Т-13 с вкладным листом. Табель учета использования рабочего времени
Sbertimekpk.ru

Финансовый портал

Т-13 с вкладным листом. Табель учета использования рабочего времени

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  • В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
  • Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

    Форма Т-12

    В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

    Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

    Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

    Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

    Учёт рабочего времени в Т-12

    Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

    Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

    В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

    Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.


    При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

    Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

    Дата и подписи ответственных лиц

    После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

    Унифицированная форма № Т-13 – бланк и образец

    Унифицированная форма Т-13 – это документ, который может использоваться как один из вариантов ведения табеля учета рабочего времени. Рассмотрим, в чем его особенности и где найти эту форму.

    Когда применяется форма Т-13

    Вести учет рабочего времени своих сотрудников обязан каждый работодатель (ст. 91 ТК РФ). Он может использовать для этого любую подходящую к особенностям режима своей работы форму, в том числе разработанную им самим.

    Читать еще:  Налоговые каникулы для ИП виды деятельности

    Существуют 2 формы, утвержденные одним постановлением Госкомстата, которые можно применять для целей учета отработанного времени либо в неизмененном, либо в доработанном виде:

    • Форма Т-12, 1-й раздел которой построен как табель учета рабочего времени.
    • Форма Т-13, которая, собственно, и называется табелем учета рабочего времени.

    Форма Т-13 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать ее можно на нашем сайте.

    Таблицы 1-го раздела формы Т-12 и формы Т-13 очень похожи, но имеются и отличия:

    • Данные по дням месяца, относящиеся к конкретному сотруднику, в форме Т-12 располагаются в горизонтальном направлении последовательно от первого до последнего дня. В форме Т-13 они разделены на 2 части (по половинам месяца), которые находятся друг под другом.
    • С учетом того что по каждому дню помимо количества отработанных часов указывается причина присутствия или отсутствия сотрудника на работе, из-за особенностей построения таблиц в форме Т-12 каждому человеку отведены 2 строки, а в форме Т-13 – 4 строки.
    • В итоговой части таблицы формы Т-13 есть графы, отсутствующие в форме Т-12. В них отражены коды видов оплаты и корреспондирующий счет бухгалтерского учета, на котором будет учтена начисленная заработная плата.

    Использовать можно любую из указанных форм. Определяющим является сам факт ее наличия. Без достоверного табеля учета рабочего времени невозможен правильный расчет заработной платы.

    О том, что заменяет зарплату для ИП, читайте в материале «ИП не вправе платить себе зарплату».

    Утверждение порядка ведения формы Т-13

    Порядок заполнения формы Т-13 может иметь свои нюансы у каждого конкретного работодателя, поэтому его целесообразно закрепить в соответствующем документе (инструкции или руководстве). Отражения в нем потребуют следующие моменты:

    • Назначение ответственного (или ответственных) за ведение табеля.
    • Необходимость ведения отдельных табелей по подразделениям.
    • Утверждение дополнительных кодов для выходов или невыходов на работу.
    • Утверждение порядка отражения данных в табеле: все факты присутствия/отсутствия или только невыходы.
    • Определение порядка отражения данных по выходам/невыходам в сложных или нестандартных ситуациях.

    Заполнение формы Т-13

    В заголовочной части формы Т-13 приводятся данные о работодателе (наименование, код ОКПО, название подразделения), номер и дата документа, период, за который он составлен.

    Основанием для внесения работника в табель является приказ о его приеме на работу, а для исключения – приказ на увольнение. Данные по Ф. И. О. каждого сотрудника указываются полностью. Все причины отсутствия должны быть документально подтверждены.

    При заполнении данных по конкретному человеку в 1-й верхней и в 3-й сверху строках буквенным или цифровым кодом указывается причина присутствия/отсутствия, а в расположенных под ними строках (2-й и 4-й) – количество отработанных часов. Для данных по отсутствию в строках, отведенных для количества часов, либо проставляется ноль, либо не ставится ничего. Лишние для конкретного месяца дни перечеркиваются знаком «Х». Выходные отмечаются буквой «В». Продолжительность нормального рабочего дня, указанная в табеле, должна соответствовать количеству часов, установленному в трудовом договоре сотрудника или определенному законодательно (например, для укороченных предпраздничных дней). Продолжительность сверхурочной работы устанавливается приказом работодателя.

    Для видов отсутствия, учитываемых в календарных днях (отпуск, больничный), отметка проставляется сплошным способом, т.е. в том числе и в выходные дни. Отъезд/приезд в выходной день, связанный с командировкой, отмечается как день командировки.

    Образец заполнения формы Т-13 для 8-часового рабочего дня при 40-часовой рабочей неделе вы сможете скачать на нашем сайте.

    В этом примере имеет место работа в выходной день. Она осуществляется по приказу руководителя при наличии согласия работника. В приказе должно быть указано, как будет оплачен этот день: либо в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), либо предоставлением отгула в рабочий день.

    Подробнее об оплате за работу в выходной день читайте в материале «Ст. 153 ТК РФ: вопросы и ответы».

    Где взять коды для формы Т-13

    Наиболее часто используемые коды присутствия/отсутствия на работе (буквенные и цифровые) размещены на 1-м листе формы Т-12. При необходимости можно разработать дополнения к ним или собственную таблицу таких кодов.

    В качестве кодов вида оплаты, проставляемых при заполнении итоговой части таблицы формы Т-13, которая отсутствует в форме Т-12, в целях сопоставимости данных разумнее использовать коды, приведенные в приложении 1 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Коды из этого приложения применяются при заполнении формы 2-НДФЛ.

    Т-13 с вкладным листом. Табель учета использования рабочего времени

    В статье мы рассмотрим табель учета рабочего времени Т-13. Узнаем, для чего применяется табель. Разберемся, кто заполняет его. Рассмотрим порядок заполнения.

    Каждый работодатель имеет обязанность по проведению учетных действий в отношении отработанного сотрудниками времени, данная функция накладывается на него ч.4 ст.91 ТК РФ. Работодатель вправе воспользоваться для этой цели унифицированным бланком табеля Т-13. Данный бланк введет в действие Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.04.

    Для чего применяется Т-13

    Данный бланк табеля позволяет учитывать рабочее время персонала предприятия, фиксируя их явки, а также любые отличия от стандартного рабочего дня. Кроме того, табель позволяет проконтролировать исполнение работниками установленного трудового распорядка и используется для составления статистической отчетности. Вы можете скачать бланк формы Т-13. Читайте также статью: → “Талон водителя форма СП-5″

    Заполнение табеля осуществляется на протяжении календарного месяца, по истечении которого форма передается бухгалтерскому сотруднику для использования в качестве источника информации об отработанном времени. Данные сведения пригодятся для правильного исчисления зарплаты сотрудникам предприятия.

    Ведение табеля возможно осуществлять одним из двух доступных способов:

    1. Непрерывно ежедневно фиксировать все явки и неявки трудящихся;
    2. Отражать только неявки работников, то есть любые отклонения от явок.

    Работодатель сам выбирает удобный для себя способ отражения данных о рабочем времени в табеле Т-13. Если каждый рабочий день имеет идентичную продолжительность, при этом закреплено в локальном акте соответствующее количество часов, то удобнее и быстрее отмечать только неявки. Если длительность рабочего дня может варьироваться, отклоняясь от нормы, то следует применять способ постоянной ежедневной регистрации с указанием числа отработанных часов.

    Корректно составленный табель Т-13 позволяет бухгалтеру определить отработанные дни, выявить сверхурочные часы, деятельность в праздничные и выходные дни, командировки, отпуск, нетрудоспособность работников, которые оплачиваются в особом порядке.

    Кто заполняет табель Т-13

    Обязанность по составлению формы возлагается на уполномоченного сотрудника, для которого закреплена данная функция документально. Как правило, ответственный сотрудник назначается приказом директора.

    Если предприятие большое, то обычно обязанность по ведению формы Т-13 вменяется начальникам подразделений. Руководитель должен приказом назначить ответственное и замещающее лицо по каждому подразделению. В небольших компаниях данную функцию может выполнять, например, кадровый работник.

    ★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

    Кто подписывает табель Т-13

    Оформление бумаги производится на протяжении месяца, по окончании которого, в нижней части бланка Т-13 должны быть поставлены подписи следующих лиц:

    • Ответственное лицо – человек, вносящий на протяжении месяца сведения по отработанным работниками дням и часам, для данного лица нужно вписать наименование должности и указать расшифровку подписи;
    • Руководитель подразделения – в некоторых случаях это же лицо может быть ответственным за составление Т-13;
    • Руководитель кадровой службы – заверяет табель после проверки корректности заполнения документа.

    Формируется табель в единственном экземпляре, заполненный и подписанный бланк сдается представителю бухгалтерского отдела для осуществления расчетов с трудящимися.

    Порядок заполнения Т-13

    К заполнению табеля нужно отнестись ответственно, любые ошибки, некорректно заполненные кодовые цифровые или буквенные значения могут привести к неверным расчетам зарплаты.

    Во избежание ошибок в исчисления оплаты труда персонала нужно при оформлении формы Т-13 следовать правилам, закрепленным в Указаниях по заполнению документов по учету труда, утвержденных Госкомстатом России с Постановлении №1. Читайте также статью: → “Талон водителя форма СП-5”

    Основные правила заполнения табеля:

    1. Заполнение табеля может осуществляться либо по методу сплошной регистрации, либо путем фиксации отклонений;
    2. Кодовые значения для оформления берутся с титульной страницы табеля Т-12;
    3. Любое отклонение от явки фиксируется в табеле только при наличии обосновывающего документа, который позже сдается в бухгалтерию наряду с табелем;
    4. Кодовые обозначения проставляются в верхней части клетки, а количество часов – в нижней части;
    5. Если учет выполняется в днях, то нижняя часть остается пустой;

    Форма Т-13 применяется в случае автоматизации процесса обработки учетных данных. Бланк может быть подготовлен посредством применения вычислительной техники с частично заполненными полями. Обычно в форму заносятся сведения о подразделении, работниках и прочие данные, которые включены в справочники учетной системы предприятия.

    Читать еще:  Приказ о дисциплинарном взыскании в формате word

    Как заполняется табель Т-13

    Оформление табеля осуществляется до завершения отчетного месяца, ежедневно ответственное лицо фиксирует данные о рабочем времени каждого трудящегося в соответствии с принятыми в компании стандартами.

    Если табель готовится с помощью компьютера, то, как правило, в нем уже заполнены все поля за исключением граф 4-13 таблицы.

    Если поля в форме Т-13 не заполнены, то уполномоченному лицу нужно самостоятельно указать:

    • Наименование фирмы;
    • Наименование подразделение, если ведение табеля осуществляется раздельно по отделам;
    • № и дата составления;
    • Отчетный период – календарный месяц;
    • Порядковые номера строк табличной части;
    • ФИО, профессия и табельный номер каждого сотрудника.

    Данные сведения заполняются в начале месяца, далее последовательно отражаются все явки и отсутствия с указанием кодовых значений и количества часов либо только отклонения.

    Заполнение граф таблицы:

    Графа таблицы

    Пояснения по заполнению

    Основная графа, где отражаются данные об отработанных периодах. Для каждого дня предусмотрена отдельная клетка, в которой в верхней половине ставится код (буквенный или цифровой, расположен на первом листе бланка Т-12), в нижней половине клетки ставится соответствующее число часов. Если учет выполняется в днях, то нижняя половина остается пустой.

    Количество дней и часов, выработанных за первые пятнадцать дней месяца и последующие дни до окончания месяца. Клетка состоит из двух половин, каждая делится пополам – для каждой половины месяца в верхней части ставится количество дней явок, в нижней – соответствующее количество часов.

    Общее число отработанных дней (явок) за полный месяц.

    Блок для отражения сведений об отработанных периодах по кодам оплаты.

    Если применяется один тип оплаты по всем работникам, то его код и бухгалтерский счет указываются в верхней части данного раздела таблицы над графами 7-9, при этом гр.7 и 8 остаются пустыми. Необходимо в этом случае заполнить только данные о часах или днях, соответствующих указанному виду оплаты, по каждому трудящемуся.

    Если применяется несколько видов оплаты, то соответствующие коды, номера бухгалтерских счетов и число отработанных дней или часов нужно распределять по гр. 7-9. Причем, если видов оплат менее четырех, то достаточно заполнить первый блок с графами 7-9, если более четырех, то заполняются дополнительные блоки.

    Коды вида оплаты берутся также с первого листа бланка Т-12. 10-13

    Блок табличной части для указания данных о причинах неявок. Заполнять нужно для трудящихся, у которых в календарном месяце были соответствующие случаи.

    Для каждого типа неявки нужно указать:

    • Код, состоящий из букв или цифр;
    • Соответствующее число дней или часов.

    Если типов неявок для одного работника меньше четырех, то достаточно граф 10 и 11, если их пять и более, то дополнительно заполняются графы 12 и 13.

    Порядок отражения кодов в табеле Т-13

    Коды можно отражать либо в буквенном виде, либо в цифровом. Работодатель сам выбирает, какие кодовые обозначения он будет использовать. Дни, которые трудящимся отработаны полностью, заполняются кодом Я или 01.

    На первом листе формы Т-12 приведены все возможные обозначения, которые могут пригодиться при заполнении формы. Чтобы поставить в табель отметку о неявке с любым кодом, нужно обязательно иметь соответствующий обосновывающий документ:

    • Больничный листок – для кода Б или 19;
    • Предупреждение о простое – для РП или 31;
    • Согласие трудящегося на сверхурочную деятельность, а также выполнение трудовых функций в праздничные или выходные дни –для кодов С или 04, РВ или 03;
    • Приказ о соответствующем отпуске для кодов, обозначающих предоставление выходных – ОТ или 09 для ежегодного, ОД или 10 для дополнительного, У или 11 для учебного, Р или 14 для декретного, ОЖ или 15 для отпуска по уходу за ребенком, ДО или 16 для неоплачиваемого отпуска;
    • Приказ о командировке для К или 06;
    • Акт об отсутствии для НН или 30 и т.д.

    Табель учета рабочего времени Т-13: как обозначить невыход на работу

    Если работник не появился на работе, то до момента выяснения причины отсутствия в табеле ставится НН или 30, что означает невыясненные обстоятельства. Как только сотрудник появится на работе и предоставит объяснения, код меняется на соответствующий. Например, если причина все-таки была неуважительная, то ставится код ПР или 24, что означает прогул. Читайте также статью: → “Читайте также статью: → “Бугенвиллия: выращивание и уход, особенности размножения””

    Как обозначить выходные дни без содержания

    Если отгул без оплаты предоставлен работодателем согласно требованиям закона, то ставится код ОЗ или 17.

    Если неоплачиваемый выходной предоставлен по заявлению работника с согласия директора, то проставляется код ДО или 16.

    Как обозначить дни командировки в табеле

    Дни нахождения в командировке обозначаются с помощью кода К или 06. При этом в днях командировки, приходящихся на выходные и праздничные дни, нужно указать код РВ или 03, что означает работу в выходной день.

    Инструкция: как вести табель учета рабочего времени

    Табелирование рабочего времени сотрудников — это одна из обязанностей работодателя. Бюджетники обязаны использовать специальную форму 0504421 и утвержденные условные обозначения.

    Унифицированные формы табеля учета

    Трудовым кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель вправе разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

    Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же Приказом определен порядок ее заполнения и применения.

    Табель учета по форме Т-12

    Табель учета по форме Т-13

    Табель учета по форме ОКУД 0504421

    Разработана специальная форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений — ОКУД 0504421.

    Как фиксировать отработанное время

    При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время отражается в таблице учета двумя способами:

    • методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
    • путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

    Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, разрешается регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый трудовой день.

    Если количество отработанных часов в различные дни (смены) разное, например, при суммированном учете отработанного времени, то при заполнении табеля учета рабочего времени следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные часы и скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для этой категории нормы продолжительности отработанного времени.

    Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, труд в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

    Как заполнять табель учета рабочего времени

    При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Используются специальные обозначения. П ри отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа по графику выпадает на ночное время, то дополните форму графами для указания необходимых реквизитов.

    Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенного (К) или цифрового (06) кода, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность труда.

    Собрали в таблице обозначения в табеле учета рабочего времени в форме 0504421 в 2020 году.

    Табель учета рабочего времени (форма Т-13): образец

    Работодатель может использовать на выбор несколько вариантов унифицированных форм для табеля учета рабочего времени. Среди них — форма Т-13. Ознакомимся с ее особенностями и образцом.

    Читать еще:  Особенности оформления и оплата учебного отпуска

    Зачем нужна форма Т-13, если есть Т-12?

    Прежде всего, не следует считать формы Т-12 и Т-13 полностью взаимозаменяемыми: несмотря на одну и ту же область их применения (учет рабочего времени в соответствии с требованиями ст. 91 ТК РФ), отличий между ними довольно много. Хотя утверждены обе формы одним и тем же Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

    С помощью формы Т-12 работодатель решает 2 основные задачи:

    • собственно, учет (документирование учета) рабочего времени;
    • расчет (документирование расчета) заработной платы на основании данных по учтенному рабочему времени.

    Форма Т-13 рассчитана только на учет (документирование учета) рабочего времени.

    Она включает все основные сведения, которые затем могут быть применены для расчета зарплаты — но документироваться данный расчет будет в других реестрах, вне рассматриваемой унифицированной формы.

    Таким образом, формы Т-12 и Т-13 взаимозаменяемы только в части одной задачи — учета рабочего времени. Но, опять же, и здесь взаимозаменяемы лишь частично — поскольку:

    • форма Т-12 позволяет отразить сверхурочные, ночные часы, а также отработанные в выходные и праздники, а форма Т-13 — не позволяет;
    • форма Т-12 позволяет отразить общее количество неявок (и их длительность), а форма Т-13 — не позволяет, предусматривая указание только конкретных разновидностей неявок — в соответствии с кодами;
    • форма Т-12 предусматривает отражение выходных и праздников за расчетный период, а форма Т-13 — не предусматривает.

    Если для предприятия не критично отсутствие возможности отразить в табеле те сведения, что структурой формы Т-13 не предусмотрены — можно использовать ее. Если критично — лучше применять форму Т-12.

    Форма Т-13 и автоматизированный учет

    Распространено мнение о том, что форма Т-12 применяется только при «ручном» учете, а документ Т-13 — при автоматизированном (когда ведется учет посещений работников по картам, турникетам и с помощью иных технических средств).

    Мнение основано на формулировке, которая содержится в указаниях по применению унифицированных форм — утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Там, действительно, сказано, что:

    • форма Т-13 «применяется при автоматизированной обработке учетных данных»;
    • бланки формы Т-13 «с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники».

    В свою очередь, о форме Т-12 подобного не сказано. Что это значит? Ровным счетом ничего. Ни один нормативный акт не содержит:

    • запрета на использование формы Т-13 при «ручном» учете;
    • запрета на использование формы Т-12 при «автоматическом» учете.

    Более того, организация вправе применить любую другую форму — в том числе разработанную на основе унифицированной. Так, многие работодатели — которым удобнее по тем или иным причинам применять форму Т-13, но при этом желающие отражать там данные по работе в выходные, праздники, в ночные часы и сверхурочно — попросту дорабатывают бланк, добавляя в него нужные графы.

    Главное — вести табель в принципе. Не обнаружившая его при проверке Трудинспекция выпишет крупный штраф по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

    Так или иначе, общераспространено использование формы Т-13 без изменений — в том виде, в котором ее утвердил Госкомстат.

    Алгоритм заполнения формы Т-13

    Учет рабочего времени по форме Т-13 предполагает (условимся, что он «ручной» — осуществляемый кадровиком на компьютере):

    Открытие табеля с обозначением времени его закрытия

    На практике оно осуществляется в конце расчетного периода, что предшествует текущему (тому, за который будет вестись учет рабочего времени) — либо в первый день текущего. Кадровик заполняет заголовочную область бланка, вносит сведения о сотрудниках в таблицу.

    Поскольку табель составляется за период, длительность которого точно известна (как правило, это расчетный период по зарплате или полный календарный месяц), то можно сразу заполнить графы «Отчетный период/с» и «Отчетный период/по». Номер документа чаще всего пишется по схеме: порядковый номер месяца/порядковый номер половины месяца (то есть, табель за 1 половину июня будет иметь номер 06/01).

    Если локальными НПА предприятия строго установлены сроки предоставления табеля (например, последний день расчетного периода или первый следующий за ним рабочий день), то можно сразу указать и дату составления (которая в любом случае должна соблюдаться). А если не установлены — то лучше проставить дату фактического предоставления табеля позднее.

    Заполнение графы 4 таблицы

    Осуществляется данная процедура ежедневно — по завершении каждого рабочего дня. Сведения в таблице отражаются напротив ФИО каждого работника в разрезе 4-х строк:

    • в первой показываются коды отработанного или неотработанного времени с 1 по 15 дни месяца;
    • во второй — периоды отработанного или неотработанного времени (в часах и минутах) по соответствующим кодам;
    • во третьей — коды с 16 числа до конца месяца;
    • в четвертой — периоды в часах и минутах.

    Таблица в форме Т-13, таким образом, отличается от аналогичной по назначению в форме Т-12 по принципу отражения данных: в таблице формы Т-12 сведения приводятся по каждому работнику не в четыре строки, а в две.

    Заполнение графы 5

    Осуществляется по завершении расчетного периода, соответствующего первой или второй половине месяца.

    В графе 5 фиксируется 4 показателя (то есть, также в 4-х строках сверху вниз):

    • количество отработанных дней за первую половину месяца (соответствует количество кодов, соответствующих отработанному дню — в общем случая по букве Я);
    • количество отработанных часов за первую половину месяца (соответствует сумме часов по кодам, обозначающим отработанный день);
    • количество отработанных дней за вторую половину месяца;
    • количество отработанных часов за первую половину месяца.

    Заполнение граф 10-13

    Осуществляется по завершении расчетного периода.

    • все уникальные коды неявок;
    • количество дней и часов отсутствия на работе в соответствии с каждым кодом.

    Заполнение графы 6

    Осуществляется по завершении месяца. Предполагает отражение данных по 2 строкам:

    • в первой отражается сумма показателей в 1 и 3 строках графы 5;
    • во второй отражается сумма показателей во 2 и 4 строках графы 5.

    Если форма Т-13 используется для расчета зарплаты, то далее кадровик передает документ бухгалтеру — чтобы он заполнил данные по графам 7-9. Работа с ними в общем случае не входит в сферу ответственности кадровика.

    Но если входит, то полезно знать, что в случае, если учетные данные подготавливаются для расчета только одного вида оплаты труда (и корреспондирующего счета), то код вида оплаты (и номер счета) отражаются над таблицей с графами с 7 по 9. Также заполняется графа 9 без отражения сведений в графах 7 и 8.

    А в случае, если видов оплаты (счетов) несколько — то в целях их отражения уже применяются все графы с 7 по 9. Если видов оплаты более 4-х, то задействуется дополнительный блок граф с теми же цифрами.

    Заполнение бланка Т-13: нюансы

    При заполнении стандартной формы Т-13 ( если она задействуется без изменений в ее структуре) нужно иметь в виду следующее:

    1. Графа «Отчетный период» может заполняться двумя способами:
    • с указанием интервала, соответствующего полному календарному месяцу (при подаче табеля при расчетах зарплаты за любые периоды);
    • с указанием интервала, соответствующего первой половине месяца (при подаче табеля для расчета зарплаты за соответствующий период) или полному месяцу (при подаче табеля для расчета зарплаты за месяц).

    Какой способ удобнее — решает бухгалтерия (и объясняет кадровику, что указывать в форме). Основная задача табеля Т-13 — ведение учета в целях выполнения требований ст. 91 ТК РФ, и отвечает за нее кадровик. То, каким образом данные, отражаемые в нем, будут применяться для исчисления зарплаты — определяют его коллеги, ответственные за финансовую часть.

    Так или иначе, не будет нарушением указывать только месяц: то, за какой именно период подан документ, бухгалтеры смогут определить по существу исходя из его содержания и даты получения от кадровиков.

    1. Коды (условные обозначения) для учета рабочего времени в форме Т-13 применяются те же, что определены для формы Т-12 (указаны на одной из ее страниц).

    Но при необходимости работодатель может ввести свои дополнительные коды (как, безусловно, и в случае с использованием формы Т-12).

    1. В целях «ручного» заполнения бланк формы лучше распечатывать на листе А3.

    Это позволит более наглядно соотносить показатели между разными графами. При распечатке табеля на одном листе А4 с двух сторон это сложнее (не считая того факта, что в таком виде табель может быть сложно сформировать чисто технически). А если «распределить» документ по отдельным листам А4, то есть риск, что какая-то часть табеля потеряется (помним о штрафе).

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector