Оформление и образец дубликата листка нетрудоспособности

Как оформить дубликат больничного?

На основании больничного листа начисляются и выплачиваются пособия по причине нахождения человека на лечении из-за болезни, за весь срок ее протекания. В нем помимо диагноза указывается длительность нахождения больного человека дома или в медицинском учреждении, и все дни нетрудоспособности при предъявлении листка будут оплачены работодателем.

Это важный документ, выдаваемый медицинскими организациями в соответствии с законодательством РФ о социальном страховании. Иногда случается, что больничный лист утерян или не действителен по другим причинам. Тогда возникает необходимость в получении его дубликата.

В каких случаях выдается дублирующий бланк

Необходимость в выдаче дубликата больничного листа возникает по двум причинам:

утеря: может произойти по вине как работника, так и работодателя;
некорректное оформление.

При этом потерять бланк могут как сами временно бывшие нетрудоспособными граждане, так и работодатель. При отсутствии бланка больничного бухгалтерия не может начислить деньги, а сотрудник, соответственно, потребовать оплаты. И в первом, и во втором случае гражданин имеет основания для получения дубликата.

Оформление, причины для выдачи и правила заполнения бланков регламентируются нормативными актами Министерства здравоохранения. Дубликат больничного листа имеет аналогичную с оригиналом силу, потому выдается в ограниченных случаях, так как лишь два вышеперечисленных обстоятельства считаются весомой причиной их выдачи.

Утеря по вине работника

Если больничный листок потерял сам работник, ему следует лично обратиться в то медицинское учреждение, в котором он наблюдался во время периода нетрудоспособности и где ему был выдан оригинальный бланк с просьбой о выдаче дублирующей формы.

Но сделать это можно лишь после получения справки с места работы, в которой будет указано, что больничный лист предоставлен не был. С этой справкой нужно прийти в поликлинику, где далее соберут медицинскую комиссию. На ней будет решаться вопрос о том, выдавать дубликат больничного листа или нет, достаточны ли основания.

Членами комиссии устанавливается номер ранее выданного оригинала больничного бланка нетрудоспособности, а также вся информация, которая в нем содержалась. Все это передается лечившему работника врачу, и на основании этих сведений он выдает повторный документ.

Дубликат больничного листа при утере работодателем

Когда больничный листок пропадает уже на самом предприятии и по вине работодателя или других сотрудников, в первую очередь созывают специальную комиссию. Она должна выяснить причины, по которым был утерян документ, а именно:

халатность лица, ответственного за его принятие и последующее хранение;
форс-мажорные обстоятельства.

Внимание

В случае непредвиденных обстоятельств, когда пропажа связана со стихийным бедствием или аварией на производстве, специальная комиссия должна не только выявить причину, но обеспечить документальное подтверждение случившегося.

Кроме того, после выяснения всех обстоятельств при участии представителей специальных служб должен быть составлен акт или справка , подтверждающая произошедшее:

если был пожар, должна быт справка от службы пожарной безопасности;
если стихийное бедствие – письменное уведомление от МЧС;
если аварийное затопление архивов – соответствующий акт от коммунальных служб;
если имела место кража, тогда необходима справка от органов внутренних дел.

Чрезвычайные ситуации, вследствие которых больничный лист был утерян или уничтожен, являются достаточным основанием для обращения утерявшей его компании в медицинское учреждение с целью получения дубликата. После окончания расследования члены комиссии составляют акт о ЧС, который подписывает руководитель предприятия. С ним сотруднику организации необходимо явиться в медицинское учреждение для получения дубликата.

Так как больничный лист относится к категории первичной документации, он обязан храниться на рабочем месте на протяжении 5 лет. Его утеря сотрудником организации признается грубым нарушением законодательства РФ. И в таком случае компания, потерявшая документ, выплачивает ранее временно нетрудоспособному работнику пособие, причитавшееся тому по утерянному документу.

Запросить дубликат документа в описываемом случае фирма не сможет, медицинское учреждение откажет в его выдаче по причине недостаточных оснований. А это означает, что органы ФСС не обязаны компенсировать и возмещать компании затраты на пособие по временной нетрудоспособности.

Сотрудник, отвечающий за сохранность документов и потерявший больничный лист, обязан компенсировать затраты. Заставлять болевшего сотрудника самостоятельно обратиться к врачу за получением копии утерянного больничного листа, если он не желает этого делать, администрация компании не имеет права.

Дубликат больничного листа при ошибке врача

Больничный лист считается неверно заполненным и, соответственно, недействительным тогда, когда имеются ошибки в части, заполняемой лечащим врачом, а именно:

написание предприятия взято в кавычки;
название предприятия написано не по допустимому торговому, международному, непатентованному или группировочному наименованию;
использована произвольная и не зарегистрированная аббревиатура предприятия;
специальность лечащего врача указана в сокращении;
окончания инициалов врача написаны с использованием переносов.

Единственно допустимой ошибкой при заполнении бланка врачом признается неточность в указании места работы пациента по причине того, что эту информацию впоследствии работодатель дополняет и уточняет сам в своей части больничного листка.

Если бланк оформлен с ошибками, Фонд социального страхования его не примет и, соответственно, никакой компенсации выплат пособия по временной нетрудоспособности сотрудника не будет оказано. В случаях, когда руководство предприятия сочтет принесенный сотрудником документ неверно оформленным, необходимо предпринять такие меры:

обращение в региональный отдел ФСС;
консультация с сотрудницами социальной службы страхования касательно допустимости имеющихся в листке ошибок и исправлений.

Если ФСС подтвердит, что бланк испорчен и принят соцстрахом не будет, уполномоченным руководителем предприятия нужно обратиться в медицинское учреждение для получения его дубликата. Как правило, этим занимается бухгалтерия. Также владелец утерянного больничного листка может сам запросить дубликат и в этом случае, но лишь по собственной инициативе, а не принуждению или приказу.

Оформление дубликата больничного листа

Больничный лист, как и его дубликат, должен быть оформлен согласно установленной форме и в соответствии со всеми требованиями, регламентированными правовыми актами Министерства охраны здоровья в приказах о назначениях, выписывании лекарств, форме бланков и порядке их оформления:

язык заполнения – русский;
печатный шрифт, буквы четкие и разборчивые;
каждой букве — своя ячейка;
ручка с чернилами черного цвета;
выходить за пределы клеток нельзя;
заполнение данных начинается с первой ячейки;
печать не попадает на клетки, не предназначенные для нее;
штамм ставится в строго отведенное для него место;
на оттиске должны быть четко различимым название медицинского учреждения.

Если есть необходимость или возможность, заполнить дубликат можно на компьютере. После того, как бланк будет отпечатан, во всех свободных клетках необходимо проставить прочерки.

Единственное отличие копии от оригинала больничного листка состоит в том, что галочка ставится не напротив слова «подлинник», а там, где значится «дубликат».

Пример. Больничный лист сотрудника, проходившего стационарное лечение, был сдан в феврале, пособие по временной нетрудоспособности выплачено. Но при текущей проверке обнаружилось, что бланк заполнен с ошибкой: вместо даты выписки была поставлена дата начала болезни. После обращения в медицинское учреждение испорченный формуляр был заменен дубликатом.

Необходимые документы

Если для того, чтобы получить оригинал больничного листа, от больного не требуется написания заявления, то для дубликата это необходимо. Чтобы выдали дубликат больничного листка, потребуется предоставить:

заявление на получение дубликата больничного листа;
подтверждающий личность документ (паспорт).

Ранее было нужно требование с места работы, в котором указано, что сумма пособия по временной нетрудоспособности не была получена. Сейчас эту бумагу предоставлять нет надобности.

Нюансы оформления дубликата

Форма для оригинала и дубликата бланка больничного листа – единая, отдельной не существует. Разница лишь в том, что в соответствующем поле ставится галочка с указанием того, какой именно это тип документа.

Также имеются некоторые различия в заполнении:

писать можно как от руки, так и применяя штампы;
в месте указания даты ставится день выдачи дубликата, а не изначальной выдачи больничного листка;
рекомендованы к заполнению ячейки с указанием первичного или продолжения листка для понимания того, вместо каких именно оригинальных листков выдается дубликат;
длительность заболевания указывается в одну строку;
помимо данных и подписи врача необходимы ФИО председателя и ответственных участников врачебно-консультационной комиссии.

Если в документе со слов больного неверно указано место работы, впоследствии нужные правки может внести работодатель собственноручно. Дубликат больничного листа, также как и оригинал, должен быть заполнен предельно внимательно и аккуратно, без каких-либо ошибок.

А больничном неправильно поставлен код заболевания. Работник находится в другом городе от мед.учреждения, в котором лечился. Каков порядок выдачи дубликата? Дубликат выписывают без оригинала больничного или нужно пересылать по почте?

Добрый день, подскажите пожалуйста, с 27-31 мая был получен эл. больничный лист и передан работодателю, далее в расчетном отделе мой номер электр. больничного прикреплён оказался к другому работодателю, и бухгалтер не может открепиться. В этом случае, может ли больница этот лист нетрудоспособности отклонить и выписать дубликат с другим номером на этот период заболевания или этот заблокировать и выписать дубликат в бумажном носителе по старому — зелёного цвета. Подскажите пожалуйста!

Обратилась за дубликатом больничного. Отказали, не объяснив, как надо правильно это делать.

20 числа при закрытии больничного по уходу за ребёнком обнаружили ошибку врача при заполнении. В итоге его отнесли к зам главврачу и там я написал заявление на оформление дубликата. До сих пор дубликат не оформили. Как можно ускорить этот процесс? Город Ростов-на-Дону

Лежал в больнице, долечивался дома. Выписали два больничных: в больнице и продление в поликлинике. Так получилось, что первый больничный был утрачен. В больнице выписали дубликат на другом бланке. Нужно ли теперь менять и второй листок, т.к. в нем ссылка на номер первого?

Оформление и образец дубликата листка нетрудоспособности

Листок нетрудоспособности – это типовой бланк, получаемый по месту прохождения лечения для предъявления по месту работы с целью обоснования отсутствия заболевшего на рабочем месте и начисления ему соответствующего пособия. Листок составляется частично врачом, после чего передается для дальнейшей обработки работодателю. Составленный и заполненный документ предоставляется в ФСС для возмещения больничного пособия. Рассмотрим в статье случаи, когда выписывается дубликат листка нетрудоспособности.

Когда оформляется дубликат листка о временной нетрудоспособности

Больничный лист всегда выписывается медработником, только после этого он переходит к работодателю лица, на которого лист составлен. В определенных ситуациях возникает потребность составления дубликата листка нетрудоспособности. В целом документ аналогичен первично выписанному бланку, однако включается пометка о том, что это дубликат, то есть повторно выписанный лист. Обязанность по выписке дубликата также ложится на врача.

Читать еще: Вознаграждение по агентскому договору

В каких случаях составляется дубликат взамен первичного документа:

Медработником, заполнявшим первичный листок, допущена ошибка;
Первичный документ утерян по вине работника;
Первичный листок поврежден работником и непригоден для представления в ФСС.

В данном перечне оснований для выписки дубликата не значится допущение ошибок работодателем при заполнении.

Листок о нетрудоспособности сформирован таким образом, что часть его заполняется по месту лечения, вторая часть – по месту работы. Читайте также статью: → “Пример заполнения больничного листа в 2020». Если ошибка в оформлении допущена врачом, она не может быть исправлена в текущем документе. Необходима выписка дубликата документа без исправлений медработником.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Если ошибка допущена работодателем, то позволено ее исправить, аккуратно зачеркнув неверные данные и указав корректные сведения на оборотной стороне. Исправление работодатель должен заверить своей подписью, печатью, датой.

★ Книга-бестселлер “Расчет больничного и страховые взносы в 2018” для чайников (пойми как рассчитывать страховые взносы за 72 часа) куплено 3000+ книг

Ошибки при заполнении больничного

ФСС произведет возмещение, если листок об утере трудоспособности заполнен корректно. Ошибки, помарки, нечеткое заполнение могут стать преградой для автоматизированной системы фонда в процедуре прочтения содержимого полей больничного. Работодатель должен передавать в ФСС листок нетрудоспособности в таком виде, который полностью удовлетворяет требованиям Порядка выдачи больничных. В противном случае он подлежит исправлению или замене и выписке дубликата.

Некоторые ошибки работодателя можно исправить, но ошибки врача корректировке в текущем бланке не подлежат. Если медработник при выписке листка ввел некорректные данные, он обязан, согласно упомянутому выше Порядку и Письму ФСС №13-03-18/15-12956, аннулировать неправильный листок и выписать его дубликат.
Врач при оформлении листка руководствуется 56 пунктом Порядка выдачи, все правила, обозначенные в данном пункте, должны быть выполнены. Любая неточность в заполнении полей врачом требует выписки дубликата больничного. Корректировать сведения в первичном документе он не вправе.
Работодатель при заполнении также должен учитывать требования п.56 Порядка. Нельзя вносить данные шариковой ручки, также запрещено использование чернил синего оттенка. Заполняемую информацию нужно четко помещать внутрь поля, не выходя за его края.

Ошибки работодателя в некоторых случаях можно исправить в текущем больничном листе без выписки дубликата.

К таким ошибкам можно отнести:

Некорректное указание реквизитов работодателя, его представителей и нетрудспособного;
Ошибки в указании стажа и периодов страхового типа;
Неверно проведенные расчеты пособия. Читайте также статью: → “Исправление больничного листа: процедура исправления».

Не нужно выписывать дубликат или исправлять технические недочеты, если они не мешают прочесть записи всех полей правильно. К таким недочетам можно отнести:

Внесения в поля информации не заглавными, а прописными буквами;
Попадение отдельных символов полей на их границы, если это не мешает прочтению содержимого поля;
Лишние пробелы между инициалами медработника;
Заход печати на поле с информацией и др.

Что делать, если больничный утерян?

Пропажа листка нетрудоспособности не позволит получить работодателю возмещение пособия, выплачиваемого работнику в связи с временной неработоспособностью. Если листок потерял сам работник, не донеся его до бухгалтерии, то это его вина, и заняться получение дубликат должен он сам. Для этого работнику необходимо прийти в медучреждение по месту выписки первичного документа и подать просьбу для оформления дубликата.

Если листок утерян работодателем, например, в связи с безалаберным отношением работника бухгалтерии к документам, то также необходимо получить дубликат, однако в этом случае работник не обязан обращаться в клинику. Работодатель может обратиться к нему с подобной просьбой, однако удовлетворять эту просьбу работник не обязан, так как его вины в пропаже нет.

Больничный, утерянный работником, поликлиника обязана восстановить. Если листок потерял работодатель, то за поликлиникой остается право отказать в выписке дубликата.

Для получения дубликата необходимо составить заявление о выдаче дубликата больничного и предоставить его по месту выписки листка нетрудоспособности. В заявлении идет обращение к главному врачу поликлиники, в тексте пишется просьба выдать дубликат листка нетрудоспособности (написать номер, дату выдачи, ФИО нетрудоспособного) с указанием причины (например, в связи с утерей).

Если заявление поступает от работника, и указана причина для выписки дубликата – утеря по вине работника, то врач обязан составить листок еще раз, указав, что это дубликат. Если заявление поступает от работодателя, и вины работника в утере документа нет, то поликлиника может и отказать в предоставлении дубликата, так как в законодательстве четко указана, что замена производится только в случае утери больничного работником.

Так как основание в виде утери документа по вине работодателя для повторного оформления листка нетрудоспособности в законодательстве не закреплено, поликлиника вправе оставить за собой решение о возможности подготовки дубликата.

Если медучреждение не выпишет дубликат, то возмещать расходы работодателя по выплате пособия ФСС не будет. Читайте также статью: → “Случаи, когда больничный не оплачивается». Однако позиция суда в подобных ситуациях немного иная, практика показывает, что судья может признать обоснованием для возмещения пособия не только утерянный листок нетрудоспособности, но и иные документы (справки из поликлиники с записями о выдаче больничного листа, копии корешков листков, проведенные работодателем расчеты пособия).

Процедура замены листка нетрудоспособности при утере

Процедура замены листка нетрудоспособности при утере по вине работника следующая:

Работник получает от работодателя справку о том, что листок не предоставлен;
Работник пишет заявление в поликлинику о выдаче дубликата и прикладывает справку;
Документы передаются по месту выписки больничного;
В поликлинике формируется комиссия, которая принимает решение об удовлетворении просьбы – решение комиссии документально закрепляется, отмечается, какой лист подлежит восстановлению;
Запись с решением о выписке дубликата передается лечащему врачу для повторного формирования документа.

Если листок утерян в организации работодателя, то действия иные:

Работодатель формирует комиссию, которая определяет причины утери;
Если это форс-мажор, то составляется заявление в поликлинику с просьбой о выдаче листка по причине непредвиденного форс-мажорного обстоятельства (например, пожар);
Если это вина работника, то также делается попытка восстановить листок в поликлинике;
При получении отказа от поликлиники затраты на выплату пособия нетрудоспособному списываются либо в расходы организации, либо возмещаются за счет виновного лица.

Оформление дубликата листка нетрудоспособности

Для выписки дубликата используется тот же бланк листа, что и при оформлении первичного документа. В целом, процедура заполнения дубликата аналогична начальному документу. Однако необходимо в верхней части листка поставить галочку в поле «Дубликат», при этом поле «Первичный» остается пустым. Также в поле «дата выдачи» будет указан момент выписки дубликата, а не первичного документа.

При оформлении используются правила, утвержденные Порядком, которые применяются и при первичной выписке листков о временной утери работоспособности:

Доступен машинописный или ручной способ заполнения;
Цвет заполняемой информации – черный;
Буквы – печатные, заглавные, хорошо читаемые;
Буква, слова, символы, цифры помещаются четко внутрь полей, не выходя за их рамки;
При распечатке листка, заполненного машинописным способом, необходимо проставить прочерки в каждом пустом поле.

Если в первичном больничном могут быть указаны периоды продления листа, то в дубликате это делать не нужно, в разделе «освобождение от работы» ставятся начальная дата открытия больничного и дата его закрытия. Промежуточные записи не нужно отражать. Особенности заполнения листка врачом при выписке дубликата сведены в таблицу:

В каких случаях выдается дубликат больничного листа и как его получить?

После перенесённого заболевания человеку на руки выдаётся больничный лист, на основании которого будут произведены соответствующие начисления и выплата пособия. В документе прописывается причина нетрудоспособности, длительность болезни или нахождения больного в стационаре. Все дни нетрудоспособности должны быть оплачены работодателем согласно действующему законодательству РФ.

Что такое дубликат больничного, как он заполняется, кто его выдает и при каких обстоятельствах предоставляется, расскажем более детально.

Что это означает и зачем нужен документ?

Согласно закону ФЗ №255 (о выплате больничных), компенсацию по перенесённому заболеванию можно получить на основании предоставленного листка нетрудоспособности. Денежная компенсация будет начислена после выздоровления вместе с заработной платой. Лист нетрудоспособности трудящийся может предоставить в отдел начислений в течение шести месяцев со дня фактического выздоровления.

Ошибки в больничных листах недопустимы. Этот момент разъяснён в Приказе №624н. Наличие ошибок является основанием для оформления и выдачи дубликата листка временной нетрудоспособности.

По запросу трудящегося или сотрудника компании в медицинском учреждении производится выдача дубликата больничного листа. Изготавливают дубликат на таком же бланке.

Главным отличием оригинала от дубликата является отметка в форме галочки на первой стороне документа.

Допускается проставление трёх меток:

Надпись «Дубликат».
«Первичный больничный».
«Продолжение больничного листа».

Каждая отметка ставится в соответствующем месте. В дубликате не отражаются данные о периоде обращения к доктору, а срок нетрудоспособности указывается в одной строке. Дату выдачи дубликата ставят фактическую, а не день, когда был выдан оригинал.

В каких случаях выдается?

При утере листка нетрудоспособности работником

Далее поговорим о том, можно ли получить листок повторно, если он утерян, и как это сделать. Если трудящийся потерял листок нетрудоспособности, то ему необходимо обратиться с просьбой о выдаче дублированной формы в поликлинику, в которой он был под наблюдением.

Однако сделать это возможно лишь тогда, когда с места работы будет получена справка о том, что документ не был получен работодателем. Эту справку необходимо предоставить в медучреждение, где после этого будет собрана медицинская комиссия.

При исправлении мед. организацией

Если больничный оформлен с исправлениями и ошибочными данными, то он считается недействительным. Следовательно, взамен такого документа должен быть выдан дубликат.

Лист нетрудоспособности считается ничтожным, если в нём обнаружены следующие ошибочные данные:

Название предприятия указано в кавычках.
Сокращённо написана должность лечащего доктора.
Указана не существующая аббревиатура организации, где трудится сотрудник (произвольная форма).
Инициалы лечащего врача перенесены на новую строчку.

Читать еще: Задаток возвращается или нет?

Допускается единственная ошибка со стороны медучреждения – это неточность, связанная с правильным наименованием места работы пациента. Это поле врач может оставить свободным, а работодатель позже самостоятельно заполнит данные.

Если больничный заполнен с ошибками, то сотрудники ФСС его не примут и, соответственно, не оплатят. Если руководство получит от трудящегося некорректно заполненный документ, необходимо поступить следующим образом:

Обратиться в региональный отдел Фонда социального страхования.
Получить консультацию у сотрудников социальной службы.

Если уполномоченные лица ФСС подтвердят, что документ является испорченным и принятие его невозможным, то работодателю необходимо обратиться в медицинскую организацию для получения дубликата. Этими вопросами занимаются бухгалтера или специалисты по начислению заработной платы.

Наиболее часто встречаются следующие ошибки:

Неверно указано ФИО больного.
Дата рождения.
Некорректно вписан период нетрудоспособности.

При технических помарках выдача дубликата не производится. К таким недочётам можно отнести:

Лишние пробелы.
Занесение прописных букв.
Выходы за пределы границ полей.

В одном листке нетрудоспособности можно прописывать только 30 дней периода заболевания. Если месяц прошёл, а человек не выздоравливает, то врачебная комиссия принимает решение о продлении и выписывает новый бланк документа. При длительном лечении в продолжение второго листка может выписываться третий и далее.

Ниже вы можете посмотреть полезное видео о возможных ошибках и исправлениях при оформлении листка нетрудоспособности и об их последствиях:

Взамен испорченного

Если при продлении документа испорчен только один бланк, то замене подлежит только этот лист. То есть дубликат будет выдан только на тот лист, который признали ничтожным.

При утере, порче или исправлениях со стороны работодателя

Если больничный лист исчез уже на предприятии, и виноват в этом работодатель, то формируется специальная комиссия, которая обязана выяснить обстоятельства пропажи документа.

К таким причинам можно отнести:

Халатное отношение ответственных лиц при принятии документа.
Форс-мажорные обстоятельства.

После выявления причин комиссия и представители специальных служб должны составить справку, которая подтвердит обстоятельства пропажи. При этом должны быть составлены следующие документы:

При краже предоставляется справка из ОВД.
При затоплении должен быть акт из коммунальных служб.
Когда больничный лист исчез после пожара, необходима справка из органов пожарной безопасности.
При стихийных бедствиях – уведомление из органов МЧС.

Поскольку лист нетрудоспособности является первичной документацией, срок его хранения на предприятии составляет пять лет.

Утеря больничного листа ответственными лицами компании считается серьёзным нарушением российского законодательства. В такой ситуации работодатель обязан выплатить трудящемуся все денежные средства, которые полагаются сотруднику в качестве компенсации по утерянному документу.

Сделать запрос на дубликат больничного листа организация не сможет, потому что медучреждение откажет из-за недостаточных оснований. Следовательно, ФСС не произведёт соответствующие выплаты, а фирма понесёт все расходы, связанные с выплатой пособия работнику.

Принуждать работника к обращению в поликлинику за выдачей дубликата работодатель не имеет права.

Пошаговая инструкция, как получить

Дублирующий документ может быть выдан на основании письменного заявления больного. Дубликат выдаётся исключительно застрахованному лицу.

Документы

Для получения дубликата необходимы следующие документы:

Общегражданский паспорт больного.
Заявление, заполненное в письменном виде.

Некоторое время назад необходимо было предоставлять требование с места работы больного с информацией о том, что пособие по больничному листу не было получено. На сегодня это действие отменено.

Заявление

Заявление формируется в свободной форме. В документе обязательно указывается причина выдачи дублирующего бланка. Если больничный лист не был утерян, то оригинал испорченного бланка в обязательном порядке должен быть сдан.

Когда лист нетрудоспособности был утерян на предприятии, где трудится больной, а причиной являются форс-мажорные обстоятельства, заявление формируется на специальной форме бланка, разработанной работодателем. Документ адресуется на имя главврача медучреждения, в котором наблюдался больной.

Правила выдачи медучреждением

Листы нетрудоспособности, а также дубликаты к ним всегда изготавливаются по установленной форме, в соответствии с нормами действующего законодательства. Заполняя больничные листы, ответственное лицо должно учитывать следующие требования:

Использование только русского языка.
Шрифт должен быть печатным.
Использование чернил только чёрного цвета.
Записи производятся только в соответствующих клетках, выходить за которые нельзя.
Заполнять данные следует с первой ячейки.
Штамп проставляется строго в отведённом месте.
Печать не должна попадать на другие клетки.
Оттиск печати должен содержать чёткое наименование медучреждения.

Если есть возможность, то документ лучше формировать при помощи ПК. После печати документа в свободные поля ставятся прочерки.

Для оригиналов и дубликатов используется единая установленная форма. Однако существуют некоторые отличия в заполнении, к ним можно отнести:

Допускается заполнение документа от руки.
Период нетрудоспособности заносится в одну строчку.
В поле «Дата» проставляется день выписки дублирующего документа.
Кроме данных лечащего врача необходимо указывать фамилию и инициалы председателя медкомиссии, а также иных ответственных лиц.
Необходимо заносить информацию в ячейки и указывать тип больничного листа, чтобы было понятно, вместо каких оригиналов выдаётся дубликат (первичный лист нетрудоспособности, продолжение и т.д.)

Образец дубликата больничного листа представлен ниже:

Подводя итоги, отметим, что оригинал больничного листа практически ничем не отличается от его дубликата. Разница состоит лишь в названии типа документа и в некоторых нюансах заполнения.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Выдача дубликата больничного листа: как получить в 2020 году

Оформление дубликата больничного при утере работником в 2020 году осуществляется, как и в прежние годы, на основании Закона № 255-ФЗ. Выдача копии предусмотрена в различных ситуациях: утеря, ошибки, исправления, порча. Порядок замены бланка, дополнительные документы, которые могут потребоваться, разрешенные и недопустимые ошибки подробно описаны в этом обзоре.

Какой бланк изначально подлежит замене

Выплату компенсации по больничным листам также регулирует Закон № 255-ФЗ. Часть 5 статьи 13 говорит:

“Назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе. “.

На место работы сотрудник должен принести оригинал документа.

Правила его заполнения четко регламентированы и установлены “Порядком выдачи листков нетрудоспособности” (утв. Приказом № 624-н от 29.06.2011). Бюллетень делится на две части, верхняя заполняется медицинским работником, нижняя – работодателем. Запрещены любые исправления в части документа, заполняемого врачом. Также не допускаются ошибки. То есть должен быть выдан дубликат больничного при исправлении мед организацией в основном документе. При этом старый бланк признается недействительным (п.56 Порядка).

Внимание! Ошибки, допущенные работодателем, разрешено исправлять. При этом неверная запись зачеркивается, на оборотней стороне делается правильная запись с пометкой “Исправленному верить”, заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью.

Что делать, чтобы получить дубликат больничного листа

Не все знают, как получить дубликат листа взамен испорченного. Здесь все в целом просто и понятно. Работник должен подойти в медицинскую организацию, которая выписала первичный документ, и написать заявление. Также необходимо предъявить паспорт.

Отдельной формы для дубликата не предусмотрено. Он вписывается на том же бланке, что и первичный документ, с соответствующей пометкой.

Период нетрудоспособности указывается одной строкой. Заполнять записи о промежуточном продлении, как это делается в первичном документе, не требуется. В поле “Дата выдачи” проставляется фактическая дата оформления дубликата.

Испорченный больничный необходимо вернуть в поликлинику.

В каких случаях выдается дубликат листка нетрудоспособности

Он оформляется в следующих ситуациях:

утеря первичного документа работником;
ошибка врача при заполнении бланка;
при наличии исправлений в документе;
бланк заполнен не по инструкции (п. 56 Порядка);
больничный лист поврежден работником.

Ошибки, которые часто встречаются в оформлении больничных:

неверные ФИО;
неправильно указанная дата рождения;
неправильно указаны периоды болезни и т.д.

Внимание! Технические помарки не считаются ошибками, выписка другого больничного не требуется.

К таким недочетам относят:

выход отдельных символов за границы поля;
лишние пробелы;
прописные, а не заглавные буквы;

Максимальный период болезни по одному листку нетрудоспособности составляет 30 календарных дней. Если месяц истек, а человек продолжает болеть, по решению врачебной комиссии больничный продлевается и выписывается новый документ, который является продолжением предыдущего. В новом бланке в поле “Продолжение листка нетрудоспособности” указывается номер первого больничного.

При длительном лечении в продолжении второго листка может выписываться третий и далее.

Нужно ли менять все больничные листы при порче одного? Нет, оформление дубликата для продолжения листка нетрудоспособности не требуется – меняется только бланк, в котором была допущена ошибка.

Что делать, если потерял больничный лист

Порядок восстановления документа зависит от того, кто виновен в его утере. Если это работник, он самостоятельно занимается оформлением дубликата. Необходимо подойти с заявлением в поликлинику, в которой выдавался первый листок. Вся последовательность действий, описывающая, как восстановить больничный лист в случае потери, уже изложена выше в статье.

Гражданин не несет ответственности за утерю бюллетеня, важно лишь, чтобы он уложился в сроки предоставления бланка для назначения денежной компенсации.

Эти сроки обозначены в ч. 1 ст. 12 Закона 255-ФЗ:

“Пособие по временной нетрудоспособности назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня восстановления трудоспособности (установления инвалидности), а также окончания периода освобождения от работы в случаях ухода за больным членом семьи, карантина, протезирования и долечивания”.

Когда работник сдал свой больничный в бухгалтерию или отдел кадров по месту работы, он снимает с себя ответственность за сохранность документа. Необходимость оформления дубликата может возникнуть в следующих ситуациях:

потеря или порча бюллетеня в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение и др.);
потеря или порча документа вследствие халатного отношения сотрудника компании, отвечающего за хранения больничного.

Теперь разберемся, как можно восстановить больничный лист утерянный работодателем. В таких случаях формируется комиссия для расследования этого инцидента. Наличие чрезвычайных обстоятельств является уважительной причиной для выдачи дубликата. Комиссия составляет опись всех утерянных (испорченных) документов, дополнительно прикладываются подтверждающие документы государственных органов. Например:

Акт от пожарников – при возникновении возгорания.
Справка из МЧС – при стихийных бедствиях.
Справка из МВД может подтвердить факт кражи документов.
Акт коммунальных служб – при затоплении помещения.

Читать еще: Учет и расчет НДС по нематериальным активам

Акт расследования, заверенный подписями членов комиссии, вместе с заявлением на выдачу дубликата передается в медицинское учреждение.

Если потеря документа произошла в результате халатного отношения, восстановить больничный можно, только если он еще не был учтен бухгалтерией, и по нему не выплачивалось пособие. Для этого в больницу должен обратиться работник, на которого был оформлен больничный. Это самый надежный способ. Если дубликат запросит работодатель, медицинское учреждение может отказать ему в выдаче повторного бланка, т.к. в существующем Порядке такая возможность не предусмотрена.

В случаях, когда пособие уже было выплачено, работодатель также не сможет получить дубликат. ФСС не будет возмещать организации денежные средства, выплаченные работнику. Такую позицию подтверждает Письмо ФСС от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761. Сумму выплаченного пособия необходимо списать на расходы организации или удержать с виновного лица.

Образец заявления на выдачу листка нетрудоспособности

Заявление пишется в произвольной форме. Указывается причина выдачи дубликата, если это не утеря документа, обязательно сдается оригинал испорченного бланка. Раньше при обращении гражданином за дубликатом, медицинская организация требовала предъявить справку от работодателя о том, что пособие не было выплачено.

Сейчас процедуру упростили, но прямого запрета на запрос справки нет.

При утере больничного работодателем, в связи с форс-мажорными обстоятельствами, заявление пишется на фирменном бланке компании, в котором должны содержаться реквизиты предприятия. Документ составляется в свободной форме на имя главного врача медицинского учреждения, которое выдало больничный.

Образец заполнения заявления на выдачу листка нетрудоспособности поможет правильно заполнить форму, которая позволит получить копию больничного.

Справка о выдаче дубликата листка нетрудоспособности

Некоторые пациенты, считают, что дубликат больничного сопровождается справкой. Закон не предусматривает выдачу справок при оформлении дубликата. Единственное исключение – длительная болезнь, в течение которой выдано несколько листков нетрудоспособности. Это связано с тем, что каждый бланк имеет собственный уникальный номер. При восстановлении документа изменится и номер больничного, который должен быть указан в продолжении.

Также для многих работников важно знать, как быстро выдадут дубликат больничного листа? Чтобы не менять все бланки, выдается справка, подтверждающая факт замены документа. Об этом говорится в п.3 Письма ФСС от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956:

“В случае, если за период временной нетрудоспособности работнику было выдано несколько листков нетрудоспособности и один из них был испорчен с испорченного листка снимается копия, в которой медицинская организация указывает № нового листка нетрудоспособности, выданного взамен старого, или медицинской организацией выдается справка, подтверждающая факт замены листка нетрудоспособности с указанием № заменяемого листка нетрудоспособности”.

Справка, содержащая в себе период болезни, может быть выдана работодателю, потерявшему больничный лист, в качестве замены дубликату.