Образец написания письма-просьбы, содержание документа и правила его оформления
Нормы делового общения предусматривают составление письменных обращений к контрагентам по определенным правилам. Чтобы полученная документация была не только прочитана, но и возымела необходимое воздействие, потребуется ознакомиться с образцом написания письма-просьбы.
Структура документа
Письмо-просьба является распространенным документом в деловой среде. Предприниматели с его помощью обращаются к контрагентам с просьбами либо предложениями.
Например, когда требуется ознакомиться с каталогом производимой продукции, встретить работника в аэропорту либо на вокзале и прочее. Образец написания письма-обращения не регламентируется законодательством, но нужно придерживаться определенных рекомендаций при его составлении.
Методика написания обращения сложилась на основе основополагающих принципов делового документооборота. При написании письма необходимо придерживаться следующих советов:
В шапке документа указывается название юридического лица, адрес и телефон центрального офиса, должность и ФИО отправителя (руководителя). Ниже следует информация об адресате.
В средней части листа начинается главный текст письма, в котором излагается суть просьбы (предложения) и ее обоснование. Не стоит детально, в подробностях описывать ситуацию. Не рекомендуется растягивать текст более чем на 2 абзаца. Но в то же время адресату должна быть понятна суть обращения. В письме излагаются краткие и понятные мысли, раскрывающие цель обращения и методы достижения этой цели.
На завершающем этапе автор ставит личную подпись с расшифровкой и указывает дату написания письменного обращения.
Принцип написания писем с обращением схож по структуре с другой документацией, которая вписывается в нормы делового общения.
Содержание письма
Документ составляется по требованиям делового документооборота, только в этом случае от адресата можно ожидать положительного ответа. Содержание письма должно раскрыть адресату суть обращения, главные мысли автора. При написании следует придерживаться определенных советов:
Письмо направляется кому-то индивидуально. Обращаться к адресату нужно по имени и отчеству, что будет свидетельствовать об уважении автора. Обозначение в тексте лица, которому направлено обращение, будет налагать на него обязательства по ответу. Индивидуализировать письменную просьбу необходимо даже, если документ составляется для группы лиц.
Получателю корреспонденции нужно понимать, почему к нему написано обращение. Стоит обозначить деловые достижения партнера, предыдущие успехи в бизнесе и другие достоинства, которые касаются главной темы письма. Но нужно различать грань между любезностью и заискиванием. При соблюдении этого условия вероятность рассмотрения письма и положительного ответа на него возрастает.
Необходимо грамотно обосновать обращение. Получатель письма должен заинтересоваться предложением отправителя. Потребуется изложить проблему в таком ключе, чтобы была понятна выгода адресата от сотрудничества с отправителем. Из текста должно быть понятно, что предлагаемые автором пути решения принесут прибыль обеим сторонам.
В документе представляются точные сведения. Обозначаются конкретные даты, точные числа, ставки, проценты и так далее. Содержание письма не должно давать возможности двоякого его толкования. Если мысль автора будет не полностью раскрыта, то стоит ожидать только формального ответа. Конечная цель письменного обращения достигнута не будет.
Под описанием просьбы рекомендуется преобразовать ее и продублировать, заостряя внимание на финансовых и прочих интересах получателя письма.
Образец письма
При написании образца письма-просьбы стоит использовать прием убеждения адресата в необходимости определенных действий. Из текста получателю должна быть ясна собственная выгода от принятия предложения автора обращения. Завершаться письмо должно оптимистично, с надеждой на скорый положительный ответ.
Образцы написания некоторых вариантов письма-просьбы Вы можете найти и скачать ниже:
Инструкция по оформлению
Деловой стиль письма-просьбы подразумевает наличие основных реквизитов организации-отправителя. Данное требование предъявляется к официальным обращениям любого типа. В документе должна быть обозначена следующая информация:
если письмо составлено государственной организацией, бюджетным учреждением, ведомством либо иным юридическим лицом государственной подчиненности, то в документе должен присутствовать Государственный Герб РФ
официально зарегистрированная эмблема хозяйствующего субъекта
код ОКПО
название юридического лица
адрес места деятельности, номер телефона, факса, адрес электронного ящика
дата, когда было составлено письмо
порядковый номер исходящего документа
если письменное обращение является ответом, то потребуется указать номер входящей документации
получатель (название, адресные данные, ФИО, должность адресата)
наименование документа (при желании акцентировать внимание получателя)
должность автора обращения, его ФИО и подпись
ФИО и телефонный номер лица, ответственного за написание письма
Если отправитель ожидает ответа от адресата, то в документе следует обозначить данное обстоятельство. Например: «Ожидаем от Вас ответа до _____» либо «Выражаем надежду на Ваше положительное решение в срок до ____». При отсутствии временных рамок адресат может затянуть с ответом, что создаст лишние сложности для автора письма.
Рекомендации специалистов
При написании обращений необходимо придерживаться следующих советов (таблица 1).
Совет
Подробности
Деловое письмо должно быть написано грамотно, без помарок и исправлений
Отсутствие ошибок и деловой стиль будет свидетельствовать об уважении и искренности автора. Если отправитель не удосужился перепроверить текст, то ожидать требуемого результата не стоит.
Для написания письма лучше выбрать фирменный бланк
Если он отсутствует, то необходимо привлечь внимание получателя красивым шрифтом либо их сочетанием. Текст документа должен быть зрительно завлекательным, чтобы адресат не прервал чтение на середине обращения.
При оформлении документа необходимо помнить, что он не является строго официальным
Стоит избегать длинных предложений и бюрократического стиля. Предложения должны быть краткими и ясными, это существенно повысит шансы на понимание ситуации и положительный ответ адресата.
Стиль письма должен быть деловым без лишней официальности и бюрократичности.