Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы
Sbertimekpk.ru

Финансовый портал

Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы

Если применяется онлайн-касса, нужно ли вести кассовую книгу

Кассовая книга — один из ключевых документов финансового учета на многих современных предприятиях.

Для чего она нужна? Нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы, кто и как это должен делать? Об этом далее в статье.

Что это такое и кто должен ее вести

Кассовая книга — документ для учета перемещения наличных денежных средств относительно кассы предприятия. То есть, в ней отражается — сколько наличности пришло в кассу, а сколько — ушло за тот или иной отчетный период. Данные сведения сопоставляются с лимитом кассы, установленным на предприятии. Если лимит превышен, то излишки должны быть переданы на хранение в банк.

При этом, слово «касса» здесь следует понимать в самом широком смысле — не как специализированный объект, где происходит прием-выдача наличных, а как любое место, где осуществляется приема-выдачи денежных средств.

Таким образом, «касса» может присутствовать не только на торговом предприятии, но и на любом другом, где есть перемещение наличных денежных средств относительно нее. Такое перемещение может отражать:

  • выдачу заработной платы;
  • выдачу и возврат командировочных;
  • выдачу и возврат денежных средств под отчет.

Безусловно, прием денежных средств от покупателей (и выдача их им в предусмотренных законом случаях) в магазине или на сервисном предприятии — частный случай перемещения денежных средств относительно кассы.

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен – Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Для ведения кассовой книги применяются вспомогательные регистры — приходные и расходные ордера. На основании сведений, отраженных в них, вносятся записи в кассовую книгу.

Отметим, что в кассовой книге могут отражаться данные и о различных денежных документах — например, талонах на топливо, питание работников, путевки и прочие документы, у которых имеется стоимостная оценка.

Обязанность по применению кассовых книг установлена только для юридических лиц. ИП вправе, но не обязаны применять документ, о котором идет речь — даже если бизнес предполагает проведение операций, при которых осуществляется перемещение денежных средств относительно «кассы» (в том числе и при розничных продажах).

Собственно, от соблюдения лимита кассы ИП также освобождены. При этом, если ИП имеет наемных работников, то рекомендуется издание им локального нормативного акта, в котором говорится о том, что лимит кассы на предприятии не применяется (как и о том, что не используется кассовая книга, ПКО и РКО). А если ИП решил вести кассовую книгу (опционально — соблюдать лимит кассы по своей инициативе), то в этих целях, в свою очередь, должны быть изданы отдельные регламенты.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Отметим, что хозяйствующие субъекты в статусе юрлиц, относящихся к малым предприятиям, вправе не вести лимит кассы, однако, от обязанности вести кассовую книгу они не освобождены.

Руководство предприятия может назначить ответственного работника, который будет обеспечивать корректность ведения кассовой книги.

Если хозяйствующий субъект обязан вести кассовую книгу, но не делает это, то ФНС при проверке может оштрафовать его на сумму 40-50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы в своей деятельности?

Выше мы отметили, что слово «касса» в контексте применения кассовой книги следует понимать исключительно в широком контексте. В свою очередь, «касса» с точки зрения применения онлайн-кассы — в соответствии с Законом № 54-ФЗ, понимается в значительно более узком контексте — как специализированный объект для приема наличных денежных средств от физических лиц при продажах товаров и оказании услуг (либо для возврата им денежных средств в установленном законом порядке).

Таким образом, операции на «кассе», где используется «онлайн-касса» – это лишь частный случай хозяйственных отношений, при которых есть необходимость в ведении кассовой книги, заполнении ПКО и РКО (и, возможно, соблюдении лимита кассы). Применение или неприменение контрольно-кассовой техники здесь значения не имеет.

Поэтому, хозяйствующий субъект, использующий онлайн-кассу, обязан применять кассовую книгу, если это предписано нормативными актами, регулирующими порядок учета движения денежных средств.

Нужна ли кассовая книга при онлайн-кассе

Вопрос о необходимости кассовой книги при наличии онлайн-кассы стал появляться тогда, когда был отменен ряд требований относительно наличия документов к кассе с наличием ЭКЛЗ. Это принципиальный момент, так как кассовая книга является основной бумагой, посредством которой осуществляется финансовый учет.

Что собой представляет кассовая книга

Кассовая книга представляет собой бумагу, которая фиксирует перемещение денег внутри кассы фирмы. В ней отражаются эти сведения:

  • Объем наличности, которые поступили в кассу.
  • Объем денег, которые изъяты из аппарата.

Зафиксированные данные нужно сравнить с кассовым лимитом, который утвержден в конкретной фирме. Если произошел выход за рамки лимита в большую сторону, излишки направляются на хранение в банковское учреждение.

Под кассой в законодательстве понимается не только непосредственно аппарат, а любой объект, где выполняется прием-выдача денег. Это может быть любое место, где присутствует прием-выдача средств. То есть касса может быть не только на предприятии, но и в любом субъекте. Главный признак кассы – это перемещение средств. Под перемещением понимаются эти операции:

  • Выдача ЗП.
  • Предоставление и возврат командировочных.
  • Предоставление и возврат денег под отчет.

Прием денег от покупателей в магазине или в центре по предоставлению услуг – это также перемещение средств. Использование кассы обязательно сопровождается ведением КК. При ее ведении используются вспомогательные регистры. В частности, это приходные и расходные ордера. На базе этих бумаг заносятся записи в КК. В книге фиксируются сведения о документации. К примеру, это могут быть следующие документы: талоны на бензин, питание сотрудников, путевки.

Вести КК обязаны только ЮЛ. ИП освобождены от этой обязанности даже в том случае, если они осуществляют денежные операции. Соответственно, ИП также не должны следовать кассовому лимиту. ЮЛ, являющиеся малыми предприятиями, могут не обращать внимания на лимит ККТ. Но они обязаны вести КК.

ВАЖНО! Если лицо обязано вести КК, но не делает этого, на него накладывается штраф в размере 40 000-50 000 рублей (основание – статья 15.1 КоАП РФ).

К СВЕДЕНИЮ! Рекомендуется назначить сотрудника, ответственного за правильность ведения КК.

Изменения, касающиеся кассовой документации

Был обновлен ФЗ №54 «О применении ККТ» от 22 мая 2003 года. Он стал основанием для изменений, касающихся перечня кассовой документации. В частности, изменился ряд документов, которые обязательно должны дополнять работу с кассой. В ФЗ №54 была введена статья 1. В ней перечислены акты, которым нужно следовать при использовании касс. Это следующие документы:

  • ФЗ №54.
  • Акты, которые приняты на основании этого ФЗ.

Теперь не обязательно использовать документы, перечисленные в Постановлении №132 от 25 декабря 1998 года. В частности, это акт о возврате средств потребителям, о проверке денег в КТТ и многие другие документы. Однако остаются обязательными документы, относящиеся к операциям с ККТ. Они перечислены в указании ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года:

  • Ордера, сопровождающие приход и трату.
  • КК.

Что это все обозначает? Вопрос о нужности ведения КК при наличии онлайн-кассы возник тогда, когда ряд бумаг стал необязательным с обновлением ФЗ №54. Однако, несмотря на все обновления, ведение КК – это по-прежнему обязательный пункт.

Требуется ли вести КК при эксплуатации онлайн-кассы

Касса – это довольно широкое понятие. Это значит, что действия на любом виде кассы при применении онлайн-кассы – это частное обстоятельство в рамках хозяйственных отношений. Эти отношения сопровождаются в обязательном порядке ведением КК. И совершенно неважно, используется ли классическая ККТ.

То есть даже если компания не использует классическую ККТ и онлайн-кассу, она все равно должна вести кассовую книгу. Соответственно, она должна присутствовать и при эксплуатации онлайн-кассы.

В ФЗ №54 вообще ничего не сказано по поводу возможности того, что компания может не использовать КК. Следовательно, нет никаких нормативных обоснований отказа от ведения книг.

Читать еще:  Отличие договора поставки от договора купли-продажи

Вести КК при использовании онлайн-касс нужно при наличии этих обстоятельств:

  • Наличие открытого ЮЛ (сюда относятся и малые предприятия).
  • Наличие ИП и решения о том, что КК будет использоваться.

Ведение кассовой книги сопровождает любые операции с деньгами. И неважно, использует ли фирма специальное оборудование.

Особенности ведения кассовой книги при наличии онлайн-касс

Правила ведения КК даны в указании ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года. Даже если фирма использует онлайн-кассы, эти правила не изменяются. Рассмотрим основы ведения документа:

  • База для занесения записей в КК – это ордер на приход денег и их трату. И приход, и расход должен был зафиксирован в книге.
  • Фиксируется остаток на завершение рабочего дня, который нужно сравнить с реальным наличием денег в аппарате.
  • КК можно вести в электронном формате. Однако в этом случае нужно распечатать файл, а затем прошить его и заверить.

Выручка, которая пришла через ККТ, приходуется в операционную кассу посредством заполнения приходного ордера. В ней указывается соответствующая сумма. Эта сумма будет подтверждаться отчетом о закрытии смены, который создается онлайн-кассой.

Обычно КК ведется на основании формы КО-4. Рассматриваемая форма утверждена Постановлением №88 от 18 августа 1998 года. Однако этот вид документа не является обязательным. То есть форма может утверждаться самой компанией. В этом случае утвержденный вариант фиксируется в учетной политике.

В КК должна содержаться эта информация:

  • Указание используемой формы (№КО-4).
  • Наименование организации.
  • Наименование структурного подразделения.
  • Коды.
  • Количество страниц, которые были пронумерованы.
  • Подписи руководителя и главбуха.
  • Дата составления.

КК может быть как бумажной, так и электронной. В последнее время все чаще и чаще используется именно вторая форма. Но при ее использовании в целях заверения потребуется электронная подпись. Она заблаговременно оформляется на сотрудника, ответственного за ведение КК. Если это бумажный документ, его прошивают и нумеруют.

Базовые правила по ведению книги содержатся в Приказе №52н от 30 марта 2015 года. С этим нормативным актом должен ознакомиться и руководитель, и лицо, ответственное за КК.

Записи в книгу вносятся ежедневно. Они должны быть за каждый рабочий день, в который было движение денег. Рассмотрим пример. Предприятие дважды в месяц выдает ЗП своим сотрудникам. Больше никаких операций с деньгами не производится. В этом случае за месяц вносятся две записи, указывающие на выдачу ЗП.

Записи вносятся на базе информации из РКО и ПКО. Эта работа выполняется ответственным лицом. По окончании смены документ передается главбуху или руководителю. Это специалисты должны заверить документ.

К СВЕДЕНИИ! При ведении КК нужно отделить друг от друга записи о движении денег и движении финансовых документов.

Нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы

На любой кассе ведется (в соответствии с требованиями закона или пожеланиями учредителя бизнеса) Кассовая книга либо ее аналог. Какие сведения фиксируются в ней? Как они соотносятся со сведениями, которые отражаются в фискальных документах, фиксируемых на онлайн-кассе?

p, blockquote 1,0,0,0,0 –>

p, blockquote 2,0,0,0,0 –>

Что представляет собой Кассовая книга

Кассовая книга (далее — КК) — это сводный документ, в котором фиксируются:

p, blockquote 3,0,0,0,0 –>

  1. На основании данных по приходным кассовым ордерам (ПКО) — суммы, которые поступили на кассу предприятия.
  1. На основании данных по расходным кассовым ордерам (РКО) — суммы, которые были израсходованы из кассы предприятия.

В свою очередь, ПКО и РКО могут формироваться на основании различных оправдательных документов. Например — фискальных, то есть, тех, которые создаются с использованием контрольно-кассовой техники (прежде всего, речь идет о приходных и расходных чеках, отчетах). Если хозяйствующий субъект не обязан применять контрольно-кассовую технику, то вместо фискальных документов могут использоваться товарные чеки и бланки строгой отчетности в качестве первичных при подготовке ордеров.

p, blockquote 4,0,0,0,0 –>

Под кассой предприятия в данном случае понимается не только специально оборудование место кассира или бухгалтера, но и, в принципе, любое место, где осуществляется прием или выдача денежных средств предприятием. Под «кассой» здесь более правомерно понимать скорее не объект, а процесс. Приходные или расходные операции могут производиться на любой точке предприятия и, в принципе, даже за его пределами, как на стационарном объекте, так и в передвижном (и даже непосредственно в движении — когда расчеты осуществляются «на ходу» в машине или «на лету» в самолете).

p, blockquote 5,0,0,0,0 –>

КК применяется как в случае с документированием операций, при которых применяется ККТ, так и в случае с кассовыми операциями, не подлежащими фискализации (например, это может быть выдача денежных средств работнику предприятия под отчет и принятие неизрасходованного остатка). Таким образом, относительно КК фискальные документы — лишь частная разновидность первичных документов.

p, blockquote 6,0,0,0,0 –>

Кому её нужно вести в обязательном порядке и кто может работать без неё

Кассовая книга — это инструмент, прежде всего, бухгалтерского учета, и потому обязательно применяется юридическими лицами. ИП не обязаны ее применять, но, вместе с тем, должны использовать альтернативные сводные документы для отражения прихода и расхода выручки. В общем случае — Книгу учета доходов и расходов (КУДИР). При этом, сведения в ней собираются также на основании различных первичных документов — в частности, фискальных.

p, blockquote 7,0,0,0,0 –>

Одна из практических сторон применения КК — это обеспечение соблюдения лимита кассы на предприятии. По итогам каждой кассовой операции — приходной или расходной, на кассе образуется остаток денежных средств. Его величина не должна превышать определенного законом максимального показателя — лимита. А если превышает, то излишек должен быть передан на размещение в банк, с которым хозяйствующий субъект заключает договор об обслуживании денежно-кредитных операций.

p, blockquote 8,0,0,0,0 –>

Индивидуальные предприниматели в части лимита также имеют преференции — они попросту не обязаны его соблюдать. Но устанавливать вполне могут: для этого на частном предприятии издается отдельный локальный норматив. К слову, аналогичные по назначению нормативы должны приниматься и теми хозяйствующими субъектами, которые обязаны устанавливать и соблюдать лимит.

p, blockquote 9,0,1,0,0 –>

Кассовая книга не применяется в целях документирования финансовых операций в рамках эквайринга — приема (перечисления) денежных средств с использованием банковских карт (и альтернативных им электронных средств платежа), несмотря на то, что на онлайн-кассах осуществляется фискализация таких операций. Эквайринговая выручка выводится на расчетный счет предприятия. В кассе она не остается и не влияет на лимит.

p, blockquote 10,0,0,0,0 –>

p, blockquote 11,0,0,0,0 –>

Субъекты, которые обязаны вести Кассовую книгу (либо пожелали ее вести), должны делать это в соответствии с определенными правилами.

p, blockquote 12,0,0,0,0 –>

Правила ведения Кассовой книги

Форма Кассовой книги утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (ССЫЛКА). Предприятие может использовать и ту форму, которая разработана своими силами. Но предложенная Госкомстатом — довольно удобна и общераспространена. Как правило, нет смысла от нее отказываться.

p, blockquote 13,0,0,0,0 –>

Скачать бланк Кассовой книги в формате Excel можно ЗДЕСЬ.

p, blockquote 14,0,0,0,0 –>

p, blockquote 15,0,0,0,0 –>

Вести Кассовую книгу можно на бумаге или в электронном виде. Второй вариант предполагает применение электронной подписи. Общий порядок ведения Кассовой книги закреплен в приказе Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н (ССЫЛКА).

p, blockquote 16,0,0,0,0 –>

Весьма желательно включать ссылку на данный нормативный акт в должностную инструкцию бухгалтера или кассира, которые в силу своих должностных обязанностей будут работать с Кассовой книгой.

p, blockquote 17,0,0,0,0 –>

p, blockquote 18,0,0,0,0 –>

Ключевые правила работы с Кассовой книгой следующие:

p, blockquote 19,1,0,0,0 –>

  1. КК заполняется только в те дни, в которые осуществлялись кассовые операции — по приему или выдаче наличных денежных средств (эквайринг, как мы уже знаем, не в счет).
  1. По завершении дня, в котором были зафиксированы приход или расход наличных денежных средств, работник, который ведет КК, заполняет ее, используя ПКО или РКО (которые, в свою очередь, могут заполняться на основании фискальных документов — приходных или расходных чеков, отчетов, альтернативных им документов — товарных чеков или БСО). После — отдает на заверение главному бухгалтеру.
  1. В каждом ордере фиксируется общая сумма выручки (расходов) за день — вне зависимости от количества отдельных транзакций.
Читать еще:  В чем измеряется керамогранит

При этом, возможно составление нескольких типов ордеров в зависимости от разновидности конкретной операции. Например, приходные кассовые операции, проводимые на онлайн-кассах, классифицируются на несколько типов — в частности, операции, соответствующие:

p, blockquote 20,0,0,0,0 –>

  • обычной (полной) оплате за товар;
  • частичной оплате за товар (в то время как оставшаяся его часть оформляется в кредит);
  • предоплате (которая может быть представлена покупкой подарочной карты).

По каждой группе операций, таким образом, составляется отдельный приходный кассовый ордер.

p, blockquote 21,0,0,0,0 –>

  1. ИП (его работник на кассе), не использующий ПКО или РКО, «напрямую» заполняет Книгу учета доходов и расходов — с указанием даты, в которой производились расчеты, в соответствии с фискальными документами (либо заменяющими их товарными чеками либо БСО).
  1. В предусмотренных законом случаях при формировании РКО и ПКО используются реквизиты различных вспомогательных документов — удостоверяющих правомерность составления ордера.

Например — документа, удостоверяющего личность физического лица, получающего денежные средства по РКО (сотрудника, который едет в командировку, покупателя, который возвращает товар).

p, blockquote 22,0,0,0,0 –>

Нужно иметь в виду, что по умолчанию правомочия по работе с Кассовой книгой и ордерами имеют только руководитель фирмы (либо сам ИП, если он ввел в оборот соответствующие кассовые документы) и главный бухгалтер организации (в некоторых случаях лица, которые подотчетны ему).

p, blockquote 23,0,0,0,0 –>

p, blockquote 24,0,0,0,0 –>

Для того, чтобы делегировать полномочия по работе с Кассовой книгой — важнейшим документом бухгалтерского учета, руководитель фирмы должен издавать отдельные локальные нормативы. Нужно уделять достаточное внимание детализации порядка применения КК, прав и обязанностей сотрудников, ответственных за ее ведение — в должностных инструкциях таких сотрудников.

p, blockquote 25,0,0,0,0 –>

Резюме

Кассовая книга — документ, который применяется независимо от того, используются ли на предприятии онлайн-кассы или нет.

p, blockquote 26,0,0,0,0 –>

В КК фиксируются все приходные (на основании данных по приходным кассовым ордерам) и расходные (по расходным кассовым ордерам) операции с наличными денежными средствами. Эквайринговые операции — не фиксируются (несмотря на то, что проходят фискализацию на онлайн-кассе, если она применяется на предприятии), поскольку проводятся через расчетный счет, а не через кассу.

p, blockquote 27,0,0,0,0 –>

При этом, сведения по фискальным документам — чекам, отчетам, используются в качестве первичных при заполнении РКО и ПКО, на основании которых, в свою очередь, заполняется КК.

p, blockquote 28,0,0,1,0 –>

Ее и ордера обязаны вести все юридические лица. ИП применяют ПКО, РКО и Кассовую книгу по желанию.

p, blockquote 29,0,0,0,0 –>

На основании данных по Кассовой книге устанавливается факт соблюдения лимита кассы. ИП вправе его не соблюдать.

p, blockquote 30,0,0,0,0 –>

Посмотрите другую статью про порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации и лимит остатка наличных денег в кассе предприятия.

p, blockquote 31,0,0,0,0 –>

Сколько времени занимает регистрация онлайн-кассы в Налоговой службе и как она выполняется узнаете из статьи.

p, blockquote 32,0,0,0,0 –>

p, blockquote 33,0,0,0,0 –>

p, blockquote 34,0,0,0,0 –>

Видео — как вести Кассовую книгу:

p, blockquote 35,0,0,0,0 –>

p, blockquote 36,0,0,0,0 –>

Подготовившись к использованию онлайн-кассы, работник магазина приступает к своей рабочей смене. . Но в пределах своей компетенции ему нужно вести Кассовую книгу. Расчетно-кассовые ордера (РКО), приходно-кассовые ордера (ПКО). На основе РКО и ПКО вносятся записи в Кассовую книгу.

Ранее мы разбирались: нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы — об этом читайте в статье. Об основах работы ФГИС Меркурий: для чего она нужна и как с ней работать тем, кто связан с оборотом продукции животного происхождения. Порядок действий.

Документы и порядок оформления кассовых операций при использовании ККТ. . Онлайн-касса — устройство, предназначенное для фискализации (отражения в фискальных реестрах — тех, которые затем в установленном порядке передаются в ФНС или проверяются ведомством) выручки (в некоторых случаях.

Советуем посмотреть ПОДБОРКУ ПОЛЕЗНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которые будут полезны многим предпринимателям.

p, blockquote 37,0,0,0,0 –>
p, blockquote 38,0,0,0,1 –>

Звоните по телефону +7 (499) 348-19-87 (работаем во всех регионах РФ), если хотите узнать цены на ККТ, зарегистрировать кассу в ФНС, выпустить КЭП, подключить онлайн-кассу к ОФД.

Правила ведения кассовой книги при онлайн кассах

В соответствии с федеральным законом – 54, с 1 июля 2018 года большинство субъектов предпринимательской деятельности осуществляет расчётные операции с клиентами посредством онлайн кассы. Использование новых ККМ существенно облегчило работу кассира при продаже товаров или оказании услуг. До внесения изменений в 54-ФЗ предпринимателям было необходимо вести массу отчётов по девяти формам. Современные кассовые аппараты имеют встроенную систему подведения учёта и выводят на печать унифицированные формы отчётности. Поэтому перед бизнесменами встал вопрос: при наличии онлайн кассы нужно ли вести кассовую книгу.

Что такое кассовая книга

Осуществление и порядок проведения кассовых операций закреплён Указом Банка России от 11.03.2014 за №3210-У. В соответствии с данным нормативно-правовым документом, кассовые операции, которые производятся продавцом, должны в обязательном порядке фиксироваться в специальном документе – кассовой книге. Введение в обиход онлайн касс не повлияло на действие данного Указа.

Кассовая книга представляет собой документ, в котором зафиксирован весь товарооборот предприятия. В неё записываются поступившие и отчисленные денежные суммы: выручка, приход и расход, выплата заработной платы, перевод денег в банковские структуры, иной оборот денежных средств. Существенную помощь в организации ведения КК оказывают кассовые ордера, которые располагают сведениями о приходе и расходе денежных средств.

Как вести кассовую книгу при онлайн кассах

Порядок оформления КК установлен Постановлением Государственного комитета статистики РФ от 18.08.1998 за №88. Согласно данному документу все страницы книги должны быть прошиты и пронумерованы, а на последнем листе проставляется отметка об их количестве и заверяется печатью юридического лица.

После принятия изменений в закон о применении онлайн касс, КК можно оформлять в бумажном и в электронном виде.

Ведение КК осуществляется не в произвольном виде. Согласно вышеуказанному Постановлению, для заполнения кассовых книг предусмотрена унифицированная форма КО №4. Порядок ведения КК устанавливает внесение в них сведений о передвижении денежных средств 1 раз в сутки – обычно в конце рабочего дня при закрытии кассы. Если в период времени работы операции с деньгами не производились, указанный журнал не заполняется.

В отличие от бумажной КК, электронная форма после распечатки прошивается не более одного раза за календарный год.

В соответствии с нормативными актами по ведению учёта торговых операций, срок хранения кассовой книги на предприятии равняется пяти годам.

Ненадлежащее заполнение КК карается по закону. Согласно ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ, к юридическому лицу, у которого выявлены нарушения в ведении кассовой книги, применяется штраф в размере от 40000 до 50000 рублей. С операциониста, ответственного за оформление КК, взыскивается от 4000 до 5000 рублей.

Образец кассовой книги

Форму КО №4 и пример заполнения кассовой книги можно скачать на сайте российского законодательства или различных порталах по ведению бухгалтерской и предпринимательской деятельности.

Согласно примерному образцу, форма состоит из титульного листа, на котором отражаются регистрационные данные и реквизиты предприятия, период ведения КК и сведения о должностных лицах.

В самой КК фиксируется остаток на начало и конец рабочего дня. Также подлежат заполнению следующие графы:

  1. Номер документа.
  2. От кого получено или кому выдано.
  3. Номер счёта.
  4. Приход и расход (указываются суммы в национальной валюте).

Электронная кассовая книга оформляется и ведётся по таким же правилам, как и бумажная КК.

Принятие 54-ФЗ и массовая установка онлайн касс субъектами предпринимательской деятельности практически не повлияла на порядок оформления кассовых книг. Реформа системы расчётов с клиентами и переход отчётности в электронную форму, ликвидировали массу фиксированных бухгалтерских бланков. Льготы в использовании КК получили исключительно индивидуальные предприниматели, которые имеют право, но не обязанность вести данную документацию. Юридические лица обязаны вести кассовую книгу и предоставлять этот документ для проверки в органы государственной налоговой инспекции.

Читать еще:  Розничная торговля на ЕНВД

Онлайн кассы и кассовые документы по новым правилам

На основании изменений к закону ФЗ-84, регулирующего применение кассового оборудования при операциях с наличными средствами, организации и предприниматели получили возможность отказаться от ведения части первичной документации, в том числе форм КМ-1 – КМ-9. Большая часть кассовых документов фискализируется. Однако документирование движения наличности в кассовой книге, приходных и расходных ордерах остается актуальным при переходе на онлайн кассу.

От каких унифицированных форм можно отказаться?

После перехода на «умные» кассы ведение первичной документации упростилось в разы. Привычные унифицированные формы и журналы учета, оформляемые ранее на основании требований постановления Госкомстата N 132 от 25.12.1998 и ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», после отмены действия с 1 июля 2017 года Постановления Правительства №470, стали не обязательными для применения.

К такому выводу пришел Минфин, что отражено в его Письмах№ 03-01-15/54413 (16 сентября 2016 г.), № 03-01-15/28914 (12 мая 2017 г.), № 03-01-15/3482 (25 января 2017 г.), № 03-01-15/19821 (04 апреля 2017 г.).

Однако мнение чиновников носит рекомендательный характер. Поэтому предприниматель имеет право применять онлайн кассы и кассовые документы старых образцов или же может полностью отказаться от следующих форм:

  • Формы КМ-1 – акта, применяемого при обнулении счетчиков ККМ;
  • Формы КМ-2 – акта, необходимого для снятия показаний при ремонте кассы и возврате ее в работу;
  • Формы КМ-3 – акта, который заполняли при возврате наличности;
  • Формы КМ-4 – журнала, заполняемого кассиром операционистом;
  • Формы КМ-5 – специального журнала, предназначенного для фиксирования данных при применении касс, которые работают без кассира-операциониста;
  • Формы КМ-6 – справки-отчета для кассира-операциониста;
  • Формы КМ-7 – документ, фиксирующий показания ККТ.

С июля 2017 года предприятия, перешедшие на онлайн-кассы, могут законно отказаться от заполнения таких форм.

Примечание. Субъект предпринимательской деятельности после перехода на новую кассовую дисциплину имеет право в добровольном порядке сохранить старый документооборот. При этом заполняются необязательные документы в произвольной форме.

Форматы фискальных документов

Требования к фискальным документам, которые формируется в процессе эксплуатации онлайн-касс, изложены в п.4 и 5 ст.4.1 ФЗ-84 в новой редакции.

Фото 2. Фискальная документация фиксируется онлайн

В большей степени они касаются реквизитов чеков и отчетов, а также сроков хранения в ФН, составляющих 30 дней.

Справка. Перед тем, как переходить на новую кассовую дисциплину, стоит ознакомиться с полным перечнем форматов фискальных документов, которые обязательны к использованию, дополнительными реквизитами и требованиями к формированию и обработке отражено в Приказе ФСН N ММВ-7-20/229 от 21.03. 2017 года.

Субъект предпринимательской деятельности в ходе применения онлайн кассы обязан соответствующим образом оформлять нужные фискальные документы в виде:

  • Отчета о регистрации – дополнительные реквизиты детально отражены в таблице 7 Приказа № ММВ-7-20/229;
  • Отчета, отражающего изменения данных о регистрации, – таблица 7 и таблица 8;
  • Отчета, открывающего смену, – фактически аналога отчет-Х – таблица 17;
  • Кассового чека или бланков строй отчетности – таблица 19;
  • Корректирующих чеков или БСО – таблица 30;
  • Отчета, закрывающего смену, – аналога отчета-Z – таблица 32;
  • Отчета, который формируется при закрытии ФН – таблица 33;
  • Отчет, подтверждающий текущие расчеты, – таблица 18;
  • Отчет подтверждения оператора – таблица 34.

Все фискальные документы формируются непосредственно с применением онлайн кассы. То есть у кассира отсутствует необходимость заполнения вышеперечисленной документации вручную.

Важный момент! На разных моделях ККМ формирование фискальных отчетов и чеков (БСО) происходит по различным алгоритмам.

Но все модели онлайн-касс, одобренные ФСН и внесенные в реестр контрольно-кассовой техники, разработаны под требования ФЗ-84 и имеют возможность оформления необходимых фискальных документов.

Для кассира и бухгалтера важно знать не столько содержание каждого документа, так как они формируются программами современной ККТ и автоматически передаются в ФНС, сколько сроки, периодичность и основание для их оформления.

Все фискальные документы на протяжении 30 дней хранятся в памяти ФН. При нормальном соединении с интернетом они в автоматическом режиме передаются с ФНС. Если передача сведений не происходит в течение 30 суток, онлайн касса блокируется.

Фото 3. Штрафные санкции при использовании онлайн касс накладываются как на организацию, так и на ответственное лицо

Поэтому штрафы в большей степени касаются не оформления документации, а не использования онлайн ККТ, как таковой, применения неисправной техники и за отказ от выдачи покупателю электронной версии чека.

Таблица 1. Штрафные санкции, связанные с применением онлайн-касс

Основание для применения штрафных санкций Санкции, применяемые к юридическому лицу Санкции, применяемые в ответственному лицу
Неприменение онлайн аппарата 75-100% от выручки 25-50% от выручки, но не менее 10 000 руб.
Повторный отказ от применения онлайн ККТ при достижении суммы выручки 1 млн. руб. Приостановление деятельности на сок до 90 дней Запрет на осуществление профессиональной деятельности на протяжении 1 – 2 лет
Использование неисправной кассы Штраф – 5000 – 10 000 руб. Штраф – 1500 – 3000 руб.
Отказ от выдачи электронного платежного чека покупателю, ФЗ Штраф – 10 000 руб. Штраф – 2 000 руб.

Обязательные кассовые документы при работе с онлайн кассами

Кассовые операции фиксируются в соответствии с Указом БР № 3210-У от 11 марта 2014 года. После перехода на новые онлайн кассы документооборот сохранился. Все также необходимо оформлять приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) с занесением сведений в кассовую книгу.

Формы унифицированных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 88 еще в 1998 г. и остаются неизменными и после регистрации онлайн ККМ.

Кассовая книга

В форме № КО-4 – кассовой книге отражается информация о полученных и выданных денежных средствах с указанием реквизитов ПКО, РКО, получателя, вносителя финансов.

Фото 4. Кассовая книга заполняется, несмотря на переход на онлайн ККТ

Записи ведутся непосредственно в день проведения кассовой операции.

Вести форму КО-4 можно:

  • с применением бумажных бланков вручную;
  • на компьютерной технике с последующим распечатыванием;
  • в электронной форме.

Допускается внесение изменений в кассовые книги, заполненные вручную. Для этого ошибочная запись зачеркивается и вносятся верные сведения. Такие исправления должны быть заверены кассиром, главным бухгалтером.

Важно! В электронные кассовые книги после их подписания вносить правки нельзя.

При наличии на предприятии обособленных подразделений кассовые книги ведутся по каждому из них отдельно.

Если таких подразделений на предприятии нет, необходима одно кассовая книга даже при совмещении налоговых режимов.

Индивидуальные предприниматели вправе оформлять при ведении кассовых операций одну форму № КО-4.

При отсутствии соответствующих записей в кассовой книге предусмотрены штрафы:

  • в размере 40 000 – 50 000 руб. на предприятие;
  • в размере 4 000 – 5 000 руб. на руководителя, индивидуального предпринимателя.

Приходный кассовый ордер

В форме № КО-1– приходно кассовом ордере (ПКО) отображается получение наличных денег. Бланк состоит из двух частей: непосредственно ордера и отрывной квитанции.

Кассиром заполняются все строки и подписываются обе части документа. К «приходнику» можно прикладывать отчет о закрытии смены, который является первичным документом.

Справка! Распечатывать на онлайн кассе и хранить отчет о закрытии смены не обязательно.

Расходный кассовый ордер

В форме № КО-2 – расходно кассовом ордере (РКО) отражаются выданные из кассы суммы наличных денег.

В разрезе применения онлайн касс РКО оформляется при выдаче кассиру-операционисту разменных купюр и монет.

Фото 5. Разменные деньги в кассе

Причем данные о выдаче разменной монеты помимо РКО заносятся:

  • в кассовую книгу (форму КО-5);
  • в книгу учета выданных и полученных ден.средств кассиром (форму КО-5) при наличии старшего кассира.

Важный момент! Внесение правок в приходные и расходные ордера не допускается.

Ссылка на основную публикацию
×
×
Adblock
detector