Перечисление заработной платы на карту: порядок введения на предприятии

Как оформить перечисление заработной платы на карту работника

Получение заработной платы – наверное, самый приятный момент в трудовых отношениях. И сотруднику, и работодателю хочется, чтобы момент ее выплаты прошел без затруднений, максимально просто и быстро для обеих сторон. Раньше передачу денег производили исключительно в наличной форме – по ведомости. Чуть позже работодатель предоставлял сотрудникам возможность пользоваться услугами какой-либо определенной кредитной организации. Как с этим обстоят дела сегодня?

• Может ли сотрудник получать вознаграждение за свой труд на пластиковую карту любого банка?
• Как происходит оформление этой процедуры?
• Есть ли нюансы отражения такой проводки средств в бухгалтерском учете?
• Какая на этот счет позиция Трудового и Налогового Кодекса Российской Федерации?

Регламентируем денежные отношения «работодатель-сотрудник»

Любой труд должен иметь вознаграждение – базовая аксиома и статья из Конституции РФ. Порядок выплат вознаграждения за труд определяется нормативными документами, прежде всего, соглашением сторон на обоюдное сотрудничество в трудовой сфере, то есть трудовым договором, положения которого не должны противоречить действующему законодательству. Можно регламентировать этот порядок и в коллективном договоре.

1. Ст. 56 ТК РФ прямо говорит об обязанности работодателя обеспечить наемному персоналу полную и своевременную выплату заработанной им платы. Также этой статьей регламентируется право работника получать письменную информацию о составе его заработной платы, сумм начислений и удержаний за любой период.
2. Ст. 57 ТК РФ называет оплату за труд одним из существенных условий трудового соглашения.
3. Ст. 129 ТК РФ дает понятию «заработная плата» исчерпывающее определение, перечисляя ее составные части.
4. Наконец, ст. 136 ТК РФ говорит о том, что зарплату вручают непосредственно работнику, кроме ситуаций, когда иной способ предписан трудовым договором. Этим «иным способом» вполне может быть перечисление заработной платы на расчетный счет, с которого ее можно снять с помощью пластиковой банковской карты.

Дозволенные способы выплаты зарплаты

Трудовой договор может предусмотреть любой способ передачи работнику заработанного им вознаграждения за труд. Среди разрешенных законом методов выдачи з/п лидируют следующие:

• из кассы под подпись в ведомости с помощью налички;
• безналичный расчет (по письменному заявлению работника, приложенного к трудовому договору);
• на карточный счет (по согласованию сторон);
• в натуральной форме (не более пятой части от суммы зарплаты);
• почтовым переводом (также оформляется согласованием).

СПРАВКА! На практике обычно принимается единый способ выплаты зарплаты в рамках одной организации. Тем не менее работодатель не вправе навязывать сотруднику неудобный ему способ выплаты: согласие должно быть получено от обеих сторон трудовых отношений.

Как перейти с налички на безналичную форму выдачи з/п

Этот удобный способ, облегчающий расчеты и экономящий время сотрудников бухгалтерии, становится самым востребованным в различных организациях. Если в фирме ранее была принята другая форма расчетов с персоналом, то, чтобы ее изменить, нужно совершить ряд предписанных законом процедур:

1. Принять решение о другой форме выдачи трудового вознаграждения (в нашем случае, безналичной).
2. Издать приказ по предприятию и ознакомить с ним сотрудников под их визу в сопроводительном листе.
3. Зафиксировать принятое решение в нормативных документах (коллективном договоре, трудовых договорах). К ранее заключенным трудовым договорам нужно составить дополнительные соглашения.
4. Сотрудники пишут заявления, в которых попросят работодателя перечислять их зарплату на банковскую карту. Такое заявление будет гарантией их согласия.

Выбор зарплатного банка

Ранее выбор кредитной организации-эмитента был всецело в руках работодателя. Компания заключала договор с банком, условия которого казались ей более выгодными. При этом не всегда принималось во внимание удобство для сотрудников, например, расположение банкоматов для снятия денег либо возможность расплатиться картой только в определенных магазинах.

С 2015 года ситуация коренным образом изменилась. Прерогативу выбора кредитной организации предоставили сотрудникам. При этом возможны такие варианты:

• работник соглашается с выбором банка-эмитента, с которым заключен договор у работодателя, подтверждает это письменно, и работодатель включает его в реестр сотрудников, которых обслуживает данный банк; сотруднику открывается расчетный счет и выдается пластиковая зарплатная карта;
• сотрудник сам выбирает кредитную организацию, удобную для перечисления ему заработанных средств, сам заключает банковский договор, предоставляя информацию о своем карточном счете в письменном заявлении работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Способ выплаты и сама кредитная организация могут быть изменены сотрудником не позднее чем за 5 рабочих дней до очередной выплаты з/п. Более того, законом разрешена ситуация, в которой за отдельные периоды работы зарплата по желанию сотрудника может ему перечисляться на карты разных банков, главное, вовремя об этом оповестить бухгалтерию. Теоретически можно это делать раз в полмесяца, поскольку выплата зарплаты производится минимум дважды в месяц.

Образец заявления

Заявление на перечисление заработной платы в определенный банк, выбранный сотрудником, нужно подавать в бухгалтерию или непосредственно руководству, поэтому и писать его можно либо на имя бухгалтера (главного бухгалтера), либо генерального директора.

В заявлении обязательно должны быть указаны банковские реквизиты и срок, начиная с которого зарплата должна перечисляться именно туда.

Главному бухгалтеру ООО «Торгсервис-Юг»
Разумовскому Константину Степановичу
от кладовщика Лисовского Анатолия Ивановича

Прошу перечислять причитающуюся мне заработную плату и все остальные выплаты на банковскую карту по следующим реквизитам:

Получатель: Лисовский Анатолий Иванович
ИНН банка7702070139
КПП банка770943002
Счет получателя № ххххххххххххх
Банк получателя: филиал «Центральный» банка ВТБ (ПАО)
Корреспондентский счет № хххххххххххх
БИК 044525411

Назначение перевода: перечисление заработной платы за апрель 2017 г. на карту Лисовского Анатолия Ивановича, договор № 07070707, НДС не облагается.

/Лисовский/ Лисовский А.С.
25.03.2017 г.

Проводки по бухгалтерии

Технически процесс проведения зарплаты через банк происходит таким образом:

• организация перечисляет в банк-эмитент (в разные банки) средства, предназначенные для выплаты вознаграждения за труд, для этого используется одно или несколько платежных поручений;
• банк перечисляет сотрудникам положенные им суммы (именно в этот момент прекращаются обязательства работодателя по выплате з/п).

Бухгалтерский учет движения этих средств зависит от выписки банка, которая подтверждает списание средств со счета организации на счета работников. Все записи в бухгалтерской документации делаются именно на эту дату (обычно это следующий рабочий день после перечисления денег от организации).

Проводка будет выглядеть таким образом:

• выпуск банковских карт: дебет 91-2 «Прочие расходы», кредит 51 «Расчетные счета» – оплачены услуги банка по выпуску пластиковых банковских карт;
• перечисление аванса: дебет 60-2 «Расчет с поставщиками: аванс», кредит 51 «Расчетные счета» – отражено перечисление средств банку за обслуживание карт сотрудников в течение года;
• выплата зарплаты на карты банка, клиентом которого является фирма: дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», кредит 51 «Расчетные счета» – переведены денежные средства в счет выплаты заработной платы сотрудникам;
• выплата зарплаты на индивидуальную карту сотрудника: дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», кредит 51 «Расчетные счета» – перечислена зарплата на индивидуальный счет сотрудника ФИО.

Если бухгалтерия против

Бухгалтера не очень приветствуют желание сотрудника получать деньги способом, отличным от большинства, потому что это увеличивает их нагрузку. Если все сотрудники получают деньги в одном банке, а кто-то один – в другом, то для этого «исключения» придется составлять отдельную бухгалтерскую ведомость.

Тем не менее закон в этом случае на стороне работника: ведь это его заработанные средства, и он может получить их так, как ему это удобно, а работодатель обязан обеспечить ему такую возможность.

Порядок перечисления зарплаты на банковскую карту

Подготовка к работе по зарплатному проекту

Перечислять заработную плату на банковскую карту работника работодатель имеет право только при наличии его согласия и строго на указанные работником реквизиты (ст. 136 ТК РФ).

Как соблюсти все нормы трудового законодательства в этом вопросе?

1. В случае если на предприятии ранее не практиковалось перечисление зарплаты на банковскую карту:

• Подготовить локальный акт/положение о переводе коллектива на зарплатный проект с указанием даты, с которой все расчеты будут производиться в безналичной форме.
• Предусмотреть пункт о форме и порядке выдачи заработной платы в коллективном и трудовом договорах (подписать с коллективом и каждым отдельным сотрудником).

Подробнее о составляющих частях положения об оплате труда вы можете узнать здесь.

Многие банки производят бесплатный выпуск пластиковых карт при подключении к зарплатному проекту или осуществляют его на льготных условиях. В любом случае расходы на выпуск карт и последующие транзакции денег для зачисления заработной платы будут существенно меньше расходов на ее выдачу через кассу предприятия, поскольку исключают комиссию за выдачу денежных средств на выплату заработной платы, расходы на транспортировку денег до кассы предприятия, а также снижают занятость кассира предприятия или вовсе исключают эту ставку.

1. В случае если на предприятии уже существует зарплатный проект, при приеме нового сотрудника следует:

• Уведомить его о существовании на предприятии зарплатного проекта в рамках выбранного компанией банка.
• Предложить сотруднику открыть карту в рамках уже существующего зарплатного проекта или попросить сотрудника предоставить реквизиты его банковской карты/счета для перечисления заработной платы.

Как правило, организации выгоднее присоединить принятого сотрудника к текущему зарплатному проекту, затратив средства на выпуск карты, чем создавать реестр и перечислять индивидуально ему выплаты в сторонний банк. Но отказать работнику в перечислении выплат на карту в любом выбранном им банке работодатель не вправе (ст. 3 закона от 04.11.2014 № 333-ФЗ).

ВАЖНО! Навязывать работнику банк для получения заработной платы категорически запрещено. За это предусмотрены санкции до 5 000 руб. на должностных лиц и до 50 000 руб. для юрлиц. Подробности читайте в материале “Навязывание банка для зарплаты: какой штраф”

Подача документов в банк для подключения организации к зарплатному проекту

В большинстве случаев банком, с которым организация намерена заключить соглашение о зарплатном проекте, является тот, где она имеет расчетный счет. Для своих клиентов банк не только делает льготы при выпуске карт, но и снижает комиссию на перевод средств или предлагает иные выгодные условия. Сторонние же банки, не получая текущей выгоды от клиента, будут стремиться получить прибыль из расходов по проекту.

В зависимости от политики банка процедура подачи документов может быть несколько различной, но основной список документов везде примерно одинаков:

• заявление на предоставление услуги по переводу денежных средств в рамках зарплатного проекта (по форме банка);
• список сотрудников организации (Ф. И. О., должность);
• персональные данные сотрудников (Ф. И. О., дата рождения, реквизиты паспорта данные, сведения о регистрации по месту жительства);
• положение о заработной плате организации с указанием сроков выплат;
• информация о сотруднике, уполномоченном решать оперативные вопросы по зарплатному проекту: доверенность, копия документа, удостоверяющего личность данного сотрудника

Помимо указанных бумаг банк может затребовать копии учредительных документов, штатное расписание, альбом подписей доверенных лиц и т. д.

ВАЖНО! Стоит помнить, что передача в банк информации о сотрудниках попадает под действие закона «О защите персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, поэтому, чтобы не возникало спорных ситуаций у организации со своими сотрудниками, необходимо собрать с них согласие на обработку персональных данных и передачу их в банк.

После передачи указанных документов с банком заключается договор на подключение организации к зарплатному проекту, производится выпуск пластиковых карт для сотрудников, а фирма получает специальное программное обеспечение для формирования зарплатных реестров.

Перечисление зарплаты на банковскую карту в 2019г.: порядок действий

1. Составление реестра на перечисление зарплаты.

В реестре обязательно должны отражаться следующие данные:

• Ф. И. О. сотрудников;
• номера лицевых счетов;
• суммы для зачисления;
• назначения платежей;
• реквизиты банка.

Реестр должен быть подписан уполномоченными лицами организации и иметь оттиск печати. Форма реестра устанавливается каждым банком самостоятельно и согласовывается при подписании договора на подключение к зарплатному проекту.

Порядок представления и заполнения зарплатного реестра и платежек установлен пп. 1.17, 1.19, 1.24, приложением 1 к положению ЦБ РФ от 19.06.2012 № 383-П.

Большинство банков используют специальное программное обеспечение для составления и отправки реестра, что позволяет сократить время составления самого реестра и не допустить опечаток в реквизитах.

Правила документооборота требуют, чтобы организация предоставляла в банк 2 реестра на перечисление заработной платы, но при наличии электронного документооборота между банком и организацией, как правило, в этом нет необходимости.

1. Составление платежного поручения и отправка его в банк.

В платежном поручении в поле «Получатель» указывается банк, а в назначении платежа – номер и дата реестра.

ВАЖНО! Большинство банков для проведения расчетных операций по перечислению заработной платы открывают дополнительные счета, поэтому при составлении платежного получения надо проверить правильность указания «зарплатного» счета.

1. Получение от банка реестра с отметкой об исполнении.

Этот пункт важен для организаций, передающих реестры на выплату заработной платы в банк на бумажном носителе, потому что без отметки об исполнении реестр считается неисполненным, а заработная плата – неперечисленной. Если же реестр отправляется в банк через специальную программу, то после зачисления заработной платы сотрудникам в программе приходит уведомление и реестр отражается как «Исполненный».

Важные нюансы

Перечисление зарплаты на банковскую карту сотрудника обязывает не позднее следующего операционного дня произвести уплату НДФЛ: так как выплата денежных средств на карту является их фактической выдачей, отсутствие перечисления подоходного налога – прямое нарушение положений п. 6 ст. 226 НК РФ.

Подробней о сроках уплаты налога и иных платежей в бюджет см. в материале «Что нужно знать о сроках уплаты налогов».

• Перечисление зарплаты на банковскую карту по заявлению сотрудника в счет третьих лиц.

В случае если в трудовом договоре указан данный пункт и присутствует заявление от работника с просьбой перечисления заработной платы третьим лицам, организация имеет право выполнить данную операцию (ч. 5 ст. 135 ТК РФ). Это могут быть, например, перечисления в банки (в счет погашения кредитов), физическим лицам (займы, взаиморасчеты). Для корректности проведения данной операции заявление работника должно содержать следующую информацию: получатель, платежные реквизиты, назначение платежа, сумма (удобнее, чтобы сумма формировалась как процент от начисленной зарплаты) и срок, в течение которого должны производиться выплаты.

ВАЖНО! Чтобы избежать неприятных ситуаций при проверке организации контролирующими органами, не рекомендуется перечислять 100% заработной платы третьим лицам.

Какие еще трения могут возникнуть у работника и работодателя, см. в материале «Материальная ответственность работодателя перед работником».

Итоги

Перечисление зарплаты на банковскую карту имеет свои преимущества. Для бухгалтерии выдача заработной платы наличными – это всегда дополнительные временные затраты: составление ведомостей, отсчет и выдача денежных средств, депонирование сумм заработной платы для сотрудников, по каким-либо причинам не явившихся за ней. Переход на безналичную форму оплаты труда не только упростит процедуру выдачи заработной платы, но и сделает ее более комфортной для сотрудников и понятной для проверяющих органов.

Перечисление заработной платы на карту: порядок введения на предприятии

В настоящее время многие предприятия перечисляют сотрудникам зарплату на пластиковые карты. Выгода данного варианта начислений ощущается не только руководителями компаний, но и самими работниками.

Польза сотрудникам от использования зарплатных карт

Основным аргументом работника, не желающим, чтобы его заработная плата перечислялась на карточку, является частое использование наличных средств. Однако данную проблему решили быстро: наличность снимается в любом городе. Для этого достаточно отыскать банкомат банка, который выпустил карту.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Перечисление заработной платы на карту обладает рядом преимуществ:

• некоторые банки при выдаче зарплатной карты предлагают приобрести и кредитную карту, на которую зачислен хороший лимит денежных средств. Либо одна зарплатная карта обладает сразу двумя этими функциями;
• нуждающимся в заёмных средствах гораздо легче оформить в банке кредит по зарплатному проекту;
• возможность для отслеживания списываемых сумм, а также дней, в которые они списывались с карты. Данная функция доступна благодаря интернет-банку или услуги в виде СМС-уведомлений от банка;
• определение суммы средств, ежемесячно остающейся на карточке нетронутой (функция прекрасно подойдёт тем, кто откладывает деньги на конкретные цели).

По желанию устанавливаются дополнительные настройки, позволяющие автоматически проходить средствам для оплаты сотовой связи или коммунальных платежей.

Когда работникам зарплата начисляется на карту банка, в котором открыт расчётный счёт предприятия, упрощается процесс налогоотчисления. В этом случае бухгалтерия отсылает в банк два платёжных поручения одновременно: на НДФЛ и перечисление зарплаты.

Кроме того, в пределах одного банка гораздо проще перевести средства со счёта предприятия на счета сотрудников, поскольку на перевод в другую финансовую организацию уходит больше времени.

Упрощается и ведение документации. Вместо ордеров и платёжной ведомости появляется расчётная ведомость. На её основании подготавливается реестр для банка и пропадает необходимость депонировать средства.

Порядок введения зарплатных карт на предприятии

Для перечисления зарплаты сотрудников на банковскую карту компания заключает договор с банком. Самый оптимальный вариант – открытие счетов организации и работников в одном банке. Банковские комиссии оплачивает предприятие.

При помощи соответствующего заявления работник подтверждает своё согласие на перечисление зарплаты на карту. Это важно, так как работодатель не имеет права самостоятельно принимать решение и заставлять сотрудников переходить на другую форму оплаты труда. Он вправе лишь попытаться урегулировать вопрос в свою пользу при помощи уговоров.

После подписания договора и открытия в одном банке счетов работников и организации в банковское учреждение предоставляются следующие документы:

• список работников предприятия;
• заявления сотрудников о начислении зарплаты на карту;
• сведения о работниках, необходимые для открытия карт (обычно заполняется анкета банка);
• график выдачи зарплаты, подписанный руководителем организации;
• информация о сотруднике, который ответственен за начисление и перевод средств и при необходимости ответит на вопросы представителей банка.

Данный список меняется в зависимости от правил банка. Но такой пакет документов обычно требуется для перевода зарплат работников на банковские карточки.

Работники предприятия также вправе пожелать открыть счёт и получить карточку в том банке, который они выбрали. Такой вариант допускается, но владелец карты сам выплачивает комиссию за выполнение операций по счёту.

После завершения всех процедур по открытию счетов работник, перечисляющий зарплату, дважды в месяц предоставляет банковским сотрудникам платёжное поручение и 2 экземпляра реестра с указанием списка работников и суммы средств. При этом банк возвращает один экземпляр с проставленными печатями и отметками. На основании этих документов банк перечисляет денежные средства на счета сотрудников.

Сотрудничаем со Сбербанком, у которого упрощённый документооборот. Произвели отмену печатных реестров для начисления зарплаты. Достаточно подготовить в электронном виде файл реестра, затем подписать его электронной подписью и отправить через клиент – банк.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Правила перечисления заработной платы на карту

Такие правила практически ничем не отличаются от процедуры выплаты зарплаты наличными средствами. Организация должна принимать во внимание, что:

• сотрудники вправе рассчитывать на получение компенсации при задержке выдачи заработной платы;
• зарплата выплачивается работникам дважды в месяц в дни, утверждённые внутренними нормативами предприятия (коллективным договором);
• уходящим в отпуск работникам перечисление отпускных осуществляется заранее (за 3 дня);
• при совпадении даты выплаты с выходным или праздничным днём зарплата выплачивается накануне.

Переход на перечисление зарплаты на банковскую карточку не освобождает работодателя от обязанности вовремя выплачивать средства. Иначе к нему применят меры административной (если это произошло в первый раз либо были незначительные задержки) или уголовной ответственности (если работодатель задерживал зарплату более 2-х месяцев и похожая ситуация случалась ранее).

Перечисление зарплаты на карту работника

Трудовой договор с генеральным директором в 2017 году

Грамотное заявление на увольнение по собственному желанию

Перечисление заработной платы на карту работника регламентируется статьей 136 Трудового кодекса РФ, которая обязывает работодателя выплачивать заработную плату в месте выполнения работником работы, то есть, если перевести с юридического языка на русский, то выплата производится наличными средствами в кассе работодателя, а именно там, где работник работает. Но чаще всего заработная плата выплачивается по безналичному расчету.

А 136 статья ТК РФ нам говорит, что — «Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо переводится в кредитную организацию, указанную в заявлении работника, на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором».

Работник вправе заменить кредитную организацию, в которую должна быть переведена заработная плата, сообщив в письменной форме работодателю об изменении реквизитов для перевода заработной платы, но не позднее чем за пять рабочих дней до дня выплаты заработной платы.

Место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме определяются коллективным договором, локальными нормативными актами работодателя или трудовым договором.

Так вот, перечисление зарплаты на карту работнику, а именно на какой счет, решает сам работник, а не работодатель.

Неправомерно, когда организация имеет зарплатный проект и заставляет всех своих работников подключаться именно к этому зарплатному проекту. За много лет работы в кадрах пришлось столкнуться с ситуацией, когда при приеме на работу сотрудника приходится говорить: «Давайте решать с вами вопрос, как оформлять заработную плату. Работник выкладывает на столе веером банковские карты и спрашивает: «С каким банком у вас зарплатный проект, давайте подберем карту. У меня от каждого работодателя осталось по карте, я и карту не закрыл и на счету остались какие-то деньги. Поэтому давайте подберем тот банк, банковская карта которого у меня есть в наличии, мне не нужна еще одна карта».

Сейчас, при трудоустройстве, работник уже имеет банковскую карту, на которую он готов получать заработную плату.

Трудовое законодательство говорит о том, что это деньги работника, это он решает, как ему удобней их получить, в каком банке и на какой лицевой счет. При этом, работник вправе изменить банковскую организацию, известив об этом работодателя всего лишь за 5 дней, до дня, предшествующего перечислению заработной платы.

Может возникнуть такая ситуация, когда работник имеет несколько банковских карт от различных банков, на одной карте у него кредит и ему удобно, чтобы банк списывал с лицевого счета определенную сумму, со второй картой ему удобно ездить за границу, другая карта Сбербанка, банкоматы которого находятся на каждом углу и мне удобно пользоваться картой в текущей жизни. Поэтому, работник просит перечислять ему заработную плату за один период на одну карту, за другой период перечислять на вторую карту, а заработную плату за следующий период — на третью карту и потом повторить.

Это право работника и он сам решает, на какой счет перечислять ему заработную плату. А так как заработная плата перечисляется каждые две недели, то работник вправе каждые две недели менять банковскую организацию, главное, чтобы он успел, не менее чем за 5 дней, вас об этом известить в письменной форме с указанием новых банковских реквизитов и счета, на который необходимо перевести зарплату.

Бухгалтерия, в свою очередь, обязана перечислить заработную плату работника именно на тот счет, который указал работник в своем заявлении. Это условие обязательно должно быть отражено в трудовом договоре работника и он должен знать о своем праве при смене банковской организации.

Да, у нас не любят бухгалтера, когда им создают лишние телодвижения и ссылаются на то, что это не возможно, и что перечисление зарплаты производится только по зарплатному проекту организации. Но это не так, бухгалтер в данном случае лукавит, так как любая программа, которая автоматизирует расчет зарплаты, позволяет вводить неограниченное число зарплатных проектов и делать выбор, на какую карту и в какую банковскую организацию перечислять работнику заработную плату.

Еще раз хочу напомнить, что это деньги работника и ему решать, куда переводить их. Как удобно, так и делаем для работника.

Теперь при приеме на работу у вас не будет вопросов о перечислении зарплаты на карту работника.

Перечисление заработной платы на карту работника: описание процедуры, порядок действий и образец

Перечисление заработной платы на карту работника – распространенный способ выплаты среди предприятий и предпринимателей. В связи с этим возникает ряд вопросов, касающихся процедуры перевода на карточную систему и его организации.

Законодательное регулирование

Базовые законы – это ТК и ГК. Первый затрагивает права работника в части выбора способа получения заработанных денег. Второй регулирует систему расчетов, в частности, затрагивает тему платежных поручений.

Еще можно сослаться на закон о национальной платежной системе. Основной источник нормативной документации – это положения ЦБ и Минфина, регулирующих систему организации платежей на подзаконном уровне.

В частности ЦБ принял правила осуществления денежных переводов № 383-П в 2012 году. В документе полностью раскрывается тема того, как выплатить зарплату на банковскую карту.

Банки, чья инфраструктура обеспечивает систему денежных переводов, вправе в рамках положения устанавливать свои правила.

Каким образом выплачивается зарплата?

Законодательство предлагает два способа:

• выдавать деньги по месту работы;
• перечислять их на карту в банке.

В России серьезное внедрение карточной системы началось примерно 10-12 лет назад. Тогда бюджетные организации стали постепенно переходить на выплаты путем перевода денег на карты.

Перечисление заработной платы на карту работника – выбор не только работодателя, но и работника. То есть закон запрещает решать данный вопрос в одностороннем порядке.

Благодаря этому, некоторые работники продолжают получать деньги в наличной форме. Закон предоставляет им такое право, и никто не вправе их ограничивать в нем. Конечно, работодателю выгоднее осуществлять перевод на карточную систему, в связи с чем принимаются разные меры, вынуждающие работника согласиться на получение денег через карту.

Кроме того, в крупных организациях, при трудоустройстве, сразу сообщают, что деньги будут переводиться на карту. И у человека, по сути, не остается выбора. Поднимать же этот вопрос при трудоустройстве – не лучший вариант начать отношения с новым начальством.

Есть ли преимущества?

Часть граждан сейчас продолжают считать, что перечисление заработной платы на карту работника является рискованным делом. Однако сложности с деньгами возникают, в первую очередь, из-за экономических причин и действий руководства предприятия. Банки как раз не являются причиной проблем с получением денег, особенно если речь идет о государственных финансовых учреждениях. Тем более, что карта дает доступ к деньгам в течение суток без ограничений с помощью Интернета или банкомата. Система электронных платежей позволяет произвести часть расходов, не посещая кассу или почту.

На карту перечисляется не только зарплата, но и компенсационные и гарантийные выплаты. Если сотрудник оказывается в состоянии временной нетрудоспособности, выплаты производятся тем же образом.

Время от времени возникает вопрос: “Вправе ли работодатель перечислять на карту деньги, выдаваемые под отчетность, выделенные на хозяйственные нужды предприятия?”. Законом не установлено какого-либо запрета на этот счет. Как и ранее, работнику надо составить авансовый отчет, предоставив квитанции и иные документы, подтверждающие факт расходов.

Где оформляют карты?

Юридические лица, по закону, обязаны почти все свои операции проводить в безналичной форме. ИП это затрагивает в той мере, в какой они сотрудничают с организациями. Да и наличие счета в банке придает некоторую солидность.

Перечисление заработной платы на карты работников организуется в том же банке, в котором открыты и расчетные счета.

Компания-клиент получает некоторые преференции, пользуясь дополнительными услугами банка. Таким образом, работодатель ничего не теряет, упрощая жизнь своим сотрудникам и себе.

Не так давно закон разрешил работникам самостоятельно выбирать кредитное учреждение, в котором они желают открыть счет для получения заработанных средств. Но здесь процедура несколько иная.

Какие документы подаются в банк?

Издается приказ о перечислении заработной платы на карты работников. Кроме этого, форма выплаты указывается или напрямую в трудовом договоре, или в коллективном договоре. Если ранее в договоре не имелось специальной оговорки на этот счет, она вносится путем подписания дополнительного соглашения.

Вот, какие документы нужны дополнительно:

• перечень сотрудников;
• заявления сотрудников на открытие карточного счета;
• копии их паспортов

Если ранее организация не обслуживалась в банке, с ней заключается соглашение о сотрудничестве и подается заявление на оформление зарплатного проекта от имени организации.

Бумаги подаются либо представителями организации, либо каждый сотрудник посещает банк и предоставляет документы. Для получения зарплаты на карту, образец заявления можно взять в отделении банка или скачать его с сайта.

Компания, ранее не имевшая отношений с банком, предоставляет дополнительный пакет документов:

• учредительные документы (устав, учредительный договор);
• приказ о назначении директора, бухгалтера.

Внутренним положением банка могут требоваться и иные документы.

Лицо, предоставляющее их, должно обладать полномочиями, переданными по доверенности, либо заниматься этим согласно должностным обязанностям. С банками обычно работает или бухгалтер, или сотрудник отдела кадров.

Немного о заявлениях сотрудников

В каком случае на перечисление заработной платы на карту образец заявления не нужен? Ведь все же подготовка целого пакета дополнительных документов – излишняя нагрузка на сотрудников, особенно, если на предприятии работают десятки людей.

Комплект заявлений не нужен, если в договоре с сотрудником оговорено получение денег через банк. Хотя банк может и не согласиться на оформление карточек, не имея подтверждения согласия сотрудников.

Перечисление в пользу третьих лиц

Закон не запрещает осуществление перевода в пользу третьих лиц. Но делаются отчисления согласно заявлению. Отсутствие последнего может вызвать сложности в случае проверки или жалобы со стороны сотрудника.

Каким образом организовываются выплаты?

Порядок перечисления зарплаты на карту не отменяет установленного законодательством. Деньги продолжают выдавать 2 раза в месяц: аванс и зарплата. Максимальный срок между выплатами не может составлять более 15 дней.

Регулярно в банк передается пакет документов:

• реестр на перечисление денежных средств;
• платежные поручения.

Сведения передаются в электронной или письменной форме. Конкретные правила и требования к документам устанавливаются банками на собственно усмотрение.

На практике важно, чтобы платежные поручения и реестр совпадали по итоговому размеру денежных средств.

Кроме того, задержка с выплатами зарплаты из-за перехода на карточную систему или открытия счетов в другом банке, не считается допустимой с точки зрения закона. Работодатели должны без исключения придерживаться принципа «выплачиваем зарплату на банковские карточки вовремя». А нарушение сроков выплат обязывает надзорные органы привлекать нарушителей к административной ответственности.

Бухгалтерские нюансы

Что представляют собой бухгалтерские проводки при перечислении заработной платы на карту работника? Отметка делается в дебетовом счете 70, согласно ПБУ. Отметки производятся в следующем порядке:

• общая сумма перевода;
• сумма начисленной зарплаты;
• сумма отчислений в счет уплаты НДФЛ;
• суммы отчислений в социальные страховые фонды, пенсионный фонд;
• отчисления в профсоюз;
• возмещение ущерба.

Напротив каждого пункта отмечается документ, служащий основанием для отчислений:

• платежная ведомость;
• платежное поручение;
• справка-расчет, договор с банковской организацией;
• акты служебных проверок на предприятии;
• приказ о возмещении ущерба.

В качестве основания служат еще и решения судов о взыскании алиментов, ущерба и т. д. Платежные ведомости и поручения – это основание получения средств. Справка-расчет составляется для налоговой службы и социальных страховых фондов.

Вышеперечисленные пункты присутствуют не во всех ситуациях. Отчисления в профсоюз имеют место, если работник состоит в нем. Аналогично с возмещением ущерба и иными выплатами согласно решению судов.

Как правило, весь пакет документов – это платежные поручения и справки-расчеты, обосновывающие отчисления в государственную казну. Их, при должном оформлении отношений с банком, достаточно, чтобы обеспечить перечисление заработной платы на личную карту.

Какие действия предпринимаются банком?

Банк принимает распоряжение клиента о переводе средств, оформленное в виде поручения, ордера или иного документа, предусмотренного законодательством.

Формы документов представлены в положении № 383-П. Особенность их в электронной форме в ограничении числа символов, которые используются при составлении.

Клиент направляет банку распоряжение, дальше деньги переводятся на указанный счет или счета. Но иногда его недостаточно, и дополнительное распоряжение оформляется уже в отделении банка. Его необходимость предусматривается уже внутренними правилами учреждения. Распоряжение на выплату средств может прилагаться к реестру.

Все сложнее, если получатели одновременно обслуживаются в нескольких банках. Если сотрудник пользуется услугами банка, к которому предприятие не имеет отношения, возникают иные вопросы. И здесь трудно найти образец перечисления заработной платы на карту работника.

В реестре также отмечаются сведения о получателях, суммы, которые причитаются каждому из них, даты и номера распоряжений.