Порядок, сроки и правила инвентаризации компьютеров
Sbertimekpk.ru

Финансовый портал

Порядок, сроки и правила инвентаризации компьютеров

Инвентаризация: пошаговая инструкция

Нормативная база

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

при ликвидации или реорганизации организации.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

представители администрации организации;

работники бухгалтерской службы (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием “до инвентаризации на “__” __________ 201_ г.”, что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 – 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 “Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией”, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. “б” п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Проводка

Операция

Д 94 – К 10 (41, 43)

Списана стоимость утраченного имущества

Д 20 (25, 26, 44) – К 94

Списана недостача в пределах норм естественной убыли

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. “б” п. 28 Положения по бухучету N 34н):

если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

  • если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.
  • Проводка

    Операция

    Д 94 – К 01 (10, 41, 43, 50)

    Списана стоимость утраченного имущества

    Стоимость недостач отнесена на виновных лиц

    Дт 50 (51, 70) – К 73 (76)

    Стоимость недостач взыскана с виновного лица

    Сверхнормативная недостача списана в расходы

    Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

    Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

    Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

    или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

    или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

    Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

    Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

    или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

    или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

    Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

    Выявлены излишки имущества

    Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

    Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

    или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

    или отчетом независимого оценщика.

    Проводка в бухгалтерском учете будет такая:

    Проводка

    Операция

    Д 01 (10, 41, 43, 50) – К 91

    Отражены излишки, выявленные при инвентаризации

    Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
    ООО «РАЙТ ВЭЙС»

    Документальное оформление инвентаризации основных средств

    Инвентаризация основных средств — документальное оформление и проведение — это не такая простая задача, как кажется. В этой статье мы поговорим о том, в каком порядке проводится инвентаризация ОС, какими документами оформляются ее итоги и что нужно сделать при выявлении расхождений между учетными данными и фактическим наличием ОС.

    Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств

    • при продаже основных средств;
    • сдаче их в аренду;
    • приобретении государственного или муниципального унитарного предприятия;
    • смене материально ответственных лиц;
    • выявлении фактов хищения;
    • наступлении стихийных бедствий или пожаров;
    • реорганизации компании;
    • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (не реже 1 раза в 3 года, библиотечных фондов — 1 раза в 5 лет).

    Инвентаризация может быть проведена внезапно, по инициативе руководителя организации для предотвращения фактов хищения. По степени охвата она может быть сплошной или выборочной, по методу проведения — натуральной (предполагающей непосредственное наблюдение наличия объектов учета) или документальной (проводимой по учетным регистрам фирмы).

    Документальное оформление инвентаризации основных средств осуществляется с использованием унифицированных или разработанных самой организацией и закрепленных в ее приказе об учетной политике форм.

    Каждый документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, другой — материально ответственному лицу.

    Порядок оформления приказа на проведение инвентаризации ОС

    • место проведения инвентаризации;
    • даты ее начала и окончания;
    • председатель и члены комиссии;
    • степень охвата инвентаризационных объектов;
    • причина проведения инвентаризации;
    • сроки сдачи документов в бухгалтерию.

    В состав комиссии могут входить главный или иной ответственный бухгалтер, лицо, ответственное за сохранность основных средств, работники цеха, сотрудники администрации и т. д.

    Приказ регистрируется в журнале учета приказов об инвентаризации ИНВ-23, утвержденном постановлением 88 и вручается под подпись председателю комиссии.

    • инвентарных карточек учета ОС (форма ОС-6), прочих учетных регистров на объекты ОС и правильность данных, занесенных в них;
    • технических паспортов;
    • документов на получение или сдачу ОС в аренду.

    При необходимости учетные документы могут быть дополнены или откорректированы.

    Оформление ведомости о проведении инвентаризации

    • назначение,
    • работоспособность,
    • инвентарные номера,
    • внешнее состояние,
    • отсутствие каких-либо видимых дефектов.

    Во время осмотра зданий, сооружений и других объектов недвижимости проверяются:

    • основной строительный материал,
    • этажность,
    • общая и полезная площадь,
    • год постройки и т. д.

    У природных объектов проверяются: длина, глубина, протяженность.

    По насаждениям — наличие и возраст.

    Однотипные ОС, поступившие одновременно, указываются в ведомости с учетом количественных показателей.

    Все выявленные данные заносятся членами комиссии в инвентаризационную ведомость ИНВ-1, утвержденную постановлением 88, или самостоятельно разработанную форму.

    Для чего нужна сличительная ведомость?

    Все выявленные расхождения между ними заносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств ИНВ-18, утвержденную постановлением 88, или аналогичную ей форму, разработанную организацией.

    Все неучтенные объекты ставятся комиссией на бухгалтерский учет, а по неверно отраженным ОС вносятся необходимые корректирующие записи.

    Постановка на учет вновь выявленных объектов производится по действующим рыночным ценам. Степень износа объекта определяется с учетом его фактического состояния. Эти изменения оформляются внутренними актами предприятия.

    При выявлении фактов модернизации или ликвидации объектов ОС, которые не были отражены в бухгалтерском учете, в нем делаются корректировочные записи, отражающие увеличение или уменьшение их балансовой стоимости.

    По объектам, которые в результате проведенных доработок изменили свои технические характеристики, в опись вносятся новые данные.

    По основным средствам, вышедшим из строя и не подлежащим восстановлению, а также по объектам, находящимся в аренде или на ответственном хранении, составляются дополнительные описи.

    Те объекты ОС, по которым не было обнаружено каких-либо расхождений, в сличительных описях не отражаются.

    Как оформить акт по результатам инвентаризации

    Форму акта предприятие может разработать самостоятельно или воспользоваться формой, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, форма по ОКУД 0504835.

    Обратите внимание! Несмотря на то что эта форма была разработана для учреждений и органов госвласти, запрета на ее использование другими субъектами нет.

    Инвентаризационную опись основных средств по форме ИНВ-1 скачайте тут.

    • состав комиссии;
    • материально ответственное лицо;
    • дни начала и завершения проведения инвентаризации;
    • номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.

    В нем делаются отметки о результатах проделанной работы, даются полные характеристики обнаруженных разногласий в количественном и стоимостном выражении с указанием причин их появления.

    К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.

    При заполнении этой формы указываются:

    • состав комиссии;
    • материально ответственное лицо;
    • дни начала и завершения проведения инвентаризации;
    • номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.

    В нем делаются отметки о результатах проделанной работы, даются полные характеристики обнаруженных разногласий в количественном и стоимостном выражении с указанием причин их появления.

    К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.

    Оформление протокола заключительного заседания комиссии

    Проведение заключительного заседания комиссии не является обязательным, но протокол ее заседания принимается судом в качестве доказательства причинения ущерба организации.

    Порядок и сроки проведения заседания комиссии прописываются в приказе об учетной политике компании.

    Примерный бланк протокола инвентаризации основных средств можно скачать здесь.

    По итогам заседания составляется протокол, в котором фиксируются:

    • итоги проделанной работы;
    • причины обнаруженных неточностей;
    • заключения, к которым пришла комиссия;
    • предложения по устранению выявленных недочетов.

    Протокол подписывается председателем и всеми членами комиссии. Он передается руководителю организации для принятия окончательного решения по каждому выявленному несоответствию.

    Решения, принятые руководителем предприятия, оформляются приказом и отражаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26 или ее аналоге, разработанном компанией самостоятельно.

    Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

    22 Апреля 2020

    С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет». Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью. Разберем, как проводить переучет.

    Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом — наше приложение можно установить на терминалы сбора данных. Поставьте его на ТСД и пропикайте товары, направляя устройство на штрихкоды. Инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством составлять не понадобится: они сформируются автоматически в МоемСкладе. А еще в нашем сервисе можно скачать все документы, которые могут вам пригодиться во время переучета: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Все это полностью бесплатно. Зарегистрируйтесь и попробуйте МойСклад прямо сейчас!

    Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе переучета вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

    Сроки проведения инвентаризации

    Сроки проведения инвентаризации в России определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Проводить переучет обязательно:

    • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже,
    • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,
    • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел),
    • при установлении фактов хищений и порчи ценностей,
    • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями,
    • при ликвидации (реорганизации) организации.

    Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявить бракованный товар, убрать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

    Порядок проведения инвентаризации

    В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет. Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.

    Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

    Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

    Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

    ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.

    Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

    Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара. Данные заносят в графу «Фактическое наличие». По завершении пересчета документ подписывают все члены комиссии.

    ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.

    Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета

    Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим данными и учетными.

    Если у вас есть бухгалтер, сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3.

    ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

    ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути

    ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение

    ТОРГ-16 — акт о списании товаров

    Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

    Принимается решение о взыскании ущерба с виновных. Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации — на его основании вносятся записи в бухучет.

    Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.

    Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.

    ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

    Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

    Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

    Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

    Разберем подробнее, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, поэтому требуется больше времени и усилий.

    Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

    Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

    При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.

    Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.

    Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

    Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.

    Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

    Сверка фактических данных с учетными

    По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета. Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо.

    Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

    Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, указывается в форме ИНВ-5.

    На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе из-за срока годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация.. Подписать его должны все члены комиссии. При порче, бое, ломе товара заполняется ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать. Оформить документ нужно в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.

    Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

    На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет.

    Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

    Излишки и недостача при инвентаризации

    Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

    При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта. Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанский». Такая ситуация означает, что произошла пересортица. В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене.В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных. Подробнее о пересортице при инвентаризации.

    Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

    Мы уже говорили, что автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.

    Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить, если сделать переучет автоматическим. Для этого нужно нужно связать программу, в который вы ведете учет — например, МойСклад — с с терминалом сбора данных. Во время инвентаризации просто сканируйте штрихкоды товаров на складе. Проверять расхождения будет система — автоматически, без вашего участия. В конце МойСклад выдаст готовую инвентаризационную опись. Настроить этот автоматический процесс очень просто — читайте инструкцию. Не понадобится даже носить с собой ноутбук и огромное количество бумаг: достаточно просто смартфона — у МоегоСклада есть удобные и бесплатные мобильные приложения, в которых можно проводить инвентаризацию товаров.

    При приемке товара кладовщик может неправильно его оприходовать, кассир — ошибиться, отпуская товар покупателю, или при поставке никто не проверит комплектацию заказа. Из-за этого возникает пересортица, лишняя бумажная волокита, а товар приходится возвращать поставщикам. Выход — сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически. Это возможно в МоемСкладе: сервис сам найдет расхождения в заказах покупателей и поставщиков или, например, при перемещении товара со склада в торговый зал. Можно сверять не только количество, но и коды маркировки с документами. Как это сделать — читайте здесь.

    А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие. Все это бесплатно — попробуйте прямо сейчас!

    Инвентаризация основных средств предприятия: в каких случаях она проводится, причины, порядок и периодичность проведения

    Как часто проводится инвентаризация основных средств на предприятии и для чего она нужна (детально) – вопросы, которые мы разберем в статье. Порядок этой процедуры строго регламентирован, от него нельзя отступать. Более того, если во время проверки будут выявлены неучтенные объекты, то это грозит штрафами и наказаниями со стороны проверяющих органов. Сам процесс – не такой простой, как кажется, ведь нужно его правильно оформить, выявить расхождения между фактическим и плановым количествами, зафиксировать эти перемены. Давайте разберем все детали по порядку.

    Что это – инвентаризация основных средств (ОС) на предприятии

    В первую очередь это пересчет активов, которые есть в компании. С помощью такого действия становится возможным сохранить имущество фирмы невредимым. Ее главная задача – сопоставить реальные остатки и виртуальные, проверив данные, указанные в бухучете. Так считают деньги, оборудование, здания, долговые обязательства и многое другое.

    С помощью переписи можно контролировать правильность отражения информации на счетах организации. При необходимости вносятся исправления, чтобы отчетность была актуальной.

    Решения для бизнеса

    Во время описи определяют:

    • есть ли фактически объекты, которые указаны на бумаге и в программе;
    • насколько корректно присвоены инвентарные номера;
    • правильно ли ведется бухгалтерский учет;
    • объемы недостач/излишков.

    Сроки, правила, периодичность проведения инвентаризации основных средств

    По законодательству проводить проверку следует не реже, чем один раз в 3 года на предприятии. Библиотечные фонды пересчитывать и проверять придется не так часто – раз в пятилетний период. Это установлено на основании Методических Указаний.

    Конкретные данные каждая компания определяет для себя самостоятельно. Обычно это делается перед началом годового отчета. Но согласно закону есть случаи, когда это следует проводить чаще:

    • в результате чрезвычайной ситуации;
    • если началась реорганизация или ликвидация;
    • имущество собираются сдавать в аренду или полностью продавать;
    • МОЛ или руководитель скоро поменяются;
    • вскоре будет составляться годовая отчетность;
    • были выявлены факты кражи, порчи собственности или злоупотребление полномочиями.

    Стоит отметить, что если члены коллектива требуют, то такую сверку проводят и в случае, когда выбывает более половины всех участников договора.

    По приказу владельца или директора организации это может происходить внезапно, в любой момент. Разделяют сплошную опись, когда пересчитывается все, что есть в компании, и выборочную, когда считают ОС в одном подразделении, филиале или даже кабинете.

    Что такое инвентаризация основных средств

    Это подсчет объектов, которые постоянно использоваться во время производства или для нужд администрации. Сюда могут относиться машины, оборудование, техника, в том числе вычислительная, разнообразный хозяйственный инвентарь, скот и растения.

    Пересчет может быть натуральным – когда проверяющие сотрудники или органы ходят по фирме и проверяют реальное наличие активов. Еще один вариант – документальный, когда сверяют только по учетным регистрам.

    Юридически все это оформляется в зависимости от того, какие подтверждающие бумаги были разработаны внутри предприятия и закреплены учетной политикой через распоряжение. Ведомость – это документ, который будет составляться в 2 одинаковых бланках, потому что один отправляется бухгалтеру, а второй остается у МОЛ.

    Порядок и этапы корректного проведения инвентаризации всех объектов основных средств (фото к каждому шагу)

    Как именно это будет проводиться – зависит от желания руководителя и составленного им приказа. Но главные действия будут повторяться каждый раз, хотя формально они нигде не закреплены.

    Шаг 1: Как подготовиться

    Сюда относят все, что происходит до начала самого пересчета. Среди обязательных процессов:

    • составляется и подписывается распоряжение о необходимости проведения;
    • назначаются члены комиссии, а также ее глава;
    • определяются сроки, отведенные на процедуру;
    • со всех материально ответственных лиц собираются расписки;
    • подготавливаются инвентаризационные описи по форме №3.

    Стоит отметить, что если мат. ответственных несколько, то для каждого отдельно составляется пакет документов под заполнение в зависимости от перечня объектов, которые за ним закреплены.

    Шаг 2: проведение пересчета по факту

    В этот период можно проводить инвентаризацию основных средств. Считают ОС, проверяют, есть ли они фактически, сверяют их инвентаризационные номера и характеристики, которые должны быть по бумагам. Все это можно найти в карточках материалов, оформленных по форме № ОС-6, также формируется опись по №ИНВ-1.

    Шаг 3: сверяются данные с виртуальной информацией в бухучете

    Проводится сверка полученных результатов переписи с теми, которые есть в программах. Для этого бухгалтерия готовит ведомость, которая открывается на дату проверки. Каждую строчку сравнивают отдельно, контролируют корректность заполнения, количество экземпляров и так далее.

    Шаг 4: оформляются итоги

    Если необходимо, то из бухгалтерского ПО удаляются неактуальные данные, вписываются новые факты. Если обнаружатся недостачи либо не будут указаны сведения о продаже или списании ОС, то составляются соответствующие документы. После этого будут инициированы проверки в отношении ответственных за сохранность предметов учета работников.

    В зависимости от того, насколько окажется виновным сотрудник, ему выносится предупреждение или штраф. Его могут привлечь к административной ответственности или вынести дисциплинарное взыскание.

    Важные нюансы для исправления ошибок:

    • стоит провести ее до утверждения годовой отчетности;
    • следует запись отметить в день окончания сверки либо 31 декабря в текущем году.

    Второе правило относится к нарушениям, которые были выявлены в предыдущем периоде. Не забывайте, что уже закрытые отчеты править нельзя. Если что-то было найдено в настоящем месяце, то и исправлять это предстоит сейчас, а не тогда, когда была допущена погрешность.

    Комиссия по инвентаризации основных средств

    В задачи этих людей входит осмотр и проверка соответствия виртуальных остатков реальным. Они фиксируют в имеющуюся у них ведомость все различия, записывают инвентарные номера, следят за характеристиками.

    Все актуальные документы они получают перед началом изучения. Кто будет входить в состав проверяющих, вписывается в ИВН-22. Материально ответственные лица должны поставить отметки , что они сдают все подотчетное.

    Изучению и сверке подлежат не только бухгалтерские листы, но и:

    • сведения, в соответствии с которыми можно определить права собственности на объекты;
    • технические паспорта;
    • наличие документации на природные ресурсы, которые принадлежат фирме.

    Цель и причины проведения инвентаризации основных средств

    Есть сразу несколько поводов выполнять подобное исследование складов и ОС:

    • можно с достоверностью говорить о наличии или отсутствии определенных объектов на территории;
    • становится просто сличить установленные фактически данные с теми, которые указаны в бухгалтерских регистрах;
    • допускается исправить документ бухучета в соответствии с информацией, выявленной по факту.

    Когда проверка проводится внепланово, то это происходит обычно из-за обнаруженного хищения, последствий ЧС или смены руководства.

    Сейчас допускается не использовать бланки строгой отчетности, а разработать собственную учетную документацию. Главное – чтобы были все реквизиты и позиции. Если нет времени на разработку таких шаблонов, можно воспользоваться типовыми примерами в программе.

    Важно, чтобы ПО полностью закрывало все задачи, которые возникают на предприятии. Если этого не происходит, то можно обратиться за помощью профиссионалов, например, в компанию «Клеверенс».

    Так, эффективно провести проверку ОС предприятия можно с помощью программного продукта «Инвентаризация ОС».

    Данное ПО позволяет использовать терминал сбора информации со встроенным считывателем штрихкода для проведения сверки основных средств компании.

    На каждое ОС прикрепляется этикетка с уникальным штрихкодом, которую можно распечатать с помощью драйвера. Соответствующий стандартам, 100% считываемый штрихкод автоматически генерируется за счет ПО на основе инвентарного номера.

    Софт позволяет выгрузить сведений о наличии того или иного материала по базе данных 1С, а затем использовать устройство, чтобы собрать штрихкоды реальных позиций ОС и остатков и последующей загрузки полученной реальной информации в «Инвентаризация ОС» или во «Ввод остатков ОС и НМА» и для получения отчетов по наличию и расхождениям.

    Софт также поддерживает учет в разрезе по материально-ответственным лицам (МОЛ) и подразделениям.

    Решения для бизнеса

    Программа поддерживает одновременное существование множества записей на одном ТСД. Таким образом можно провести проверку в нескольких помещениях/отделах организации и затем получить в 1С сразу несколько результатов.

    Необходимые документы по учету

    Наиболее актуальные бумаги, без которых не может проводиться инвентаризация основных средств (ОС):

    • опись – ИНВ-1 – здесь расписывается все, что сходится или отличается в фактических остатках от плановых, включая инвентарные номера и нарушение эксплуатационных особенностей;
    • ИНВ-22 – приказ, который составляется перед началом переписи;
    • ИНВ-18 – сличительная ведомость;
    • ИНВ-23 – журнал, в котором должны отражаться все проводимые пересчеты.

    Стоит помнить, ИНВ-18 необходимо составлять в 2 экземплярах, потому что один отдается МОЛ, а второй уходит в бухгалтерию.

    В чем заключается документальное оформление учета инвентаризации необычных основных средств (ОС)

    Есть несколько ситуаций, в которых действия будут слегка отличаться от привычных:

    • если инвентарь находился в ремонте на момент проведения, то следует составить ИНВ-10, в которой будет отражаться общая стоимость вместе с затратами на исправление;
    • для тех объектов, которые были сданы в аренду, придется составлять собственную документацию с подтверждением контрагента;
    • отдельные бумаги нужны для тех материалов, которые далее в хозяйственной деятельности использоваться не могут, а восстановить их невозможно – их списывают с указанием причин.

    Кроме того, если материал сменил назначение после ремонта, то важно ввести обновленные актуальные данные. Особенно это касается случаев, когда после такой реконструкции меняется балансовая стоимость, которую еще не отразили в бухучете.

    Проводки для отображения описи ОС: пример

    Ниже мы предлагаем образец того, как именно должно выглядеть списание, которые происходят по вине работников и в результате выхода из строя.

    Порядок проведения инвентаризации основных средств

    Что такое инвентаризация?

    Инвентаризация — одна из процедур контроля над сохранностью имущества компании. Суть ее в сопоставлении фактического наличия ценностей (денег, оборудования, зданий, а также обязательств) с данными бухучета.

    Порядок проведения инвентаризации основных средств регламентируется следующими законодательными актами:

    • методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина от 13.06.1995 № 49);
    • положением по ведению бухучета и бухотчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н);
    • законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

    Проводить инвентаризацию компания должна не только по собственному имуществу, но и по взятому на хранение или арендованному. Инвентаризация проводится по месту нахождения имущества и в присутствии материально ответственного лица либо руководителя коллектива, если речь идет о коллективной матответственности.

    Не реже какого срока должна осуществляться инвентаризация?

    Инвентаризация основных средств должна осуществляться не реже 1 раза в 3 года, а библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

    Точные сроки проведения инвентаризаций определяются компанией самостоятельно. Как правило, инвентаризация ОС проводится перед годовой отчетностью. Однако законодательством установлены случаи, в которых компания обязана провести инвентаризацию:

    • передача имущества в аренду;
    • реорганизация;
    • ликвидация;
    • продажа имущества;
    • смена материально ответственных лиц или руководителя коллектива (а также по требованию членов коллектива или при выбытии из коллектива больше половины его участников — для участников договора о коллективной ответственности);
    • установление фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
    • перед составлением бухотчетности за год;
    • чрезвычайные ситуации.

    Изучим порядок проведения инвентаризации основных средств.

    Как проводится инвентаризация основных средств: основные этапы и необходимые документы по учету

    Порядок инвентаризации основных средств устанавливает руководитель компании в соответствии с действующим законодательством.

    Выделяют 3 основных этапа проведения инвентаризации:

    1. В организации должна быть создана инвентаризационная комиссия, состав которой руководитель компании утверждает в приказе о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22.

    В инвентаризационную комиссию следует включить бухгалтеров, специалистов по ОС, руководство компании. Недопустимо отсутствие хотя бы одного члена комиссии — только при стопроцентной явке всех участников инвентаризации процедура считается состоявшейся. Помимо состава комиссии, в ИНВ-22 регистрируются сроки проведения инвентаризации, причины и объекты проверки.

    Все проводимые компанией инвентаризации должны быть зафиксированы в журнале по форме ИНВ-23.

    Перед началом инвентаризации члены комиссии получают актуальные документы по ОС компании. На них делается пометка «до инвентаризации на ____ (дата)». Материально ответственные лица письменно подтверждают, что к началу процедуры все документы на ОС были переданы комиссии.

    Помимо бухгалтерских документов по ОС, комиссия проверяет:

    • сведения, которые подтверждают права собственности компании на здания;
    • техпаспорта и иную техдокументацию;
    • регистры аналитического учета;
    • наличие документов на объекты природных ресурсов, принадлежащие компании.

    2. Комиссия в ходе инвентаризации осматривает ОС и фиксирует в описи по форме ИНВ-1 название ОС, назначение, инвентарные номера и основные показатели объекта.

    Для ТС и оборудования в описи должен быть указан заводской номер в соответствии с техпаспортом изготовителя, год выпуска, назначение, мощность.

    Однотипные ОС, которые поступили в организацию одновременно и учитываются на инвентарной карточке группового учета, в описи указываются по наименованиям с указанием количества.

    ОС, которые на момент инвентаризации отсутствуют в компании (кроме переданных в аренду), например, судно или железнодорожный состав отправлены в рейс, проверяются до момента их временного отсутствия.

    3. Выявляются расхождения между фактическими и учетными данными. Расхождения между данными бухучета и фактическим состоянием ОС, зафиксированные в ИНВ-1, отражаются в сличительной ведомости по форме ИНВ-18.

    Ведомость составляется в 2 экземплярах: один для бухгалтерии, второй — для материально ответственных лиц, при этом комиссия запрашивает у них письменные объяснения причин расхождений.

    Документальное оформление инвентаризации объектов основных средств (нюансы)

    ОС, которые во время инвентаризации находятся в ремонте, отражаются в ведомости по форме ИНВ-10 с указанием стоимости и расходов предприятия на ремонт.

    На ОС, переданные в аренду или на ответственное хранение, составляется отдельная опись с указанием документов, подтверждающих принятие контрагентом имущества.

    Также отдельная опись составляется на ОС, которые не могут быть использованы в хозяйственной деятельности компании и восстановлению не подлежат: члены комиссии указывают время ввода в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться имуществом теперь невозможно.

    Если в ходе реконструкции или восстановления ОС поменялось назначение объекта, то в опись следует внести новые сведения. Если в результате проведенных работ балансовая стоимость ОС изменилась, а в бухучете эти данные не зафиксированы, то этот факт следует отразить в описи.

    Если инвентаризационная комиссия выявила ошибки в характеристиках объектов, то члены комиссии включают в ИНВ-1 правильные сведения и техпоказатели.

    Неучтенное ОС, выявленное в ходе инвентаризации, чиновники требуют приравнивать к внереализационному доходу (п. 20 ст. 250 НК РФ) и начислять по нему впоследствии амортизацию в соответствии с рыночной стоимостью и фактическим износом, зафиксированным инвентаризационной комиссией. Сведения о стоимости ОС должны быть подтверждены документами или путем экспертизы (п. 10.3 ПБУ 9/99).

    ВНИМАНИЕ! Амортизационную премию по обнаруженным в ходе инвентаризации неучтенным ОС применять нельзя.

    Итоги инвентаризации фиксируются в ведомости по форме ИНВ-26.

    Проводки при инвентаризации ОС: пример

    Компания ООО «Сигма» перед годовой отчетностью провела инвентаризацию основных средств. В результате сличения учетных и фактических данных выявили:

    • недостачу станка гидравлического покупной стоимостью 42 тыс. руб. (28 тыс. руб. остаточная стоимость и 14 тыс. руб. амортизация);
    • недостачу ноутбука (виновное лицо Самохина Л. Е.) стоимостью 52 тыс. руб. (36 тыс. руб. остаточная стоимость и 16 тыс. руб. амортизация);
    • излишки насоса гидравлического рыночной стоимостью 45 тыс. руб.

    В бухучете бухгалтер зафиксировал записи:

    Читать еще:  Учет аренды имущества работников и других физических лиц
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector
    Этап Действия Документ (форма)