Восстановление кадрового учета
Sbertimekpk.ru

Финансовый портал

Восстановление кадрового учета

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

Основы КДП — что важно знать

Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП. Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства. Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:

  • в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
  • грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
  • если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.

Шаг 1. Восстанавливаем КДП: основные документы

Для восстановления КДП придется провести аудит состояния дел. Вначале определим перечень основных документов. В каждой организации, сколько бы работников в ней ни было, должны быть:

Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.

Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы

Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии. Когда бумаг много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а чего нет. По мере восстановления в таблице можно делать пометки: так объем сделанной работы будет заметен, так же как и оставшиеся пробелы. Актуальный список сотрудников можно взять у бухгалтера по расчету заработной платы.

Начать разумно со штатной расстановки, а если она не составлялась, сделать ее можно, имея список отделов с фамилиями и должностями. Наверняка он есть у руководства или главного бухгалтера.

Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений

Отсутствие трудовых договоров — частое явление в компаниях, пренебрегающих КДП. Что уж говорить об изменениях к ним. И даты приемов на работу, и изменения условий обычно известны бухгалтерии. Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе. Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.

Если трудового договора нет

Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации, в компании вариантов может быть два:

  1. Генеральный директор не менялся, и можно восстановить договоры задним числом.
  2. Руководство сменилось, и взять подпись директора за прошедший период негде.

В обоих вариантах начать процедуру лучше так: составить письменное уведомление сотруднику о том, что с ним не был заключен трудовой договор при приеме на работу и необходимо это сделать.

Если руководство сменилось, порядок действий таков: договор составляется текущей датой, указывается реальная дата начала работы (пусть даже несколько лет назад) и действующий оклад, подписывает его действующий директор. Прикладываем уведомление о необходимости заключить договор, оно объяснит несовпадение дат.

Если договор есть, но нет изменений к нему

Исходим из соображений целесообразности. Для сотрудника, работающего многие годы, за которые неоднократно сменилось руководство, сделать все допсоглашения вряд ли получится. Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором. В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.

Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы

Личные карточки по форме Т-2 — обязательный кадровый документ. Удобнее всего их распечатывать из вспомогательных кадровых и бухгалтерских программ, эта форма там имеется. Но чтобы личные данные были полными, их нужно вначале туда внести. Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику. Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы. Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2.

В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.

Перечень кадровых приказов отражается в журнале, он может быть и электронным. Удобнее отслеживать их наличие, разделив на виды. Не забудьте, что приказы на отпуск хранятся 3 года, более ранние восстанавливать не нужно. А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено». Если и работник, и руководитель работают, предложите им бумаги на подпись.

Шаг 5. Уведомляем работников

Собирать подписи под распоряжениями с давно прошедшей датой непросто: это вызывает много вопросов, а иногда и недовольство коллектива. Поэтому издаем приказ о проведении кадрового аудита и приведении КДП к нормам ТК РФ за весь период работы организации. Знакомим с содержанием приказа всех сотрудников лично или через руководителей. Разъясняем, что точность и правильность всех договоров и приказов — в интересах работников. Так они смогут подтвердить свой стаж, зарплату и профессиональные навыки.

Заодно можно попросить всех принести недостающие документы: трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства о рождении детей и т. д.

Конечно, начинать шаг 5 нужно, когда все документы для подписей готовы.

Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании совместители, на которых трудовые книжки не ведутся. На всех остальных трудовые книжки должны быть в наличии, и в них должны быть внесены записи о работе и переводах (постоянных). Кроме этого, проверьте наличие журнала учета движения трудовых книжек и записи в нем. От того, в каком это все состоянии, зависит порядок ваших действий. Бывает, что в журнале запись имеется, а самой книжки нет. Возможно, она утеряна, а возможно, просто выдана на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю. Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца. В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.

Журнал учета трудовых книжек — обязательный регистр. Если он не велся или имеет нестандартную форму, не опломбирован, стоит завести новый. В него переносятся данные на всех работающих сотрудников с датами их приема. В старом журнале делается пометка «данные перенесены в журнал установленной формы» с датой и подписью кадрового работника.

Шаг 7. Создаем или корректируем штатное расписание, графики отпусков, табели

Все указанные документы можно восстановить в любое время, сложность заключается лишь в сборе подписей в графике отпусков.

Делать множество изменений к старому штатному расписанию не имеет смысла, так что составляем актуальное, утверждаем приказом.

График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.

Табели учета рабочего времени иногда делает бухгалтер. Если они не распечатывались, нужно сделать это. Программа 1С позволяет формировать табели за любой период.

Шаг 8. Принимаем локальные нормативные акты

К обязательным ЛНА относятся Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о премировании, если премии когда-либо выплачивались.

Правила трудового распорядка можно взять типовые, дополнив текст особенностями организации. Обязательно нужно ознакомить с ними всех сотрудников под подпись. Не будет нарушением, если вы сделаете это текущей датой, важно, что требование закона выполнено.

Положение о премировании лучше обсудить с руководством и главным бухгалтером. Подготовьте стандартный текст и попросите внести коррективы. С этим документом также нужно ознакомить всех работников.

Стоит проверить также наличие Положения о защите персональных данных. Если его нет, нужно его разработать, приложить согласие сотрудников на обработку таких данных и подписать с каждым сотрудником.

Шаг 9. Как быть с уже уволенными

Эта ситуация всегда вызывает затруднения: работники уже уволились, а их бумаги оформлены неправильно, подписей нет и взять их теперь негде. Как быть? Самый логичный путь — заархивировать все в том виде, в котором есть. Как правило, проверяющие интересуются работающим персоналом, и старые ошибки не будут выявлены. На случай, если пробелы всплывут, составьте акт о передаче дел и о том, в каком состоянии они передавались. Или издайте приказ о восстановлении КДП. Так вы снимете с себя ответственность за те нарушения, что были допущены до начала вашей работы в организации.

Читать еще:  Сплошная обрешетка под профнастил

Шаг 10. Расширяем список

Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету:

  1. На кого возлагались эти обязанности.
  2. Была ли проведена специальная оценка по условиям труда.
  3. Есть ли вредность на предприятии.
  4. Ведутся ли журналы учета кадровых документов.
  5. Есть ли приказы на командировки.
  6. Менялись ли фамилии у сотрудниц.
  7. Правильно ли оформлены документы на декретниц.

Восстановление кадрового учета

Услуга по восстановлению кадрового учета необходима для тех фирм и компаний, в которых официально трудоустроены люди, т.е. сотрудники компании и внутри этих компаний не велось кадровое делопроизводство.

Кадровый учет это составление штатного расписания, в котором утверждены штатные единицы (должности компании, их количество), должностные оклады (может быть сетка от и до) соответствующие штатным единицам, положение об оплате труда и премировании, в котором будут прописываться система оплаты на вашей фирме, наличие премий и т.д., положение о коммерческой тайне вашей фирме, график отпусков и конечно же заполненные трудовые договора с сотрудниками компании, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договора с материально-ответственными лицами, трудовой договор с кассиром, ведение личных карточек сотрудников, из трудовых книжек, ведение журналов противопожарной безопасности, охраны среды, журнала выдачи и приема трудовых книжек и многое другое, что будет соответствовать сфере деятельности вашей фирмы.

  • Выполнение функций отдела кадров
  • Прием и увольнение сотрудников
  • Составление внутренних локальных актов и т.д.

Как правило, после госрегистрации фирмы в нее начинают принимать сотрудников на работу. Приемом сотрудников должен заниматься такой специалист, как специалист по кадровому учету. Он должен разработать и заключить с сотрудником трудовой договор, ознакомить его с внутренними положениями, внутренней политикой компании, дать подписать личную карточку, оформить запись в его трудовую книжку, заполнить вместе с сотрудником журналы безопасности компании и т.д. Но практически во всех небольших компаниях вследствие экономии на таких специалистах такая должность отсутствует на фирме. Поэтому такая работа не ведется, понятие кадрового учета как такого не существует.

Кто же может проверить наличие у вас ведения кадрового учета?

Это Трудовая инспекция. Проверка может быть плановая (1 раз в 2 года) или неплановая (например, по звонку на вашу компанию с жалобами).

Штраф за не ведение кадрового учета

Какое наказание вам грозит в случае не ведения кадрового учета: согласно ст. 5.27 КоАП РФ наложение административного штрафа в размере от 300 до 500 МРОТ или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Конечно же, в случае плановой проверки (о которой вас известят) вы можете подготовиться и заказать услугу по восстановлению кадрового учета, а вот в случае внеплановой проверки, которые бывают, как правило, не кстати, вас и поймают за нарушения.

Поэтому, если у вас работают сотрудники, которые официально трудоустроены и не ведется кадровый учет (заключение трудового договора, внесение записи в трудовую книжку, составление штатного расписания, приказы и т.д.) предлагаем вам воспользоваться такой услугой, как восстановление кадрового учета.

Стоимость восстановления кадрового учета

Стоимость восстановления кадрового учета зависит от многих факторов: от количества первичных документов, от количества сотрудников и от срока подлежащего восстановлению. Средняя стоимость составляет от 5 000 руб. до 10 000 руб.

Что входит в услугу по восстановлению кадрового учета

В настоящее время много компаний окажут вам такую услугу на удаленном доступе, так называемый кадровый аутсорсинг.

Специалист такой компании проверит ваши учредительные документы компании, проведет беседу с руководителя для учета их пожеланий в отношении внутренних правил работы в компании, а так же проведет кадровый аудит для понятия объемов работы по восстановлению учета.

В ходе проведения аудита специалист по кадровому учету проверит наличие и правильность составления таких документов, как:

  • штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка;
  • оформление гендиректора, трудовые договора с сотрудниками;
  • оформление гражданско-правовых договоров;
  • оформление приказов о приеме и увольнении сотрудников;
  • правильность заполнения личных карточек;
  • заполнение трудовых книжек;
  • правильность ведения табеля рабочего времени, наличие приказов на совмещение должностей и многое другое.

После проведения подготовительной работы, переговоров и аудита специалист по кадрам не только восстановит все необходимые документы, поможет вам работать с ними в дальнейшем самостоятельно, но и оградит вас от штрафа и объяснений с инспекторами трудовой комиссией.

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Автор: Анна Рябцева
руководитель проектов по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.

Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.

В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.

Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства

По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:

  1. Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
  2. Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
  3. Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.

План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов

Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

  • для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
  • какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
  • какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя

Общие:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учета рабочего времени;
  • положение об обработке персональных данных сотрудников

На каждого сотрудника:

  • трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
  • трудовая книжка;
  • личная карточка Т-2;
  • приказ о приеме (перемещении, увольнении).

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы

К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.

Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.

Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.

Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.

Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.

Читать еще:  Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить

Что нужно сделать:

  1. Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
    • Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
    • Положение об оплате труда и премировании;
    • Положение о защите персональных данных;
    • Положение о командировках.
      Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
  2. Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
  3. Восстановить обязательные кадровые документы:
    • сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
    • проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
    • выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
    • подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.

В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.

Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)

Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:

  1. Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
  2. Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
  3. Согласие работников на обработку персональных данных.
  4. Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
  5. Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
  6. Приказы на изменение заработной платы.
  7. Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
  8. Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
  9. Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.

Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.

Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей. Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания. Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию.

Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.

В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам

На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:

  1. Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
  2. Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
  3. Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
  4. Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
  5. Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
  6. Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.

Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.

Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.

Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?

Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.

Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».

Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.

Восстановление кадрового учета

Иногда в мелких компаниях кадровый учет может вестись не должным образом. Это может быть связано, например, с отсутствием в штате кадрового специалиста. В этом случае в определенный момент может потребоваться восстановление кадрового учета. Как это сделать подробно рассмотрим в статье.

Восстановление кадрового учета

Необходимость в восстановлении кадрового учета возникает, как правило, в мелких компаниях, которые изначально не придавали данному вопросу должного внимания. Однако, с ростом компании требуется приведение всех документов в порядок, включая и кадровую документацию.

Первое, что потребуется сделать это определить перечень документов (из тех, которые обязаны быть в организации в отделе кадров) в компании есть, а каких нет. В данный перечень входят документы, которые:

  • должны быть в каровой работе обязательно;
  • при определенных обстоятельствах должны быть обязательно;
  • являются необязательными.

Нужно будет составить список документов, которых в организации нет и которые потребуется вновь разработать для восстановления учета.

Определение ответственных лиц

Далее потребуется определить ответственных за документы лиц. Для восстановления кадрового учета потребуется определить, кто в организации и каким образом отвечает за документы.Отдельно следует определить кто является ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Этому сотруднику потребуется вносить в книжки все необходимые записи, которые не были внесены своевременно, а при необходимости и исправления. На данного сотрудника в компании должен быть издан приказ, которым назначена ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых.

Также потребуется определиться с тем, кто будет участвовать в составлении документов, процессе их утверждения, а также кто вправе подписывать документы.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Проверка локальных нормативных актов компании

Для восстановления в компании кадрового учета проверить потребуется следующие локальные акты:

  1. Штатное расписание. Если при проверке выяснится, что штатного расписания в компании нет, то его потребуется составить и утвердить. Если расписание в компании есть, но оно устарело, то потребуется составить новое. При его составлении нельзя допускать нарушения, так как последующие кадровые документы, как правило, составляются в соответствии со штаткой.
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (Правила). Далее следует проверить не только Правила, но и имеющиеся в компании иные локальные акты. При проверке выясняется соответствует ли их содержание законодательству, учредительным документам, коллективному договору (другим документам), а также действительности. Все несоответствия нормам сообщаются руководству, после чего вносят изменения.

Проверка правильности принятия на работу сотрудников

Первым делом следует проверить правильно ли оформлен руководитель компании. Если он вовсе не оформлен, то это необходимо сделать, так как он является первым работником компании. Из оформляемых документов должно быть понятно с какой даты директор трудится в компании.

После этого проводится проверка оформления работников. До непосредственного подписания трудовых соглашений работники должны быть ознакомлены с локальными документами компании. Если это в компании не проводилось, то необходимо под подпись ознакомить работников.

Затем проводится проверка трудовых договоров. При проверке следует учитывать следующее:

  • трудовой договор должен быть заключен абсолютно с каждым работником;
  • условия трудового соглашения должны соответствовать действующему законодательству;
  • условия трудового договора должны соответствовать реальности.

Для удобства лучше разработать бланк трудового договора и согласовать его с руководителем. После этого с каждым из работников следует заключить трудовой договор, если раньше их не было.

Важно! При заключении трудового договора следует указывать настоящую дату, а не прошлую, так как оформление отношений происходит в реальном времени.

Трудовые договора также следует проверить на соответствие законодательству. Иногда в договорах не указываются некоторые обязательные условия, которые должны в них быть согласно 57 статье ТК РФ. Также проверить необходимо соответствуют ли условия договора локальным актам компании и реальности. Например, размер зарплаты работника и даты выплаты зарплаты. Если нарушения договорах выявлены, то потребуется их устранить, например, путем составления допсоглашений.

Проверка приказов о приеме на работу

Форму приказа, которым работника принимают на работу работодатель может утвердить самостоятельно. При этом за основу можно взять формы Т-1 и Т-1а. Издан приказ должен быть на каждого работника. Его содержание должно соответствовать условия трудового соглашения. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Также необходимо проверить заведены ли по каждому работнику личные карточки и правильно ли они заполнены.

Проверка трудовых книжек

При проверке трудовых потребуется выяснить:

  • на каждого ли сотрудника есть трудовая книжка;
  • правильность заполнения трудовой;
  • ведется ли Книга учета движения трудовых книжек.

При необходимости работникам заводятся трудовые книжки, вносятся записи и устраняются неверные записи.

Проверка правильности оформления совмещений, перемещений и отстранений

При оформлении совмещения работодатели могут допустить следующие ошибки:

  • отсутствие документально оформление;
  • поручение дополнительной работы без согласия работника;
  • оформление совместительства вместо совмещения;
  • иные ошибки.

После проверки на наличие ошибок, их потребуется устранить.

При оформлении переводов возможны следующие ошибки:

  • нет письменного согласия работника;
  • отсутствует приказ о переводе;
  • приказ есть, но работник с ним не ознакомлен;
  • нет записи в трудовой книжке.

Если при проверке ошибки были обнаружены, то их потребуется устранить.

Если при проверке трудовых соглашений будут выявлены перемещения сотрудников, то потребуется проверить указано ли подразделение, к которое работник принят. Также следует иметь ввиду, что при перемещении любые условия трудового договора остаются без изменения, если же они имеются, то это уже перевод и от работника потребуется получить согласие.

Каждый вид увольнения имеет определенный порядок увольнения. При проверке следует выяснить по каждому увольнению наличие всех документов, например, приказ об увольнении. Однако, даже если его нет, задним числом составить его уже не получится, но о нарушениях нужно будет сообщить руководителю. По увольнениям также проверяется выдача трудовых книжек и расчет. Если при проверке обнаружатся трудовые уже уволенных сотрудников, то потребуется составить этим сотрудникам уведомление о необходимости явиться за трудовой. Эти уведомления направляются работникам по почте (Читайте также статью ⇒ Список обязательных кадровых документов на предприятии).

Важно! Если расчет при увольнении с работником произведен не в полном объеме, то таких работников потребуется вызвать для расчета.

Проверка документов, устанавливающих рабочее время

Для проверки потребуется собрать документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время. К ним относят: коллективные и трудовые договора, допсоглашения, график работы, правила трудового распорядка и иные документы. В этих документах частыми являются следующие ошибки:

  • противоречия между документами;
  • ни одним документом не определен режим рабочего времени;
  • документы, которыми установлено рабочее время составлены неправильно.

Важно! Проверить также потребует наличие табеля учета рабочего времени. Если нет, то его следует завести. Если он есть, то проверка рабочего времени проводится по каждому сотруднику.

Если в компании было введено неполное рабочее время, то следует проверить правильность оформления соответствующих документов, а также наличие оснований для этого. Проверяется также правильность привлечения работников к ночной и сверхурочной работе, работе в выходные и праздничные дни. Имеются ли согласия работников и оформлялись ли соответствующие приказы.

Восстановление кадрового учета

Грамотная работа с персоналом – залог успеха любого бизнеса. Тем не менее в некоторых организациях трудовому делопроизводству уделяется очень мало внимания. Зачастую учет кадров не ведется совсем или эти функции делегируются некомпетентному сотруднику. В результате неизбежны трудовые конфликты с работниками; проверки контрольных органов; наложение санкций в виде штрафов и административных действий. Поможет исправить ситуацию восстановление кадрового учета . Что входит в услугу? Об этом – ниже.

Кому требуется восстановление кадрового учета?

Из-за чего может возникнуть необходимость восстановления кадрового учета? Как показывает практика, в числе наиболее распространенных причин следующие:

  • Собственник покупает уже готовый бизнес, в котором учет не велся совсем или велся с нарушениями – чтобы не отвечать за чужие ошибки, новому владельцу рекомендуется как можно быстрее восстановить кадровое делопроизводство.
  • Трудовой конфликт с работником – в ходе спора физлицо может обращаться в судебные органы, прокуратору, Гострудинспекцию за защитой своих прав. Если работодатель знает о недочетах в кадровом делопроизводстве, их нужно исправить до того, как контрольные органы придут в организацию с проверками. Иначе не избежать штрафных санкций.
  • Некомпетентность кадрового работника – недобросовестно работал кадровик, а отвечать придется работодателю. В таких ситуациях не исключены случаи умышленного уничтожения, порчи, искажения документов.
  • Чрезвычайные обстоятельства – пожары, наводнения, другие форс-мажоры приводят к утере, порче документации. Восстановление учета поможет навести порядок в документообороте.

Комплекс предстоящих мероприятий зависит от объема работы и характера запущенности делопроизводства. Бывает, что требуется восстанавливать документы; а иногда порядок нужно наводить и в базе учета. В любом случае рекомендуем вам привлекать к такой работе только компетентных специалистов, чтобы еще больше «не напортачить». Грамотных, опытных экспертов можно найти в компании «ТопБухгалтер». Ждем всех!

Восстановление кадровых документов – алгоритм действий:

  • Оцените реальное состояние дел в компании – к примеру, проверьте, по какой СОТ (система оплаты труда) начисляется вознаграждение; какой установлен режим работы у персонала всей организации и отдельно по подразделениям. Дополнительно изучите ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка), трудовые индивидуальные и коллективные договора, штатные расписания, учредительные документы и другие ЛНА.
  • Проверьте наличие и правильность заполнения кадровой документации – минимальный обязательный набор действует для типовых форм и личных по работникам. У каждого работодателя должны быть:
  • Общие типовые формы – ПВТР, Положение по оплате труда, штатное расписание, табеля по учету рабочего времени, ежегодные графики отпусков, книга учета трудовых книжек, Положение по обработке персональных данных, Положение о командировках и т.д.
  • Индивидуальные с каждым сотрудником – трудовые договора и допсоглашения к ним, личные карточки, приказы о кадровых перестановках (на прием, перевод, увольнение и др.), трудовые книжки, должностные инструкции и пр.
  • Восстановление кадровой документации – для последнего этапа рекомендуется составить подробную таблицу с перечнем сотрудников. Здесь можно отмечать, какие документы и по какому работнику требуют восстановления. Когда вы увидите ясную картину, станет легче оценить объем и перечень необходимых работ.

В ходе оказания услуги по восстановлению кадрового учета мы приведем в порядок все документы, обеспечим соответствие содержания действующему законодательству, исправим недочеты и ошибки. Дополнительно проконсультируем заказчика на предмет дальнейшей самостоятельной работы. Вам останется только поддерживать порядок и никакие проверки (плановые и внеплановые) будут не страшны. Или можно заказать у нас услугу ведения кадрового учета.

Стоимость восстановления кадрового учета

Стоимость услуги определяется индивидуально в каждой ситуации. На цену влияет срочность работ, численность сотрудников компании, период восстановления, документооборот, организационная структура предприятия (наличие обособленных и структурных подразделений). Точная сумма рассчитывается после проведения осмотра имеющихся документов и оценки состояния дел.

Все условия сотрудничества закрепляются в договоре. Здесь же определяются перечень работ, сроки оказания услуги. Для более полной консультации звоните нам или оформляйте заявку на нашем сайте!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector