен полностью или в части при отсутствии ­надлежащих оправдательных документов. Напомним, ранее к ним ­относились:

• командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
• документы о найме жилого помещения (договор найма, расписки об оплате, кассовые чеки и т.п.);
• документы о фактических расходах по проезду (билеты, страховки на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, ­квитанции об оплате услуг по оформлению проездных документов и т.п.);
• документы об иных расходах, связанных с командировкой (например, товарные и кассовые чеки на представительские расходы).

Форма командировочного удостоверения позволяла использовать его для получения достаточно большого объема информации. Если рассмотреть его более внимательно, то по сути, это был универсальный ­документ, позволяющий установить:

1. куда был командирован работник (организация или местность);
2. с какой целью;
3. на сколько дней он был направлен в командировку;
4. когда фактически выбыл из места нахождения организации, когда прибыл по месту командировки;
5. взаимодействовал ли сотрудник с лицами, к которым он был командирован.

Таким образом, командировочное удостоверение позволяло установить целый ряд фактов – начиная с самой командировки (была ли она фактически) и заканчивая датами нахождения работника по месту командировки. Кроме всего прочего, данный документ с высокой степенью достоверности подтверждал еще один важный для организации момент: были ли действия работодателя направлены на достижение уставных ­целей, т.е. имеют ли они экономическую целесообразность для ­организации.

Кстати, отсутствие экономической целесообразности в последнее время становится одним из излюбленных аргументов налоговых органов при отказе в принятии к налоговому учету тех или иных расходов. Что скрывать, у руководства и бенефициаров компании всегда есть соблазн использовать деньги организации для собственных целей. Например, вместо поездки в отпуск оформить командировку и слетать в теплые края, не потратив на это ни гроша из собственного кармана.

Необходимость проставления в командировочном удостоверении печати организаций, в которых побывал командировочный, в качестве одной из своих целей имело именно борьбу с непроизводственным характером поездок. Поэтому вполне можно представить ситуацию, когда в отсутствие командировочного удостоверения проверяющий исключит из расходов компании деньги, потраченные генеральным директором на полет в Сочи, аргументировав это тем, что у компании в этом городе нет контрагентов.

Можно много спорить о законности целого ряда требований налоговой инспекции, однако нужно понимать, что возникновение конфликта с проверяющими возможно буквально на ровном месте. А практика показывает, что стоимость сопровождения спора может оказаться намного выше, чем те усилия, которые требовались, чтобы его избежать.

С командировками может получиться именно так. Необходимо достаточно четко понимать, что отмена одного из обязательных документов никоим образом не сказывается на требованиях, предъявляемых к авансовому отчету как документу налогового учета. Оправдательные документы к нему в любом случае необходимо прикладывать, причем ­подтверждать такими документами нужно те же факты, что и ранее.

Как живем дальше?

Итак, как и ранее, при проведении проверки организации необходимо будет доказать проверяющим:

• сам факт командировки;
• срок командировки;
• наличие взаимосвязи между поездкой сотрудника и деятельностью компании (экономическую целесообразность поездки);
• осуществление работником действий, направленных на достижение цели командировки.

Безусловно, часть фактов, ранее подтверждавшихся командировочным удостоверением, можно подтвердить иными оправдательными документами. Поэтому в последней редакции Положения о командировках указывается, что фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Если же работник пользуется личным транспортом, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование автомобиля для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Факт поездки будет подтверждаться как наличием билетов, так и совокупностью иных оправдательных документов по прочим расходам (по проживанию, представительским и пр.).

При этом, на наш взгляд, возрастет значимость других документов, ранее носивших вспомогательный характер. Так, при определении взаимосвязи между поездкой и хозяйственной деятельностью компании основную роль теперь будет играть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Соответственно, при составлении такого документа можно рекомендовать включить в него указание на цель командировки, ссылку на служебное задание или непосредственно в тексте приказа прописать детализированное задание на командировку.

Сложнее обстоит дело с подтверждением факта исполнения работником полученного задания. С одной стороны, налоговым органам незачем контролировать, провел ли сотрудник переговоры, встретился ли с контрагентами, участвовал ли в проверке товара. Все это относится к области внутреннего контроля работодателя, поэтому отмена ­командировочного удостоверения выглядит достаточно логично.

С другой стороны, с точки зрения проверяющих, ситуация может представляться не столь однозначно. Можно обратить внимание на то, что разработаны порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (п. 8 Положения о командировках, приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы», далее – ­Порядок).

Данный ­Порядок, кроме всего прочего, устанавливает обязанность организаций вести журналы выбытия в командировку собственных работников и прибытия на предприятия работников других организаций. То есть имеет место перекрестный учет работников. Добавим к этому оригинальность мышления отдельных сотрудников налоговых инспекторов и в результате при проверках мы можем получить требования о предоставлении сведений из таких журналов от контрагентов организации. На первый взгляд, подобное предположение отдает паранойей, однако опыт 2008 и 1998 годов подсказывает, что в кризисные периоды российской истории скрупулезность и принципиальность в действиях налоговых органов могут находиться на грани здравого смысла. Кроме того, необходимо учитывать, что любое новшество, даже когда оно направлено на упрощение ситуации, требует определенного периода адаптации, в течение которого возможны ­разнообразные эксцессы.

Что можно рекомендовать в этой ситуации? На наш взгляд, не стоит торопиться и отказываться от командировочного удостоверения как такового. Данный документ нес определенную смысловую нагрузку, причем не только в отношениях, связанных с налоговым учетом; этот документ конкретизировал цель командировки и в определенной степени дисциплинировал работников. В ряде случаев он также позволял работодателю контролировать исполнение цели командировки сотрудником. Да, безусловно, для организаций, в которых командировка – это событие на грани форс-мажора, отказ от командировочных удостоверений означает, что одной бумажкой в бюрократическом документообороте стало меньше. Но, возможно, тем работодателям, для которых командировки являются нормой, стоит задуматься о сохранении обновленной версии командировочного удостоверения в своем арсенале, закрепив его форму и порядок использования в локальном ­нормативном акте.

Сноски

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение о командировках), утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, с изменениями, внесенными постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, вступившими в силу в январе этого года. Вернуться назад

Нужно ли командировочное удостоверение в 2019 году

Для чего нужно

С 08.01.2015 правительственное постановление отменило командировочное удостоверение, служебные задания и журналы регистрации командировок (постановление от 29.12.2014 № 1595). Благодаря новой редакции положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749), подтвердить свое нахождение в рабочей поездке сотрудникам стало легче. После поправок 2015 года свежие новости об изменениях в командировочных удостоверениях в 2019 году не появлялись.

С 2015 года документооборот при оформлении командировок работников упрощен: для обоснования командировки достаточно письменного решения руководителя организации, которое оформляется приказом. Нахождение в месте назначения работник подтверждает билетами на поезд (самолет, автобус), а при их отсутствии другими схожими документами (счетами, квитанциями за гостиницу, бензин и т. п.). Если у сотрудника не окажется и таких бумаг, то он запрашивает у принимающей стороны служебную записку, в которой подтвержден срок командировки.

Поскольку законодательство не запрещает выписывать командировочное удостоверение в 2019 году, многие компании продолжают применять этот документ. С его помощью удобно:

• подтверждать факт нахождения сотрудника в рабочей поездке;
• отражать точные даты прибытия и убытия;
• подтверждать расходы и начисление суточных.

Какую форму использовать

Каждый работодатель самостоятельно решает, нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году в организации и какой бланк для этого использовать. Многие компании продолжают применять унифицированный бланк Т-10, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Он помогает официально зафиксировать факт, цель и обоснованность командировки. До недавнего времени эта форма была обязательной, и делопроизводители продолжают пользоваться стандартным бланком по привычке, опасаясь столкнуться с трудностями при подтверждении командировок. Но унифицированная Т-10 носит рекомендательный характер, поэтому компания вправе разработать собственную форму, упростить или дополнить рекомендованный бланк.

В любом случае, если в организации решено использовать для внутреннего документооборота командировочное удостоверение (не важно, стандартной или собственной формы), этот факт необходимо закрепить в локальных нормативных актах. Важно проинформировать сотрудников, обязательно ли командировочное удостоверение предъявлять вместе с документами, подтверждающими расходы, как его правильно заполнять и проверять перед сдачей, какие наступят последствия за отказ соблюдать внутренние правила.

Если вы не хотите заниматься оформлением дополнительных бумаг, не переживайте, где в организации указать, что командировочные удостоверения не нужны, поскольку они необязательны.

Правила оформления и заполнения

Несмотря на то, что официально командировочное удостоверение отменили, большинство руководителей, бухгалтеров и кадровиков продолжают использовать привычные формы, поскольку считают их удобными. Если и вашей организации на вопрос, нужно ли оформлять командировочное удостоверение, ответили утвердительно, вам понадобится зафиксировать основные правила заполнения этого бланка.

Форма Т-10 состоит из лицевой и оборотной сторон и заполняется в несколько этапов.

При оформлении поездки сначала заполняют лицевую сторону, где указывают:

• название компании-работодателя;
• номер и дату приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку;
• информацию о работнике (Ф.И.О., табельный номер, должность, подразделение);
• место, куда направляется сотрудник (страна, область, город и название организации);
• цель и длительность поездки.

Внизу отведено место для указания:

• точных дат начала и окончания поездки;
• номера документа, подтверждающего личность сотрудника.

Лицевая сторона заверяется подписью руководителя и печатью компании.

Оставшиеся сведения указываются на оборотной стороне и заполняются в самом процессе командировки:

• дата убытия из отправляющей организации и ее наименование;
• должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью организации-работодателя;
• дата прибытия в принимающую организацию и ее наименование;
• должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью принимающей организации;
• дата убытия из принимающей организации, заверенная соответствующим образом;
• дата прибытия в отправляющую организацию, заверенная соответствующим образом.

Пример заполнения формы Т-10

В ведении руководителя решать, кому и как заполнять бланк командировочного удостоверения, утвержденного в конкретной организации. Но обычно ответственными за заполнение назначают сотрудников кадровой службы, бухгалтерии или секретарей.

Ошибки в документе исправляют, зачеркивая неверные сведения и внося правильные. Достаточно заверить изменение подписью уполномоченного лица, и документ будет действителен.

Отмена командировочных удостоверений

Поэтому в 2015 году оформлять командировочное удостоверение не нужно.

Отмена связана с тем, что командировочные удостоверения признаны вдруг лишними документами.

Б.Г. Нуралиев, руководитель фирмы 1С и одновременно руководитель рабочей группы Агентства Стратегических Инициатив, комментируя отмену командировочных удостоверений, заявил:
«Считаю отмену командировочных удостоверений очень прогрессивным шагом. Данная мера позволит сэкономить миллионы человекочасов ежегодно, улучшить настроение миллионам сотрудников российских компаний, направляемых в другие города. В командировке время дорого, и тратить его на поиск исполнителя принимающей стороны, который может поставить печать и подпись на командировочном удостоверении, неэффективно. Минфин очень сбалансировано подошел к решению проблемы, оставив всего один документ (приказ) вместо четырех (командировочное удостоверение, служебное задание, приказ, отчет) для направления сотрудника в командировку и подтверждения обоснованности расходов. Сами расходы по-прежнему будут признаваться на основании авансового отчета с приложенными к нему первичными документами.»

Теперь вместо 4-х документов (приказа, командировочного удостоверения, служебного задания, отчета) для направления работника в служебную поездку и обоснования расходов достаточно будет только одного документа – приказа.

С 1 февраля 2015 года изменение коснется и госслужащих (согласно Указу президента РФ от 12 декабря 2014 г. № 765).

Срок пребывания в командировке теперь будет определяться по проездным документам.
Ранее для отчета сотруднику необходимо было отмечаться в местах пребывания.
Теперь достаточно проездных документов.
Если работник использует для служебной поездки личный транспорт, то для отчета необходимо предоставить служебную записку, подкрепленную квитанциями или кассовыми чеками.

P.S.
Так ли уж упростился порядок документального оформления служебных командировок на самом деле? Давайте разберемся.

При направлении работника в командировку в 2015 году надо заказать билеты, снять гостиницу, выплатить суточные и т. д.
И одними чеками, билетами, квитанциями здесь не обойтись.

Самой организации нужно оформить много внутренних документов, к которым, например, относятся приказ руководителя, авансовый отчет.

Список документов довольно существенный, и важно ничего не упустить, чтобы без рисков списать расходы и избежать претензий со стороны контрольных органов.

Так каков список документов для оформления командировки в 2015 году?

Документы для оформления командировки в 2015 году следующие:
1. Приказ о направлении в командировку;
2. Журнал учета командированных сотрудников (поставить отметки); 3. Табель учета рабочего времени (поставить отметки);
4. Авансовый отчет работника;
5. Служебная записка работника (если он едет на личном автомобиле).

Раньше, до 2013 года, документы для направления работника в командировку оформлялись по унифицированным формам, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Сегодня это постановление продолжает действовать, но брать из него формы уже не обязательно — первичные документы организации теперь могут разрабатывать сами или дорабатывать с помощью компьютера с учетом своих потребностей.

Самый первый документ, который нужно оформить для командировки, — приказ о направлении работника в командировку (за основу можно взять бланк формы № Т9а).
В нем указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.
Обратите внимание: форму Т9а нужно доработать, исключив из нее упоминание о служебном задании (вторую снизу строку).

Факт выезда работника в командировку следует зафиксировать в специальном журнале учета командированных работников и в табеле учета рабочего времени.
Как только работник отбывает в командировку, этот факт нужно зафиксировать в каких-то специальных документах, так как за дни командировки выплачивается средний заработок согласно статьи 167 Трудового кодекса.

И мы должны ведь знать, сколько дней работник отсутствовал на работе.

Прежде всего факт выбытия работника в командировку нужно зафиксировать в журнале учета командированных работников.

Форма этого документа установлена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. И заполнить его несложно.
В нем указываются ФИО работника, наименование организации, в которую командируется работник и пункт назначения.
Так как теперь командировочное удостоверение не оформляется, в графе об удостоверении следует указывать прочерки.

Вскоре Минздрав утвердит новую форму документа, а пока нужно пользоваться старой.

Кроме того, дни командировки нужно отмечать в табеле учета рабочего времени.

Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ.
Это будет означать, что работник трудился в командировке в выходной день.
Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам согласно статье 153 Трудового кодекса РФ.

После того как работник вернулся из командировки, он должен составить авансовый отчет о потраченных в командировке суммах.
В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели командировки.

Обратите внимание: авансовый отчет заполнять в 2015 году обязательно.
Такое требование сохранено в порядке направления работников в служебные командировки.

К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.).
Далее работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет.
И на основании представленных документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете и произвести расчеты с работником как с подотчетным лицом.

Тот факт, что командировочные удостоверения в 2015 году отменены вовсе не означает, что теперь не требуются другие документы для подтверждения расходов и фактического времени пребывая работника в командировке.

Фактический срок пребывания работника в пункте командирования нужно определять, разглядывая проездные документы, напрягая зрение, представляемые работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.

Служебную записку следует заполнить в произвольной форме и представлять по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

То есть служебную записку нужно приложить к авансовому отчету.

При командировке заграницу время командировки определяется по отметкам в паспорте (сделайте ксерокс и приложите к авансовому отчету).
При направлении работника в командировку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, дата пересечения государственной границы Российской Федерации будет определяться по проездным документам (билетам).

Таким образом, резюмируя все вышесказанное, можно утверждать, что особого облегчения в деле должного документального оформления командировок, несмотря на отмену командировочных удостоверений, никак не наблюдается, а для самих командированных работников и бухгалтеров – еще и обременяется.

Все таки какая красота была с командировочными удостоверениями: отметили дату отъезда, по месту командировки – заверили дату прибытия и убытия, отметили дату возвращения и от этого дальше “танцевали”.
Все было просто и понятно: сколько суточных, проезд, проживание и так далее. А сейчас вот сиди и бди: билеты, какие там даты, служебные записки, отдельные журналы.
Кому это надо, а главное зачем?