Учет расходов на служебный автомобиль
Sbertimekpk.ru

Финансовый портал

Учет расходов на служебный автомобиль

Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта

Учет расходов на содержание служебного транспорта

Организация, применяющая общую систему налогообложения, использует служебный транспорт. Как отражаются в бухгалтерском и налоговом учете расходы на его содержание?

Инструкция к счету

В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 “Расходы организации” расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

– расходы по обычным видам деятельности;

Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими.

Расходы на содержание служебного транспорта на основании п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 относятся к расходам по обычным видам деятельности.

Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий (п. 16 ПБУ 10/99):

– расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

– сумма расхода может быть определена;

– имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.

Согласно п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

Если организацией, которая вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, принят порядок признания выручки от продажи продукции и товаров не по мере передачи прав владения, пользования и распоряжения на поставленную продукцию, отпущенный товар, выполненную работу, оказанную услугу, а после поступления денежных средств и иной формы оплаты, то и расходы признаются после осуществления погашения задолженности (второй абзац п. 18 ПБУ 10/99).

Расходы на содержание служебного транспорта отражаются по соответствующей статье затрат, как правило, в составе общехозяйственных расходов по дебету счета 26 ” Общехозяйственные расходы” и кредиту счетов 10, 69, 70 и др.

Расходы на услуги по содержанию транспорта, оказываемые сторонними организациями, отражаются по соответствующим счетам учета затрат или расходов на продажу:

учтена в расходах стоимость оказанных услуг

Определение суммы расходов по ГСМ (газ, бензин, дизтопливо, масла, смазки и пр.) в бухгалтерском учете производится на основании данных о пробеге автомашины, указанных в путевых листах, по нормам расходования ГСМ, утвержденным организацией. В бухгалтерском учете сумма расхода отражается по дебету счета учета затрат в корреспонденции с кредитом счета 10, субсчет “Топливо”.

Сверхнормативный расход топлива включается в состав прочих расходов:

1. Для списания ГСМ используются:

– документы об оплате топлива или авансовые отчеты, если топливо приобреталось через подотчетное лицо;

– приказы руководителя организации, утверждающие нормы расхода топлива.

– акты о списании материальных запасов.

Основным документом для учета использования ГСМ являются путевые листы, которые не только обосновывают расходы на ГСМ, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.

Типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, в обязательном порядке применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть специализированными автотранспортными предприятиями (см. письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее – Приказ N 152). Приказ применяется, в том числе, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые автомобили.

Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются – лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон N 402-ФЗ).

Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных бланков “первички” организации могут в качестве образца использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Важно, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Это надо учитывать при разработке собственных бланков. При составлении форм можно также порекомендовать воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта и постановлением Правительства РФ (транспортная накладная) и т.п., то их использование по-прежнему обязательно. См. также письмо Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700.

Организации, не относящиеся к транспортным, могут разработать собственную форму путевого листа с учетом требований Приказа N 152 и обязательных реквизитов, указанных в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”. См. письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и др., УФНС по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115253,от 13.10.2009 N 16-15/107268.

Путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца (пункты 9, 10 Приказа N 152). То есть если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, подтверждает расходы налогоплательщика (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77).

2. Документальным подтверждением расходов по хранению автотранспортных средств на платных стоянках являются:

– договор на хранение;

– акт о товарном виде и комплектности автотранспортного средства;

– счета-фактуры и другие документы.

При кратковременной (разовой) постановке автомототранспортного средства на автостоянку (на срок не более суток) договор оформляется путем выдачи потребителю соответствующего документа (сохранной расписки, квитанции и т.п.) с указанием государственного регистрационного знака автомототранспортного средства. Копия указанного документа остается у исполнителя (п. 12 Правил об оказании услуг автостоянок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 17.11.2001 N 795).

Подтверждением оплаты расходов на стоянку являются чеки ККТ, товарные чеки, БСО, выдаваемые в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ. См. также письмо Минфина РФ от 08.02.2010 N 03-11-06/3/18.

3. Документальным подтверждением расходов на оказание услуг по мойке, техобслуживанию транспортных средств и т.п. являются:

– акт об оказании услуг, договор;

– если оплата была произведена наличными денежными средствами, то подтверждением оплаты расходов являются чеки ККТ, товарные чеки, квитанции, БСО, выдаваемые в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ.

С отчетности за 2011 год действуют формы бухгалтерской отчетности, утвержденные приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н. В Отчете о финансовых результатах расходы на содержание служебного транспорта отражают в составе затрат по строке 2120 “Себестоимость продаж” или по строке 2220 “Управленческие расходы”.

В налоговой отчетности расходы на содержание служебного транспорта отражаются по строке 040 (в составе косвенных) приложения N 2 к Листу 02 налоговой декларации по налогу на прибыль.

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и др.). При этом НК РФ не содержит конкретного перечня расходов на содержание служебного транспорта и требований о нормировании таких расходов.

Нормируются только расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в соответствии с постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. В состав расходов включаются компенсации в следующих размерах:

– по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно сумма компенсации составляет 1200 рублей в месяц;

– по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. сумма компенсации составляет 1500 рублей в месяц;

– по мотоциклам сумма компенсации составляет 600 рублей в месяц.

Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). Подчеркнем, что при расчете налога, по мнению контролирующих органов, не учитываются эксплуатационные расходы на содержание таких транспортных средств. Считается, что они уже включены в компенсацию (письмо УФНС по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Перечень расходов на содержание служебного транспорта открыт, поэтому в целях налогообложения могут быть учтены любые экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы, связанные с содержанием служебного транспорта.

В частности, к расходам на содержание служебного автотранспорта относятся:

– расходы на ГСМ (все виды топлива – газ, бензин, дизтопливо и пр., масла и смазки);

– расходы на технический осмотр;

– расходы на покупку “зимней” резины;

– затраты на мойку автомобиля (письмо Минфина России от 20.06.2006 N 03-03-04/1/530, постановление ФАС Центрального округа от 28.08.2009 N А68-9833/08-580/14);

– плата за хранение автомобиля на платной стоянке (письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404);

– расходы на проезд по платным автомобильным дорогам и др.

При этом в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль.

Однако представители контролирующих органов считают, что в целях соблюдения требований ст. 252 НК РФ расходы на ГСМ необходимо списывать согласно утвержденным нормам расхода топлива. Базовые нормы расхода ГСМ установлены Методическими рекомендациями (далее – Рекомендации), введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р. Рекомендации предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и других независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории РФ. В п. 3 Рекомендаций перечислены цели установления Норм, среди которых указаны расчеты по налогообложению предприятий. Поэтому ФНС России письмом от 15.04.2008 N СК-6-5/281 разослала Рекомендации по расходу ГСМ нижестоящим налоговым органам “для руководства в работе”.

В письмах от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57, от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61 Минфин России в очередной раз подтвердил, что при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля при определении налоговой базы по налогу на прибыль следует учитывать нормы Рекомендаций. А в случае отсутствия норм для отдельных моделей, марок и модификаций автомобильной техники, поступающей в автопарк РФ, необходимо применять нормы, утвержденные приказом руководителя и разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике (п. 6 Рекомендаций). Иной порядок в рассматриваемом документе не предусмотрен.

В то же время в письме от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61 Минфин России разрешил налогоплательщику руководствоваться технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля, до принятия приказа организации, утверждающего нормы, разработанные в установленном порядке, то есть разработанные специализированной организацией.

В письме Минфина России от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875 разъясняется, что налогоплательщики вправе, но не обязаны использовать Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р, при определении обоснованности произведенных затрат на ГСМ.

При применении метода начисления прочие расходы, связанные с производством и реализацией, являются косвенными расходами и относятся к расходам текущего отчетного (налогового) периода.

Пример

Водитель автомобиля, принадлежащего организации, получил из кассы под отчет денежные средства в размере 2500 руб. для приобретения ГСМ и представил авансовые отчеты с приложением первичных документов на бензин в количестве 100 л на сумму 2000 руб. (в том числе НДС 305,09 руб.), а также путевые листы на 1000 км пробега.

В налоговом учете списание бензина производится по нормам, утвержденным в организации (10 л/100 км), на основании путевых листов и актов списания топлива.

Служебный автомобиль: расходы необходимые и вынужденные

Многие компании имеют в собственности автотранспортные средства, которые используют в своей деятельности. А раз есть автомобиль, то неизбежно возникают и расходы по его обслуживанию. Сегодня мы рассмотрим порядок бухгалтерского и налогового учета условно-постоянных расходов (на платную парковку, мойку авто) и форс-мажорных затрат (на оплату хранения автомобиля на штрафной стоянке).

Эвакуация машины на штрафную стоянку

Начнем с самого проблемного расхода — оплаты пребывания транспортного средства на штрафной стоянке. Мало того что сама по себе ситуация, связанная с эвакуацией автомобиля, неприятна, но здесь у компании возникают трудности с учетом для целей налогообложения прибыли расходов на оплату штрафной стоянки.

Одним из наказаний за нарушение правил дорожного движения является принудительная конфискация транспортного средства (эвакуация на штрафную стоянку). Правила задержания и эвакуации автомобиля регламентируются положениями Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» и нормами КоАП РФ.

В соответствии с ч. 1 ст. 27.13 КоАП РФ при нарушениях правил эксплуатации транспортного средства и управления транспортным средством соответствующего вида применяется задержание автомобиля, то есть исключение его из процесса перевозки людей и грузов путем перемещения его при помощи другого транспортного средства и помещения в специально отведенное охраняемое место (на специализированную стоянку), а также хранение на спецстоянке до устранения причины задержания.

Как показывает практика, чаще всего машину отправляют на штрафную стоянку за нарушение правил парковки. В случае эвакуации автомобиля придется не только заплатить штраф, но и оплатить время пребывания машины на штрафной стоянке.

Читать еще:  Как сделать обрешетку под мягкую кровлю?

Для налога на прибыль расхода нет…

Организации будет весьма проблематично учесть при расчете налога на прибыль расходы на оплату штрафной стоянки. На это есть две причины.

Во-первых, для целей налогообложения расходами признаются документально подтвержденные затраты, которые осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ). С документальным подтверждением рассматриваемых расходов проблем не будет (как правило, штрафные стоянки выдают после оплаты полный пакет документов). Но трудности возникнут с экономическим обоснованием произведенных расходов. Доказать налоговикам, что оплата времени пребывания автомобиля на штрафной стоянке в связи с его эвакуацией из-за нарушений правил дорожного движения напрямую связана с деятельностью организации, будет очень сложно.

Во-вторых, в п. 2 ст. 270 НК РФ сказано, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде штрафов и иных санкций, взимаемых государственными организациями, которым законодательством РФ предоставлено право наложения указанных санкций. Как мы уже сказали, задержание автотранспорта и перемещение его на специализированную стоянку является разновидностью административной санкции, предусмотренной ст. 27.13 КоАП РФ. Поэтому оплату штрафной стоянки можно рассматривать как следствие административного правонарушения. Следовательно, такой расход не учитывается при расчете налога на прибыль на основании п. 2 ст. 270 НК РФ.

Конечно, можно попытаться оплату штрафной стоянки рассмотреть как оплату парковки. Но с такой позицией вряд ли согласятся налоговые органы. Поэтому безопаснее все же не учитывать при расчете налога на прибыль такие расходы.

…а в бухгалтерском учете есть

В отличие от налогового учета в бухгалтерском учете расходы на оплату штрафной стоянки учитываются (п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Для этих целей можно использовать счет 26 «Общехозяйственные расходы» или счет 44 «Расходы на продажу».

Поскольку признанные в бухгалтерском учете расходы по оплате услуг по хранению служебного автомобиля при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются, то в бухгалтерском учете возникают постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (п. 4, 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»). Размер этого обязательства определяется путем умножения суммы затрат на оплату штрафной стоянки на налоговую ставку (20%). При этом бухгалтер должен сделать проводку:

Дебет 99 Кредит 68

— отражено постоянное налоговое обязательство.

Парковка служебного автомобиля

Не у всех компаний есть территория, на которой можно оставлять служебные автомобили. Выход в такой ситуации — платная парковка. Стоянку служебного автомобиля может оплачивать водитель. Но есть и другой вариант — организация может заключить с собственниками автостоянки договор возмездного оказания услуг по предоставлению парковочного места или же арендовать место на стоянке. В этом случае расчеты будут осуществляться непосредственно между компаниями.

Налог на прибыль

По общему правилу расходы на содержание служебного транспорта при расчете налога на прибыль учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). На наш взгляд, по данной норме Кодекса можно учесть и расходы по оплате автостоянок.

С таким подходом согласны специалисты Минфина России. Так, в письме от 11.01.2006 № 03-03-04/2/1 финансисты указали следующее. Если у организации отсутствует собственный гараж для содержания служебных автомашин, то возникает необходимость либо арендовать гаражи у других организаций, либо пользоваться услугами платных автостоянок. В первом случае нужно заключить договоры аренды гаражей или земельных участков, используемых под автостоянки. Арендные платежи будут учитываться на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Во втором случае, когда организация пользуется услугами платных автостоянок, оплата производится наличными через подотчетное лицо. Расходы по оплате услуг платных автостоянок компания может отнести в соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного автотранспорта.

При методе начисления расходы на парковку признаются на дату:

утверждения авансового отчета, если стоянка оплачена подотчетным лицом;

получения акта об оказании услуг автостоянки в случае заключения договора на оказание услуг;

на последнее число отчетного (налогового) периода, если заключен договор аренды.

Бухгалтерский учет

За стоянку служебного автомобиля может расплатиться водитель. Для этих целей организация выдает ему под отчет денежные средства. В бухгалтерском учете такая операция отражается проводкой:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса».

Задолженность сотрудника перед организацией по подотчетным суммам погашается после того, как работник представит авансовый отчет, а руководитель его утвердит (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенного порядка ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). В бухгалтерском учете делается запись:

Дебет счетов учета затрат (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В том случае когда организация заключила с автостоянкой договор возмездного оказания услуг или договор аренды гаража, оплата по таким договорам отражается записью:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кредит 51 «Расчетные счета».

После того как организация получит акт об оказании услуг, затраты включаются в состав расходов. В бухгалтерском учете делается проводка:

Дебет счетов учета затрат (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Мойка служебного автомобиля

На сегодняшний день в КоАП РФ отсутствует штраф за использование грязного автомобиля. Однако есть административный штраф за управление транспортным средством с нечитаемыми государственными регистрационными знаками. Он предусмотрен п. 1 ст. 12.2 КоАП РФ, его размер составляет 500 руб.

Конечно, водитель может просто протереть номера, но все же лучше держать автомобиль в чистом виде. Поэтому от расходов на оплату мойки машины не уйти.

Налог на прибыль

Проблем с учетом таких затрат у компании не возникнет. В состав расходов на содержание служебного транспорта включаются и затраты на его мойку. Основание — подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Аналогичной позиции придерживаются и специалисты Минфина России (письмо от 20.06.2006 № 03-03-04/1/530), и налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

Бухгалтерский учет

Затраты организации по оплате услуг специализированной организации по мойке легкового автомобиля являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Расходы по мойке служебного легкового автомобиля непосредственно не связаны с производственным процессом. Поэтому они являются управленческими расходами. Согласно Плану счетов такие затраты могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» или счета 44 «Расходы на продажу».

Какие документы подтвердят расходы на парковку и мойку?

Для целей налогообложения прибыли расходы признаются только при наличии документального подтверждения. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, в частности, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции организации должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами. Формы первичных учетных документов организация устанавливает самостоятельно. При этом первичный учетный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

По мнению налоговых органов, организация без проблем сможет документально подтвердить обоснованность расходов (то есть доказать, что именно этот автомобиль компании ставился на стоянку или же компания получила услуги по его мойке), если в документах будет содержаться информация об автомобиле (марка автомобиля, его регистрационный номер). Такую точку зрения высказали специалисты УФНС России по г. Москве в письме от 12.04.2006 № 20-12/29007.

Какими оправдательными документами можно подтвердить расходы на платную парковку для целей налогообложения прибыли?

Во-первых, у компании должен быть акт (отчет) об оказании услуг. Этот документ составляется, если компания заключает долгосрочный договор на оказание услуг по предоставлению парковочного места. На практике возможна ситуация, когда в акте исполнитель указывает просто наименование услуги — предоставление парковочного места. В таком случае организации лучше составить приложение к договору и указать в нем перечень автомобилей, которые хранятся на автостоянке.

Во-вторых, подтвердить расходы может кассовый чек. Данный документ подойдет для ситуации, когда стоянку оплачивает водитель и при этом организация, оказывающая услуги парковки, использует ККТ при наличных расчетах (письмо Минфина России от 27.04.2006 № 03-03-04/1/404). Чтобы не возникло претензий со стороны проверяющих, советуем приложить к кассовому чеку товарный чек с указанием в нем марки и регистрационного номера автомобиля. Обратите внимание: если в чеках ККТ отсутствует какой-либо из обязательных реквизитов или чтение этих чеков невозможно по каким-то причинам, такие чеки не могут служить первичными учетными (оправдательными) документами, принимаемыми для целей налогообложения прибыли. Если применяемые в установленном порядке модели ККТ формируют неустойчивые оттиски чеков, на которых со временем может теряться (выцветать) отраженная информация (например, используется метод термопечати), налогоплательщику необходимо сделать заверенные должным образом копии таких чеков либо иметь товарные чеки с соответствующими реквизитами. Поступить таким образом порекомендовали специалисты налоговых органов в письме УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007.

В-третьих, подтверждающим документом может служить бланк строгой отчетности (если организация, оказывающая услуги парковки, не использует ККТ). В приказе Минтранса России от 24.06.2014 № 166 «Об утверждении форм бланков документов, используемых при оказании услуг по предоставлению парковок (парковочных мест) на платной основе» приведены две формы парковочного чека — на случай оплаты наличными и на случай расчетов пластиковой картой.

Таким образом, парковочный чек является документом строгой отчетности и применяется фирмами и индивидуальными предпринимателями при осуществлении расчетов за предоставление платных услуг парковок. В парковочном чеке отражают такие сведения, как:

кем выдан чек (наименование, местонахождение и ИНН организации или индивидуального предпринимателя);

Как организации учитывать расходы, которые связаны с использованием автомобиля

Обычно решение фирмы обзавестись транспортом вызывает у бухгалтера вопросы, связанные, в основном, с порядком учета расходов на ГСМ, а также оформлением путевых листов. Однако владение машиной предполагает и другие расходы, о которых сначала даже и не задумываешься. Например, на парковку, мойку или штрафы.

Вводная информация

Первым делом, надо отметить, что законодатели, создавая Налоговый кодекс, особую фантазию в части «автомобильных трат» не проявили, поместив все возможные расходы, которые могут возникать у организаций-автомобилистов, в одну норму. А именно — в подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. В нем сказано, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта. И все. Никаких конкретных указаний на то, что именно можно включить в такие расходы, мы в НК РФ не найдем. Поэтому порядок учета расходов, возникающих у организации в процессе владения автомобилем — на стоянку, мойку, оплату услуг временной парковки и т.п., вызывает трудности и даже иногда споры с налоговыми органами. Давайте попробуем разобраться, какие сопутствующие расходы можно учитывать и как доказать обоснованность их списания.

Расходы на стоянку

По своей сути расходы, связанные с оплатой стоянки автомобиля, можно разделить на две большие группы. В первую войдут затраты, связанные с хранением автомобиля в то время, когда он не используется организацией (ночью, в выходные и т.п.). А во вторую — оплата временных парковок во время разъездов.

Теоретически никаких проблем с включением этих затрат в расходы при налогообложении прибыли возникать не должно. Ведь, как мы уже упоминали, подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ сформулирован настолько широко, что под него можно подвести любые затраты, возникающие у организации в связи с владением автотранспортом. Да и связь расходов на хранение автомобиля и на разовые парковки с содержанием автотранспорта оспорить сложно.

Однако на практике с этим возникают проблемы. И вот почему. Любой расход можно включить в налоговую базу по налогу на прибыль только в том случае, если он экономически обоснован и документально подтвержден (ст. 252 НК РФ). Именно с документальным подтверждением в большинстве случаев и возникают проблемы.

Очень часто услуги по хранению и по парковке наличными деньгами оплачивает водитель. С точки зрения бухгалтера получается, что оплата произведена через подотчетное лицо. А значит, это лицо должно будет составить авансовый отчет (не позднее трех рабочих дней) и приложить к нему оправдательные документы (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 (Письмо ЦБ РФ от 04.10.93 № 18)). И если составить отчет — не проблема, то с оправдательными документами все как раз наоборот.

Дело в том, что по закону в рассматриваемом случае таким документом должен быть кассовый чек — ведь произошел наличный расчет за услугу. Однако на практике автостоянки чеки не выдают, поскольку для этого нужно регистрировать кассовый аппарат, платить за его обслуживание и т.п.

Читать еще:  Как сменить зарплатный банк и получить новую карту

Возникает логичный вопрос — можно ли чем-то заменить чек в рассматриваемой ситуации? Изучение закона о ККТ* позволяет дать на этот вопрос положительный ответ. Так, при оказании услуг населению (а в данном случае водитель корпоративной машины выступает для автостоянки именно как население) вместо чека ККТ можно выдать бланк строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона о ККТ). Такой бланк официально называется «Квитанция за парковку автомобилей». Он утвержден письмом Минфина России от 24.02.94 № 16-38 и продолжает применяться до сих пор (см. письмо Минфина России от 27.04.06 № 03-03-04/1/404 и п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.08 № 359).

Есть и еще один вариант, когда можно обойтись без кассового чека. Речь идет о праве «вмененщиков» заменять кассовые чеки документом, подтверждающим прием денежных средств за оказанную услугу (п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ). Такой документ вполне может подтверждать расходы организации на оплату услуг стоянки, с чем, кстати, не спорит и Минфин (см. письмо от 19.01.10 № 03-03-06/4/2).

Но самым, пожалуй, безопасным способом в случае с длительным (ночным, на выходных и т.п.) хранением автомобиля будет заключение официального договора со стоянкой, либо аренда (опять же официальная) гаража или парко-места. В таком случае у организации на руках будет официальный договор, а оплата будет происходить в безналичной форме. При таких условиях никаких проблем с учетом расходов возникнуть не должно.

В случае же с разовыми парковками, если не удается получить правильного документа, бухгалтеру предстоит решить: спорить с налоговиками по поводу учета расходов на парковки, или просто не учитывать данные суммы в расходах.

Тем, кто решит поспорить, сообщим, что судебной практике известны случаи, когда налогоплательщик доказывал свое право учитывать расходы на автостоянку на основании квитанций к ПКО (а именно этот документ на практике охотнее всего выдают «парковщики»). Речь идет о постановлении ФАС Московского округа от 03.05.07, 11.05.07 № КА-А40/3474-07. При рассмотрении дела суд принял в качестве документа, подтверждающего расходы на автостоянку, квитанции к приходному кассовому ордеру, в которых указывались фамилия работника, номер автомашины, сумма, а также содержалась печать организации, предоставившей услуги по стоянке. При этом суд отметил: отсутствие чеков ККТ не свидетельствует, что расходов не было вовсе — у организации имеются иные документы, подтверждающие понесенные расходы.

Штраф или оплата услуг стоянки?

Отдельно стоит остановиться на ситуациях, когда машина попадает на стоянку не по воле водителя, а по воле сотрудника ДПС. Или, проще говоря, об оплате так называемых штраф-стоянок, на которые машины помещаются за некоторые нарушения ПДД, в частности, за нарушение правил парковки.

Для ответа на вопрос о том, можно ли включить плату за штраф-стоянку в расходную часть налоговой базы по налогу на прибыль, нужно предварительно ответить на другой вопрос. Чем является перемещение автомобиля на такую стоянку — санкцией за нарушение Правил дорожного движения или услугой (пусть и навязанной) по хранению машины. В первом случае расходы учесть будет нельзя. Этому препятствует пункт 2 статьи 270 НК РФ, где сказано, что расходы в виде штрафов и других санкций при налогообложении не учитываются. Во втором случае учет этих расходов ничем не будет отличаться от оплаты обычной парковки.

Ответ на вопрос о сути штраф-стоянки надо искать в Кодексе об административных правонарушениях. Все виды санкций, которые могут применяться к лицам, допустившим административные правонарушения, исчерпывающим образом перечислены в статье 3.2 КоАП РФ. И такой санкции, как помещение автомобиля на штраф-стоянку или перемещение автомобиля в этой статье не предусмотрено. Из этого следует четкий вывод, что оплата штраф-стоянки санкцией или штрафом не является. Данный вывод подтверждает и статья 27.1 КоАП РФ, которая прямо называет перемещение автомобиля на штраф-стоянку мерой обеспечения производства по делу об административном нарушении.

То есть к санкциям и штрафам плата за перемещение машины на штраф-стоянку и оплата хранения автомобиля на ней отношения не имеет. Это означает, что данные суммы учитываются так же как и обычная парковка — на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Подтверждающим расходы документом будет являться квитанция за парковку или иные документы, которые доказывают оплату времени нахождения автомобиля на штраф-стоянке.

Штрафы за нарушение ПДД

Косвенно вопросы учета сумм штрафов мы затронули, когда рассматривали налоговые последствия помещения автомобиля на штраф-стоянку. На всякий случай напомним: пункт 2 статьи 270 НК РФ не позволяет учесть в расходах при налогообложении прибыли штрафы и прочие санкции, налагаемые госорганами. Штрафы за нарушение Правил дорожного движения как раз подпадают под действие этого пункта, поэтому в расходах не учитываются.

Однако это правило действует лишь в случае, когда речь идет о штрафах, наложенных на юрлицо, которое является владельцем автомобиля. Но в сфере дорожного движения к ответственности чаще привлекается водитель автомобиля, а не его владелец. Соответственно, подобные штрафы водитель платит за счет своих средств. Компенсировать их ему (при желании, конечно) можно различными премиями, матпомощью или надбавками. И если при этом в приказе о выплате данных сумм не указывать, что они предназначены именно для компенсации сумм штрафов, уплаченных водителем, то проблем с учетом подобных сумм в расходах не будет.

Мойка автомобиля

Наконец, несколько слов надо сказать о расходах на мойку автомобиля. Здесь ситуация, в принципе, аналогична той, что мы описали выше в части оплаты парковки и стоянки. Подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ охватывает и эти затраты. Причем, данный вывод чиновники не оспаривают (см. письмо Минфина от 20.06.06 № 03-03-04/1/530).

Поэтому проблемы могут возникнуть лишь в части документального подтверждения этих расходов. Как и в случае с парковками нужен или кассовый чек, или БСО. При этом к чеку налоговики предъявляют дополнительные требования — в нем должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер автомобиля (см. письмо УФНС по г. Москве от 12.04.06 № 20-12/29007). Получается, что к кассовому чеку нужно приложить еще и товарный чек.

Но тут надо отметить, что в отличие от парковок, большинство организаций, оказывающих услуги по мойке автомобилей, имеют кассовый аппарат и не возражают против составления товарного чека. То есть получить данные документы гораздо проще, чем при оплате парковки.

* Федеральный закон от 22.05.03 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2019 – 2020 годах

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О том, как корректировался путевой лист, мы писали у нас на сайте:

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены здесь.

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

  1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
  2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Читать еще:  Не облагаемые НДФЛ суточные

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

О налоговом учете расходов на содержание транспорта

Письмо Министерства финансов РФ от 20.06.2006 № 03-03-04/1/530 [О НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ РАСХОДОВ НА СОДЕРЖАНИЕ ТРАНСПОРТА]

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает следующее.

Расходы на содержание служебного транспорта, согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс), относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

В составе расходов на содержание служебного транспорта можно учесть в том числе расходы, связанные с оплатой мойки служебных автомобилей.

При этом в соответствии с пунктом 1 статьи 252 Кодекса в целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т. ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Система налогового учета по налогу на прибыль организаций установлена статьей 313 Кодекса, согласно которой основанием определения налоговой базы по налогу на прибыль являются данные первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.

Подтверждением данных налогового учета являются:

  1. первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
  2. аналитические регистры налогового учета;
  3. расчет налоговой базы.

Согласно положениям пункта 1 статьи 11 Кодекса, понятие “первичные учетные документы” следует определять в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете.

В соответствии со статьей 9 “Первичные учетные документы” Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Первичные учетные документы, составленные с учетом вышеизложенных требований, являются подтверждающими документами для налогового учета.

Заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ А.И. Иванеев

Автомобиль есть сегодня практически у каждой фирмы. А значит, вопросы учета расходов на содержание и эксплуатацию автотранспорта являются актуальными всегда.

Расходы на содержание автомобиля.

Купив автомобиль, фирма вынуждена нести немалые расходы в будущем. Львиную их долю будут составлять затраты на покупку горюче-смазочных материалов (ГСМ). Кроме того, как и любая техника, автомобиль нуждается в ремонте. Причем необходимость в нем может возникнуть внезапно (например, в результате аварии), а сами ремонтные работы оказаться весьма дорогими. С определенной периодичностью фирме придется оплачивать расходы на техосмотр. Ведь эксплуатировать автомобили, которые его не прошли, запрещено. Машину необходимо где-то хранить. Если у фирмы нет собственного гаража, появятся и затраты по его аренде. Другой выход из положения – оплачивать услуги охраняемой автостоянки. Ну и, конечно, как справедливо отмечено в письме, одной из составляющих затрат на содержание транспорта являются расходы на его мойку. Рассмотрим порядок налогового учета таких затрат подробнее.

. и их налоговый учет

При расчете налога на прибыль включать в расходы можно лишь документально подтвержденные и экономически оправданные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Как выполнить это условие? Ответ на данный вопрос будет зависеть от вида затрат на содержание и эксплуатацию служебного транспорта.

Мойка автомобиля

Затраты на мойку служебных автомобилей можно учесть при расчете налога на прибыль как расходы на содержание транспорта. Экономическая обоснованность данных трат сомнений не вызывает. По поводу же их документального подтверждения финансисты в опубликованном письме не сказали ничего конкретного. Они лишь напомнили, что такие расходы подтверждают первичные документы, которые составлены по унифицированным формам или содержат все обязательные реквизиты. Перечень этих реквизитов есть в пункте 2 статьи 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Если расходы были оплачены по безналу, то проблем с их документальным подтверждением не будет. Ведь в таком случае на руках у бухгалтера фирмы будет акт об оказании услуг и счет-фактура.

Однако за мойку автомобиля водитель обычно платит наличными. Для этого ему выдают деньги под отчет. В такой ситуации документальным подтверждением будут авансовый отчет водителя и оправдательные документы, например кассовый чек, который подтверждает оплату услуг по мойке. Если в чеке не будет наименования приобретенной услуги, то потребуется документ, который бы подтвердил, что автомобиль был вымыт. Однако, по мнению столичных налоговых специалистов, этого недостаточно. Чтобы подтвердить расходы по мойке автомобиля, в чеке, помимо прочего, должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер машины, которая была обслужена (письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

Расходы на ГСМ

Наиболее значительная статья затрат по содержанию и эксплуатации транспорта – расходы на покупку топлива и ГСМ. Их фирмы учитывают в составе прочих расходов, связанных с содержанием транспорта.

Фирма может покупать ГСМ как за наличный расчет, так и в безналичном порядке. Если ГСМ куплены за наличные, то водителю следует сдать в бухгалтерию авансовый отчет и кассовый чек. Чек должен, в частности, содержать информацию о сумме покупки и сведения о марке и количестве отпущенных нефтепродуктов (п. 35 раздела 3 приложения 3 к письму ГМЭК России от 28.11.94 № АО-7-272). Если же в кассовом чеке такой информации нет, то к нему должен быть приложен товарный чек с указанием цены и вида топлива.

При безналичном расчете фирма приобретает талоны или топливные карты на бензин. Они являются эквивалентом приобретенного топлива. Уже после оплаты талонов (карты) оно считается собственностью фирмы и находится на ответственном хранении у АЗС. Фирма-покупатель выдает талоны и топливные карты водителям, по которым последние и заправляют автомобили. При этом ежемесячно фирма получает акт о фактически отпущенном количестве топлива.

Независимо от способа оплаты для документального подтверждения расходов на ГСМ потребуется еще и путевой лист. Именно он позволяет определить, сколько горючего было фактически израсходовано, в то время как кассовые чеки, талоны, карты подтверждают лишь количество приобретенных ГСМ. Формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Однако они обязательны только для автотранспортных организаций. Все остальные фирмы вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. Главное, чтобы он содержал все необходимые реквизиты первичного документа. Такие разъяснения дает Минфин России в письмах от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129. Составлять путевые листы можно даже раз в месяц, если они позволяют судить об обоснованности списанных расходов. Поэтому в документе обязательно необходимо указывать маршрут передвижения машины. Если такой информации не будет, инспекторы могут посчитать расходы на ГСМ необоснованными.

Обратите внимание: Налоговый кодекс нормировать расходы на топливо не требует. Однако финансисты при решении вопроса об обоснованности затрат на горючее предлагают руководствоваться Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными Минтрансом России 29.04.2003 (руководящий документ № Р3112194-0366-03). А в отношении автомобилей, для которых нет нормативов, – данными технической документации (письмо Минфина России от 04.05.2005 № 03-03-01-04/1/223). Если фактический расход бензина существенно отличается от установленных норм, фирме можно предложить для обоснования затрат произвести контрольные замеры. Полученные значения следует утвердить приказом директора в качестве нормативов.

Оплата автостоянки

Если фирма арендует для своего автомобиля гараж (отдельный бокс в гараже), то сумму арендной платы она будет включать в состав прочих расходов. Проблем с документальным подтверждением таких расходов быть не должно. Специалисты ФНС России в письме от 05.09.2005 № 02-1-07/81 указали, что акты оказания услуг для этого необязательны. Ведь сам договор аренды и подписанный акт приема-передачи гаража уже свидетельствуют о том, что услуга по аренде оказывается. Однако Минфин России считает иначе. По мнению финансистов, такие акты должны быть (письмо Минфина России от 07.06.2006 № 03-03-04/1/505. Обратите внимание: договор аренды здания (сооружения) или нежилого помещения, заключенный на год и более, подлежит обязательной регистрации.

Часто фирмы предпочитают оставлять автомобиль на платной стоянке. Такие расходы тоже считаются связанными с содержанием транспорта. Услуги автостоянки фирма оплачивает, как правило, наличными через водителя. Какие бумаги он должен приложить к авансовому отчету, чтобы расходы считались документально подтвержденными? По мнению финансистов, в этой роли может выступать кассовый чек или бланк строгой отчетности (письмо Минфина России от 27.04.2006 № 03-03-04/ 1/404). Речь в данном случае идет о квитанции за парковку. Ее форма утверждена письмом Минфина России от 24.02.94 № 16-38.

Обратите внимание: этот бланк нельзя использовать после 1 января 2007 года. Причем, если новый документ Минфин так и не утвердит, со следующего года все автостоянки должны будут при расчетах наличными применять ККТ.

Каких-либо требований к содержанию кассового чека и бланка строгой отчетности финансисты в упомянутом письме не предъявили. Но, учитывая, что в квитанции за парковку указываются сведения о марке и номерном знаке автомобиля, можно предположить, что инспекторы захотят увидеть такую же информацию и в чеке за парковку.

Еще одно требование инспекторов, к которому нужно быть готовым при документальном подтверждении затрат на автостоянку. Статья 887 Гражданского кодекса и Правила оказания услуг автостоянок, утвержденные постановлением Правительства РФ от 17.11.2001 № 795, предусматривают заключение договора хранения машины в письменной форме. Но в то же время это требование считается выполненным при выдаче стоянкой квитанции, расписки или другого документа, который подтверждает получение имущества.

Техосмотр

Все автомобили должны проходить техосмотр. Причем с определенной периодичностью. Так, например, легковые автомобили, с года выпуска которых не прошло семи лет, должны проходить техосмотр каждые два года. Более же старый транспорт необходимо отправлять на осмотр ежегодно.

Владелец автомобиля должен оплатить проведение осмотра. Размер платы определяют власти региона. Кроме того, необходимо перечислить госпошлину за выдачу техталона в сумме 30 рублей. Она является федеральным налогом, поэтому организация может учесть пошлину в составе расходов (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Плата за проведение техосмотра считается прочими расходами, связанными с содержанием автомобиля.

Ремонт

Владельцу автомобиля не обойтись без расходов на ремонт. Проводить его организация может как собственными силами, так и в автомастерской. В налоговом учете данные расходы списывают в том периоде, когда они фактически возникли. Однако это может быть невыгодно фирме, если ремонт дорогостоящий.

Для равномерного списания подобных затрат можно создавать резерв под предстоящий ремонт. Сумму резерва на конкретный год фирма должна определять, исходя из первоначальной стоимости основных средств, введенных в эксплуатацию, на начало года, и самостоятельно рассчитанных нормативов отчислений (п. 2 ст. 324 НК РФ). Последние зависят от предполагаемой периодичности проведения ремонта и его предполагаемой сметной стоимости. Отчисления в резервный фонд будут уменьшать налоговую базу равномерно в течение всего года. Ремонтные расходы фирма станет покрывать за счет резерва.

Если по итогам года окажется, что средств фонда недостаточно, сумму превышения можно включить в состав прочих расходов. А вот неизрасходованный остаток резервного фонда необходимо в конце года включить в состав внереализационных доходов.

Резерв на оплату ремонта фирма может создавать как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Причем в бухучете лучше всего делать это по тем правилам, которые установлены Налоговым кодексом. В таком случае расхождений между данными двух учетов у вас не будет.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector