НДФЛ с подарков сотруднику, не сотруднику

Дарение подарков: налоги и взносы

Как правильно оформить подарок, а также в каких случаях подарок должен облагаться страховыми взносами, а в каких нет.

Что такое подарок?

Подарки, которые выдаются сотрудникам, можно разделить на два вида:

Подарок, который не связан с вознаграждением сотрудника за его трудовые заслуги.

Гражданский кодекс предусматривает дарение такого рода подарков, но необходимо учитывать, что если стоимость подарка более 3000 руб. и дарителем выступает юрлицо, то в этом случает должен быть заключен договор в письменной форме. Однако безопаснее для работодателя, если заключение договора будет производиться независимо от стоимости подарка.

Подарок как поощрение за труд.

В ТК РФ предусмотрено вознаграждение работников ценными подарками за добросовестное выполнение своих трудовых обязанностей. В этом случае стоимость подарка считается как часть оплаты труда, а передача подарка происходит на основе трудового договора с сотрудником. Помимо письменного договора дарения необходимо также издать приказ о поощрении работника подарком по форме № Т-11 или самостоятельно утвержденной форме.

Документальное оформление

дату и место составления;
реквизиты работодателя (полное наименование, юридический адрес, номер банковского счета);
данные сотрудника (ФИО, должность, подразделение, ИНН);
подписи сторон.

В содержании договора необходимо учесть:

предмет дарения;
форму подарка (материальная форма подарка, денежная, право собственности);
стоимость подарка (цена приобретения);
дату вручения подарка;
информацию о безвозмездности передаваемой стоимости;
основания вручения подарка (день рождения, календарные праздники).

НДФЛ с подарков

Доход, который отражается в виде выдачи подарка сотруднику отражается с кодом дохода 2720 «Стоимость подарков», а к стоимости, которая не облагается налогом применяется код вычета 501 «Вычет из стоимости подарков, полученных от организации и индивидуальных предпринимателей». Для некоторой категории лиц, например, ветеранам, труженикам тыла, сумма подарка, которая не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц, составляет 10 000 руб., в этом случает применяется код вычета 507.

Страховые взносы со стоимости подарков

Если при вручении подарка сотруднику был заключен договор дарения, предметом которого является переход права собственности, то в этом случае сумма подарка не является объектом исчисления страховых взносов. По мнению контролирующих органов, чтобы не начислять страховые взносы на подарок, стоимость которого больше чем 3000 руб., с работником необходимо заключить договор дарения в письменной форме.

Для того чтобы избежать возможных споров и претензий со сторон контролирующих органов, работодателю необходимо заранее оформить подарок в следующем порядке:

акт дарения совершен на основании договора дарения;
в тексте договора дарения указывается, что работодатель передает работнику имущество в собственность на безвозмездной основе;
вручение подарка носит несистематический характер.

Если все вышеуказанные пункты соблюдены, то возникает полное право не начислять страховые взносы на стоимость такого подарка.

Отражение в программе

После этого появится доступ к документу «Приз, подарок» в разделе «Зарплата». Именно этот документ регистрирует выдачу сотрудникам неденежных подарков с целью исчисления налога и страховых взносов с их стоимости.

В документе обязательными реквизитами являются:

месяц, в котором происходит выдача подарка;
организация, от лица которой будет выдан подарок;
переключатель «Подарок» установлен по умолчанию, но можно выбрать и второй вариант «Приз, выигрыш в конкурсе»;
дата выдачи — это дата фактического получения дохода в виде стоимости подарка;
в разделе «Взносы» устанавливается флаг «Подарок (приз) предусмотрен коллективным договором», если необходимо начислить страховые взносы со стоимости подарка. В этом случае доход регистрируется как доход, целиком облагаемый страховыми взносами. При этом страховые взносы рассчитываются документом «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата» — «Начисление зарплаты и взносов»).
в табличной части документа заполнение происходит по кнопке «Добавить» или по кнопке «Подбор списком сотрудников» (заполняется сотрудник, сумма дохода, коды вычета. если стоимость подарка более 4000 руб., сумма вычета и сумма налога).
в поле «Мотив поощрения» можно указать причину выдачи подарка.

После записи и проведения данного документа можно вывести на печать приказ № 11-Т.

Подарки сотрудникам: нужно ли начислять НДФЛ

После поздравления персонала с той или иной знаменательной датой, событием и вручения презентов бухгалтерии приходится проверять, не возник ли НДФЛ с подарков сотрудникам. Рассмотрим, как ничего не упустить.

Задача бухгалтера

Подарки членам коллектива – это один из элементов корпоративной культуры многих компаний. При этом организация выступает источником дохода налогоплательщика и одновременно – налоговым агентом согласно ст. 226 НК РФ. Поэтому основной задачей бухгалтерской службы будет правильный расчет и удержание НДФЛ с подарков сотрудников.

Одни подарки могут быть не связаны с профессиональной деятельностью сотрудника. Их выдают по случаю юбилея или праздника. Другие – выступают поощрением за хорошую работу. Согласно ст. 191 Трудового кодекса РФ, подчиненные могут быть награждены за добросовестный труд ценными презентами. А к новогодним праздникам по традиции получают подарки дети сотрудников компании.

Подарки выдают деньгами или в натуральной форме. В последние годы распространены подарочные сертификаты. Но в каждом случае возникает вопрос: начислять ли НДФЛ на подарки сотрудникам? Ответ на него дает Налоговый кодекс РФ.

База для подоходного налога

Как вытекает из п. 1 ст. 210 НК РФ, к доходам, полученным в натуральной форме, следует отнести подарки. С их стоимости нужно взять налог на доходы физлиц. Так же, как и с доходов, полученных в виде «живых» денег.

В статье 217 НК РФ перечислены поступления в адрес человека, с которых не берут НДФЛ. К ним относятся и подарки, полученные сотрудниками от нанимателей. При условии, что их стоимость – не превышает 4000 рублей (п. 28). И такая налоговая льгота может иметь место только один раз за год. Это нужно учитывать при исчислении, например, НДФЛ с подарков сотрудников к Новому году.

Если стоимость всех подарков, которые работник получал в течение года, превысила 4000 рублей, сумма сверх этой планки подлежит обложению НДФЛ.

Оформление документов

Чтобы избежать проблем при налоговой проверке, следует уделить особое внимание оформлению документов по выдаче презентов персоналу. Это поможет избежать неприятных сюрпризов в отношении НДФЛ с подарков сотрудникам.

Так, для награждения подарками издают приказ от имени руководителя. Причем независимо от их вида и стоимости. На основании приказа оформляют распоряжение о закупке подарков. Либо вопрос о закупке сразу оговаривают в данном приказе.

Передаются подарки обычно с составлением договора дарения. По закону он может быть, как в устной, так и в письменной форме.

Если стоимость подарка, который вручает руководитель, свыше 3000 рублей, договор дарения оформляют в письменной форме (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Причем, это может быть многосторонний документ, в котором даритель – работодатель, а получатели подарков – подчиненные.

К такому договору составляют ведомость, в которой сотрудники, получившие подарки, ставят свою подпись.

Заметим, что при вручении ценного подарка на основании ст. 191 Трудового кодекса РФ договор дарения обычно не составляют. Дело в том, что подарок выступает частью оплаты труда, его передают на основании трудового соглашения. В приказе руководителя оговаривают получателя, наименование подарка и его стоимость. А факт вручения такого презента отмечают в трудовой книжке.

Удержание налога

Когда точно ясно, начислять ли НДФЛ на подарки сотрудникам, медлить нельзя. Налог со стоимости подарка должен быть взят при ближайшей выплате любых денежных средств, перечисляемых сотруднику. Размер удержания составляет:

13% – для резидентов РФ;
30% – если работник нерезидент нашей страны.

Читать еще: Какая статья предусмотрена за покушение на убийство?

Обратите внимание: если выплаты, с которых можно было бы взять НДФЛ, отсутствуют и их больше не будет, организация обязана:

письменно уведомить об этом сотрудника (бывшего);
подать в налоговую инспекцию сведения о невозможности удержать НДФЛ.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Когда надо удержать НДФЛ с подарков сотрудникам

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы сотрудника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). То есть подарок, выданный сотруднику, также является его доходом.

По общему правилу независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, со стоимости подарков, не превышающих 4000 руб. в год на одного сотрудника, НДФЛ не удерживайте (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Если же стоимость подарков на одного сотрудника за год окажется больше этого предела, то с суммы, превышающей 4000 руб., удержите НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ). Подробнее – в схеме ниже.

Исключением из данного правила является подарок, выданный по основаниям, предусмотренным в пункте 8 статьи 217 Налогового кодекса РФ (например, денежный подарок сотруднику в связи с рождением ребенка при условии, что его сумма не превышает 50 000 руб.). Такой доход не облагается НДФЛ, даже если стоимость подарков превышает 4000 руб. в год.

Этот вывод позволяют сделать положения пункта 8 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: облагаются ли НДФЛ подарки в пределах 4000 руб. в год, выданные работникам в виде денежных средств?

Ответ: нет, не облагаются.

Такова официальная позиция Минфина России. Чиновники считают, что не важно, в какой форме (денежной или натуральной) работодатель сделал подарок сотруднику. В любом из этих случаев применимы нормы пункта 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

НДФЛ удержите при первой же выплате денег сотруднику. При этом общая сумма налога, которую можно удержать, не должна превышать 50 процентов от зарплаты или другого денежного вознаграждения, причитающихся к выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Стоимость переданного подарка определите в рыночной оценке с учетом требований статьи 40 Налогового кодекса РФ (п. 1 ст. 211 НК РФ).

Удержание НДФЛ в бухучете отразите проводкой:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ с доходов сотрудника.

Перечислите НДФЛ в бюджет не позднее следующего дня после его удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Пример. НДФЛ со стоимости товаров, переданных в подарок сотрудникам

В 2014 году к празднику 8 Марта по приказу руководителя ООО «Торговая фирма “Гермес”» сотрудницам организации были вручены косметические наборы.В коллективе «Гермеса» две женщины, ежемесячная зарплата каждой из них составляет 22 000 руб.

Покупная стоимость каждого косметического набора равна 2500 руб. (в том числе НДС – 381 руб.).

В марте бухгалтер «Гермеса» отразил передачу подарков сотрудницам следующим образом:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 41
– 4238 руб. ((2500 руб. – 381 руб.) × 2) – вручены подарки сотрудницам.

Все сотрудники «Гермеса» уже получали вещественные подарки в 2014 году к юбилею организации. Их рыночная стоимость составляла 3000 руб. на человека. Стоимость наборов, выданных к 8 Марта, войдет в налоговую базу по НДФЛ в марте.

Предположим, что сотрудницы организации не имеют права на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ.

Бухгалтер «Гермеса» так рассчитал НДФЛ, который нужно удержать с зарплаты каждой из сотрудниц:
22 000 руб. × 13% + (3000 руб. + 2500 руб. – 4000 руб.) × 13% = 3055 руб.

Эта сумма не превышает 50 процентов зарплаты каждой из сотрудниц к выплате – 11 000 руб. (22 000 руб. × 50%).

Поэтому всю сумму НДФЛ бухгалтер удержал с одной их зарплаты за март 2014 года.

В учете 31 марта 2014 года бухгалтер сделал запись:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 3055 руб. – удержан НДФЛ с зарплаты сотрудницы за март.

Ситуация: должна ли компания информировать инспекцию о подарках стоимостью не более 4000 руб.?

Многие налоговики на местах полагают, что делать это нужно обязательно. Мотивируют они это тем, что человек в течение года может получать подарки от разных компаний и их общая стоимость вполне может превысить 4000 руб. Однако в Минфине России эту точку зрения не разделяют. Как сказано в письме этого ведомства от 18 февраля 2011 г. № 03-04-06/6-34, обязанность представлять в налоговую инспекцию сведения о полученных физлицами от данной компании доходах возложена статьей 230 Налогового кодекса РФ только на налоговых агентов. А компания в данном случае к таковым не относится. Аналогичный вывод содержит и письмо Минфина России от 20 июля 2010 г. № 03-04-06/6-155.

Вместе с тем, по мнению чиновников, организация должна вести учет доходов по каждому налогоплательщику. И как только общая сумма подарков этому человеку с начала года окажется больше 4000 руб., с суммы превышения нужно будет удержать НДФЛ.

А как быть в ситуации, когда компания раздает подарки покупателям, скажем, во время рекламной акции? С одной стороны, доход в натуральной форме налицо. Но, с другой стороны, НДФЛ относится к адресным или персональным налогам. Это означает, что удержать его можно только в том случае, если удастся установить конкретного получателя дохода. В то же время при рекламной раздаче подарков это, как правило, сделать затруднительно. А раз так, то и вести в таком случае персонифицированный учет не получится.

Впрочем, за сам факт неведения такого учета никакой ответственности не предусмотрено. Ведь эта обязанность статьей 24 Налогового кодекса РФ напрямую возложена только на налоговых агентов. А, как уже говорилось выше, если стоимость подарка укладывается в 4000 руб., компания агентом не является. Однако все же следует организовать учет выданных каждому физлицу подарков. Разумеется, если такая возможность есть. Тут речь идет прежде всего о работниках самой компании. Иначе инспекторы при проверке не преминут доначислить НДФЛ, если общая стоимость подарков за год превысит 4000 руб.

Когда придется удержать НДФЛ с подарков сотрудникам

* Утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

НДФЛ с подарков сотруднику, не сотруднику

Определяя налоговую базу по НДФЛ, нужно учитывать все доходы сотрудника, которые он получил не только в денежной, но и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Значит, подарок, который организация выдает сотруднику, также является его налогооблагаемым доходом.

О том, как удержать НДФЛ с подарков сотрудникам, расскажет алгоритм.

Определяем характер подарка

Нужно различать подарки в виде поощрений за достижение определенных производственных результатов и подарки «непроизводственного характера», например, к празднику, к юбилею и т. д.

Подарок за производственные результаты

Если организация собирается наградить сотрудника подарком за достижение определенных производственных показателей, то это должно быть предусмотрено трудовым договором или локальным нормативным актом.

Подарок предусмотрен трудовым договором или локальным нормативным актом

В этом случае стоимость переданного подарка определяйте в рыночной оценке (п. 1 ст. 211 НК РФ). А НДФЛ удерживайте с полной стоимости подарка.

НДФЛ удерживайте с полной стоимости подарка

НДФЛ удержите при первой же выплате денег сотруднику.

Подарок «непроизводственного характера» – к празднику или юбилею

Если стоимость подарка превышает 3000 рублей, то его передачу оформляйте договором дарения (ч. 2 ст. 574 ГК РФ). Стоимость подарка указывайте по его рыночной стоимости на дату передачи работнику.

Читать еще: Норма аммиака в питьевой воде

Оформляйте договор дарения

Совокупная стоимость подарков, полученных работником за год:

может не превышать 4000 рублей;
может быть больше 4000 рублей.

Совокупная стоимость подарков меньше 4000 рублей в год

Стоимость подарков сотруднику, которая не превышает 4000 рублей в год, не облагают НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ).

НДФЛ не удерживайте

С суммы подарка, выданного сотруднику, не удерживайте НДФЛ.

Совокупная стоимость подарков превышает 4000 рублей в год

Если стоимость подарков на одного сотрудника за год будет больше 4000 рублей, то удержите НДФЛ с суммы, превышающей этот лимит (п. 2 ст. 226 НК РФ).

НДФЛ удерживайте с суммы, превышающей лимит в 4000 рублей

Организация, являясь налоговым агентом, обязана исчислить НДФЛ, удержать исчисленную сумму и перечислить ее в бюджет (п. 1, 2 ст. 226, п. 1 ст. 224 НК РФ). Со стоимости подарков, превышающей 4000 рублей, удержите НДФЛ

Рассчитайте сумму удержаний

Сумму удержаний рассчитайте путем умножения рыночной стоимости на ставку НДФЛ (13% или 30%)

Удержание НДФЛ в бухучете отразите проводкой:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ
– удержан НДФЛ с доходов сотрудника

Удержите НДФЛ

Удержите НДФЛ при ближайшей выплате дохода, но не более 50% от выплаты

Помните, что общая сумма НДФЛ, которую можно удержать из денег сотрудника, не должна превышать 50% от зарплаты или другого денежного вознаграждения, которое причитается к выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Важно помнить

Каждая фирма должна вести персонифицированный учет всех доходов сотрудника в специальных налоговых регистрах. В отношении подарков это особенно важно, потому что как только сумма подарка за год превысит 4000 рублей, с нее необходимо будет рассчитать и удержать НДФЛ.

Сведения о подарках, стоимость которых за год превышает 4000 рублей, нужно показывать как в справке 2-НДФЛ, так и в справке 6-НДФЛ.

Датой фактического получения дохода в виде денежного подарка будет дата его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Удержать исчисленный НДФЛ с такого дохода следует при его фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). А перечислить налог в бюджет нужно не позднее дня, следующего за днем выплаты денег физическому лицу (п. 6 ст. 226 НК РФ).

При налогообложении некоторых подарков нередко возникают сложности. К таковым можно отнести, например, подарочные сертификаты.

Если стоимость подарочного сертификата превышает 4000 рублей, то с суммы превышения нужно удержать НДФЛ по ставке 35%.

В общем случае, организация, от которой физлица получают сертификаты, признается в отношении них налоговым агентом.

Но при получении гражданами от организации доходов в натуральной форме не происходит выплаты денег, из которых можно удержать НДФЛ. А значит, агент не может удержать налог. В этом случае он обязан в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором налогоплательщик получил доход, письменно сообщить ему и в свою налоговую инспекцию о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Форма сообщения – это справка по форме 2-НДФЛ, в которой и будут отражены суммы дохода, с которого не удержан налог, и суммы неудержанного налога. А обязанность исчислить, задекларировать и уплатить налог возлагается на налогоплательщика (подп. 4 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Подарки сотрудникам: как оформить и отразить в 1С

Подарки сотрудникам являются частью корпоративной культуры и элементом мотивации работников. Новогодние праздники, 23 февраля, 8 марта, свадьба, рождение ребенка, выход на пенсию — самые распространенные поводы, по которым работодатели делают подарки. В качестве подарков могут быть, например, конфеты, цветы, сувениры, а также денежные суммы. Эксперты 1С рассматривают вопросы правового регулирования и налогообложения НДФЛ подарков работникам и порядок отражения их в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3.

Правовое регулирование и налогообложение подарков сотрудникам

Законодательство РФ допускает вручение подарков сотрудникам и в рамках трудовых, и в рамках гражданских отношений. Статья 22 ТК РФ закрепляет за работодателем право поощрять работников за добросовестный эффективный труд.

Способ поощрения в законодательстве не уточнен. Наградить сотрудника, обеспечить стимул для добросовестного исполнения обязанностей можно и премией, и ценным подарком.

Статья 129 ТК РФ дает определение заработной плате. Оплата труда работника — это вознаграждение за труд, иные выплаты компенсационного характера и стимулирующие выплаты. Если выплата или некий натуральный доход входят в систему оплаты труда (т. е. перечислены в локальных нормативных актах, носят регулярный периодический характер, связаны с качеством труда, выработкой, зависят от должности или выслуги), то слово «подарок» употребляется в бытовом смысле. Формально же этот подарок составляет часть системы оплаты труда и по сути — премия.

С точки зрения гражданских взаимоотношений дарение регулируется главой 32 ГК РФ. Юридическое лицо вправе безвозмездно передать (подарить) физическому лицу (в том числе сотруднику) материальные ценности. Подарок может быть приурочен к Новому году, Дню защитника Отечества, Международному женскому дню, Дню ВДВ, ко дню рождения сотрудника и пр. Форма договора дарения законодательно не регламентирована.

Намерения работодателя одаривать своих сотрудников не следует закреплять коллективным и трудовыми договорами, положением о заработной плате и премировании, т. к. такие подарки не связаны с исполнением трудовых обязанностей.

Законодательством установлены правила вручения и принятия подарка. Вручая подарок сотруднику, бухгалтеру следует:

1. Определить, связан ли подарок с трудовыми достижениями сотрудника:

если, к примеру, подарок связан с многолетним и плодотворным трудом сотрудника, то корректнее его сразу зарегистрировать в качестве премии, выданной в денежной или натуральной форме, и издать соответствующий приказ о премировании. При вручении работнику ценного подарка в качестве вознаграждения за труд НДФЛ нужно начислить с полной его стоимости (пп. 6 п. 1 ст. 208, ст. 209, п.п. 1, 3, 4 ст. 210 НК РФ);
если подарки вручаются, к примеру, к Празднику Весны и Труда (1 мая), то следует оформить договор дарения. Согласно пункту 2 статьи 574 ГК РФ заключать договор дарения обязательно, когда дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3 000 руб. Можно рекомендовать взять за правило при оформлении подарка в зависимости от причины и вне зависимости от суммы издавать либо приказ о премировании, либо оформлять договор дарения. Минфин России в письме от 12.08.2014 № 03-04-06/40051 разъясняет, что доход будет считаться подарком только при условии документального оформления подарка. Таким документом служит именно договор дарения.

2. Исчислить налогооблагаемую базу для НДФЛ и удержать налог с дохода сотрудника:

согласно пункту 28 статьи 217 НК РФ к доходам, освобождаемым от налогообложения, относится стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или индивидуальных предпринимателей, которая не превышает 4 000 руб. за налоговый период. Таким образом, работодателю надлежит учитывать все подарки, выданные сотруднику. Когда суммарная стоимость подарков за год превысит 4 000 руб., то у работодателя возникнет обязанность налогового агента по НДФЛ;
в соответствии с действующими кодами видов доходов для отражения в отчетности по НДФЛ (утвержденных приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@) код дохода в виде подарка «2720» предусматривает вычет с кодом «501» в размере 4 000 руб. Для некоторых категорий граждан — ветеранов и инвалидов Великой Отечественной войны и др. — предусмотрен увеличенный вычет в размере 10 000 руб. (п. 33 ст. 217 НК РФ) с кодом «507»;
доход, превышающий льготную сумму 4 000 руб., облагается НДФЛ. Ставка налога зависит от налогового статуса сотрудника. Для налогового резидента ставка НДФЛ составляет 13 % (п. 1 ст. 224 НК РФ), для нерезидента — 30 % (п. 3 ст. 224 НК РФ). Обратите внимание, что льготные категории нерезидентов — беженцы, граждане стран — участников Договора ЕАЭС, высококвалифицированные иностранные специалисты и др. — остаются в первую очередь нерезидентами. Они, получая подарок, уплачивают НДФЛ по ставке 30 %. При изменении налогового статуса НДФЛ нужно пересчитать, в том числе и исчисленный при вручении подарка.

Читать еще: Как правильно написать ответ на претензию

3. Выяснить, является ли стоимость подарка объектом для обложения страховыми взносами, и при необходимости рассчитать их. Договор дарения — это договор гражданско-правового характера, в котором предусматривается передача сотруднику в собственность имущества (п. 1 ст. 572 ГК РФ). При этом у организации не возникает объекта обложения по страховым взносам (п. 4 ст. 420 НК РФ). При вручении работнику ценного подарка в качестве вознаграждения за труд стоимость подарка входит в расчетную базу по страховым взносам в соответствии с НК РФ.

Отметим, что сотруднику при получении подарка следует уточнить, что у работодателя — налогового агента была возможность удержать НДФЛ. Сведения об удержанном налоге содержатся в справке 2-НДФЛ. В противном случае сотруднику нужно сообщить о своем доходе в виде полученного подарка, представив в ИФНС налоговую декларацию 3-НДФЛ.

Примечание
О том, как определить налоговый статус физического лица, зарегистрировать его в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3), отразить изменение налогового статуса в программе и рассчитать НДФЛ, см. в статье «НДФЛ у нерезидентов: учет в 1С:ЗУП 8» .

1С:ИТС

Подробнее о том, как поощрить работника подарком, см. в «Справочнике кадровика» раздела «Кадры и оплата труда».

Подарки сотрудникам в 1С:ЗУП 8 (ред. 3)

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 есть все необходимые механизмы для регистрации подарков сотрудникам, однако требуется их подключение и настройка.

Настройку и использование функциональности программы для регистрации подарков рассмотрим на примерах.

Пример 1

Сотрудник В.С. Боровских, который является налоговым резидентом РФ, получил к юбилею 50 лет подарок — бронзовую скульптуру коня стоимостью 2 000 руб. Ни коллективный договор, ни положение о премировании организации ООО «Статистическое учреждение» не предусматривают обязательного одаривания сотрудников в честь пятидесятилетия. Работодатель решил вручить подарок, и для В.С. Боровских — это доход с кодом «2720». Стоимость скульптуры — менее 3 000 руб., но при получении подарка В.С. Боровских поставил подпись о согласии в получении подарка в договоре дарения — ведомости вручения подарков. Ранее в течение года сотрудник уже получал подарки к праздникам на сумму 2 500 руб.

В организации ООО «Статистическое учреждение» практикуется дарение подарков, поэтому при настройке программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 соответствующая возможность подключается флагом Выдаются подарки и призы сотрудникам предприятия (меню Настройка — Расчет зарплаты).

Для регистрации подарка на закладке Зарплата следует создать новый документ Приз, подарок и установить флаг Подарок (рис. 1).

Рис. 1. Документ “Приз, подарок”

В документе Дата выдачи подарка 12.10.2018 регистрируется дата фактического получения дохода. С точки зрения НДФЛ — это доход с кодом «2720». Этому доходу соответствует вычет с кодом «501» в размере 4 000 руб. в год. В Примере 1 сотрудник за год получил подарки на сумму 4 500 руб. Вычет 2 500 руб. уже был применен при вручении предыдущих подарков. При регистрации очередного подарка применяется оставшаяся часть вычета 1 500 руб. НДФЛ исчисляется с 500 руб. по ставке 13 % (т. к. В.С. Боровских — налоговый резидент РФ) и составляет 65 руб. Исчисленный НДФЛ в документе Приз, подарок следует удержать при очередной выплате денег и перечислить не позднее следующего дня, т. е. дня, следующего за днем выплаты дохода.

При выплате 15.10.2018 зарплаты за сентябрь НДФЛ в размере 65 руб. удержан вместе с налогом на сентябрьскую зарплату (рис. 2).

Рис. 2. Удержание НДФЛ с натурального дохода при выплате денежных средств

Подарок передан работнику по договору дарения, поэтому он не стал объектом обложения страховыми взносами.

Пример 2

В отличие от Примера 1, не был заключен договор дарения при вручении В.С. Боровских бронзовой скульптуры коня к юбилею.

Cтоимость подарка — менее 3 000 руб., поэтому договор дарения можно было не заключать. При этом получается, что подарок был вручен в рамках трудовых, а не гражданских отношений, и подлежит обложению страховыми взносами, так как не перечислен среди необлагаемых выплат, закрепленных статьей 422 НК РФ.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для регистрации необходимости удержания страховых взносов следует в документе Приз, подарок (меню Расчет зарплаты — Призы, подарки) установить флаг Подарок (приз) предусмотрен коллективным договором. Страховые взносы со стоимости подарков будут исчислены при очередном начислении зарплаты в документе Начисление зарплаты и взносов, даже при отсутствии каких-либо начислений у этого сотрудника.

Пример 3

В.С. Боровских получил к юбилею подарочный конверт, содержащий 2 000 руб.

В соответствии с пунктом 1 статьи 572 ГК РФ работодатель может подарить сотруднику вещь, причем статья 128 ГК РФ указывает, что вещью могут быть и наличные деньги.

Денежный подарок от работодателя, не связанный с трудовой деятельностью (к празднику, юбилею и т. д.), — это доход сотрудника (п. 1 ст. 210 НК РФ) с кодом «2720».

Стоимость денежных подарков, как и подарков в натуральной форме, облагается НДФЛ в размере, превышающем 4 000 руб. за налоговый период, по ставке 13 или 30 % в зависимости от налогового статуса сотрудника.

Если в организации практикуется дарение денежных средств, то в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 следует выполнить предварительную настройку (рис. 3).

Рис. 3. Настройка вид расчета для регистрации денежного подарка

В меню Настройка — Начисления — кнопка Создать следует создать новое Начисление.

На закладке Основное следует:

в поле Наименование ввести название начисления, например «Подарок деньгами»;
в поле Назначение начисления указать Прочие начисления и выплаты;
в поле Начислениевыполняется выбрать По отдельному документу;
вид документа установить Разовое начисление.

На закладке Налоги, взносы, бухучет в поле НДФЛ переключатель необходимо установить на поле облагается и указать код дохода — 2720.

Сумма, освобождаемая от налогообложения (не более 4 000 руб. за налоговый период), отражается как вычет с кодом «501» и в программе применяется к доходу с кодом «2720» по умолчанию. В поле Категория дохода необходимо выбрать Прочие доходы.

В организации практикуется оформление договоров дарения для подарков на любую сумму, а не только для тех, стоимость которых превышает 3 000 руб. Для страховых взносов в поле Вид дохода необходимо выбрать Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами. Настройка Начисления выполняется однократно. Для отражения денежного подарка в программе следует в меню Зарплата создать документ Разовые начисления. В качестве Начисления в документе выбирается настроенный вид начисления «Подарок деньгами». Для выбранного сотрудника в поле Результат указывается величина денежного подарка. НДФЛ исчисляется с учетом вычета 4 000 руб. и всех подарков (доходов с кодом «2720») в натуральном и денежном выражении, зарегистрированных для сотрудника в текущем налоговом периоде (в текущем году).

Дата фактического получения дохода в виде денежного подарка — день его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Удержанный с такого подарка налог необходимо перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем его выплаты сотруднику (п. 6 ст. 226 НК РФ).