Образец заполнения бланка спецификации к договору поставки

Образец спецификации при осуществлении поставки товара

Поставка товаров – одна из важнейших услуг, для юридического оформления которой всегда заключается соответствующий договор. Одним из приложений к нему является спецификация на поставку товара, образец и инструкцию заполнению которой можно найти в этой статье.

Основное назначение

Если осуществляется поставка товаров от продавца покупателя без посредников или через них, практически всегда заключается договор поставки. Однако сам перечень товарных единиц, их количество и прочие данные в большинстве случаев выносится отдельным текстом как приложение, поскольку в самом договоре он займет много места. Таким образом, спецификация на поставку товара, оформленная по определенному образцу, – это приложение к одноименному договору. Так же используется и как приложение к таким договорам:

• возмездного оказания услуг;
• подряда;
• некоторых других.

По законодательству её (как уточнение перечня определенных позиций) можно использовать как приложение к любому договору в момент заключения сделки или после подписания базового соглашения.

Как и любое другое приложение, она действует только при наличии и ссылке на соответствующий договор. То есть оформлять её без договора не допускается – такая бумага не имеет юридической силы.

Основное назначение состоит в том, что в ней перечисляется полный перечень поставляемых материальных ценностей, среди которых могут быть как сами товары, так и:

• материалы;
• сырье;
• оборудование и механизмы;
• прочие ценности.

Нередко в документе отражается также схема оплаты (этапы, суммы, предельные сроки и т.п.). Поэтому по сути – это перечень товаров, их сумма и условия оплаты.

Бланк и образец 2017 — 2018

Единой, утвержденной формы нет. Поэтому каждая компания вправе утвердить любой бланк и в дальнейшем использовать его в своей работе. Тем не менее, в ней всегда отражаются такие сведения:

1. Сначала нужно прописать, каким приложением идет этот документ к основному договору поставки (номер приложения, ссылка на договор – номер, название, дата).
2. Сам перечень товаров и других материальных ценностей удобнее всего приводить в табличном варианте. Перечисляются такие позиции:

• номера по порядку (для удобства);
• полные наименования товаров;
• количество товаров;
• единицы измерения (обычно штуки, но также могут быть весовые, объемные единицы и т.п.);
• цена за единицу и общая стоимость по каждому товару (по каждой строке);
• общая стоимость и общий НДС прописываются в конце таблицы.

1. Далее можно продублировать условия оплаты товаров. Например, половина суммы переводится как авансовый платеж в срок 5-6 рабочих дней с даты выставления счета. А другая половина – в течение 2 недель с того дня, когда авансовый платеж фактически зачислится на банковском счету.
2. Затем следуют подписи ответственных лиц (обычно на уровне генеральных директоров), расшифровки, названия компаний и дата. Допускается поставить не только рукописные, но и электронные цифровые подписи, если фирма официально использует их в своей работе, а в договоре есть соответствующее упоминание. При этом использование факсимильных подписей не допускается.
3. Что касается печати, то ставить ее на приложениях необязательно. Однако если сам договор и внутренние документы компании обязывают к штампованию, печать нужно поставить.

Бланк спецификации, который прилагается к договору поставки товара, можно использовать как образец для оформления.

А готовый пример заполненного представлен ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Каждая компания вправе выбирать количество спецификаций и их образцы при оформлении поставки товара. Можно сделать одну с длинным перечнем, можно оформить неограниченно много разных по каждой группе товаров. Однако важно указать точное количество в договоре, сославшись на наличие этих приложений.

Кто составляет

Обязанность составления по умолчанию лежит на поставщике. Документ изучается покупателем и подписывается либо в момент оформления договора, либо позже, по факту составления. Как правило, договор поставки предусматривает многократное оказание подобных услуг. Поэтому сам текст договора не меняется, а происходит только добавление новых позиций, актуальных для текущих ситуаций.

В компании-поставщике её разработкой занимается, как правило, руководитель отдела (или менеджер), в чьей компетенции находится данный вопрос. По законодательству любой сотрудник может взять на себя подобные обязанности. Поэтому единственное требование – достаточный уровень компетентности для подобной работы.

Порядок оформления и пересылки

При оформлении и разработке документа нужно обратить внимание на несколько важных нюансов:

1. Поскольку форма свободна, лучше всего выбрать для нее фирменный бланк.
2. Законодательство не запрещает использовать электронные версии документа наряду с бумажными, но только в том случае, если они будут подписаны электронными цифровыми подписями.
3. Оформляется всегда в двух экземплярах – по одному для поставщика и покупателя.
4. Исправления и помарки не допускаются. Однако их можно дополнить, а также расторгнуть предыдущие и составить новые.
5. Хранятся вместе с договором и действуют бессрочно – до фактического исполнения приведенных условий, т.е. поставки соответствующих товаров в описанном количестве и в установленные сроки.

При этом передать её можно как в руки, так и с помощью:

• электронной почты (при наличии электронных подписей);
• Почты России (лучше отправить заказным письмом);
• курьерской почты (по принципу «от двери до двери»);
• через факс передают значительно реже, поскольку эта техника менее распространена, и к тому же для передачи по факсу нужно, чтобы в договоре предусматривалась такая возможность.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если компания начала заниматься поставкой товара недавно, лучше сразу разработать соответствующий бланк единого образца, по которому и оформлять все подобные документы.

Судебная практика

Исходя из судебной практики можно понять несколько важных правовых условий использования:

1. Форма свободная, однако в ней должны обязательно содержаться сведения о точном количестве, точной стоимости как отдельных товаров, так и их суммарного количество (и общей суммы с отдельным указанием НДС).
2. Сведения о схеме оплаты можно приводить или не приводить, но в любом случае они не должны противоречить условиям договора. В других случаях можно заключить дополнительное соглашение, в котором сделать исключение для конкретной ситуации.
3. Сведения о технических характеристиках товаров, их изготовители, соответствии нормативным документам указывать необязательно.

В частности, претензии проверяющих налоговых органов о несоответствии данных о товарах в образце спецификации к договору поставки информации, приведенной в счете-фактуре, представляются необоснованными.

Дело в том, что компании сами вправе решать, какие данные, в каком виде должны содержаться в ней. Теоретически документ составляется исключительно для удобства и юридической защиты сторон, поскольку сам договор поставки самодостаточен и даже в отсутствие приложений он имеет обязательную юридическую силу для поставщика и покупателя (в объеме прописанных прав и обязанностей, если они не противоречат ГК).

Таким образом, даже в случае возникновения подобных претензий сторонам будет достаточно доказать свою правоту, используя:

• собственно договор (поставки, подряда и другие), в котором подробно прописываются названия, реквизиты сторон, порядок поставки, оплаты, урегулирования споров и т.п.;
• спецификации, которые имеют характер уточнения сведений по товарам (точное количество, сумма и т.п.) и действуют только в случае наличия соответствующего договора, а также ссылки на этот договор.

Комментарий по заполнению:

Форма спецификации к договору поставки

Спецификация к договору поставки — это приложение к контракту, в котором конкретизируются основные условия сделки. Этот документ часто используется и является одной из основных форм делового документооборота, поэтому он должен быть корректно составлен и содержать все необходимые условия.

Что это такое и зачем составляется

Купля-продажа товара, оказание услуг, выполнение работ — основные операции, характерные для предпринимательской деятельности. Любая сделка требует оформления договорных обязательств. Гражданский кодекс РФ допускает заключение контракта в устной форме, если письменная форма не установлена как обязательная (статьи 158 и 434 ГК РФ). Письменная форма договорных обязательств является предпочтительной, поскольку позволяет согласовать условия, удовлетворяющие обе стороны сделки. Условия подробно формулируют в приложении или в тексте контракта. Договор поставки без спецификации является заключенным в том случае, если в нем согласованы все существенные стороны:

• стороны сделки (например, поставщик и покупатель);
• предмет договорных обязательств;
• сроки (передачи товара покупателю, оказания услуг выполнения работ) и др.

Статья 429.1 ГК РФ допускает заключение рамочного контракта. В нем согласовываются общие условия, которые в дальнейшем конкретизируются путем заключения приложений. Рамочные договорные обязательства согласовываются на длительный период времени. Они удобны, если предполагается длительное сотрудничество, например:

• партионные поставки, по которым точное наименование товаров устанавливается позднее либо перечень товаров очень велик;
• оказание ряда типовых услуг, конкретный перечень которых устанавливается только в момент их оказания.

Как заполнить спецификацию, уточняющую условия контракта

Вначале определим, что такое спецификация к договору поставки. Это приложение к рамочному контракту. Оно является его неотъемлемой частью и хранится вместе с основным документом. В спецификации конкретизируются предмет сделки, цена поставляемой продукции, стоимость оказываемых услуг. Допускается включение в него уточнения сроков и условий поставки. Поскольку форма спецификации к договору поставки не установлена законодательно, составить ее разрешено в произвольном виде. Но необходимо соблюдение правил, установленных деловым документооборотом.

1. Необходима ссылка на контракт, к которому заключено приложение.

2. Указывается номер и дата составления документа.

3. Перечисляются товары, работы, услуги и их стоимость.

4. Приложение обязательно подписывается уполномоченными представителями обеих сторон.

Образец приложения к договору поставки товара (шаблон)

Кто составляет и заполняет форму

Обязанность по составлению документа лежит на поставщике (исполнителе). Внутри компании необходимо закрепить обязанность оформления за ответственным сотрудником. Как правило, это менеджер по продажам.

При частом использовании целесообразно разработать типовой бланк спецификации к договору поставки товара и применять его в деятельности. Это позволит избежать ошибок при оформлении.

После составления форма подписывается ответственным лицом компании и направляется для согласования второй стороне сделки.

Образцы для отдельных видов договорных обязательств

Поставка

При составлении приложения к поставочному контракту в нем необходимо в табличной части указать:

• точное наименование каждого товара;
• количество поставляемого товара каждого вида;
• цену за единицу без НДС;
• стоимость без НДС и с НДС;
• сумму налога на добавленную стоимость;
• итоговую стоимость партии.

Образец спецификации к договору купли-продажи

Оказание услуг

Здесь особенностью является обязательное указание сроков исполнения, поскольку для услуги это одно из основных условий сделки.

Образец для оказания услуг

При отсутствии НДС

Если поставщик (исполнитель) не является плательщиком НДС, это обязательно отразите при составлении документа и укажите причину, почему продукция (работы, услуги) НДС не облагается.

Пример спецификации к договору без НДС

Как вносить изменения

Любое приложение является неотъемлемой частью контракта. На порядок внесения изменений к нему распространяются общие правила. В любой момент условия сделки можно пересмотреть по соглашению сторон. Возможна полная отмена ранее заключенного приложения. Либо принятие его в новой редакции. Оформляются такие изменения путем заключения дополнительных соглашений.

Образцы спецификаций к договору поставки

Неотъемлемой частью договорных обязательств между сторонами на поставку товарно-материальных ценностей является документ под названием «спецификация». Она прилагается к договору поставки. Образец можно скачать в этой статье, а затем доработать в соответствии с особенностями хозяйственной деятельности предприятия. Несколько слов о том, как правильно оформлять и учитывать спецификации к договорам поставки.

Назначение и порядок формирования спецификации

В момент заключения письменных договорных обязательств о поставке товарно-материальных ценностей стороны должны оговорить и утвердить в 2-х экземплярах обязательное приложение – спецификацию. Составлением спецификации, как правило, занимается представитель отдела сбыта, ответственного за исполнение договора, в ранге менеджера. Унифицированная форма документа не установлена, поэтому в перечень информации можно добавлять данные, свидетельствующие о полной расшифровке условий поставки.

Статьями 432 и 506 ГК РФ установлено, что при поставке товаров необходимо чётко оговаривать предмет заключаемого договора. В соответствии с требованиями ч.4 ст.93 федерального закона от 05.04.2013 г. №44-ФЗ цена на товар должна быть обоснована поставщиком и включена в условия договора. Именно для выполнения этих требований бланк спецификации должен быть включён в состав конкурсной документации.

Это тип несамостоятельного документа, с помощью которого субъекты хозяйствования могут регулировать долгосрочные партнёрские отношения. Обязанность разработки спецификации возлагается на сторону – поставщика товаров. Информация о наличии в договоре спецификаций на товары излагается в разделе «Порядок поставки».

Спецификация выполняет ряд важных юридических и технических функций:

1. Расшифровывает до деталей условия поставки и ассортимент товарно-материальных ценностей.
2. Оговаривает формы финансовых расчётов между сторонами, заключившими договор.

Договор поставки, в соответствии с которым осуществляется приём-передача ТМЦ без утверждённой спецификации, может быть оспорен в суде в случае появления претензий к одной из сторон в ходе проверки органа ФНС.

Спецификация к договору поставки – технический табличный документ, в котором указываются следующие данные:

• реквизиты договора поставки (дата, номер);
• порядковый номер;
• перечисление и описание позиций с учётом технических особенностей и требований номенклатуры;
• единицы измерения;
• цена за единицу в рублях (три колонки – без НДС, сумма НДС, с учётом НДС).

Вслед за таблицей необходимо произвести расшифровку условий оплаты текущей партии товара. Они могут отличаться от тех, на которых будет поставляться следующая партия. Каждая спецификация (их к договору может прилагаться несколько, например, по числу партий товара) должна быть подписана должностными лицами, которым сторонами делегировано право сопровождать исполнение договора.

Варианты спецификаций

Правовые нормы законодательных актов, действующих в Российской Федерации, предполагают наличие индивидуальных спецификаций к следующим видам договоров:

1. купли-продажи;
2. поставки;
3. передачи в залог движимого и недвижимого имущества;
4. дарения;
5. финансовой аренды и лизинга;
6. ренты.

Наиболее распространено использование уточнения условий поставок по каждой партии при составлении договоров поставки и купли-продажи. Допускается использование отдельных спецификаций для сопутствующих факту поставки услуг, например транспортных расходов.

Спецификация оборудования и полуфабрикатов

В случае поставки от продавца в адрес покупателя различных видов продукции промышленного назначения может составляться спецификация с уточнением не только условий поставки, но и отдельных технических параметров.

Марка изделия (полуфабриката) должна быть указана в соответствии с сертификатом соответствия и происхождения (для экспорта). В разделе «технические требования» следует указывать номенклатуру ГОСТ или технических условий, в соответствии с которыми изготовлена продукция. Допускается исчисление количества в нескольких единицах измерения.

Спецификация продуктов питания

При поставке продуктов питания обязательным является указание в спецификации установленного для каждого вида в отдельности предельного срока и условий хранения.

Спецификация товаров

При поставке товаров общего назначения основным требованием к спецификации является точность указания наименования товара.

Техническая спецификация оборудования

При поставке инженерных систем, единых технологических линий и прочих видов сложного промышленного оборудования, к договору поставки разрабатывается отдельный пакет документации. Он называется «техническая спецификация».

1. Перечень технических характеристик отдельных узлов и систем.
2. Описание, при помощи которого осуществляется чтение и расшифровка сборочных чертежей и схем.
3. Информация о комплектации и количестве единиц ТМЦ.

Следует отметить, что данный документ имеет сугубо технический характер. Однако, для унификации данных договора поставки оборудования техническая спецификация может выполнять роль бланка расшифровки условий поставки в том виде, как она используется в общих целях.

Особенности действия документа

Так как спецификация рассматривается в качестве неотъемлемой части договорных обязательств, в отношении её действуют те же правовые нормы и общие требования. На практике это означает, что на любом этапе реализации договора поставки спецификацию можно изменить. Редактированию, вплоть до аннулирования спецификации, могут быть подвергнуты любые данные, за исключением тех, которые нельзя изменить без утверждения дополнительного соглашения к действующему договору.

Порядок оформления документа предусматривает использование как фирменного бланка предприятия, так и обычной белой писчей бумаги формата А4. Способ оформления – рукописный или машинный (компьютерный) набор. Подписи руководителя предприятия и непосредственного исполнителя должны быть сделаны шариковой или перьевой ручкой. Использование факсимильных копий «автографов» лиц, принимающих участие в составлении и утверждении спецификации, не допускается.

Печать применяется, если это установлено локальным актом предприятия. Данные спецификации (дата, номер, реквизиты договора) должны быть вынесены в журнал учёта договоров.

Передача спецификаций в адрес контрагента возможна различными способами:

• заказным письмом через Почту России;
• курьерской доставкой;
• средствами электронной доставки (при использовании сторонами договора электронной цифровой подписи).

Срок хранения документа после выполнения или расторжения договора определяется действующим законодательством Российской Федерации, а также локальными документами, утверждёнными на предприятии.

Спецификация к договору поставки товара

specifikaciya.jpg

Похожие публикации

Поставка товаров сопровождается не только заключением соответствующего договора между участниками сделки. В определенных случаях потребуется составление приложения, в котором будут конкретизированы основные условия соглашения. В качестве такого приложения выступает спецификация к договору поставки товара. Что это за документ и как его правильно составить? Об этом далее.

Что такое спецификация к договору поставки?

С этим документом сталкивались все предприниматели, которым хотя бы раз приходилось заключать с контрагентами соглашение о поставке товаров. Спецификация – это письменное приложение к договору или иным аналогичным документам, оформленное в двух оригинальных экземплярах. Ее разрабатывают вместе с договором, она не является самостоятельным документом и не имеет без него юридической силы. В спецификации перечисляют качественные и количественные характеристики товаров, которые будут поставляться в период действия соглашения.

Пользу спецификации сложно переоценить. Она незаменима в том случае, если поставляемая продукция будет периодически меняться по своему составу и количеству. Также спецификация придет на выручку, если перечень товаров очень большой и их характеристики неудобно включать в текст самого соглашения по причине большого объема такой информации. Скачать образец спецификации к договору поставки товара можно ниже.

Ключевое назначение данного документа – согласование предмета соглашения поставки. В нем должны быть прописаны все существенные для конкретной сделки параметры поставляемой продукции. Так как на основе спецификации осуществляется приемка товаров ответственными сотрудниками – в ней следует максимально подробно отобразить сведения о товарах во избежание недоразумений и проблем в дальнейшем.

Что характерно для спецификации:

Наличие ссылки на договор, к которому она прилагается.

Наличие порядкового номера (если таких приложений несколько).

Описание каждой товарной позиции в соответствии с техническими показателями и общепринятой номенклатурой.

Наличие единиц измерения товаров, их количества, цены единицы и общей суммы по каждой товарной позиции.

Указание итоговой суммы с НДС и без него.

Наличие печатей и подписей уполномоченных сторонами должностных лиц.

За оформление спецификации несут ответственность сотрудники организации-поставщика. Это может быть юрист, менеджер или иной специалист, обладающий точными сведениями о поставке и знающий, как правильно составлять подобную документацию. Образец спецификации к договору поставки товара за 2019 год будет представлен далее.

Сколько спецификаций можно составить в рамках одного договора?

Законодательные документы не ограничивают количество спецификаций, которые могут быть оформлены к одному договору поставки. Отдельный документ составляется на каждую партию продукции. При этом сам договор подписывается контрагентами единожды. Если возникла необходимость во внесении изменений в подписанную спецификацию – одна из сторон направляет другой соответствующее заявление.

Правовое регулирование

Договорные отношения и порядок использования спецификации к договору поставки регулируются положениями ГК РФ, законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ и др. Кроме того, предприниматели должны руководствоваться инструкциями и прочими постановлениями в отношении процедуры приемки товаров и оценки его качества.

Спецификация к договору поставки станет весомым доказательством, если стороны начнут судебные разбирательства. Суды могут принять во внимание сведения, содержащиеся в этом документе, для взыскания с должника оплаты по поставке. Скачать спецификацию к договору поставки товаров абсолютно бесплатно можно ниже, и на ее основе разработать аналогичный документ для своей организации.

Как составить спецификацию

При составлении спецификации можно взять за основу форму ТОРГ-10, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (она не является обязательной к применению). Также организации имеют право самостоятельно разрабатывать форму приложения к договору поставки, в которой должны быть указаны все необходимые сведения.

Чаще всего спецификация имеет вид таблицы, содержащей следующую информацию: