Особенности оформления и оплата учебного отпуска

Учебный отпуск для работника: 5 правил для бухгалтера

Учебный отпуск — это отпуск работнику, который совмещает работу с учебой. При каких условиях работодатель обязан предоставить такой отпуск? Как правильно его рассчитать и оплатить, в том числе совместителям? Разберем правила и ответим на распространенные вопросы

Правило 1. Учебный отпуск — по определенным программам

Работодатель обязан предоставить учебный отпуск работникам, которые работают и получают образование:

• высшее образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры, а также поступают на обучение по этим образовательным программам (ст. 173 ТК РФ);
• высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации или являются соискателями ученой степени кандидата или доктора наук (ст. 173.1 ТК РФ);
• среднее профессиональное образование, а также поступают на обучение по такому виду образования (ст. 174 ТК РФ);
• основное общее образование или среднее общее образование по очно-заочной форме обучения (ст. 176 ТК РФ).

Правило 2. Условия предоставления учебного отпуска — есть нюансы

• Условие 1. Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые (ст. 177 ТК РФ).

Форма обучения (очная, очно-заочная, заочная) не является условием предоставления учебного отпуска, но влияет на его оплату:

1. Если работник обучается по очной форме, то учебный отпуск не оплачивается.
2. Если по очно-заочной или заочной форме обучения, то на период учебного отпуска сохраняется средний заработок (ст. 173, 173.1, 174, 176 ТК РФ).

Пример. У работника среднее профессиональное образование (окончил колледж). Он решил пройти обучение в колледже по другой специальности — в этом случае он не может повторно рассчитывать на учебный отпуск.

Гарантии и компенсации положены работникам, у которых уже есть профессиональное образование соответствующего уровня и которых работодатель направил получать образование в соответствии с трудовым договором или ученическим договором, заключенным между работником и работодателем в письменной форме.

• Условие 2. Если работник работает и учится одновременно в двух организациях, осуществляющих образовательную деятельность, гарантии и компенсации предоставляются по одной из этих организаций (по выбору работника) (ст. 177 ТК РФ).
• Условие 3. Образовательное учреждение, в котором проходит обучение работник, имеет государственную аккредитацию. Реестр аккредитованных образовательных организаций можно найти на сайте Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки.

Исключение: работодатель вправе предоставить учебный отпуск работнику , который проходит обучение в образовательном учреждении без государственной аккредитации, если это прописано в трудовом (коллективном) договоре.

• Условие 4. Учебный отпуск можно предоставить только на основании справки-вызова из образовательного учреждения.
• Условие 5. Учебный отпуск предоставляется продолжительностью не более указанной в ТК РФ.

Исключение: работодатель может предоставить учебный отпуск и большей продолжительностью, при условии что это прописано в трудовом (коллективном) договоре.

• Условие 6. Учебный отпуск предоставляется только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ). Совместителю в период сессии необходимо продолжать работу в свободное от учебы время либо оформить на это время отпуск без сохранения зарплаты (обратите внимание на правила 4 и 5).

Пример. У работника два места работы: постоянное и совместительство. Работу он совмещает с получением высшего образования. Учебный отпуск положен только по одному месту работы, например, в той организации, в которой он работает постоянно. У работника возник вопрос: можно ли проходить обучение и одновременно работать в организации, которая является вторым местом работы — совместительством? Работнику можно обратиться к работодателю организации, где он работает по совместительству, с просьбой о предоставлении ему отпуска за свой счет на период учебы. Работодатель вправе отказать в просьбе работнику, сославшись на то, что такое условие не прописано в трудовом (коллективном договоре).

Правило 3. Оформление учебного отпуска. Порядок действий

1. Работник обращается к работодателю с заявлением, к которому приложена справка-вызов из учебного заведения.
2. Руководитель издает приказ (форма № Т-6 или № Т-6а) о предоставлении работнику гарантии.
3. Бухгалтер оформляет записку-расчет, где будет рассчитан средний заработок.
4. Данные об учебном отпуске фиксируются в личной карточке работника (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13).

Правило 4. Оплата учебного отпуска

Учебный отпуск следует правильно рассчитать и полученную сумму учесть при расчете отдельных видов налогов, а также страховых взносов во внебюджетные фонды.

Рассмотрим, как оплатить и рассчитать учебный отпуск, который можно предоставить как с сохранением среднего заработка, так и без сохранения.

Пример. Работник проходит итоговую государственную аттестацию сроком до 4 месяцев при получении высшего образования по программе бакалавриата. За этот период за ним сохраняется средний заработок. Но если работник проходит вступительные испытания в такое образовательное учреждение, то средний заработок уже не платится. Работник может рассчитывать только на сохранение за ним места работы на период вступительных испытаний.

Подробнее о случаях, когда следует платить средний заработок, а когда нет, рекомендуем посмотреть ст. 173-176 ТК РФ. Здесь также указаны иные гарантии, на которые может рассчитывать работник, который совмещает работу с обучением. Например, работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения, на период до 10 учебных месяцев перед началом прохождения государственной итоговой аттестации устанавливается по их желанию рабочая неделя, сокращенная на 7 часов.

Средний заработок за время нахождения работника в учебном отпуске оплачивают по правилам Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

С полученной суммы следует удержать НДФЛ и включить эту сумму в базу для расчета страховых взносов во внебюджетные фонды РФ. При расчете налога на прибыль данные суммы можно включить в расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ).

Правило 5. Расчет среднего заработка за время учебного отпуска

Средний заработок за время нахождения работника в учебном отпуске следует вовремя выплатить. Распространенный вопрос: «Выплаты к учебному отпуску так же, как к очередному, осуществляем за 3 дня до отпуска?»

Да, именно так (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-1).

Средний заработок работник должен получить до начала учебного отпуска. Выплачивать средний заработок после того, как работник принесет справку-подтверждение, ошибочно.

У вас может возникнуть другой вопрос: что делать, если работник не принес справку-подтверждение? В бухгалтерском учете следует сделать сторнировочные записи на сумму среднего заработка, выплаченного работнику до начала отпуска.

Ответы на распространенные вопросы про учебный отпуск

Работник хочет присоединить к учебному отпуску основной отпуск. Правильно ли это?

• Требование работника неправомерно. Вопрос о присоединении учебного отпуска к ежегодному оплачиваемому решается по соглашению работодателя и работника (ч. 2 ст. 177 ТК РФ).

Можно ли частично использовать учебный отпуск?

• Учебный отпуск — право, а не обязанность работника. Право на предоставление работнику учебного отпуска установленной продолжительности дает, в частности, справка-вызов, в которой в том числе определены сроки такого отпуска. Это следует из ч. 4 ст. 177 ТК РФ, формы справки-вызова, утвержденной Приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368. Соответственно, воспользоваться своим правом на учебный отпуск работник может только в пределах срока, который указан в справке-вызове. При этом трудовое законодательство не запрещает использовать такой учебный отпуск частично.

Вправе работодатель отказать работнику в учебном отпуске в связи с производственной необходимостью?

• Нет, не вправе. Предоставление учебного отпуска на основании справки-вызова не зависит от усмотрения работодателя. Работник вправе воспользоваться таким отпуском, даже если работодатель не согласен.

5 шагов в оформлении учебного отпуска без нарушения трудового кодекса. Важные моменты, о которых нужно знать

Учебный отпуск – это перерыв в работе сотрудника, предоставляемый по месту труда в связи с учебой.

Оформляются выходные дни по заявлению работника с приложенной справкой-вызовом.

Во избежание нарушения трудовых норм следует руководствоваться гл. 26 ТК РФ, ее отдельные статьи регулируются процедуру оформления и определяют гарантии и компенсации для учащегося сотрудника.

Кому положен по Трудовому кодексу?

Категории трудящихся и основания для оформления и оплаты отпуска в связи с учебой прописаны в статьях 173, 174, 177 гл. 26 ТК РФ. В ряде случаев предоставляемые учебные выходные оплачивается, но не всегда.

Кому предоставляется с оплатой

Кому предоставляется без оплаты

Обучающиеся заочники или очно-заочники, получающие первое высшее/среднее образование по профессии (для переходных и итоговых работ) Обучающиеся очники, получающие первое высшее/среднее образование по профессии (для переходных и итоговых работ) Аспиранты, ассистенты-стажеры, ординаторы только на заочной форме Лица, поступающие в высшие или средние обучающие заведения (для вступительных работ) Лица, получающие общее образование по очно-заочной форме (исключительно для подготовки к контрольной госаттестации) Заканчивающие подготовительные отделения ВУЗа (для подачи итоговой работы)

Особенности предоставления учебного отпуска заочникам смотрите в этой статье — сколько дней положено, и в каких случаях проводится оплата?

Оплачиваемые и неоплачиваемые выходные для учебы предоставляется только при соблюдении определенных условий, согласно гл.26 ТК РФ. Читайте подробнее об условиях предоставления учебного отпуска.

Пошаговая инструкция по оформлению

Как оформить ученический отпуск на работе:

• Шаг 1. Получить от работника пакет документов.
• Шаг 2. Издать приказ работодателем.
• Шаг 3. Оплатить учебный отпуск.
• Шаг 4. Внести записи в личную карточку отпускника.
• Шаг 5. Заполнить поля табеля данными о причинах отсутствия.

Какие документы должен предоставить сотрудник?

Чтобы работодатель мог оформить учебные выходные, трудящийся на работе должен передать руководству два документа:

1. Заявление — личный письменный запрос работника на перерыв в работе.
2. Справка-вызов — официальный типовой документ от учебного заведения.

Как пишется заявление?

Заявление на учебный отпуск — это обязательный документ, без которого работнику не будут предоставлены выходные.

Образец выглядит так:

Заявление должен оформить сам работник и заверить его личной подписью. В нем изъявляется намерение воспользоваться правом на учебный отпуск, согласно определенной статье ТК РФ (номер статьи зависит от типа образования и основания для предоставления).

Важно! Написать текст заявление можно ручным или машинописным способом, но подписывать его можно только вручную.

Как правильно сотруднику написать заявление? Необходимо в тексте указать:

• в каком заведении, на каком курсе, по какой форме он учится;
• для каких целей требуется учебный отпуск;
• какой длительности должен быть перерыв в работе;
• с какой даты отпуск должен начинаться.

Данные для написания заявления можно почерпнуть из содержания справки-вызова.

В отличие от заявления данная справка выдается по месту обучения. Лицу, совмещающему учебу и работу, нужно прийти в свой деканат и запросить справку-вызов для предъявления ее работодателю. Вызов носит типовой характер, оформить его нужно в строгом соответствии требуемым нормам.

Как составляется справка?

Типовой бланк состоит из двух листов и выглядит следующим образом:

В справке-вызове представитель учебного заведения указывает:

• данные об учащемся,
• сведения о месте его обучения,
• причину отрыва от работы,
• количество дней учебного отпуска.

Подробнее о заполнении вызова на сессию читайте здесь.

Оба документа после оформления сдаются работником ответственному лицу работодателя – специалисту в отдел кадров, непосредственному начальнику, руководителю компании (в зависимости от установленных в компании правил).

Сроки подачи

За сколько дней до учебного отпуска сотрудник подает документы, в трудовых законах не оговаривается. Однако четко прописывается срок для оплаты отпускных – за 3 дня, не позже. Логично, что требовать с работника заявление следует не позднее указанного срока.

Важно! Если работник подаст документы непосредственно в день перед началом ученического отпуска, работодатель не успеет оформить приказ, назначить и выдать оплату без нарушения ТК РФ, но отказать работнику он не имеет право.

Для минимизации рисков и избегания нарушений и штрафов работодателю рекомендуется прописать в ЛНА конкретный срок, не позднее которого работник должен подать документы.

Действия работодателя

После получения бумаг от трудящегося, подтверждающих обоснованность требования выходных, работодатель оформляет приказ на учебный отпуск. Форма данного распорядительного бланка может быть типовой или свободной. Законы не ограничивают работодателя в праве самостоятельно определить удобную для использования форму приказа. Главное – это наличие достаточного объема реквизитов.

Как правило, кадровики традиционно оформляют приказ по типовому бланку Т-6. Данная форма содержит три раздела: А, Б и В. При оформлении отпуска по учебе раздел А не заполняется, в разделе Б отражаются данные о предоставляемом перерыве в работе, в раздел В – сведения переносятся из раздела Б.

Пример приказа Т-6:

Возможна ситуация совмещения нескольких видов отпусков. Например, сотруднику по его запросу полагается учебный отпуск и по графику – ежегодный оплачиваемый. В такой ситуации достаточно составить один бланк приказа с заполнением раздела А данными об ежегодном отдыхе и раздела Б – сведениями об ученическом. В разделе В при этом суммируются показатели А и Б.

Для оформления приказа кадровик в форме Т-6 заполняет:

• информацию о работнике;
• вид оформляемого отпуска – «учебный», уточняется с сохранением оплаты или без нее;
• длительность отпускного времени, выраженную в календарных днях (данный параметр определяется вызовом с учетом прописанных в ТК РФ нормативов);
• начальную и конечную дату ученического отпуска.

Можно составить приказ в свободной форме, пример такого оформления:

Если в справке написано число необходимых дней более количества, прописанного для данного случая в кодексе, то руководствоваться нужно, в первую очередь, последним. Сотруднику дается для учебы число оплачиваемых выходных дней, равное закрепленному в ТК РФ, остаток дней по справке-вызову также предоставляется, но уже без оплаты.

Срок для составления приказа

Приказ служит основанием для проведения оплаты отпускнику. По ТК РФ предусмотрен срок для выплаты по ученическому отпуску — не позже трех дней до начала отпускного времени. Соответственно, приказ нужно оформить с учетом сроков выплаты – за три дня, не позже.

Заполнение личной карточки

Факт оформления учебного отпуска фиксируется в личной карте. Если она составляется по типовой форме Т-2, то для заполнения предусмотрен восьмой раздел. В него, согласно приказу, последовательно вносятся следующие данные:

1. Вид отпуска – указывается «учебный».
2. Период работы – не заполняется.
3. Количество календарных отпускных дней.
4. Даты начала и завершения учебного отдыха, согласно приказу.
5. Документы основания для оформления – реквизиты справки и приказа.

Пример заполнения формы Т-2:

Обозначение ученических выходных в табеле

Табель оформляется всеми работодателями для отражения данных об отработанном времени и любых отклонении по типовой форме Т-12 или Т-13. В период нахождения в ученическом отпуске сотрудник отсутствует на рабочем месте. Для таких случаев предусмотрено соответствующее буквенное или числовое обозначение:

• У или 11 – если выходные дни оплачиваются;
• УД или 14 – если учебный отпуск не оплачивается.

Пример заполнения формы Т-12 при оплачиваемом учебном отпуске:

Образец без сохранения заработка:

Сроки выплаты отпускных

Приказ после оформления и утверждения руководителем выступает документальным основанием для выдачи денежных средств за отпускное время.

На все дни пребывания в учебном отпуске за трудящимся сохраняется его заработок, рассчитанный в среднем по доходам за последние 12 месяцев. Оплате подлежат все календарные отпускные дни, включая праздники, выходные. Как рассчитать ученические отпускные — пошаговая инструкция и примеры расчета.

Важно! По ТК РФ установлен срок выплаты учебных отпускных – не позже, чем за 3 дня до первого отпускного дня.

Нарушение данного срока не допустимо и ведет к наложению ответственности на должностное лицо, представляющее организацию, и на саму организацию. Штрафы составляют 10 – 20 тыс.руб. для должностных лиц и 30 -50 тыс.руб. для компании. Плюс к этому появляется обязанность по назначению компенсации за каждый просроченный день, размер компенсационной выплаты составляет 1/150 ключевой ставки от невыданной в срок суммы отпускных.

Полезное видео

Особенности оформления ученических оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков рассмотрены подробно на видео:

Предоставление перерыва в работе для учебы предусматривает выполнение ряда шагов от обеих сторон трудовых отношений: работник обязан предоставить заявления и получить по месту обучения типовую справку-вызов, работодатель обязан оформить приказ по запросу заявителя и произвести при необходимости оплату предоставленных выходных дней.

Процесс оформления завершается внесением записи в личную карту Т-2 и проставлением отметок в табеле для дней отсутствия.

Учебный отпуск: нюансы предоставления, оформления и оплаты

Работники, совмещающие работу с обучением, имеют право на получение дополнительного отпуска – учебного. От чего зависит продолжительность такого отпуска? Всегда ли он оплачивается? Какие документы обязан представить работник для получения учебного отпуска? Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете выплату отпускных работнику-студенту? На эти и другие вопросы найдете ответы в данной статье.

Гарантии и компенсации (в том числе предоставление учебного отпуска) работникам, совмещающим работу с получением образования, а также работникам, допущенным к соисканию ученой степени кандидата или доктора наук, установлены гл. 26 ТК РФ. Согласно положениям данной главы предоставление учебных отпусков осуществляется при условии:

• получения работником образования соответствующего уровня впервые;
• наличия государственной аккредитации образовательной программы;
• успешности освоения работником соответствующего образования (то есть отсутствия у работника, проходящего обучение, академической задолженности за предыдущий семестр, выполнения им всех обязательных курсовых, лабораторных и иных работ, сдачи работником зачетов по всем дисциплинам, предусмотренным учебным планом).

Возможность предоставления учебного отпуска работнику, уже имеющему профессиональное образование соответствующего уровня, может быть предусмотрена трудовым договором или ученическим договором, заключенным между работником и работодателем в письменной форме. Работнику, совмещающему работу с получением образования одновременно в двух образовательных организациях, учебный отпуск может быть предоставлен только в связи с получением образования в одной из этих организаций (по выбору работника) (ст. 177 ТК РФ).

В коллективном или трудовом договоре дополнительно может быть закреплена возможность предоставления учебного отпуска работнику, совмещающему работу с освоением не имеющих государственной аккредитации образовательных программ (ст. 173 – 176 ТК РФ).

В отношении отдельных категорий работников предоставление учебных отпусков осуществляется с учетом следующих особенностей:

1. Работник-совместитель в силу ст. 287 ТК РФ вправе претендовать на получение учебного отпуска только по основному месту работы. В связи с этим, если сотрудник, совмещающий работу с обу­чением, оформлен на условиях внутреннего совместительства, ему предоставляется учебный оплачиваемый отпуск по основному месту работы согласно гл. 26 ТК РФ, а по совместительству он должен оформить отпуск без сохранения заработной платы на время учебного отпуска.
2. Сотрудники, совмещающие работу по срочным трудовым договорам с обучением, имеют право на получение учебного отпуска в общем порядке, установленном для работников, оформленных по трудовому договору на неопределенный срок. Срок действия трудового договора не влияет на возможность предоставления работнику учебного отпуска (ст. 58, 173 ТК РФ).

Продолжительность учебных отпусков

Приведем в таблице перечень лиц, имеющих право на оплачиваемые (неоплачиваемые) учебные отпуска, с указанием их продолжительности.

Работники, имеющие право на получение учебного отпуска

Работники, направленные на обучение работодателем или поступившие самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, специалитета или магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения и успешно осваивающие эти программы (ст. 173 ТК РФ)

Прохождение промежуточной аттестации на первом и втором курсах

Прохождение промежуточной аттестации на втором курсе при обучении в сокращенные сроки

Прохождение промежуточной аттестации на каждом из последующих курсов

Прохождение государственной итоговой аттестации

Работники, допущенные к вступительным испытаниям в образовательные организации высшего образования (ст. 173 ТК РФ)

Работники – слушатели подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования (ст. 173 ТК РФ)

Работники, обучающиеся по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, специалитета или магистратуры по очной форме обучения (ст. 173 ТК РФ)

Подготовка и защита выпускной квалификационной работы со сдачей итоговых государственных экзаменов

Сдача итоговых государственных экзаменов

Работники, осваивающие программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программы ординатуры и ассистентуры-стажировки по заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ)

Обучение по программам подготовки кадров высшей квалификации

30 календарных дней в течение календарного года

Работники, допущенные к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук (ст. 173.1 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 05.05.2014 № 409 «Об утверждении Правил предоставления отпуска лицам, допущенным к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук»)

3 месяца – для соискателя степени кандидата наук;

6 месяцев – для доктора наук

Работники, успешно осваивающие имеющие государственную аккредитацию образовательные программы среднего профессионального образования по заочной и очно-заочной формам обучения (ст. 174 ТК РФ)

Прохождение промежуточной аттестации на первом и втором курсах

Прохождение промежуточной аттестации на каждом из последующих курсов

Прохождение государственной итоговой аттестации

Работники, допущенные к вступительным испытаниям в образовательные организации среднего профессионального образования (ст. 174 ТК РФ)

Работники, осваивающие имеющие государственную аккредитацию образовательные программы среднего профессионального образования по очной форме обучения (ст. 174 ТК РФ)

Прохождение государственной итоговой аттестации

Работники, успешно осваивающие имеющие государственную аккредитацию образовательные программы основного общего или среднего общего образования по очно-заочной форме обучения (ст. 176 ТК РФ)

Прохождение государственной итоговой аттестации по образовательной программе основного общего образования

Прохождение государственной итоговой аттестации по образовательной программе среднего общего образования

Документальное оформление направления работника в учебный отпуск

В 2015 году указанная форма справки-вызова была обновлена приказами Минобрнауки РФ от 02.03.2015 № 134, от 26.05.2015 № 525.

Справка-вызов, выдаваемая образовательным учреждением, состоит из двух частей: непосредственно из справки-вызова и отрывного корешка к ней. Если сотрудник не представит работодателю заполненный корешок, подтверждающий фактическое его нахождение в период учебного отпуска в образовательном учреждении, то он может лишиться права на следующий учебный отпуск. На стр. приведем образец справки-вызова.

Предъявив справку-вызов работодателю, работник должен написать заявление о предоставлении отпуска. Заявление может быть оформлено в следующем виде.

МБОУ ДОД «Детский сад «Сказка»

Прошу предоставить мне учебный отпуск с сохранением заработной платы на период с 07.09.2015 по 20.09.2015 для прохождения промежуточной аттестации в ФБОУ ВПО «Педагогический университет».

К заявлению прилагаю справку-вызов.

02.09.2015 Петрова И. Н.

Оплата учебного отпуска

Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев (расчетный период) (п. 4 Положения № 922).

Согласно п. 10 Положения № 922 средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3).

Сумма отпускных, причитающаяся работнику, определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество календарных дней в периоде, подлежащем оплате (то есть на количество календарных дней учебного отпуска) (п. 9 Положения № 922).

При определении среднего заработка для оплаты дополнительных учебных отпусков оплате подлежат все календарные дни (включая нерабочие праздничные дни), приходящиеся на период таких отпусков, предоставляемых в соответствии со справкой-вызовом учебного заведения (п. 14 Положения № 922).

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат независимо от источников получения этих выплат (п. 2 Положения № 922). При этом стоит помнить, что при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключаются время, а также начисленные за это время суммы, если (п. 5 Положения № 922):

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных ТК РФ;
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Согласно справке-вызову № 59 Петрова И. Н. (воспитатель) уходила в учебный отпуск с 07.09.2015 на 14 кал. дн. Расчетный период для его оплаты – с 01.09.2014 по 31.08.2015. Начисленная заработная плата за расчетный период составила 150 000 руб. Следует определить сумму отпускных за период обучения.

Сумма отпускных за 14 кал. дн. равна 5 972,70 руб. (150 000 руб. / 12 мес. / 29,3 дн. x 14 дн.).

Напомним, что оплату учебного отпуска с учетом положений ст. 136 ТК РФ следует производить не позднее чем за три дня до его начала. При совпадении дня выплаты отпускных с выходным или нерабочим праздничным днем оплата отпуска осуществляется накануне этого дня или в более ранний срок (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693‑6‑1).

Обложение сумм оплаты учебного отпуска НДФЛ и страховыми взносами

Перечень доходов, не облагаемых НДФЛ, установлен ст. 217 НК РФ.

Поскольку суммы оплаты учебного отпуска работника в размере среднего заработка в п. 3 ст. 217 НК РФ не включены, они подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Аналогичное мнение приведено в Письме Минфина РФ от 24.07.2007 № 03‑04‑06‑01/260.

Датой фактического получения дохода в виде сумм отпускных признается дата фактической выплаты такого дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). При выплате налогоплательщику доходов в виде отпускных налоговые агенты – работодатели обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы. Сумма среднего заработка, причитающегося работнику за время его нахождения в учебном отпуске, облагается страховыми взносами, уплачиваемыми в ПФР, ФСС и ФФОМС. В базу для начисления страховых взносов суммы отпускных включаются в полном объеме на дату их начисления (п. 1 ст. 7, п. 1 ст. 8, п. 1 ст. 11 Федерального закона № 212‑ФЗ [1] ).

Отражение в бухгалтерском учете операций по начислению и выплате отпускных

При этом уплату во внебюджетные фонды страховых взносов, начисляемых на суммы отпускных, нужно производить по виду расходов 119 «Взносы по обязательному социальному страхованию на выплаты по оплате труда работников и иные выплаты работникам учреждений» и подстатье 213 «Начисления на выплаты по оплате труда» КОСГУ.

Исходя из этого, а также в соответствии с инструкциями № 162н [2] , 174н [3] , 183н [4] операции по начислению и выплате среднего заработка за время нахождения работника в учебном отпуске отразятся в бухгалтерском (бюджетном) учете следующими корреспонденциями счетов:

Особенности учебного отпуска

Татьяна Тарасова,
ведущий эксперт-консультант ЗАО «ТЛС-ГРУП»

Образование — процесс развития, саморазвития и воспитания личности, связанный с овладением социально значимым опытом человечества в различных сферах деятельности. Задачи образования — знать, понимать, уметь, участвовать в творческой деятельности, иметь теоретические знания в той или иной сфере деятельности.

Получение высшего или среднего образования

Конституция РФ в ст. 43 провозглашает и юридически гарантирует каждому гражданину право получения образования. Указанное конституционное положение конкретизировано в ст. 5 Закона Российской Федерации от 10.07.1992 № 3266-1 «Об образовании», в соответствии с которой граждане могут получить высшее или среднее образование.

Работнику предоставляется дополнительный учебный отпуск, даже если образовательное учреждение находится за пределами РФ, если это учебное заведение относится к образовательным с точки зрения российского законодательства.

Согласно п. 3 Положения о государственной аккредитации образовательных учреждений и научных организаций, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 21.03.2011 № 184 процедура государственной аккредитации в отношении расположенного за пределами Российской Федерации филиала организации проводится аккредитационным органом, к компетенции которого отнесена государственная аккредитация организации, подразделением которой является этот филиал. Таким образом, образовательные учреждения, находящиеся за рубежом, подлежат государственной аккредитации.

Трудовой кодекс РФ гарантирует учащимся сотрудникам предоставление оплачиваемого учебного отпуска (ст. 173 ТК РФ). Причем данный отпуск предоставляется независимо от того, кто был инициатором обучения (направил работодатель или работник сам пожелал учиться) и независимо от специализации учебного заведения.

Однако данная гарантия предоставляется работнику при соблюдении определенных условий:

1) учебный отпуск с сохранением среднего заработка предоставляется только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ);

2) образовательное учреждение должно иметь государственную аккредитацию, независимо от организационно-правовой формы (ст. 173 ТК РФ), а если оно не имеет государственной аккредитации — отпуск предоставляется только если это предусмотрено коллективным или трудовым договором;

3) форма обучения должна быть заочной и очно-заочной (вечерней);

4) гарантия предоставляется только при успешном обучении;

5) работник получает образование соответствующего уровня впервые.

Гарантии и компенсации также могут быть предоставлены работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным на обучение работодателем в соответствии с трудовым договором или соглашением об обучении, заключенным между работником и работодателем в письменной форме (ст. 177 ТК РФ).

Дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка предоставляются для:

• прохождения промежуточных сессий;
• подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов;
• сдачи итоговых государственных экзаменов.

Второе высшее образование

Учебный отпуск — это целевой отпуск и предоставляется по заявлению работника и на основании справки-вызова по форме, утвержденной Приказом Минобразования России от 13.05.2003 № 2057 или Приказом Минобразования РФ от 17.12.2002 № 4426.

Получение высшего образования регулируется не только Законом «Об образовании», а также Федеральным законом от 22.08.1996 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании». Согласно п. 5 ст. 6 данного Закона лица, получившие высшее образование и документы государственного образца о соответствующем уровне высшего профессионального образования (диплом специалиста), имеют право продолжить обучение по образовательной программе магистратуры.

Получение образования по программам магистратуры лицами, имеющими диплом специалиста, рассматривается как получение второго высшего профессионального образования, и работодатель в этом случае не обязан предоставлять дополнительный учебный отпуск с сохранением среднего заработка.

Однако, согласно ст. 177 ТК РФ, гарантии и компенсации также могут быть предоставлены работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным на обучение работодателем в соответствии с трудовым договором или соглашением об обучении, заключенным между работником и работодателем в письменной форме.

Учебный отпуск — это целевой отпуск и предоставляется по заявлению работника и на основании справки-вызова по форме, утвержденной Приказом Минобразования России от 13.05.2003 № 2057 или Приказом Минобразования РФ от 17.12.2002 № 4426.

Обучение в аспирантуре также относится к послевузовскому профессиональному образованию и не поименовано в гл. 26 ТК РФ, т. е. нормы ст. ст. 173 — 177 ТК РФ не распространяются на работников, обучающихся в аспирантуре (вне зависимости от формы обучения), поскольку содержание данных норм ограничено получением работником высшего профессионального образования впервые.

Средний заработок для оплаты учебного отпуска

Средний заработок для оплаты учебного отпуска определяется по общим правилам. Согласно ст. 139 ТК РФ для всех случаев определения размера средней заработной платы, предусмотренных ТК РФ, т. е. средний дневной заработок для оплаты дополнительных учебных отпусков, исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

Получение образования по программам магистратуры лицами, имеющими диплом специалиста, рассматривается как получение второго высшего профессионального образования, и работодатель в этом случае не обязан предоставлять дополнительный учебный отпуск с сохранением среднего заработка.

Особенности порядка исчисления средней заработной платы, утверждены Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение № 922).

Средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате. Согласно п. 14 Положения № 922 при определении среднего заработка для оплаты дополнительных учебных отпусков оплате подлежат все календарные дни (включая нерабочие праздничные дни), приходящиеся на период таких отпусков, предоставляемых в соответствии со справкой-вызовом учебного заведения, т. е. оплачивать необходимо все календарные дни учебного отпуска, в том числе приходящиеся на его период нерабочие праздничные дни.

Отпускные за учебный отпуск работнику-студенту выплачиваются не позднее, чем за три дня до начала этого отпуска (ст. 136 ТК РФ) фактически авансом.

И если работник-студент не сдал сессию, то работодатель, предоставивший дополнительный отпуск на сдачу сессии с сохранением среднего заработка, не вправе удержать из зарплаты работника сумму оплаты дополнительного учебного отпуска, т. к. статьей 137 ТК РФ установлены случаи, при которых производятся удержания из заработной платы работника, и в ней отсутствует такое основание, как удержание из заработной платы работника выплаченной суммы среднего заработка за дни учебного отпуска в случае, если работник не сдал сессию.Тем более справка-вызов из учебного заведения подтверждает то, что работник учится успешно, и его допустили к промежуточной аттестации.

Следовательно, выплаченный средний заработок работнику за дни учебного отпуска не зависит от сдачи последующей сессии.

Если работник-студент — женщина, и в момент учебного отпуска она находится в отпуске по уходу за ребенком, на больничном, в очередном отпуске, то учебный отпуск предоставляется со дня, когда работница должна была приступить к работе после выздоровления, после отпуска по уходу за ребенком или после очередного отпуска и до дня окончания периода отпуска, указанного в выданной образовательным учреждением справке-вызове.

Учебный отпуск — это время, когда работник должен быть освобожден от работы работодателем, но которое он не использует по своему усмотрению, а обязан посвятить решению вопросов, связанных с обучением.

Повышение квалификации с отрывом от работы

При повышении квалификации в соответствии со ст. 187 ТК РФ, если повышение квалификации требует отрыва от работы, за сотрудником сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата. Причем средняя заработная плата сохраняется у работодателя по основному месту работы.

Средняя заработная плата определяется по правилам ст. 139 ТК РФ и в соответствии с Постановлением № 922.

Если обучение будет осуществляться в другой местности, то сотрудникам оплачивают командировочные расходы в порядке и размерах, предусмотренных для служебных командировок.

В соответствии с трудовым законодательством работник имеет право на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации (ст. ст. 21, 22 ТК РФ).

Необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд определяет работодатель (ст. 196 ТК РФ), кроме случаев, когда повышение квалификации обязательно в соответствии со специальными законами (ч. 4 ст. 196 ТК РФ). Например, обязательное повышение квалификации необходимо:

• научно-педагогическим работникам (п. 2 ст. 21 Федерального закона от 22.08.1996 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»);
• сотрудникам таможенных органов (пп. 8 п. 1 ст. 16 Федерального закона от 21.07.1997 № 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации»);
• медицинским работникам (Приказы Минздравсоцразвития России от 07.07.2009 № 415н и от 09.12.2008 № 705н);
• водителям и другим работникам автомобильного и наземного городского электрического транспорта, обеспечивающим безопасность дорожного движения (Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения») и т. п.

В перечисленных случаях работодатель обязан обеспечивать повышение квалификации с сохранением гарантий предусмотренных трудовым законодательством (места работы, среднего заработка и т. п.).

Если право работника на прохождение обучения с целью повышения квалификации установлено в нормативно-правовых актах или трудовом договоре, то непредставление работодателем такой возможности является нарушением положений договора или закона.

При повышении квалификации за работником сохраняется средний заработок, причем средний заработок сохраняется за фактически пропущенные по графику работы рабочие дни (часы).

Иногда повышение квалификации может приходиться на выходные дни работника. Так как выходные — это время отдыха, которое вы вправе использовать по своему усмотрению, принудительно, отправить учиться в эти дни работодатель не вправе. Он может только предложить это работнику, в свою очередь работник может принять предложение или отказаться, и дисциплинарным проступком это не будет являться.

Если учеба приходится на выходной день и работник согласился обучаться, то возникает вопрос с оплатой. Конкретных положений, как поступить в такой ситуации в ТК РФ нет, но за день учебы можно предоставить дополнительный день отдыха, который может быть оплачен исходя из среднего заработка.

Также вы можете договориться с руководителем не о предоставлении вам дополнительного выходного, а об иной компенсации, например об оплате времени, потраченного в выходной на обучение. Однако следует помнить, что в таком случае могут возникнуть налоговые проблемы.

Если же в локальных актах не предусмотрена профессиональная подготовка или переподготовка, то работодатель не обязан в период такой подготовки за работником сохранять гарантии, предусмотренные ТК РФ.

То есть работник должен сам урегулировать время отсутствия на работе, оформить очередной отпуск или отпуск за свой счет, причем оформить эти отпуска он может только с согласия работодателя.

Если работодатель не даст своего согласия, то повышение квалификации и профессиональной переквалификации работник должен осуществлять в свободное от работы время.

Как рассчитывается учебный отпуск: порядок расчета, правила и особенности оформления, начисления и выплаты

Учебный отпуск или же ученический, как его иногда называют, – это право работника, закрепленное в Трудовом кодексе страны. Согласно законодательству, каждый, кто в первый раз получает образование и обучается на заочном отделении, имеет право на оплачиваемый отпуск на период сдачи экзаменов, лекций, а также при подготовке дипломной работы. Однако здесь существуют определенные лимиты и замечания. Как рассчитывается учебный отпуск? Его расчет осуществляется по средней заработной плате работника. Однако при расчете оплачиваемых дней необходимо учесть определенные тонкости.

Что такое учебный отпуск

Прежде чем понять, как правильно рассчитать учебный отпуск, нужно узнать, что это такое. Это вид отпуска, который является дополнительным. Его предоставляют работникам, совмещающим учебу и работу. Регламентирует выплаты и предоставление дополнительного отпуска Трудовой кодекс: статьи 173-176.

Работодатель же обязан предоставить работнику на период сессии не только освобождение от работы с сохранением рабочего места, но и оплату по среднему заработку. Также подразумевается своевременная выплата полагающихся отпускных.

Что говорит закон: статьи и выдержки

Согласно статье 173, право на учебный отпуск имеют работники, которые получают высшее образование, причем не важно, бакалавриат или же специалитет. Согласно статье 174, таким правом пользуются и те, кто получает среднее профессиональное образование, то есть техникумы или же колледжи. А статья 176 подчеркивает, что и учащиеся, получающие среднее общее образование, также имеют право на оплачиваемый отпуск.

Есть ли разница, какая форма обучения у работника? Удивительно, но есть. Предоставляется учебный отпуск всем, кто получает данное образование в первый раз. Однако при очной форме обучения, дни отпуска не оплачиваются. То есть за время отсутствия за работником просто сохраняется его рабочее место, но без оплаты.

Лимиты дней учебного отпуска

Несмотря на то, что учебное заведение может выдавать справку-вызов на разное количество дней для отпуска, существуют определенные лимиты для оплаты. Так, согласно законодательству страны, для тех, кто получает высшее образование, существуют следующие правила:

• не более 40 дней в году для учащихся первого и второго курсов;
• не более пятидесяти – для всех остальных курсов обучения;
• четыре месяца – для подготовки дипломной работы.

Однако не стоит думать, что работника заставят сидеть на рабочем месте, пока остальные сдают экзамены. Этот лимит касается оплаты. То есть, по справке-вызову сотрудник может официально взять себе неоплачиваемый отпуск. Но речь идет именно о получении первого образования.

Как оформлять учебный отпуск: список документов

Как рассчитывают учебный отпуск? На основании всех документов. Для начала работник должен написать заявление о предоставлении данного вида отпуска, приложить к нему справку-вызов из учебного заведения. Эти документы нужно передать в отдел кадров. Специалисты издают приказ по форме Т-6, на основании которого в бухгалтерии делают записку-расчет.

На этом начинается работа бухгалтерии. Сроки оплаты учебного отпуска не регламентированы законодательством, но предполагается, что работник получит отпускные до его начала. Однако по истечении сессии, он обязан предоставить подтверждение своего нахождения в учебном заведении. Если этого документа нет, то предприятие имеет право удержать отпускные.

Оплата по среднему: как нужно рассчитывать

Как рачитывают отпускные за учебный отпуск? Как и в случае с ежегодным очередным отпуском: по среднему заработку. За расчетный период берут двенадцать месяцев. Если сотрудник в компании недавно, то берут столько месяцев, сколько работник уже отработал. То есть, если сотрудник пришел к работодателю в июне, а отпуск у него наступил в октябре, то для расчета берут следующие месяцы: июнь, июль, август, сентябрь, т. е. всего четыре. Если же у него были бы полностью отработаны двенадцать месяцев, то в расчетном периоде были месяцы с октября по сентябрь.

При расчете учитывают заработная плата сотрудника, за вычетом единовременных премий, материальной помощи или же компенсационных выплат. Также в расчет не попадают суммы оплаты по средней, то есть оплата дней отдыха донорам, суммы за очередные и дополнительные отпуска.

При этом количество отработанных дней каждого месяца приравнивают к числу 29,3. именно таково среднее значение каждого месяца. Однако если месяц отработан не в полном объеме, этот показатель снижается. Но стоит отметить, что при нахождении в этот период работника в прогулах, коэффициент остается полным, равным 29,3 дням.

Пример расчета, при полностью отработанном расчетном периоде

Как рассчитывается учебный отпуск заочникам, если они отработали весь год? Здесь все достаточно просто, но стоит разобрать расчет на конкретном примере.

Сотрудник работает в организации больше года. Он поступил в высшее учебное заведение, получил справку-вызов на десять дней, с десятого сентября, для прохождения промежуточной аттестации. Теперь работник пишет заявление о предоставлении ему учебного отпуска, прикладывает справку-вызов. На основании приказа, справки и записки-расчета по установленной формуле данному работнику рассчитывают отпускные. Отпуск предоставляют с десятого по девятнадцатое сентября.

Конкретный пример расчета

За расчетный период принимают двенадцать месяцев: с сентября 2017-го по август 2018 года. Допустим, первые два месяца работник получал по тридцать тысяч рублей. С ноября 2017 года его заработная плата увеличилась до 35 000 рублей. Ему разово выдавали материальную помощь в декабре 2017 года к Новому году (тысяча рублей). Все месяцы отработаны работником полностью.

В таком случае, сумма заработка для расчета отпуска составляет: 30 000*2 + 35 000*10 = 410 000 рублей. Материальная помощь в расчет среднего не входит.

Как рассчитывается учебный отпуск дальше? Нужно посчитать количество дней в году, принимаемых к расчету. Так как данный сотрудник работал без прогулов, больничных и так далее (полные месяцы), этот показатель равен: 29,3*12=351,6 дней.

Таким образом, за один день отпуска работник должен получить: 410 000/351,6 = 1166 рублей 10 копеек. За весь отпуск, то есть за десять дней, ему будет начислено 11 661 рубль. Выплачивают отпускные за вычетом налога и иных обязательных удержаний. Этот пример наглядно показывает, как рассчитывается оплата учебного отпуска при полностью отработанном расчетном периоде.

Если год отработан не в полном объеме

Немного сложнее понять, как рассчитывается оплата учебного отпуска, если в расчетном периоде были отпуска или же больничные листы. Однако все становится понятно, если объяснить на конкретном примере.

Допустим, сотрудник организации отработал на предприятии четыре месяца с мая 2017 года. В сентябре 2017-го он принес справку-вызов из высшего учебного заведения на пять дней, в связи с прохождением промежуточной аттестации. В июне 2017 года этот же работник находился на больничном (длительность – пять дней). Данный факт подтверждает лист нетрудоспособности. А в августе он брал один день по справке донора. Как рассчитать оплату учебного отпуска в таком случае? Нужно найти два показателя: непосредственно суммы всех выплат, идущих в расчет, а также количество дней, необходимых для определения суммы отпускных.

Как посчитать отпуск

Май 2017-го отработан сотрудником полностью, то есть 29,3 дня, заработная плата составила 15 000 рублей.

Июнь отработан частично. Значит, рассчитывают показатель дней. Для этого нужна формула: Х*29,3, где Х – это количество дней месяца за минусом нерабочих). Затем показатель делят на количество дней месяца. То есть для данного примера расчет имеют следующий вид: (30-5)*29,3 = 732,5. Эту цифру делим на 30 дней. Коэффициент составил 24,42 дня. Сумма, за вычетом пособия по нетрудоспособности, составила 12 000 рублей.

Август также отработан не полностью. Значит: (31-1)*29,3/31 = 28,35 дня. Заработная плата, за вычетом оплаты за один день составляет 13 500 рублей.

Июль отработан полностью – 29,3 дня. Заработная плата – 16 000 рублей.

Значит, сумма для расчета составляет 15000 + 12 000 + 13 500 + 16 000 = 56 500 рублей.

Количество дней: 29,3 + 24,42 + 28,35 + 29,3 = 111,37.

Таким образом, сумма за один день отпуска составила: 56 500/111,37 = 507 рублей 32 копейки, а за весь период отпуска, то есть за пять дней, 2536 рублей 60 копеек. Выплачивают данное пособие за вычетом тринадцати процентов.

В чем отличие учебного отпуска от очередного

Как рассчитать сумму учебного отпуска, теперь понятно. Однако в чем же заключаются различия между основным и этим видом дополнительного отпуска? Стоит вспомнить, что при попадании очередного отпуска на праздничные дни, он продлевается. То есть праздничный день не идет в зачет отпускных, он не оплачивается. Что же касается учебного отпуска? Он не продлевается. То есть, не сдвигается на праздничные дни.

Как рассчитать отпускные за учебный отпуск, если он совпадает с больничным листом? Здесь сотруднику придется выбирать. Если в случае с очередным работник имеет право на продление отпуска по листу нетрудоспособности, то с учебным такого права нет. В этом заключаются основные отличия данного вида отпуска.

Многие работники успевают совмещать работу и получение образования. По этой причине законодательство твердо оговаривает возможность получения дополнительного отпуска, который называют учебным или же ученическим. Его предоставляют работнику на основании справки-вызова из учебного заведения. Также сотрудник должен написать заявление с просьбой оформить ему данный вид отпуска. Однако такое возможно только для тех, кто получает первое образование данного уровня. Если у работника уже есть среднее образование, и он собирается получать высшее, он может смело рассчитывать на получение учебного отпуска. Как рассчитывают учебный отпуск? Также как и основной, то есть с учетом средней заработной платы. Есть множество схожих моментов, связанных с оплатой и того, и другого вида отпуска. Однако и различия также присутствуют. Стоит отметить, что за расчетный период принимают 12 месяцев, предшествующих дате начала учебного отпуска. После завершения сессии сотрудник должен представить справку-подтверждение, о том, что он находился в учебном заведении.