Журнал регистрации должностных инструкций
Инструкция: заполняем журнал выдачи инструкций
Обеспечение безопасности труда, в соответствии со ст. 212 ТК РФ, является обязанностью работодателя. Журнал учета выдачи инструкций работникам является одним из элементов создания системы работы без рисков.
Чем предусмотрен и для чего нужен
Статья 212 ТК РФ обязывает нанимателя разрабатывать правила, касающиеся охраны труда. Минтруд РФ, в свою очередь, разработал и утвердил Постановлением от 17.12.2002 № 80 рекомендации, которые определяют формы таких реестров, как:
- журнал регистрации выдачи инструкций;
- журнал их учета.
Полагающиеся к оформлению образцы закреплены в приложениях 9 и 10 рекомендаций. Они не проходили регистрацию в Минюсте, соответственно, не имеет обязательного характера. Однако в силу необходимости создавать безопасные условия работы в организации, а также наличия требования о предоставлении сотруднику бумаг под подпись, рекомендуем такие реестры оформлять.
Цель, в соответствии с которой применяется журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями), скачать который можно далее, — отразить в кадровых реестрах информацию об инструктаже работников о:
- дате постановки на учет;
- наименовании;
- дате утверждения работодателем;
- плановом сроке проверки;
- информации о работниках, ответственных за учет.
Журнал позволяет систематизировать сведения о том, кому и когда выданы бумаги. В случае несчастья на предприятии, связанного с нарушением трудовых процессов, ответственный за информирование работник может подвергнуться санкциям, вплоть до уголовных. При наличии подобной книги, руководитель минимизирует риски из-за возможных несчастных случаев.
Отраслевыми распорядительными актами утверждены разные форматы с учетом имеющейся специфики деятельности.
Кто ведет
Руководитель учреждения сам определяет, в чьи обязанности будет входить ведение книги выдачи инструкций. Это значит, что вести ее может руководитель того подразделения, который проводил первичный инструктаж. Основное правило — запись об этом в принадлежащей ему должностной инструкции. Часто реестр оформляет отдел кадров или бухгалтерия. На земле инструктируют, как правило, специалисты по охране труда, они держат оригиналы, копии могут быть в подразделениях.
Важно помнить, что в соответствии с Письмом Минтруда от 15.09.2016 № 15-2/ООГ-3318, бумаги подлежат выдаче после получения соответствующей подписи.
Форма журнала
Законодательство позволяет работодателю сделать выбор между рекомендуемыми Постановлением Минтруда формами и самостоятельно разработанным документом. Удобные для предприятия графы можно включить самостоятельно. Основное требование — указывать сведения о наименовании учреждения, ответственных, фиксировать подписи работников, которым выданы бумаги.
Документ состоит из простых элементов:
- Обложка (может выполняться из плотной бумаги; на ней указываются название учреждения, даты начала и окончания ведения).
- Основная часть, состоящая из таблицы, содержащей нижеуказанные сведения.
Книга выдачи и ознакомления ведется в течение ряда лет. Как правило, заводя новую, на предыдущей фиксируют дату окончания.
Правила заполнения
Порядок оформления работодатель устанавливает самостоятельно. Главное — наличие личной подписи лица, которому предоставлена инструкция.
Фактическая выдача должна фиксироваться ответственным лицом, которое вносит сведения о:
- дате заполнения;
- Ф.И.О. и должности инструктируемого;
- названии выданного документа;
- числе предоставленных экземпляров;
- подписи получившего бумаги работника.
По требованиям законодательства инструкции по ОТ обновляются как минимум раз в 5 лет. Если процесс совпал с фактом ведения прежнего журнала, где зафиксирован старый формат, информация о новой редакции фиксируется напротив каждой графы с таким документом. При выдаче одному и тому же работнику нескольких разных бумаг сведения о каждой вносятся в отдельную строку.
При ошибке в оформлении строку следует зачеркнуть целиком, ниже внести правильную информацию. нельзя заполнять документ карандашом, пропускать строки. Электронная форма не представляется возможной, так как необходимо фиксировать записи личной подписью.
Где хранить и сколько
Документ подлежит хранению в течение 10 лет. Он включен в список образующихся в деятельности учреждений бумаг. Однако при осуществлении трудовой деятельности в опасных условиях срок хранения должен продлеваться до 75 лет.
Реестр должностных инструкций, образец
Зачем необходимо регистрировать должностные инструкции
Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.
Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:
- Учитывать наличие разработанных ДИ.
- Контролировать их обновление.
- Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции
- Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.
- Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.
- Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.
- Передавать документацию в архив и организовывать правильное хранение.
Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления сотрудников, учету и хранению оригиналов и копий.
В случае если в компании нет такого положения, то альтернативой ему могут стать самостоятельные регламенты, например, по процессам учета или ознакомления работников с внутренней документацией.
- Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
- Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.
Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.
Для второго – зафиксировать факт ознакомления работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.
В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:
- регистрации ДИ;
- ознакомления с ДИ.
Общая структура журналов
Журнал относится к категории регистрационно-учетных форм, используемых на предприятии. В случае необходимости вести учет ДИ, его создают самостоятельно, поскольку не существует готовых форм и обязательных стандартов по их ведению.
Чаще всего в его структуру входит несколько обязательных разделов.
- Титульный лист.
- Обратная сторона, содержащая информацию для заверения, если это предусмотрено внутренними положениями по документообороту.
- Раздел, информирующий об ответственных за ведение журнала.
- Основной раздел с таблицами для проведения регистрации.
Титульный лист
Основная информация, которую необходимо отображать на титульном листе, это:
- Название журнала.
- Наименование организации.
- Дата начала и окончания ведения.
- При необходимости в титульный лист могут быть вынесены дополнительные сведения о сроках хранения и дате окончания хранения.
Обратная сторона
Заключительный лист с информацией о заверении необходим в том случае, если по внутренним инструкциям все журналы должны быть прошиты и заверены.
Для этого используются обычные поля:
- общее количество листов;
- название должности заверяющего;
- ФИО заверяющего;
- подпись;
- дата;
- место для печати.
Чем предусмотрен и для чего нужен
Статья 212 ТК РФ обязывает нанимателя разрабатывать правила, касающиеся охраны труда. Минтруд РФ, в свою очередь, разработал и утвердил Постановлением от 17.12.2002 № 80 рекомендации, которые определяют формы таких реестров, как:
- журнал регистрации выдачи инструкций;
- журнал их учета.
Полагающиеся к оформлению образцы закреплены в приложениях 9 и 10 рекомендаций. Они не проходили регистрацию в Минюсте, соответственно, не имеет обязательного характера. Однако в силу необходимости создавать безопасные условия работы в организации, а также наличия требования о предоставлении сотруднику бумаг под подпись, рекомендуем такие реестры оформлять.
Цель, в соответствии с которой применяется журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями), скачать который можно далее, — отразить в кадровых реестрах информацию об инструктаже работников о:
- дате постановки на учет;
- наименовании;
- дате утверждения работодателем;
- плановом сроке проверки;
- информации о работниках, ответственных за учет.
Журнал позволяет систематизировать сведения о том, кому и когда выданы бумаги. В случае несчастья на предприятии, связанного с нарушением трудовых процессов, ответственный за информирование работник может подвергнуться санкциям, вплоть до уголовных. При наличии подобной книги, руководитель минимизирует риски из-за возможных несчастных случаев.
Отраслевыми распорядительными актами утверждены разные форматы с учетом имеющейся специфики деятельности.
Журнал учета должностных инструкций
Журнал учета должностных инструкций — применяется для регистрации должностных инструкций и изменений к ним.
Должностная инструкция — это документ, который призван четко определить место и назначение конкретной должности в компании, требования, выдвигаемые к кандидатам на данную должность, должностные обязанности сотрудника, занимающего данную должность, его права и ответственность.
Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.
Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.
Согласованную и утвержденную должностную инструкцию регистрируют и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копии, которые выдают работнику и начальнику структурного подразделения.
Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Пример заполнения основного раздела журнала:
Контрольная пломба
Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.
Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.
Форма журнала регистрации должностных инструкций
Это документ, предназначенный для регулирования трудовых отношений в компании.
За разработку должностных инструкций отвечает, как правило, юридическая или кадровая служба. Тем не менее, более эффективно поручить это руководителю подразделения, которому знакома специфика работы и организационные тонкости структурного подразделения.
Проект инструкции согласуется со специалистами по юридическим вопросам, кадровыми специалистами, представительным органом работников компании, после чего визируется всеми заинтересованными сотрудниками и руководителем.
Затем должностную инструкцию остается утвердить, ввести в действие и ознакомить с ней сотрудника.
Оптимально, когда все должностные инструкции подготавливаются в двух экземплярах. Первый передается на руки сотруднику под расписку. Для фиксации этого факта в организации должен быть заведен журнал ознакомления с должностными инструкциями. Возможен вариант, когда отметка ставится в листе ознакомления, который подшивается к инструкции или в общем журнале ознакомления с локальными актами.
Казалось бы, на этом процесс работы с документом заканчивается.
Форма журнала регистрации должностных инструкций рб
Журнал регистрации должностных инструкций — образец этого документа в каждой организации может иметь свою структуру по причине отсутствия нормативно утвержденной формы. В нашей статье вы найдете как рекомендации по его оформлению и заполнению, так и ссылку на скачивание актуального образца журнала учета должностных инструкций.
Функции журнала регистрации должностных инструкций в РФ
Рекомендации по регистрации должностных инструкций в журнале
Журнал регистрации должностных инструкций — есть ли утвержденная форма, где скачать образец?
Функции журнала регистрации должностных инструкций в РФ
Журнал регистрации должностных инструкций (далее в тексте — ДИ) находится в ведении кадрового отдела организации. Ведется он с целью систематизации данных об издании ДИ, внесении в них изменений и подтверждения факта ознакомления с ДИ сотрудников, как того требуют абз.
6 ч. 1 ст. 21 и ч. 3 ст.
Форма журнала регистрации должностных инструкций
Страница об ответственных за ведение
Данный лист есть не у всех организаций, поскольку в ряде случаев ответственного и его подпись включают в структуру самих регистрационных таблиц.
Наличие отдельного раздела на первом листе позволяет минимизировать время на оформление записей, и не повторять каждый раз при внесении новой регистрационной информации данных по ответственному.
Имеет смысл создавать его тогда, года за ведение журнала отвечает один специалист.
Примерная форма первого листа может быть такой:
Ответственный за ведение журнала (название журнала)
Период ведения ФИО ответственного Должность ответственного Основание назначения (приказ, распоряжение) Подпись ответственного Начало Окончание 01.03.2014 15.12.1017 Иванова П.И. Начальник отдела кадров Приказ№ 8 от 01.03.2014г. Иванова
Структура листа учета ДИ
В журнале, регистрирующем ДИ, должна быть отражена информация о самом документе, которая вносится в регистрационную таблицу.
Форма журнала учета должностных инструкций
При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Пример заполнения основного раздела журнала:
В журнал включены дополнительные материалы:
- Образец Положения о должностной инструкции.
Контрольная пломба
Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.
Нормативные материалы:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
Полезная информация:
Семинар по теме:
Форма журнала учета выдачи должностных инструкций
- Выполнение аннотаций собственной основной функции – установление обязанностей, предустановленных для должности, и надзор исполнения работников функций и неотъемлемых условий должности, которую он занимает.
1- блока нужно осуществлять операции регистрации, для того, чтобы Должностная Инструкция стала служебным и важным документом, который можно использовать в работе.
2-блока – закрепить обстоятельства ознакомления сотрудника с Должной Инструкцией, на основании которого у работодателя возникает возможность использовать от исполнения ее положений.
В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:
- регистрации Должностной Инструкции;
- ознакомления с Должностной Инструкцией.
Читайте также статью ⇒ Унифицированная форма МХ-7 “Журнал учета поступления плодоовощной продукции”: образец заполнения в 2018 году.
Общая структура журналов
Журнал принадлежит к группе регистрационно-учетных конфигураций, применяющий в компании.
Образец заполнения журнала учета должностных инструкций
Кроме того, данный журнал поможет в разрешении индивидуальных или коллективных трудовых споров в случае конфликта работодателя и сотрудника.
Журнал учета должностных инструкций разрабатывается работодателем в произвольной форме. Унифицированной формы данного журнала не существует, реквизиты журнала компания вправе разработать и утвердить самостоятельно.
Образец журнала учета должностных инструкций
Данный образец журнала должностных инструкций не является унифицированной формой регистрации нормативных документов. Работодатель разрабатывает форму журнала самостоятельно, исходя из специфики организации.
Журнал ознакомления с должностными инструкциями
В соответствии с действующим законодательством, работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, до подписания трудового договора (ст.
Процедура ознакомления сотрудника с должностной инструкцией “под подпись” осуществляется с помощью «Визы ознакомления».
Журнал учета ДИ для этого не предназначен, его назначение иное:
- упорядочение документооборота — возможность быстро определить место хранения ДИ, редакцию ДИ, действовавшую на определенную дату;
- удостоверение факта издания ДИ или внесения в нее изменений (в этом качестве он может быть использован как доказательство в суде, см. постановление 1-го ААС от 11.03.2012 № 01АП-7202/11);
- облегчение работы по сбору ДИ и составлению описи, например для сдачи на хранение в архив при ликвидации организации.
Итак, журнал учета ДИ целесообразно вести для оптимизации кадрового документооборота и фиксации факта издания и места хранения ДИ на период их использования в работе.
Все процессы, связанные с функционированием ДИ внутри организации, можно разделить на два больших блока:
- Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
- Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.
Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.
Для второго – зафиксировать факт ознакомления работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.
В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:
- регистрации ДИ;
- ознакомления с ДИ.
Общая структура журналов
Журнал относится к категории регистрационно-учетных форм, используемых на предприятии.
Это реквизит состоит из наименования должности, личной подписи работника, расшифровки подписи и даты.
Если факт ознакомления регистрируется непосредственно в должностной инструкции, то виза сотрудника ставится на последнем листе документа, после всех прочих.
Если одну и ту же должность занимают несколько сотрудников, то в документе может быть и не одна виза.
Ознакомление с должностной инструкцией может, кроме того, быть отмечено в листе ознакомления с локальными актами или непосредственно на экземпляре трудового договора.
Форма журнала регистрации должностных инструкций и изменений к ним
- позволяет обезопасить работодателя от претензий работника с обвинением в отсутствии данных о круге обязанностей;
- систематизирует информацию о распределении всех обязанностей меж принятыми в компанию работниками.
Журнал ознакомления с должностными инструкциями (образец 2018)
Большинство кадровых работников достаточно часто для систематизации той или иной информации используют табличный вариант, ведь они работают с достаточным количеством информации, которую поднимать ежедневно в разрезе отдельно взятого сотрудника затратно по времени.
Именно поэтому оформить журнал для них не составляет труда, учитывая, что понадобятся только базовые сведения.
Форма и структура
В частности, формуляр будет складываться из следующих сведений:
- порядковый номер;
- дата создания инструкции;
- дата утверждения ДИ;
- название, то есть инструкция либо же изменения в нее же;
- должность, под которую разработан документ;
- отдел, к которому должность относиться;
- дата внесения изменений;
- какие пункты были изменены либо же добавлены;
- Ф.И.О.
Реестр должностных инструкций, образец
Зачем необходимо регистрировать должностные инструкции
Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.
Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:
- Учитывать наличие разработанных ДИ.
- Контролировать их обновление.
- Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции
- Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.
- Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.
- Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.
- Передавать документацию в архив и организовывать правильное хранение.
Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления сотрудников, учету и хранению оригиналов и копий.
В случае если в компании нет такого положения, то альтернативой ему могут стать самостоятельные регламенты, например, по процессам учета или ознакомления работников с внутренней документацией.
- Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
- Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.
Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.
Для второго – зафиксировать факт ознакомления работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.
В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:
- регистрации ДИ;
- ознакомления с ДИ.
Общая структура журналов
Журнал относится к категории регистрационно-учетных форм, используемых на предприятии. В случае необходимости вести учет ДИ, его создают самостоятельно, поскольку не существует готовых форм и обязательных стандартов по их ведению.
Чаще всего в его структуру входит несколько обязательных разделов.
- Титульный лист.
- Обратная сторона, содержащая информацию для заверения, если это предусмотрено внутренними положениями по документообороту.
- Раздел, информирующий об ответственных за ведение журнала.
- Основной раздел с таблицами для проведения регистрации.
Титульный лист
Основная информация, которую необходимо отображать на титульном листе, это:
- Название журнала.
- Наименование организации.
- Дата начала и окончания ведения.
- При необходимости в титульный лист могут быть вынесены дополнительные сведения о сроках хранения и дате окончания хранения.
Обратная сторона
Заключительный лист с информацией о заверении необходим в том случае, если по внутренним инструкциям все журналы должны быть прошиты и заверены.
Для этого используются обычные поля:
- общее количество листов;
- название должности заверяющего;
- ФИО заверяющего;
- подпись;
- дата;
- место для печати.
Чем предусмотрен и для чего нужен
Статья 212 ТК РФ обязывает нанимателя разрабатывать правила, касающиеся охраны труда. Минтруд РФ, в свою очередь, разработал и утвердил Постановлением от 17.12.2002 № 80 рекомендации, которые определяют формы таких реестров, как:
- журнал регистрации выдачи инструкций;
- журнал их учета.
Полагающиеся к оформлению образцы закреплены в приложениях 9 и 10 рекомендаций. Они не проходили регистрацию в Минюсте, соответственно, не имеет обязательного характера. Однако в силу необходимости создавать безопасные условия работы в организации, а также наличия требования о предоставлении сотруднику бумаг под подпись, рекомендуем такие реестры оформлять.
Цель, в соответствии с которой применяется журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями), скачать который можно далее, — отразить в кадровых реестрах информацию об инструктаже работников о:
- дате постановки на учет;
- наименовании;
- дате утверждения работодателем;
- плановом сроке проверки;
- информации о работниках, ответственных за учет.
Журнал позволяет систематизировать сведения о том, кому и когда выданы бумаги. В случае несчастья на предприятии, связанного с нарушением трудовых процессов, ответственный за информирование работник может подвергнуться санкциям, вплоть до уголовных. При наличии подобной книги, руководитель минимизирует риски из-за возможных несчастных случаев.
Отраслевыми распорядительными актами утверждены разные форматы с учетом имеющейся специфики деятельности.
Журнал учета должностных инструкций
Журнал учета должностных инструкций — применяется для регистрации должностных инструкций и изменений к ним.
Должностная инструкция — это документ, который призван четко определить место и назначение конкретной должности в компании, требования, выдвигаемые к кандидатам на данную должность, должностные обязанности сотрудника, занимающего данную должность, его права и ответственность.
Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.
Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.
Согласованную и утвержденную должностную инструкцию регистрируют и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копии, которые выдают работнику и начальнику структурного подразделения.
Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Пример заполнения основного раздела журнала:
Контрольная пломба
Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.
Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.
Реестр должностных инструкций, образец
Зачем необходимо регистрировать должностные инструкции
Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.
Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:
- Учитывать наличие разработанных ДИ.
- Контролировать их обновление.
- Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции
- Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.
- Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.
- Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.
- Передавать документацию в архив и организовывать правильное хранение.
Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления сотрудников, учету и хранению оригиналов и копий.
В случае если в компании нет такого положения, то альтернативой ему могут стать самостоятельные регламенты, например, по процессам учета или ознакомления работников с внутренней документацией.
- Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
- Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.
Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.
Для второго – зафиксировать факт ознакомления работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.
В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:
- регистрации ДИ;
- ознакомления с ДИ.
Общая структура журналов
Журнал относится к категории регистрационно-учетных форм, используемых на предприятии. В случае необходимости вести учет ДИ, его создают самостоятельно, поскольку не существует готовых форм и обязательных стандартов по их ведению.
Чаще всего в его структуру входит несколько обязательных разделов.
- Титульный лист.
- Обратная сторона, содержащая информацию для заверения, если это предусмотрено внутренними положениями по документообороту.
- Раздел, информирующий об ответственных за ведение журнала.
- Основной раздел с таблицами для проведения регистрации.
Титульный лист
Основная информация, которую необходимо отображать на титульном листе, это:
- Название журнала.
- Наименование организации.
- Дата начала и окончания ведения.
- При необходимости в титульный лист могут быть вынесены дополнительные сведения о сроках хранения и дате окончания хранения.
Обратная сторона
Заключительный лист с информацией о заверении необходим в том случае, если по внутренним инструкциям все журналы должны быть прошиты и заверены.
Для этого используются обычные поля:
- общее количество листов;
- название должности заверяющего;
- ФИО заверяющего;
- подпись;
- дата;
- место для печати.
Чем предусмотрен и для чего нужен
Статья 212 ТК РФ обязывает нанимателя разрабатывать правила, касающиеся охраны труда. Минтруд РФ, в свою очередь, разработал и утвердил Постановлением от 17.12.2002 № 80 рекомендации, которые определяют формы таких реестров, как:
- журнал регистрации выдачи инструкций;
- журнал их учета.
Полагающиеся к оформлению образцы закреплены в приложениях 9 и 10 рекомендаций. Они не проходили регистрацию в Минюсте, соответственно, не имеет обязательного характера. Однако в силу необходимости создавать безопасные условия работы в организации, а также наличия требования о предоставлении сотруднику бумаг под подпись, рекомендуем такие реестры оформлять.
Цель, в соответствии с которой применяется журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями), скачать который можно далее, — отразить в кадровых реестрах информацию об инструктаже работников о:
- дате постановки на учет;
- наименовании;
- дате утверждения работодателем;
- плановом сроке проверки;
- информации о работниках, ответственных за учет.
Журнал позволяет систематизировать сведения о том, кому и когда выданы бумаги. В случае несчастья на предприятии, связанного с нарушением трудовых процессов, ответственный за информирование работник может подвергнуться санкциям, вплоть до уголовных. При наличии подобной книги, руководитель минимизирует риски из-за возможных несчастных случаев.
Отраслевыми распорядительными актами утверждены разные форматы с учетом имеющейся специфики деятельности.
Журнал учета должностных инструкций
Журнал учета должностных инструкций — применяется для регистрации должностных инструкций и изменений к ним.
Должностная инструкция — это документ, который призван четко определить место и назначение конкретной должности в компании, требования, выдвигаемые к кандидатам на данную должность, должностные обязанности сотрудника, занимающего данную должность, его права и ответственность.
Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.
Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.
Согласованную и утвержденную должностную инструкцию регистрируют и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копии, которые выдают работнику и начальнику структурного подразделения.
Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Пример заполнения основного раздела журнала:
Контрольная пломба
Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.
Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.