Срок хранения табеля учета рабочего времени

Какой установлен срок хранения для табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – это важный документ, который необходим бухгалтеру для расчета зарплаты работникам. В нем отражено число фактически отработанных часов каждым сотрудником и количество пропущенных дней работниками с указаниями определенных причин прогула. Табель хранится на предприятии, и возникают спорные моменты, касающиеся сроков хранения:

Сколько потребуется времени хранить табель учета рабочего времени.
Как и где необходимо организовать место хранения.
Как подлежит хранению электронный вариант табеля.

Сколько нужно хранить табель учета

Табель учета рабочего времени – это обязательный бланк, который подлежит хранить на предприятии, и может потребоваться следующим категориям лиц:

в первую очередь бухгалтерам для расчета зарплаты, отпускных и иных пособий, положенных работнику;
налоговые органы вправе проверить наличие и правильность отражения информации, при отсутствии или заполненных ненадлежащим способом документов предприятию придется уплатить штрафы;
сотрудники фонда социального страхования при проверке правильного отражения налогов при расчете зарплаты;
работники трудовой инспекции при проверке отследят, соблюдены права всех сотрудников.

Табель учета рабочего времени положено хранить на фирме в течение 1 года, по истечению этого срока документы сдаются в архив, где они подлежат хранению сроком на 5 лет.

Если трудовая деятельность на фирме связана с опасными или вредными условиями, то документы об отработанном времени хранятся 75 лет. В определенных случаях внутренними документами можно увеличить сроки хранения.

Важность ведения – табель определяет отработку каждым сотрудником предприятия нормы часов, дней, на основании этого рассчитываются выплаты сотрудникам, составляется отчетность на предприятии. Данный документ заполняется в единственном экземпляре, подписывается руководителем предприятия и ответственным лицом.

По закону, если делопроизводство на предприятии невозможно без использования конкретных документов, то эти документы обязаны храниться в архиве определенное время.

Сроки хранения варьируются в зависимости от их необходимости при проверках, четкие периоды хранения в законе не указаны.

С действующим ранее законодательством табеля необходимо было хранить в течение года, но частично это так и осталось, ведь этот документ нужен бухгалтеру в течение отчетного года для сверки данных и проверки правильности отражения операций.

В приказе Минкультуры говорится, что срок хранения табеля должен быть не менее 5 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.

Руководитель приказом назначает человека ответственного за заполнение табеля учета рабочего времени, как правило, им является сотрудник отдела кадров. Но может быть и несколько человек ответственных за выполнение этой работы, если предприятие является крупным и содержит много подразделений.

Форма документа

Форма табеля унифицирована и содержит следующие поля:

«шапка» документа;
дата составления;
информация по фирме, если информация собирается по подразделениям, то указывается конкретный отдел, по которому сделан документ;
ФИО сотрудников с указанием должности, табельного номера;
число отработанных дней или часов каждым сотрудником;
лицо, ответственное за заполнение.

Информацию необходимо собирать постепенно, желательно раз в неделю вносить информацию по работникам об отработанном времени. Данные о посещении рабочего места можно узнать у сотрудников охраны или ввести электронную программу, которая будет фиксировать приход работника путем приложения личной карточки к валидатору или снятию отпечатков пальцев.

Если работа у сотрудника почасовая, то пользуясь данными о присутствии сотрудника на рабочем месте можно не переживать что будет переплата за прогулянные часы или опоздания.

Как и где необходимо организовать место хранения

На каждом предприятии должен быть разработан свой график документооборота, в котором прописано, как и где хранить каждый документ, с указанием количества экземпляров и подотчетных лиц.

Но важен не только срок хранения, но и сроки предоставления в бухгалтерию, должны быть четкие рамки по возможности внесения информации. Как правило, бухгалтерия к 10-му числу месяца рассчитывает зарплату за предыдущий период, а к 15-ому уже бухгалтер обязан уплатить все налоги.

Если будет задержка в передачи табеля рабочего времени в отдел бухгалтерии, то возможны просрочки в уплате налогов, что незамедлительно приведет к начислению пени.

По истечении отчетного периода документы за предыдущий год можно постепенно передавать в архив. Законом не урегулирован момент обязательного хранения табелей в архиве, руководство вправе самостоятельно решать, где и как хранить документы. Но это не подразумевает, что можно утилизировать бланки, они должны быть в сохранности и к ним должен быть организован доступ в случае проверки.

За хранение табелей ответственен бухгалтер, так как он является последней инстанцией получения этих документов. При сдаче в архив должна быть составлена опись, чтобы при поиске документов была возможность сразу найти необходимую информацию. Ответственность за сохранность и транспортировку уже будет нести архивариус. Если табеля необходимо хранить 75 лет, то по истечении 5-и летнего срока данные документы могут передаваться в архивные склады, если с ними заключен договор или такие склады имеются в собственности у предприятия.

Что делать с электронной версией

Табель учета позволительно хранить в электронном виде, но данная информация должна быть зафиксирована в локальных документах предприятия. Документ в этом случае заверяется электронной подписью. При проверке налоговыми органами возможно отправить запрашиваемую информацию посредством электронной связи.

При ведении табелей только в электронном виде стоит помнить, что необходим контроль за техническим состоянием ЭВМ, а также на компьютерах должна стоять современная защита от возможных вирусов и взлома программ. Отсутствие антивирусов может привести к потере данных, либо к искажению информации.

При приме сотрудников необходимо у них взять подтверждение, что они согласны на обработку персональных данных. При этом в документе должна присутствовать фраза о том, что личные данные будут применяться в кадровом учете в электронном виде.

Современные программы по ведению бухгалтерии, а конкретнее по участку заработная плата имеют встроенные образцы табелей учета рабочего времени, которые возможно распечатать в любое время.

Возможно сделать выборку по необходимым параметрам, а именно по времени (месяц, квартал, год), по подразделению (выйдет вся информация по сотрудникам выбранного подразделения), по сотруднику (выбрав определенное лицо, можно получить информацию об отработанном времени).

Пользуясь электронным вариантом табеля в положении о ведении табеля необходимо прописать ответственного человека за заполнение электронного документа, а также сроки внесения изменений, например, до 5-го числа следующего за отчетным. В этом случае предусмотреть отделом программистов, чтобы после этой даты доступ в программу был закрыт и любые внесения изменений были только на основании письменных заявлений.

Данное видео содержит немного дополнительной информации о том, как правильно вести табель учета рабочего времени, как хранить его вы уже знаете из статьи.

Сроки хранения, сдачи и предоставления табеля учета рабочего времени в организации

Российское законодательство обязывает работодателей обеспечивать сохранность кадровой документации на предприятии, устанавливая определенные сроки для различных видов документов — и поэтому знать срок хранения табеля учета рабочего времени следует всем российским специалистам по кадровому делу и руководителям. При этом данный вопрос имеет свои особенности правового регулирования в вопросах места хранения и сроков сдачи и предоставления табеля учета рабочего времени по требованию надзорных органов или самого сотрудника.

Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации и правовые нормы

Большинство документов, которые прямо касаются трудовой деятельности сотрудников и наличие которых предусмотрено действующим российским законодательством, должны сохраняться работодателями в течение определенного времени. При этом нормативы, которые затрагивают данные вопросы, могут устанавливаться различными законами и иными законодательными актами, что вызывает определенные сложности для работодателей и специалистов по кадровому делу и документообороту на предприятии. Так, непосредственно с табелем учета рабочего времени и сроками его хранения связаны положения следующих нормативно-правовых актов:

ФЗ №125 от 22.10.2004. Этот закон содержит общие принципы нормативно-правового регулирования архивного дела в Российской Федерации и предполагает возможность обязательного сохранения определенного рода документации в течение различных сроков с целью обеспечения эффективной защиты прав различных лиц в том числе и в рамках трудовых взаимоотношений. Однако непосредственно о табеле учета рабочего времени данный закон не сообщает.
Перечень типовых управленческих документов Росархива от 06.10.2000. В данном перечне содержались ранее основные виды документов, образующихся и хранящихся в организациях, в том числе регламентировались и вопросы, связанные с табелями учета рабочего времени, которые предписывалось хранить в течение одного года. Однако на данный момент этот перечень утратил свою юридическую силу.
Приказ Росархива №63 от 26.08.2010. Означенным приказом был отменен вышеупомянутый перечень документов и, соответственно, указанные в нем сроки хранения, обязательные для российских субъектов хозяйствования.
Приказ Минкультуры №558 от 25.08.2010. Этот документ теперь является основным среди тех, которые регламентируют порядок и сроки хранения документации, возникающей в организациях и необходимой для осуществления ими их деятельности. В частности, согласно данному приказу и устанавливается текущий срок хранения табеля учета рабочего времени.

Согласно положениям вышеупомянутого Приказа Минкультуры, в каждой организации необходимо обеспечение сроков хранения табелей учета рабочего времени в течение пяти лет после непосредственного закрытия табеля. Закрытие табеля может производиться в связи с открытием нового документа, в том числе и до того, как старый будет заполнен полностью. Однако для табелей учета рабочего времени, проведенного сотрудниками во вредных либо опасных условиях труда предусмотрен особый срок хранения и принципы его осуществления.

Читать еще: Счет-фактура для ИП без НДС

Срок сдачи или предоставления табеля учета рабочего времени

Вопросы сроков сдачи или предоставления табеля учета рабочего времени внутри организации регламентируются её локальными нормативными актами. Необходимость их своевременной подачи обусловлена тем, что бухгалтерия не может осуществить начисление зарплат и проведение иных бухгалтерских операций при отсутствии данного документа. Учитывая необходимость выплаты зарплаты не реже двух раз в месяц, обычно на предприятиях устанавливается и соответствующий срок предоставления табеля учета рабочего времени.

Однако кроме бухгалтерии, табель учета рабочего времени может понадобиться и контролирующим или надзорным органам. В частности, затребовать данный документ имеют право представители профсоюза, прокуратуры, государственной инспекции по труду, следственные и правоохранительные органы или же суд. Конкретные сроки предоставления документа чаще всего регулируются непосредственно самими вышеозначенными органами в их обращениях или требованиях, однако такие требования должны быть разумными и выполнимыми. Чаще всего на предоставление документов в случае наличия индивидуального спора предоставляется от трех дней до недели, однако на практике большинство работодателей имеют возможность удовлетворить требования и быстрее.

Особый срок хранения табеля учета рабочего времени во вредных условиях

Как было указано ранее, для работников, деятельность которых связана с трудом во вредных либо опасных условиях предполагается особый срок хранения табеля учета рабочего времени. Он составляет 75 лет с момента закрытия документа. Именно поэтому рекомендуется вести отдельный табель учета для сотрудников, работающих в рассматриваемых условиях.

При этом хранение может обеспечиваться в такой ситуации не только усилиями самого субъекта хозяйствования. Обеспечение хранения может быть возложено на плечи специализированных архивных организаций или учреждений, с которыми был заключен соответствующий договор.

Зачем же нужен такой подход? В первую очередь это связано с тем, что работа во вредных или опасных условиях предоставляет работнику определенные дополнительные гарантии. Более того, она может привести к возникновению профессиональных заболеваний, в том числе уже и после увольнения. И поэтому, чтобы уволившийся работник мог доказать профессиональный характер своей болезни и после прекращения трудовых взаимоотношений, законодательство устанавливает такие, достаточно жесткие требования к хранению вышеозначенной документации.

Сроки хранения табелей учета рабочего времени

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Сроки хранения табелей учета рабочего времени». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В этом случае работа в выходные и праздничные дни оплачивается в одинарном размере в том месяце, когда работник работал в выходной день, а другой день отдыха оплате не подлежит независимо от того, в каком месяце он будет предоставлен.

Сроки и порядок передачи табеля и других первичных документов в архив регламентируются локальным актом компании, поэтому единых условий здесь нет.

Сроки Хранения Табелей Учета Рабочего Времени

Как правило, за ведением табеля следит специально назначенный сотрудник, к примеру, глава предприятия или же его заместитель. В особо крупных компаниях существует должность табельщика, который следит за количеством отработанных и не отработанных часов.

В этом акте тоже указано, сколько хранится табель учета рабочего времени, но срок здесь другой — в строке 586 раздела 7.1 сказано, что табель хранится 5 лет. А если учет велся на рабочих местах с правом на компенсацию ввиду того, что условия труда там признаны тяжелыми, вредными или опасными, то срок хранения составляет 75 лет. Каков должен быть порядок хранения табеля? Компания может вести табель по унифицированной или самостоятельно разработанной форме. Какую из них выбрать, она решает самостоятельно.

Учетные табели – документы по личному составу

Перед тем как вносить сведения в формы Т-12 и Т-13 о конкретных работниках, необходимо получить от каждого из них согласие на обработку персональных данных с указанием, что они будут применяться для кадрового учета в электронном виде (подп. 1 п. 1 ст. 6, подп. 7 п. 4 ст. 9 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

В III квартале 2019 г. организация получила от поставщика товарную накладную и счет-фактуру. В этом же квартале товары были приняты к учету, а НДС по ним — к вычету. Товары проданы в IV квартале 2019 г., тогда же их стоимость включена в налоговые расходы.

При этом работодатель также может ввести собственные условные обозначения. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г.

Чтобы посмотреть методичку, активируйте доступ подписчика журнала «Зарплата». Это бесплатно и займет 1 минуту.

Но может быть и несколько человек ответственных за выполнение этой работы, если предприятие является крупным и содержит много подразделений.

Вопрос о порядке хранения кадровых документов. Как должен храниться табель учета рабочего времени? Может ли он быть составлен и храниться в электронном виде? С Бухгалтерия предприятия 8.2»обучение через интернет Перечень кадровых документов, которые обязательно должны быть в организации: Табель учета рабочего времени График отпусков Штатное расписание Правила внутреннего трудового распорядка Расчетный листок Книги учета трудовых книжек Личная карточка работника Табель учета рабочего времени Первый документ – это табель учета рабочего времени.

В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

Сроки хранения бухгалтерских документов

В форме № Т-12 удобно одновременно вести учет рабочего времени в разделе 1 и расчет с персоналом по оплате труда в разделе 2. Но раздел 2 можно не заполнять. Форму № Т-13 удобно использовать, если рабочее время в компании фиксируют в электронном виде, например установили турникет.

Укргосархивом разработан проект Изменений к Перечню, который направлен на обработку структурными подразделениями Министерства юстиции (письмо от 07. 12. 2016 № 01. 3/3586).

Эти требования зафиксированы в пункте 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

Сроки хранения документации определены Перечнем типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12. 04. 2012 г. № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).

В любой действующей организации есть документы по личному составу, в том числе, табели учета рабочего времени. Сколько хранить табель рабочего времени и как это делать? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.

ЗАПОМНИТЬ! данные книги ведутся в бумажном виде. Они должны быть прошиты, опечатаны и заверены подписью руководителя, а листы в книгах положено пронумеровать. Обе книги хранятся в течение 75 лет, а значит, их могут потребовать при любой проверке.

Редакція (адміністрація) порталу не несе відповідальності за шкоду, яка може бути завдана в результаті використання, невикористання або неналежного використання інформації, що міститься на порталі.

Законом не урегулирован момент обязательного хранения табелей в архиве, руководство вправе самостоятельно решать, где и как хранить документы. Но это не подразумевает, что можно утилизировать бланки, они должны быть в сохранности и к ним должен быть организован доступ в случае проверки.

Ст. 7 Закона «О бухгалтерском учете»: «Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта».

Сейчас действует приказ Минкультуры об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 25 августа 2010 года № 558.

Срок хранения табеля учета рабочего времени с 2010 года продлен до 5 лет в связи с тем, что этот документ используется для расчета зарплаты. А если в табеле фиксируются данные по рабочим местам с вредными, опасными и тяжелыми условиями труда, то он хранится 75 лет и даже после ликвидации самой компании не подлежит уничтожению, а передается в специализированное архивное учреждение.
Причем здесь табель? Дело в том, что на основании табеля рассчитывают зарплату, поэтому такой документ также является основанием для отражения операции в бухучете.

Коммерческие организации самостоятельно определяют в каком порядке хранить документы. Все документы храните по тематическим папкам (делами) в соответствии с номенклатурой организации.

Графы заполните в следующей последовательности – № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 занесите в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).

Вопрос

Укргосархив в пределах компетенции рассмотрел обращение о сроке хранения табеля учета использования рабочего времени и сообщает следующее.

И уже бухгалтер организует хранение. Обычно они так и остаются в отделе, но если там нет места, то по истечении 3 лет или меньшего срока эти бумаги могут передаваться в архив компании, если таковой есть. Сроки и порядок передачи табеля и других первичных документов в архив регламентируются локальным актом компании, поэтому единых условий здесь нет.

Даже если трудинспекторы сочтут это нарушением, штраф всего 300–500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ) и он маловероятен.

Система дополнительной оплаты и стимулирования труда, в том числе размеры повышенной оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу, другие виды работ, устанавливается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

Читать еще: Принуждение к увольнению (ответственность работодателя)

О хранении табеля учета рабочего времени

Отметим, что сроки хранения документов, представленных в этом Перечне, должны соблюдать госорганы и органы местного самоуправления, другие учреждения, предприятия и организации независимо от формы собственности (п. 1. 2 Перечня № 578/5). При этом сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях (п.

Это значит, что при выплате аванса необходимо учитывать фактическое присутствие сотрудников на рабочем месте, то есть ориентироваться на данные табеля. Законодательство обязанности оформлять отдельный табель для выплаты аванса не предусматривает.

В этом случая табели хранят 75 лет. По документам, которые созданы до 2003 года, срок хранения 50 лет.

Но это не подразумевает, что можно утилизировать бланки, они должны быть в сохранности и к ним должен быть организован доступ в случае проверки.

Бесплатная консультация юриста

Постановление Госкомстата России N 1 допускает регистрацию в табеле учета рабочего времени только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.) от графика работы. При отсутствии отклонений в табель заносятся лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца.

Организация хранения этих кадровых документов имеет нюансы, которые мы рассмотрим в статье. Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени?

Какой срок хранения табеля учета рабочего времени? В коммерческой организации поменялся главный бухгалтер. Требует сдать все табеля учета рабочего времени в бухгалтерию, где они будут храниться. У нас всегда работник отдела кадров вводил данные в программу, на основании которых бухгалтерия считала заработную плату, а сами бланки оставались в отделе кадров.

Однако из этого правила есть исключение: срок хранения табеля учета рабочего времени в организации увеличивается в разы, если в нем учитывали работу сотрудников с вредными или опасными условиями труда. Как хранить табели учета рабочего времени с данными по сотрудникам вредных производств? Время хранения таких документов в архиве составляет 75 лет (п. 586 перечня, утв. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам такие документы следует хранить до принятия окончательного решения.

Сроки хранения, сдачи и предоставления табеля учета рабочего времени в организации

Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации и правовые нормы

ФЗ №125 от 22.10.2004. Этот закон содержит общие принципы нормативно-правового регулирования архивного дела в Российской Федерации и предполагает возможность обязательного сохранения определенного рода документации в течение различных сроков с целью обеспечения эффективной защиты прав различных лиц в том числе и в рамках трудовых взаимоотношений. Однако непосредственно о табеле учета рабочего времени данный закон не сообщает.
Перечень типовых управленческих документов Росархива от 06.10.2000. В данном перечне содержались ранее основные виды документов, образующихся и хранящихся в организациях, в том числе регламентировались и вопросы, связанные с табелями учета рабочего времени, которые предписывалось хранить в течение одного года. Однако на данный момент этот перечень утратил свою юридическую силу.
Приказ Росархива №63 от 26.08.2010. Означенным приказом был отменен вышеупомянутый перечень документов и, соответственно, указанные в нем сроки хранения, обязательные для российских субъектов хозяйствования.
Приказ Минкультуры №558 от 25.08.2010. Этот документ теперь является основным среди тех, которые регламентируют порядок и сроки хранения документации, возникающей в организациях и необходимой для осуществления ими их деятельности. В частности, согласно данному приказу и устанавливается текущий срок хранения табеля учета рабочего времени.

Срок сдачи или предоставления табеля учета рабочего времени

Особый срок хранения табеля учета рабочего времени во вредных условиях

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Важность учета рабочего времени невозможно переоценить: табель с данными о точном количестве отработанных дней и часов является основанием для расчета зарплаты, используется при формировании отчетности и подтверждает факт соблюдения или несоблюдения работниками режима рабочего времени, установленного в организации. Составление табеля осуществляется уполномоченным лицом в единственном экземпляре, после чего бумага подписывается руководителем подразделения и передается в бухгалтерию, где она и остается. Так как в законы периодически вносятся изменения, важно учитывать актуальную информацию, сколько нужно хранить табель учета рабочего времени.

Скачайте документы по теме:

Согласно нормам закона «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года под № 125-ФЗ некоторые документы, без которых невозможно делопроизводство организации, получают статус архивных. При этом сроки, на протяжении которых бумаги могут потребоваться самой организации или же проверяющим органам, отличаются в зависимости от важности документа. Но в законе эти периоды не отражены, там сказано, что некоторые госорганы могут издавать перечни часто применяемых документов и указывать для них конкретные сроки хранения.

Подробнее о ведении табеля учета рабочего времени работников читайте здесь:

Заполняем табель учета рабочего времени
Расчет рабочего времени и полезные события в сентябре
Табель учета рабочего времени: как отразить случаи, отклоняющиеся от нормы

Подобный перечень утвержден Росархивом шестого октября 2000 года, еще до вступления в силу закона «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения». Данным нормативным актом пользовались многие кадровики. В нем было конкретно закреплено, сколько хранятся табеля учета рабочего времени. В разделе 7.2 значилось, что они хранятся один год. Но в последующем этот акт утратил силу, что привело к возникновению разночтений.

В данный момент действует приказ Минкультуры об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 25 августа 2010 года под № 558. В акте указано, сколько хранится табель учета рабочего времени, но срок здесь иной — в разделе 7.1 отражено, что документ хранится пять лет. Но если учет велся на рабочих местах с правом на компенсации по причине того, что условия труда признаны как тяжелые, вредные или опасные, срок хранения табелей учёта рабочего времени составляет 75 лет.

Читать еще: Транзитный счет в банке

Табель учета времени работы можно вести и в электронном виде без создания бумажного носителя. Но для этого требуется заверить его электронной цифровой подписью. Нужно учитывать, что первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации, сроки их хранения одинаковые. Переход на ведение учета в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации (ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. под №402-ФЗ).

Правила движения табеля внутри компании

Компании обязаны учитывать не только срок хранения табеля учета рабочего времени, но и правильно организовывать его движение. При этом нужно контролировать его сохранность на всех этапах.

Путь прохождения табелей может состоять из следующих этапов:

оформления документа;
контроля составления;
подписания;
передачи в бухгалтерию;
организации хранения.

Каждый из этапов должен отражаться в имеющемся графике документооборота, ведь последний — это элемент учетной политики организации. При указании каждого этапа требуется отражать исполнителей, бумажные и электронные версии, число экземпляров оригинала/копий, иные важные факторы, в том числе, сколько нужно хранить табеля учета рабочего времени.

Обоснованием предусмотренного порядка считается:

п. 4 ст. 9 закона 129-ФЗ от 21.11.1996, п. 4 Положения по бухучету «Учетная политика компании» ПБУ 1/2008, утвержденный приказом Минфина 106н от шестого октября 2008 года; п. 15 Положения по ведению бухучета и отчетности, утвержденный приказом Минфина от двадцать девятого июля 1998 года 34н.

Формируя график документооборота, требуется обязательно учитывать специфику составления документа, а не только сроки хранения табелей учета рабочего времени. Под этим подразумевается детальный учет:

продолжительности составления;
проставление отметок в течение всего месяца согласно подтверждающим документам;
опоздания в представлении бумаг.

По причине того, что документ нужно сдавать в бухгалтерию в строго отведенный срок, а данные о причинах отсутствия работников организации часто поступают к табельщику позже, может потребоваться внесение исправлений не только до сдачи, но и после нее. Поэтому лучше предусмотреть возможность у табельщиков представления в бухгалтерию оригинала табеля и составлении корректировок. Так как срок хранения табелей учета рабочего времени составляет от пяти лет, в бухгалтерии нужно организовать место, где будут лежать бумаги.

Где хранятся табеля учета рабочего времени

Руководитель организации сам решает, как и где хранятся табели учета рабочего времени (ст. 13, 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Но надо отличать текущее хранение от архивного. Текущее предполагает использование документов с момента создания и до передачи в архив. Оно возможно в двух видах: хранение в процессе исполнения и хранение исполненных документов. Исполненные бумаги необходимо сформировать в дела в соответствии с номенклатурой (п. 3.1 ГОСТ 7.0.8-2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года под № 1185-ст).

Законом не регулируется, где должны храниться табеля учета рабочего времени, но в случае проверок к ним должен быть доступ. Если обнаружится, что документы утилизированы раньше положенного срока — будет начато разбирательство, которое приводит к наложению штрафов.

Табель после закрытия сдается в бухгалтерию организации, где используется как первичный документ для расчета заработной платы. После чего бухгалтер организует его хранение. Обычно бумаги остаются в отделе фирмы, но если там отсутствует место, по истечении трех лет или меньшего срока могут передаваться в архивы. Сроки, а также порядок передачи табеля и иных первичных документов в архив регламентируются локальным актом организации, поэтому единых условий нет. Табели, подлежащие хранению на протяжении 75 лет, могут передаваться из архива предприятия в специализированные архивные учреждения, если с ними заключен договор.

В месте, где хранится табель учета рабочего времени, должны соблюдаться все условия, чтобы сведения оставались в читабельном виде. На бумаги не должны попадать солнечные лучи, влага, в противном случае они быстро придут в негодное состояние. Особенно важно грамотного организовывать хранение табелей, которые подлежат уничтожению лишь спустя 75 лет.

Основание для ведения табеля

На сегодняшний день действуют 22 унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13. Также эти формы организация может не использоваться с 01.01.2013 года, а разработать удобную для применения в зависимости от специфики деятельности. Но собственные формы предприятие до начала использования должно оформить локальными документами: приказом (распоряжением) и приложить разработанную форму в качестве приложения.

Важно! Государственные и казенные учреждения обязаны использовать унифицированную форму табеля (Форма по ОКУД 0504421). Коммерческие организации справе разрабатывать и принимать к использованию самостоятельно разработанные формы.

Сотрудник, назначенный ответственным за ведение табеля, фиксирует в этом документе явки или неявки на работу, их причины, переработки и т.д. В конце месяца (15-го числа – на аванс) на основании табеля бухгалтером производится расчет оплаты труда и других выплат.

Читайте также статью: → Форма Т-12 (Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы).

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Информация, отражаемая в табеле

Табель является первичным документом, к которым предъявляются такие общие требования к реквизитам:

Реквизит	По табелю отражается
наименование	табель учета рабочего времени
дата	должна быть проставлена дата последнего дня для расчета или аванса
наименование организации	полное или сокращенное
содержание факта деятельности организации	отметки о явках и неявках на работу по конкретным датам месяца
величина измерения факта с указанием единиц измерения	часы, дни
наименование должностей (подписывающих табель)	ответственное за составление табеля, руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы
подписи лиц, с указанием фамилий и инициалов, для идентификации этих лиц	подписывает соответствующее лицо

Непосредственно в табеле ведется учет отработанного времени по каждому работнику:

отчетный период
ФИО, его должность
табельный номер
число часов отработанных (не отработанных) за каждый календарный день
итого часов и дней, отработанных за отчетный период
корреспондирующий счет для оплаты труда
количество и причины неявок на работу
количество выходных и праздничных дней

Порядок хранения табеля по учету рабочего времени

Создание условий по защите документов является в организации является обязанностью экономического субъекта. В делопроизводстве любой организации должна быть составлена номенклатура дел соответствующей формы, составленная в соответствии со спецификой организации (структурных подразделений), используемой документации, где указываются по каждому документу сроки хранения. Конкретизация условий и порядка хранения документов устанавливается учетной политикой организации (т.к. табель относится к первичной документации).

Документы временного хранения (более 10 лет) хранятся в архиве организации (создание архива в организации не является обязанностью, документы могут храниться в структурных подразделениях), табели относятся к документам временного хранения (менее 10 лет – 5 лет), за исключением табелей на предприятиях с тяжелыми условиями труда (хранятся постоянно – 75 лет).

Таким образом формирование дела по табелям, хранящимся постоянно предъявляются такие требования:

подшивка (переплет)
нумерация страниц
лист-заверитель
внутренняя опись документов
внесение уточнений на обложке (наименование организации, индекс, даты, заголовок).

Дела временного хранения (табели 5-летнего срока хранения) можно оформлять не полностью:

не проводится систематизация документов
не нумеровать листы
не составлять надписи заверения

При временном (до 10 лет) хранении по окончании сроков хранения, документы необходимо уничтожить только после проведения ежегодной экспертизы ценностей документов в обязательном порядке (Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Какой документ подтвердит факт того, что табели хранились 5 лет?

Ответ: Экспертная комиссия ежегодно организует экспертизу ценности документов и составляет типовой акт, который отражает дела организации с истекшем сроком хранения на 1 января года проведения экспертизы и акты утверждаются директором. Передаются документы на уничтожение по приемо-сдаточной накладной.

Вопрос №2: Есть ли необходимость соблюдать порядок текущего хранения документов, которые еще находятся в делопроизводственном цикле?

Ответ: Хранение документов, находящихся в работе осуществляется в шкафах или сейфах в кадровой службе (на усмотрение руководства можно на основании локальных документов организации их хранить в бухгалтерии). Эти документы содержат конфиденциальные данные работников, поэтому нужно обеспечить их защиту.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Посмотреть еще:

Материалы Проводки по Приходу ГЛАВНАЯ СТРАНИЦА НАЛОГОВЫЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ГОДОВОЙ ОТЧЕТ И…

Часто ли наказывают по п. 1 ст. 126 НК РФ?П. 1 ст. 126 НК РФ…

Операции с недвижимым имуществом за вознаграждение или на договорной основеПодкласс 68.3 содержит две группы кодов:…

Двойное налогообложениеДвойное налогообложение — одновременное обложение в разных странах одинаковыми налогами доходов. Двойное налогообложение вызвано…

Департамент Росприроднадзора по Крымскому федеральному округу, Керчь Выбор территориального органаЦентральный аппарат Росприроднадзора02 Управление Росприроднадзора по…